第五章 檔案信息化建設（2020版）

第五章檔案信息化建設

第一節(jié)檔案信息化建設概述

檔案資源是國家和社會的基礎信息資源。檔案信息化建設是發(fā)揮檔案資源作用，

推動檔案工作走向現(xiàn)代化的重要途徑。檔案信息化建設對加快檔案工作融入信息社

會步伐，促進檔案工作數(shù)字轉型，推動檔案事業(yè)科學發(fā)展，具有重要意義?？梢哉f,

檔案信息化建設推動了檔案工作從理論到實踐，從基礎業(yè)務到管理服務手段的全面

創(chuàng)新，是影響檔案事業(yè)未來發(fā)展的基礎性、戰(zhàn)略性任務。

2000年，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》提出“要堅持依靠科教振興檔案事

業(yè)的方針，加快檔案信息化進程”，將檔案信息化建設作為一項戰(zhàn)略性任務明確下來。

2002年，國家檔案局出臺《全國檔案信息化建設實施綱要》，提出檔案信息化的基礎

設施建設、信息資源建設、管理應用系統(tǒng)和標準規(guī)范化建設等目標任務。2004年，

中共中央辦公廳和國務院辦公廳出臺《關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意

見》，明確將檔案信息資源納入社會信息資源范疇，對檔案信息資源開發(fā)利用工作提

出要求。2005年，國家檔案局提出“國家數(shù)字檔案建設與服務工程”，開始從國家宏

觀層面規(guī)劃和實施檔案信息化建設。2012年，國家檔案局提出館藏檔案數(shù)字化10年

“翻兩番”的目標。2013年，國家檔案局召開全國數(shù)字檔案館（室）建設推進會，

部署推進數(shù)字檔案館（室）建設。

浙江的檔案信息化建設起步較早，20世紀80年代就開始應用計算機輔助檔案管

理，1988年，浙江省檔案局成功研制”檔案信息管理系統(tǒng)”并在全國獲獎。1998年,

浙江省啟動電子文件歸檔和電子檔案管理國家試點。2003年，浙江省檔案局（館）

努力提高檔案信息化水平，運用現(xiàn)代化技術做好檔案管理工作。此后，全省檔案信

息化建設開始邁入快車道。2005年，浙江省檔案館”數(shù)字檔案館”項目納入浙江省

百億信息化建設工程。2009年，浙江省在全國創(chuàng)新實施檔案登記備份制度，帶動了

數(shù)字檔案館（室）建設等基礎工作。2012年4月，國家檔案局召開全國檔案與電子

文件登記備份工作現(xiàn)場會，推廣浙江的創(chuàng)新經驗。2015年，浙江省數(shù)字檔案館（室）

建設推進會召開。2017年，浙江省部署開展“最多跑一次”事項電子化歸檔工作,

標志著檔案工作數(shù)字轉型全面啟動，全省檔案信息化建設進入新的發(fā)展階段。

一、檔案信息化建設的概念和內涵

檔案信息化是一個動態(tài)過程?；诓煌嵌群投ㄎ?，對檔案信息化建設的概念

有多種表述和稱謂。概括地說，檔案信息化建設是指應用信息技術生成、管理、開

發(fā)利用檔案的過程。

從檔案信息化建設的目標任務看，檔案信息化建設是指以國家信息化建設和檔

案事業(yè)發(fā)展要求為導向，以檔案信息化平臺建設為基礎，以檔案信息資源建設為核

心，以檔案信息資源共享利用為目標，以人才隊伍、政策法規(guī)、標準規(guī)范、管理制

度等為保障的信息化工作體系。

檔案信息化建設可從以下四個方面進行理解。

（-）檔案信息化建設是一個動態(tài)概念

信息化是一個漸進過程，隨著信息技術發(fā)展、信息化應用領域拓展等變化而不

斷深化，隨著社會信息化的推進而不斷發(fā)展。每一次發(fā)展變化既是以前階段的結果,

也是新階段的起點。因此，不能用靜態(tài)的眼光衡量一個地區(qū)或單位的檔案信息化水

平。

（二）檔案信息化建設是以信息技術的廣泛應用為前提

積極應用好各種信息技術，既是開展檔案信息化的前提，也是其最基本的特征。

隨著社會信息化的推進，信息技術在檔案工作中的應用將是全方位、全覆蓋的，涵

蓋了檔案信息化建設的各個方面。

（三）檔案信息化建設是一個復雜的系統(tǒng)工程

檔案信息化并不是簡單地應用信息技術或檔案資源數(shù)字化。在檔案信息化建設

過程中，除了技術因素，還有法規(guī)政策、管理制度、人才隊伍等諸多非技術因素在

起作用。

（四）檔案信息化建設的最終目的是加強檔案信息資源的建設、管理和開

發(fā)利用

檔案信息化建設的主攻方向就是適應社會信息化對檔案工作提出的要求，借助

信息化手段提升檔案管理和服務水平，更好地滿足社會對檔案信息資源的共享利用

需求。

二、檔案信息化建設的原則和內容

（一）檔案信息化建設的基本原則

檔案信息化作為社會信息化的組成部分，應遵循社會信息化的一般原則，如信

息共享、以人為本、可持續(xù)發(fā)展等原則。同時，結合檔案工作特點，還應遵循以下

原則。

1.統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施

檔案信息化建設是一個系統(tǒng)工程，需要對各階段的目標、任務、措施等進行總

體規(guī)劃和部署，區(qū)分輕重緩急，分步實施、有序推進。在國家和地方、行業(yè)層面，

應加強頂層設計，將檔案信息化納入電子政務和信息化總體規(guī)劃，協(xié)調好各方關系，

做出總體安排；在單位實施層面，應將檔案信息化納入單位信息化建設內容，同步

推進實施。

2.統(tǒng)一標準、分級建設

標準化是信息化建設的基礎和必要條件，直接關系檔案信息化建設成敗。應將

標準化作為檔案信息化建設的首要任務，盡早出臺當前急需的、基礎性的標準規(guī)范。

同時，應處理好信息化建設中統(tǒng)一標準與分級建設的關系，結合我國檔案管理體制

和檔案工作特點，按照統(tǒng)一標準規(guī)范要求，分級建設在區(qū)域內相對統(tǒng)一的檔案信息

化平臺。

3.需求導向、適當超前

檔案信息化的目標是適應社會信息化對檔案工作提出的要求，提高檔案管理效

率，提升檔案服務水平。因此，從檔案信息化的規(guī)劃到實施，從系統(tǒng)開發(fā)到資源構

建，都應以需求為導向。同時，應注重把握信息技術未來發(fā)展方向，綜合考慮信息

化的投入和效益，采用先進適用的技術，確保檔案信息化的可持續(xù)性和適當超前性。

4.持續(xù)發(fā)展、保障安全

在信息化和網絡環(huán)境下，檔案安全面臨更嚴峻的形勢，除了要防止信息泄密外,

還需要考慮載體安全、技術安全和數(shù)字信息的丟失、失真和不可用等多個方面。應

將確保檔案安全放在檔案信息化建設的首位，以確保檔案信息化建設的順利推進。

（二）檔案信息化建設的主要內容

檔案信息化建設不僅涉及應用信息技術生成、管理、開發(fā)利用檔案信息的各項

活動，還涉及宏觀層面的規(guī)劃和指導。從整體來看，可分為環(huán)境構建和資源建設兩

個方面；從具體工作內容來看，包括信息化基礎建設、資源建設、應用系統(tǒng)建設、

保障體系建設四個方面。

1.信息化基礎建設

信息化基礎建設包括軟硬件設施建設和標準規(guī)范建設。其中，軟硬件設施建設

包括硬件設施建設、軟件系統(tǒng)建設和網絡環(huán)境建設。信息化基礎建設是開展檔案信

息化的必要條件，是檔案工作中應用信息技術的基礎，也是衡量檔案信息化水平的

重要標志。只有配備必要的軟硬件設施和建設先進的網絡環(huán)境，才能搭好信息高速

公路的“路”和“車”，發(fā)揮好檔案信息化的作用；標準規(guī)范建設則是檔案信息化建

設的根基，相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，只有制定和嚴格遵守統(tǒng)一的“交

通規(guī)則”，才能確保信息高速公路的暢通和有序。

2.資源建設

檔案信息資源是國家信息資源的重要組成部分。加強檔案資源建設，加快檔案

信息資源的開發(fā)和利用，是當前檔案信息化建設的核心任務，是衡量檔案信息化水

平和成效的重要標志。在開展檔案信息化建設時，要處理好硬件設施建設和資源建

設的關系，堅持軟硬并重、資源優(yōu)先，把檔案資源建設擺上重要位置，確保信息高

速公路既有先進的“路”和“車”，也有充足的“貨

3.應用系統(tǒng)建設

檔案應用系統(tǒng)是革新檔案管理方式和手段的軟件工具，是現(xiàn)代信息技術和先進

管理理念應用于檔案管理的基礎。在紙質時代，檔案部門主要借助軟件系統(tǒng)來輔助

檔案實體管理。而在電子政務環(huán)境下，軟件系統(tǒng)逐漸處于檔案管理模式的中心，成

為開展電子文件收集、管理和利用等各項工作的執(zhí)行器和調度器，成為優(yōu)化檔案管

理流程、提高檔案管理效率、發(fā)揮信息化整體優(yōu)勢的技術支撐。

4.保障體系建設

檔案信息化是一項系統(tǒng)工程，涉及政策環(huán)境、硬件設施、技術應用、專業(yè)人才

等方方面面，離不開法規(guī)政策、人才隊伍、安全保障等各方面支撐。要加強對檔案

信息化的組織規(guī)劃，完善相關政策法規(guī)和標準規(guī)范；要加強人才隊伍建設，把實施

檔案信息化的過程，變成鍛煉隊伍、培養(yǎng)人才的過程；要加強安全保障，將確保安

全作為檔案信息化的基本原則，把安全保障體系建設貫穿于檔案信息化建設的始終。

（三）檔案信息化建設的主要目標和重點任務

《全國檔案信息化建設實施綱要》提出，檔案信息化建設要適應國家信息化和

檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局中，以檔案網絡

建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，

加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事

業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設服務。

《檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》提出全國檔案事業(yè)總體發(fā)展目標是“到2020

年，初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會相

適應、有效服務國家治理和‘五位一體'建設的檔案事業(yè)發(fā)展體系”，并提出“十三

五”檔案信息化的主要目標是“全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用

網絡化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案

管理現(xiàn)代化水平明顯提升”。主要任務如下。

1.持續(xù)推進數(shù)字檔案館建設

到2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館全部建成功能完善的數(shù)字檔案館，

全國50%以上的縣建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館項目；全國省級、地市級和縣

級國家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化的比例，分別達到30%?60%,40%?75%和

25%?50%。

2.加快提升電子檔案管理水平

參與國家政務信息化工程建設，制定相關標準和規(guī)范；加強對業(yè)務系統(tǒng)電子文

件的歸檔管理；在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點；探索電子

檔案與大數(shù)據(jù)行動的融合；加強電子檔案長久保存技術研究與應用。

3.加快檔案信息資源共享服務平臺建設

實施國家數(shù)字檔案資源融合共享服務工程，建立開放檔案信息資源社會化共享

服務平臺，優(yōu)先推動與民生保障服務相關的檔案數(shù)據(jù)開放；積極探索助力數(shù)字經濟

和社會治理創(chuàng)新的檔案信息服務；拓寬通過檔案網站和移動終端開展檔案服務的渠

道。

第二節(jié)檔案信息化基礎建設

檔案信息化基礎建設包括信息化硬件設施建設、軟件系統(tǒng)建設和標準規(guī)范建設

等。本節(jié)主要介紹檔案信息化建設涉及的設備設施、網絡環(huán)境和機房建設、系統(tǒng)軟

件和檔案管理軟件、標準規(guī)范等一般知識。

一、檔案信息化硬件設施

在檔案信息化建設過程中，首先需要配置穩(wěn)定、可靠、安全和較高性能的信息

化硬件設施，滿足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。信息化硬件設施

包括檔案機房及數(shù)字化用房、數(shù)字化加工和存儲設備、網絡設備及網絡布線等內容。

(一)檔案機房及數(shù)字化用房

1.檔案機房建設

建設功能先進、運行可靠的機房，是保障檔案信息化建設的基本設施?！稒C關檔

案工作規(guī)定》要求，機關可根據(jù)工作需要設置服務器機房。在檔案館設計建造時，

應將檔案機房納入統(tǒng)一規(guī)劃與建設。機房設計與施工應符合《數(shù)據(jù)中心設計規(guī)范》

(GB50174-2017)要求，檔案館機房一般應按照B級規(guī)范要求建造。檔案機房可分

為主機房、監(jiān)控操作區(qū)兩大部分。主機房用于置放服務器、存儲設備、網絡設備、

UPS主機、空調、消防監(jiān)控等設備，并為這些設備提供自動運行環(huán)境；監(jiān)控操作區(qū)是

為技術人員監(jiān)控、操作及管理主機房設備的場所。主機房布局應按信息系統(tǒng)功能及

網絡平臺劃分區(qū)域，各網絡平臺及區(qū)域配置相對獨立，各區(qū)域的服務器群、存儲群、

網絡交換與配線等部署擺放相對集中，動力間應相對隔離并確保安全。機房設計應

確保強電負載均衡、網絡集線交換、溫度、濕度、電磁場強度、防水、防火、防盜、

防震、樓板承重、防靜電能力、防雷接地、監(jiān)控、降噪聲等各項指標均能滿足設計

要求。機房不能用作辦公或數(shù)字化加工場地，脫機載體存儲庫房應與機房分開設置。

2.檔案數(shù)字化用房

檔案數(shù)字化用房指用于開展紙質檔案數(shù)字化的專門工作用房。檔案館和機關單

位可根據(jù)工作需要配備檔案數(shù)字化用房。檔案數(shù)字化用房一般應設在檔案部門獨立、

可封閉的建筑內，配備符合安全需要的視頻監(jiān)控設備，檔案暫存處、數(shù)字化加工工

位、門窗等處應確保監(jiān)控無死角，并符合防火、防盜、防潮等安全管理要求。工作

人員儲物箱柜應與檔案裝具分區(qū)設置。涉密檔案數(shù)字化用房應符合保密等相關規(guī)定。

（二）檔案數(shù)字化加工和存儲設備

1.檔案數(shù)字化加工設備

用于采集或轉換數(shù)據(jù)，包括掃描儀、音視頻數(shù)字化采集和轉換設備、數(shù)碼相機、

數(shù)碼攝像機、非線性編輯設備等。

（1）掃描儀。市面上的掃描儀種類很多，應根據(jù)檔案的特點、經費和技術性能

指標（光學分辨率、色彩位數(shù)、灰度級、掃描幅面、掃描速度、接口類型等）合理

選擇。根據(jù)掃描技術，可分為平板掃描儀、膠片掃描儀、滾筒式掃描儀等；根據(jù)掃

描幅面和紙張情況，可分為AqA3掃描儀、大幅面掃描儀、零邊距掃描儀（用于掃描

古籍類檔案資料，不用拆裝、壓迫原件）等；根據(jù)掃描速度和自動進紙能力，可分

為高速掃描儀、一般掃描儀等。

（2）音頻采集和數(shù)字化轉換設備。音頻數(shù)字化轉換設備主要由放音設備、音頻

采集卡（聲卡）、音頻連接線、計算機處理設備等組成，用于將模擬聲音信號轉化為

數(shù)字音頻信號。常見的音頻采集設備有錄音筆、帶錄音功能的數(shù)字設備等，其特點

是便攜、簡單易用，但采集質量和降噪處理能力有限。如對采集質量有較高要求，

應采用專業(yè)的音頻采集設備。音頻數(shù)字化轉換包括采樣、量化、編碼等處理過程，

通過設置可以實現(xiàn)批量化、自動化處理。

（3）視頻采集和數(shù)字化轉換、編輯設備。視頻數(shù)字化轉換設備主要由放像設備、

視頻采集卡、視頻數(shù)據(jù)線、計算機處理設備等組成，用于將模擬視頻信號轉換為數(shù)

字視頻信號，包括采樣、量化、編碼等處理過程。視頻數(shù)字化轉換比音頻要復雜，

除了要采集和處理音頻信號，還要采集和處理視頻信號。電視節(jié)目等視頻采集可通

過專門視頻采集卡進行實時接收和轉換。數(shù)碼攝像機的視頻可通過計算機接口由軟

件采集和處理，但速度較慢、占用硬盤空間大；需要實時采集、壓縮和專業(yè)視頻編

輯等功能的，可配備視頻采集卡（或非線性編輯卡）。

2.檔案存儲設備

檔案存儲設備是檔案信息化硬件設施建設的重點。《機關檔案管理規(guī)定》提出，

機關檔案部門應當配置獨立的專業(yè)服務器和專用存儲設備，滿足高效、可用、可擴

展等要求。根據(jù)存儲方式，可分為在線存儲設備、離線存儲設備、近似在線存儲設

備三類，在線存儲一般選用硬磁盤或高速磁盤陣列，離線存儲一般選用磁帶、光盤、

移動硬盤等，近似在線存儲是介于在線存儲和離線存儲之間的應用，一般選用由廉

價磁盤組成的磁盤陣列。

（1）硬磁盤和磁盤陣列。硬磁盤即一般所稱的硬盤，是計算機系統(tǒng)中最常用的

外存，利用電磁信號轉化來記錄和讀出信息。根據(jù)接口類型，可分為ST506、IDE、

SATA、SCSI、SAS、FC等硬盤，如目前常見的SATA硬盤、用于服務器的SAS硬盤等。

隨著技術發(fā)展，除了傳統(tǒng)機械硬盤，出現(xiàn)了更高性能的固態(tài)硬盤等。硬盤采取隨機

存取方式，其存儲容量大，存取速度快，可靠性較高，適合作為在線存儲介質，一

般不適合離線存儲。

磁盤陣列應用磁盤數(shù)據(jù)跨盤技術，通過組合多個磁盤并使其協(xié)同工作，擴大存

儲容量。它容量大、安全性好，可以提供在線并發(fā)訪問，為許多大型存儲系統(tǒng)所采

用，是目前檔案館海量數(shù)據(jù)在線存儲的主要設備。

（2）磁帶和磁帶庫。磁帶是最早出現(xiàn)的磁存儲介質。磁帶存儲容量較大，成本

低，可靠性較好，以串行方式記錄和讀取數(shù)據(jù)，存取速度較慢，通常作為硬磁盤、

磁盤陣列的大容量離線備份存儲。常見的有盒式磁帶（又叫必英寸磁帶）、DAT磁

帶（又叫4mm磁帶）、1/2英寸磁帶（包括DLT磁帶和IBM系列）、LTO磁帶等。

磁帶庫支持磁帶匣中多盤磁帶的自動搜尋、存取，在軟件系統(tǒng)配合下，可實現(xiàn)

數(shù)據(jù)的連續(xù)備份、智能恢復、統(tǒng)計等，存儲容量可達到PB級。

（3）光盤和光盤塔（庫）。光盤采用激光技術寫入和讀取信息。根據(jù)擦寫方式,

可分為只讀光盤、一次寫入光盤和可擦寫光盤。光盤成本低、制作簡單、容量較大、

體積較小，其中一次寫入光盤是檔案部門比較常用的離線移交和存儲載體。

光盤塔由若干光盤驅動器并聯(lián)組成，可支持多個用戶的并發(fā)訪問。光盤庫是帶

有機械手和光盤驅動器的光盤柜，可對機柜中的指定光盤進行讀寫和更換位置操作,

其容量極大，可同時存放幾十、幾百張光盤，適合海量多媒體數(shù)據(jù)的離線存儲。

（4）其他存儲技術。隨著對可擴展存儲容量、更高存取性能和可靠性、更低存

儲成本的追求，集群存儲、存儲虛擬化、分布式存儲等存儲構架技術有了很大發(fā)展。

在傳統(tǒng)直接附加存儲（DAS）的基礎上，以網絡協(xié)議、光纖技術、虛擬化技術等為特

征的分布式存儲構架已成為主流，大多支持以增加節(jié)點方式動態(tài)擴容并統(tǒng)一管理分

配資源，如目前在數(shù)字檔案館中應用較普遍的網絡附加存儲（NAS）、存儲區(qū)域網絡

（SAN）等。同時，由于傳統(tǒng)的計算存儲分離構架存在資源利用率不高、拓展性有限、

管理運維復雜等不足，已無法適應較大規(guī)模數(shù)字檔案館的應用部署和存儲要求。隨

著軟硬件不斷升級換代，特別是虛擬化技術的逐漸成熟，以軟件定義數(shù)據(jù)中心（SDDC）

為特征的超融合基礎構架（HCI）逐漸成為主流。超融合基礎構架的核心是基于通用

硬件，將數(shù)據(jù)中心的計算、存儲、網絡等資源虛擬化和池化，用軟件定義的方式提

供n■基礎架構的各項服務。它融合了存儲、計算、網絡和服務器虛擬化等資源和技

術，還包括緩存加速、重復數(shù)據(jù)刪除、在線數(shù)據(jù)壓縮、備份、快照技術等元素，可

以通過網絡聚合起來形成統(tǒng)一的資源池，實現(xiàn)模塊化的無縫橫向擴展。此外，隨著

我國電子政務的加快推進，不少機關單位開始在檔案信息化建設中部署使用政務云

或私有云等云資源，但根據(jù)國家相關規(guī)定，機關單位不得使用政務云之外的其他公

有云來存儲管理電子檔案數(shù)據(jù)。

（三）檔案網絡建設

根據(jù)國家電子政務基本構架，檔案網絡建設包括三部分：檔案部門內部網、與

其他政府部門連接的政務網、與互聯(lián)網連接的公眾網，實行三網隔離，構成三個相

對獨立的網絡。三個網絡在構建要求、網絡設備和布線等方面基本類似。下面簡要

介紹構建檔案網絡所涉及的相關概念和技術。

1.計算機網絡概述

計算機網絡是地理上分散的多臺獨立的計算機通過軟硬件設備互連，以實現(xiàn)資

源共享和信息交換的系統(tǒng)。用戶通過網絡訪問數(shù)據(jù)和調用程序時，感覺不到地理上

的距離，就像在本地使用一樣。計算機網絡一般根據(jù)連接距離和規(guī)模，分為局域網

（LAN）、廣域網（WAN）和互聯(lián)網（Internet）。局域網是指在某一區(qū)域內由多臺計

算機互聯(lián)成的計算機組，一般限于一個單位或建筑物內部，覆蓋范圍比較小。廣域

網是一種跨越大地域（省、市或國家）的網絡，由端點計算機和通信子網構成。互

聯(lián)網是通過廣域網把無數(shù)分散在各地的局域網，利用TCP/IP協(xié)議互相連接起來的網

絡，也稱網際網、因特網。近年來，隨著寬帶和無線技術發(fā)展，出現(xiàn)了城域網（MAN）、

無線局域網（WLAN）,以及在公用網絡上建立專用網絡進行加密通信的虛擬專用網

絡（VPN）等。

檔案網絡建設主要是構建三個網絡，即局域網、政務專網、互聯(lián)網。局域網即

單位內部辦公業(yè)務網，是相對獨立的網絡，一般不與外部連通，與其他網絡物理隔

絕；政務專網即政府辦公業(yè)務資源網絡，也是相對獨立的網絡，連通并支持各機關

部門的辦公和決策服務；互聯(lián)網即因特網，直接面向公眾提供相關信息服務，如面

向社會公眾的檔案網站等。不少地區(qū)還統(tǒng)一建設政務外網（政務服務網），面向社會

公眾提供政務辦理和信息服務，并為各機關部門提供協(xié)同辦公服務和外網訪問入口。

2.網絡設備

常用的網絡設備有網卡、中繼器、網橋、路由器、網關、網絡安全設備、調制

解調器等。

（1）網卡。又稱網絡接口卡（NIC）、網絡適配器，是計算機與網絡相連的硬件

設備。一般插在主板擴展槽或集成在主板中，通過網線或無線技術與網絡相連。隨

著分布式存儲技術發(fā)展，一般將存儲服務器上用于連接網絡交換設備的適配器（HBA）

也稱網卡，如光纖網卡、iSCSI網卡等。

(2)中繼器。又稱轉發(fā)器，是連接、延伸網絡線路的一種裝置，主要完成物理

層的功能，常用于兩個網絡節(jié)點之間物理信號的雙向轉發(fā)工作，負責在物理層上按

位傳遞信息，完成信號的復制、調整和放大功能。

(3)集線器。集線器(HUB)是對網絡進行集中管理的工具，可看成具有多個

端口的特殊中繼器。它作為網絡傳輸介質之間的中央節(jié)點，當網絡系統(tǒng)中某線路或

節(jié)點出現(xiàn)故障時，不會影響其他網絡節(jié)點。根據(jù)輸入信號處理方式的不同，分為無

源HUB、有源HUB、智能HUB。

(4)網橋。又稱橋接器，顧名思義，是網絡之間的橋梁。多端口的網橋又稱交

換機。網橋工作在網絡體系結構的數(shù)據(jù)鏈路層，包含了中繼器的功能和特性，不僅

可以連接多種介質，還能連接不同類型的網絡分支(如以太網、令牌網等)，使數(shù)據(jù)

包在更大網絡范圍內傳送。網橋的又一典型應用是將局域網分段成多個子網，從而

降低數(shù)據(jù)傳輸?shù)钠款i，這樣的網橋稱為“本地橋”；用于廣域網上的網橋稱為“遠地

橋”。

(5)路由器。所謂路由，是通過相互連接的網絡，把信息從源地點移動到目標

地點的活動。路由器是網絡連接的主要節(jié)點設備，工作在網絡體系結構中的網絡層,

可以在多個網絡上交換和傳遞數(shù)據(jù)包。比起網橋，路由器不但能過濾和分隔網絡信

息流、連接網絡分支，還能訪問數(shù)據(jù)包中更詳細的信息，以提高數(shù)據(jù)包的傳輸效率。

路由器主要用于廣域網，或廣域網與局域網的互聯(lián)。

(6)橋由器。橋由器是綜合橋接器和路由器技術的設備，它既能夠橋接多項協(xié)

議，實現(xiàn)數(shù)據(jù)鏈路層的信息交換，又能夠為其中的一部分協(xié)議提供路由選擇功能，

實現(xiàn)網絡層的信息傳遞功能。

(7)網關。又稱網間連接器、協(xié)議轉換器，是網絡層以上的各類互聯(lián)設備的總

稱，是最復雜的網絡互聯(lián)設備。網關分為傳輸網關和應用網關，一般運行在應用層,

可支持不同協(xié)議的轉換，實現(xiàn)不同協(xié)議網絡之間的通信。網關能互連異類的網絡，

既可以用于廣域網互聯(lián)，也可以用于局域網互聯(lián)，還可以提供過濾和安全功能。

（8）網絡安全設備。網絡安全設備包括防火墻、入侵檢測（防御）系統(tǒng)、安全

審計系統(tǒng)、漏洞掃描系統(tǒng)等網絡安全設備。防火墻的功能主要是兩個網絡之間作邊

界防護，一般部署在內部與外部網絡之間提供NAT、端口映射、過濾等功能，實現(xiàn)內

外網絡的邏輯隔離。防火墻最初從路由器發(fā)展而來，一般帶路由功能。入侵檢測（防

御）系統(tǒng)（以下簡稱IDS/IPS）是一種對網絡傳輸進行即時監(jiān)視，在發(fā)現(xiàn)可疑傳輸時

發(fā)出警報或者采取主動反應措施的網絡安全設備。入侵檢測系統(tǒng)應當掛接在所有敏

感流量都必須經過的鏈路上，一般選擇在盡可能靠近攻擊源或者受保護資源的位置,

如服務器區(qū)域的交換機或Internet接入路由器后的第一臺交換機上。安全審計系統(tǒng)

（以下簡稱SAS）是對網絡或指定系統(tǒng)的使用狀態(tài)進行跟蹤記錄和分析梳理的網絡安

全設備。它按照一定規(guī)則，在不同層次獲取并分析各種記錄、日志、報告等信息，

以如實反映系統(tǒng)安全情況和記錄現(xiàn)場發(fā)生的所有事件。它通過對網絡數(shù)據(jù)的采集、

分析、識別，實時監(jiān)測通信內容、網絡行為和網絡流量，發(fā)現(xiàn)和捕獲各種敏感信息

和違規(guī)行為，滿足用戶對網絡行為審計備案及安全保護措施的要求。漏洞掃描系統(tǒng)

通過定期運行自動化腳本，幫助用戶及時發(fā)現(xiàn)網絡和主機存在的安全性弱點，客觀

評估網絡安全風險等級。它與防火墻、入侵檢測系統(tǒng)相互配合，有效保障網絡的安

全性。對于性能要求不高的應用場合，以上網絡安全設備的部分功能也可通過軟件

來實現(xiàn)。

（9）其他網絡設備。包括調制解調器、多路復用器等。調制解調器是一種信號

轉換裝置，用于將計算機通過電話（或有線電視）線路連接上網，實現(xiàn)數(shù)字信號和

模擬信號之間的轉換，如常見的ADSL貓、光纖貓等。多路復用器用于將多個分離的

信號組合在一個傳輸媒介段上，產生多重信道，從而允許多個不同的設備在單一的

傳輸媒介上同時通信。

圖5-1是典型的某單位辦公網絡拓撲圖（如接入用戶較多，為確保網絡性能，可

將單一交換機擴展為核心交換機及與之相連的多臺接入交換機）。

圖5-1辦公網絡拓撲圖

3.服務器與客戶機

對服務器概念一般有兩種理解：一種是指能提供某些專門服務（如Web瀏覽、

電子郵件服務）的軟件程序，如把計算機上安裝的Apache軟件稱為“Web服務器”；

另一種是指提供某些專門服務的高性能計算機。本書采用后一種概念，即服務器是

指在網絡環(huán)境中能為客戶機提供各種服務的、特殊的專用計算機設備。在網絡中，

服務器承擔著數(shù)據(jù)的存儲、轉發(fā)、發(fā)布等數(shù)據(jù)服務關鍵業(yè)務，是各類基于客戶機/服

務器（C/S）和瀏覽器/服務器（B/S）等模式的網絡中不可或缺的重要硬件設備。服

務器的高性能主要體現(xiàn)在高速度的運算能力、長時間的可靠運行、強大的外部數(shù)據(jù)

吞吐能力等方面。按服務器的體系構架，可分為非X86服務器（包括大型機、小型

機和UNIX服務器）和X86服務器（如常見的入門級PC服務器）；按服務器的外形，

可分為機架式、刀片和塔式服務器；按服務器的應用層次，可分為入門級、工作組

級、部門級和企業(yè)級服務器。根據(jù)用途，可將服務器分為以下常見類型：

（1）Web服務器。Web服務器是指能提供網上信息瀏覽服務的網絡服務器。當

客戶端的Web瀏覽器訪問Web服務器時，服務器能處理該請求并將文件發(fā)送到客戶

端的瀏覽器上，并告訴瀏覽器如何查看該文件。Web服務器可采用常見的PC服務器

或UNIX服務器，以及其他各種類型的計算機，它們通常以一條高速線路與因特網連

接，并需要在服務器上安裝相關Web服務程序（如Apache、Tomcat等）。

（2）電子郵件服務器。電子郵件服務器指對外提供電子郵件（E-mail）服務的

網絡服務器。與Web服務器一樣，電子郵件服務器可采用各種計算機，并需要在服

務器上安裝相關郵件服務程序（如ExchangeServer等）。

（3）數(shù)據(jù)庫服務器。數(shù)據(jù)庫服務器是指安裝有數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件，能夠為用

戶提供查詢、更新、事務管理等數(shù)據(jù)庫服務的專門服務器。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)一般基

于C/S兩層構架，支持數(shù)據(jù)的分布式存儲，可由多臺計算機服務器提供并發(fā)服務。為

了能保障大量用戶的并發(fā)訪問和海量數(shù)據(jù)存儲，存放檔案數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫服務器一般

對服務器性能、網絡連接速度、存儲器容量、安全性和穩(wěn)定性等方面有較高要求。

（4）應用服務器。應用服務器一般介于客戶端和數(shù)據(jù)庫服務器之間，一方面向

客戶端提供多種業(yè)務服務，另一方面根據(jù)應用需求訪問數(shù)據(jù)庫服務器。應用服務器

對計算性能和網絡傳輸速度等有較高要求，服務程序一般基于三層或以上構架進行

設計（如基于瀏覽器訪問的三層B/S構架），由應用服務器程序和提供特定功能的中

間件程序組成，可同時部署在一臺或多臺計算機服務器上。采用應用服務器避免了

傳統(tǒng)C/S構架的一些弊端，可提高系統(tǒng)整體性能和安全性，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中得到

了普遍應用。

其他還有專門提供文件存儲和傳輸、對象數(shù)據(jù)存儲和服務等功能的計算機服務

器，其原理基本類同，這里不再一一介紹。

客戶機又稱用戶工作站或終端計算機，通常指個人計算機（PC）,是用戶借此與

網絡、服務器打交道的計算機，由主板、CPU、內存、硬盤、顯卡等部件及輸入輸出

設備組成，其典型應用是多臺客戶機通過網絡訪問數(shù)據(jù)庫服務器或應用服務器等。

4.網絡布線

網絡布線是構建網絡系統(tǒng)、建設智能化檔案館建筑的物理基礎，是檔案信息化

基礎建設的重要內容。目前大多數(shù)智能化建筑采用的是綜合布線系統(tǒng)（PDS）,它是

一種模塊化的、靈活性極高的建筑物內或建筑群之間的信息傳輸通道，通過它可使

話音設備、數(shù)據(jù)設備、交換設備及各種控制設備與信息管理系統(tǒng)連接起來，并與外

部通信網絡相連。綜合布線系統(tǒng)包括與外部網絡相連的所有線纜，以及相關連接部

件，包括傳輸介質、各類連接硬件、電氣保護設備等。綜合布線系統(tǒng)具有開放性、

標準性、可擴展性、易維護性、經濟性和安全性等特點，可滿足建筑物內所有計算

機系統(tǒng)、自動化控制設備和通信系統(tǒng)的配線需求，一般由以下六個獨立子系統(tǒng)組成:

（1）工作區(qū)子系統(tǒng)。由終端設備連接到信息插座之間的設備組成，包括信息插

座、插座盒（或面板）、連接線、適配器等。

（2）水平子系統(tǒng)。用于將干線子系統(tǒng)線路延伸到用戶工作區(qū)。水平系統(tǒng)是布置

在同一樓層上的，一端接在工作區(qū)信息插座上，另一端接在樓層配線間的跳線架上。

它能支持大多數(shù)現(xiàn)代通信設備，在某些要求寬帶傳輸時，可采用光纖連接方案。當

水平區(qū)面積相當大時，在這個區(qū)間內可能有一個或多個衛(wèi)星接線間，水平線除了一

端接到設備間之外，還要通過衛(wèi)星接線間，把終端接到信息出口處。在安全性、傳

輸速率要求不高，覆蓋區(qū)域不大的應用場合，為了降低成本和提高靈活性，可考慮

無線接入方案。

（3）管理子系統(tǒng)。也稱管理間子系統(tǒng)，是水平子系統(tǒng)與干線子系統(tǒng)間的橋梁，

同時又可為同層組網提供條件。包括雙絞線跳線架、跳線，在需要有光纖的布線系

統(tǒng)中，還有光纖跳線架和光纖跳線。當終端設備位置或局域網的結構變化時，只要

改變跳線方式即可解決，而不需要重新布線。

（4）干線子系統(tǒng)。通常由主設備間（如計算機房、程控交換機房）連接至各樓

層管理間。它采用大對數(shù)的電纜或光纜，兩端分別接在設備間和管理間的跳線架上。

（5）設備間子系統(tǒng)。由設備間的電纜、連續(xù)跳線架及相關支撐硬件、防雷電保

護裝置等構成。比較理想的設置是把計算機房、交換機房等設備間設計在同一樓層

中，這樣既便于管理又節(jié)省投資。當然也可根據(jù)建筑物的具體情況設計多個設備間。

（6）建筑群子系統(tǒng)。是將多個建筑物的數(shù)據(jù)通信信號連接一體的布線系統(tǒng)。采

用可架空安裝或沿地下電纜管道（或直埋）敷設銅纜和光纜，以及防止電纜浪涌電

壓進入建筑的電氣保護裝置。

二、檔案信息化軟件建設

通常我們把計算機運行所需的各種程序及有關資料統(tǒng)稱為軟件。軟件分為系統(tǒng)

軟件和應用軟件兩大類。

系統(tǒng)軟件是由計算機設計者或提供商提供的一類程序，通過計算機硬件本身提

供的邏輯功能，達到管理計算機系統(tǒng)各種資源，充分發(fā)揮計算機效率，便于用戶使

用和管理的目的。系統(tǒng)軟件包括操作系統(tǒng)和其他必要工具軟件。其中，操作系統(tǒng)是

控制和組織計算機活動的一組程序，是用戶管理和使用計算機的接口，是各類軟件

運行的基礎，常見操作系統(tǒng)有Windows、Unix、Linux等。

應用軟件是為了某種特定的用途而被開發(fā)的軟件，如檔案管理系統(tǒng)、財會管理

軟件、業(yè)務統(tǒng)計軟件等。應用軟件可以是某個特定的程序，也可以是一組功能聯(lián)系

緊密、可以互相協(xié)作的程序集合，或是由眾多工具程序組成的龐大軟件系統(tǒng)。

在檔案信息化軟件建設中，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)應用較為普遍，下

面分別對這兩類軟件系統(tǒng)進行簡要介紹。

（-）數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是在文件系統(tǒng)的基礎上發(fā)展起來的，并克服了文件系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理

能力方面的一些不足。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)一般由數(shù)據(jù)庫（DB）、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）

和數(shù)據(jù)庫管理員（DBA）組成（如圖5-2所示）。

圖5-2數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫是以一定組織形式存儲在一起的相關數(shù)據(jù)的集合。按照數(shù)據(jù)庫所采用的

數(shù)據(jù)模型，可將數(shù)據(jù)庫劃分為層次型、網絡型、關系型和對象型等數(shù)據(jù)庫。目前應

用最廣泛、最常見的是關系型數(shù)據(jù)庫，對象型數(shù)據(jù)庫也在一些基于對象的數(shù)據(jù)管理

領域逐步應用。常見的關系型數(shù)據(jù)庫(包括基于對象的關系型數(shù)據(jù)庫)產品有Oracle、

Informix,Sybase,PostgreSQL,MySQL,Interbase以及微軟公司的SQLServer、IBM

公司的DB2等。DBase,Paradox、Access、SQLite、LocalDB等小型或微型的本地數(shù)據(jù)

庫，也在單機版的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)交換中有所應用。常見的非關系型數(shù)據(jù)庫

(NOSQL)產品有Membase、MongoDB,BigTable等，主要應用在基于WEB,分布

式、高并發(fā)的數(shù)據(jù)存取服務等場合。

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的主要特點如下。

1.可實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

多個用戶可同時存取數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，或通過接口、SQL語言等多種方式使用數(shù)

據(jù)庫，并提供數(shù)據(jù)共享。

2.數(shù)據(jù)的冗余度低

同文件系統(tǒng)相比，由于數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，從而避免了用戶各自建立文件,

減少了數(shù)據(jù)冗余，維護了數(shù)據(jù)的一致性。

3.數(shù)據(jù)的獨立性高

數(shù)據(jù)的獨立性是指數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的邏輯結構和應用程序相互獨立，數(shù)據(jù)物理結

構的變化不影響其邏輯結構。

4.數(shù)據(jù)實現(xiàn)集中管理

利用數(shù)據(jù)庫可對數(shù)據(jù)進行集中控制和管理，并通過數(shù)據(jù)模型表示各種數(shù)據(jù)的組

織以及數(shù)據(jù)間聯(lián)系。

5.數(shù)據(jù)的一致性和可維護性

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)一般提供安全性控制、完整性控制、并發(fā)控制、故障發(fā)現(xiàn)和恢復等

功能，以確保數(shù)據(jù)安全可靠。

(二)電子檔案管理系統(tǒng)

電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整

理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。

1.電子檔案管理系統(tǒng)的基本要求

電子文件管理系統(tǒng)建設應依據(jù)先進、實用、安全、發(fā)展的原則。

(1)符合標準規(guī)范要求。電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)研制和功能設計必須符合國

家和當?shù)赜嘘P檔案工作和計算機信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務技術標準，如電子

檔案元數(shù)據(jù)規(guī)范、分類整理規(guī)范、移交接收規(guī)范等。

(2)靈活性和可擴展性。由于電子檔案管理系統(tǒng)的應用范圍廣，而各地區(qū)、各

行業(yè)在檔案規(guī)范要求方面存在差異，這就要求其系統(tǒng)實現(xiàn)應具備靈活性，支持電子

檔案管理的不同業(yè)務模式、工作流程和數(shù)據(jù)結構等的靈活定義與部署；系統(tǒng)功能應

具備可擴展性，應滿足當前及可預見的時間內的業(yè)務需求，可方便地進行功能擴展;

支持多門類管理，能夠管理符合國家、行業(yè)標準規(guī)定的多種門類、多種格式的電子

檔案；支持檔案數(shù)字化成果的管理及實體輔助管理。

(3)開放性和易用性。電子檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)結構應具備開放性，可實現(xiàn)與

辦公自動化等其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換，確保在今后軟硬件環(huán)境發(fā)生

變化時數(shù)據(jù)可及時遷移及利用。同時，應針對不同用戶的使用習慣，提供個性化操

作界面和詳細的操作指南，確保各種操作清晰明了、易于上手。

(4)安全性和可靠性。系統(tǒng)運行應安全可靠，保存電子檔案管理關鍵業(yè)務過程

記錄，根據(jù)需要采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認證等技術手段，保障電子檔案安

全，防止非授權訪問；應確保數(shù)據(jù)“存用分開”，依據(jù)電子檔案保存和利用的業(yè)務要

求分別建立相應數(shù)據(jù)庫。

(5)較高的數(shù)據(jù)處理和檢索性能。應考慮主流硬件配置和今后數(shù)據(jù)增長趨勢，

通過適當?shù)乃惴ɑ蚱渌麅?yōu)化處理，確保數(shù)據(jù)處理和檢索響應時間在用戶可接受的范

圍之內。

2.電子檔案管理系統(tǒng)的功能要求

根據(jù)國家檔案局2017年發(fā)布的《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，電子檔案

管理系統(tǒng)應具備以下基本功能。

（1）檔案接收。系統(tǒng)應具備電子檔案接收、檢查、登記、征集等功能。支持在

線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄；支持對電子檔案的數(shù)量、質

量、完整性和規(guī)范性等進行檢查，對不合格的進行標注；支持對檢查合格的電子檔

案進行登記，支持電子檔案數(shù)量的清點、內容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔

案唯一標識；支持對征集檔案進行管理。

（2）檔案整理。系統(tǒng)應具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排

序的調整處理。具備電子檔案的著錄、標引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子

檔案相關聯(lián)。具備電子檔案批量格式轉換的功能，生成符合國家、行業(yè)相關標準的

用于長期保存和提供利用的電子檔案；具備維護電子檔案各組成部分及相關數(shù)據(jù)信

息之間、電子檔案與電子檔案之間的關聯(lián)功能；具備電子檔案入庫功能，并保存入

庫處理過程記錄。

（3）檔案保存。系統(tǒng)應具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進行備份與恢復功能，

支持設置備份與恢復策略，制作備份數(shù)據(jù)；支持對備份數(shù)據(jù)和介質進行登記、檢測

與管理；支持備份數(shù)據(jù)的恢復處理，并記錄備份恢復過程信息。應具備對電子檔案

存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，對存儲介質不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權

訪問和系統(tǒng)響應超時等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。應具備對電

子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。應具備電子檔案保護功

能，保障電子檔案不被非授權地修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。

（4）檔案利用。系統(tǒng)應具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電

子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠為利用者提供符合國家標準格式的電子檔案。具

備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、

跨門類和遞進檢索，檢索結果能夠進行局部瀏覽和有選擇性輸出。具備電子檔案在

線借閱服務功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權下載與打印等處理，

并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。具備檔案編研功能，對檔案編研成

果進行管理。具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術手段

確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。

（5）檔案鑒定與處置。系統(tǒng)應具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理

功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持

保管期限到期鑒定等自動提醒功能。具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密

級、價值和開放等鑒定處理。支持保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的

責任人員、意見和時間等信息。具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電

子檔案進行徹底銷毀，留存已銷毀電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。

（6）檔案統(tǒng)計。系統(tǒng)應具備電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能，可按照檔案的全

宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統(tǒng)計。具備對一定時間期限內電子檔

案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業(yè)務過程工作情況進行統(tǒng)計的功能。提

供報表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計報表，并內置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表。

（7）系統(tǒng)管理。系統(tǒng)應提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結構的定義與配置功能。

具備電子檔案分類方案的定義與維護功能，支持電子檔案類目結構的建立與修改、

鎖定與解鎖、導入與導出等處理；支持對會計、業(yè)務類等專門檔案分類體系的設置,

并內置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案。具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目

錄數(shù)據(jù)的定義與維護功能，內置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。具備用戶信息管

理的功能，支持三員分立（系統(tǒng)管理員、安全保密員和安全審計員）的安全控制功

能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，按照功能和數(shù)據(jù)進行授權等功能。

具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。

具備對電子檔案關鍵業(yè)務過程、操作行為和系統(tǒng)非授權訪問等事項進行審計、跟蹤

的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。

（8）實體輔助管理。系統(tǒng)應具備對實體檔案進行輔助管理的功能，如溫濕度管

理、檔案出入庫管理、庫房排架管理等。

三、檔案信息化標準規(guī)范建設

標準化是開展檔案信息化建設的基礎和必要條件，直接關系檔案信息化建設成

敗和可持續(xù)發(fā)展。加強檔案信息化標準規(guī)范建設，是適應檔案信息來源的多樣性需

求，確保數(shù)字檔案資源的長久保存和有效利用，實現(xiàn)多方協(xié)作、資源共享的需要。

檔案信息化標準規(guī)范建設是一項涉及面廣的系統(tǒng)工程，涉及檔案信息化建設的

各個方面，包括信息化基礎設施標準、信息資源標準、業(yè)務應用標準、項目管理標

準、軟件功能標準和信息安全標準等。

（一）檔案信息化標準規(guī)范的建設原則

1.符合國家有關方針政策

按照國家信息化和檔案信息化標準體系要求，同時兼容行業(yè)和地方實際情況，

做到上下兼顧，相互配套，形成科學嚴密、相對完備的檔案信息化標準規(guī)范體系。

2.自主開發(fā)與引進相結合

檔案信息化標準規(guī)范主要有四種情況：可用的成熟標準、需要制定的新標準、

需要繼續(xù)研究和開發(fā)的標準、需要更新的標準。對于一些基礎性、網絡化應用領域,

目前國際上已有不少成熟標準，一般可優(yōu)先采用或借鑒吸收這些國際標準、工業(yè)標

準或事實標準，以確保標準的適用性、穩(wěn)定性，并為今后國家、地區(qū)或行業(yè)間的標

準銜接打下基礎。如引進當前比較成熟的一些國際標準：標準通用置標語言（SGML）、

可擴展置標語言（XML）、超文本標記語言（HTML）、動態(tài)圖像專家組（MPEG-LMPEG-2）

等。而在具有廣泛應用前景的新領域、涉及信息網絡主權與安全等領域，應力爭制

定具有自主知識產權的標準規(guī)范，或通過合作形成國際標準。如我國自主開發(fā)的OFD、

UOF等文檔格式標準。此外，應根據(jù)技術發(fā)展或環(huán)境變化，及時完善和更新一些已

有標準。

3.具有綜合性、專業(yè)性和可操作性

一方面，應突出綜合性，加強頂層設計，以較少的、綜合性的標準，完成整個

標準規(guī)范體系建設任務；另一方面，應突出專業(yè)性和可操作性，對于一些應用廣泛、

基礎性的檔案信息化業(yè)務和技術標準，應確保設計指標能夠客觀反映問題，能夠為

檔案信息化建設提供量化依據(jù)和規(guī)范、專業(yè)指導。

4.具有先進性和導向性

應充分發(fā)揮檔案信息化標準規(guī)范在促進信息技術應用、發(fā)揮信息化實效等方面

的導向作用，確保符合長遠發(fā)展方向，具有先進性、適用性和導向性，以此推動我

國檔案信息化水平持續(xù)提升。

（二）檔案信息化標準規(guī)范的體系構成和主要內容

檔案信息化標準規(guī)范體系應當涵蓋檔案信息化建設的各個方面，可分為管理、

業(yè)務、技術三個層面，包括國際標準、國家標準、行業(yè)標準、地方標準、企事業(yè)單

位標準和規(guī)范性文件等。結合檔案信息化建設任務，具體包括以下內容。

1.數(shù)字檔案資源建設

包括數(shù)字內容創(chuàng)建（包括內容編碼、數(shù)據(jù)格式和內容標識等）、數(shù)字對象描述、

資源組織描述、數(shù)字資源系統(tǒng)服務、檔案著錄標引、檔案目錄數(shù)據(jù)庫結構、檔案數(shù)

字化前處理、數(shù)字檔案存儲載體、檔案數(shù)字化操作規(guī)程及質量控制等方面的標準規(guī)

范。

2.電子文件歸檔管理

包括電子文件歸檔組織、數(shù)據(jù)交換及元數(shù)據(jù)集標準；電子文件通用格式及存儲

載體規(guī)定；保障電子文件完整性、真實性、有效性的管理和技術規(guī)范；電子文件管

理系統(tǒng)建設和功能規(guī)范；電子文件歸檔與管理體系規(guī)范；電子文件利用規(guī)定；電子

文件法律效力規(guī)定等。

3.檔案信息化基礎設施建設

包括檔案信息化硬件設施的配置標準、網絡環(huán)境構建的技術要求和管理規(guī)范等。

4.檔案信息化應用系統(tǒng)建設

包括檔案管理軟件系統(tǒng)的功能要求與數(shù)據(jù)結構標準；文檔一體化管理系統(tǒng)的信

息流程與體系規(guī)范；檔案網站建設運營規(guī)范；檔案內部辦公和業(yè)務流程的組織管理

規(guī)范；電子文件（備份）中心的建設規(guī)范；數(shù)字檔案館建設規(guī)范等；檔案信息化項

目的規(guī)劃、立項、工程承建、發(fā)包、驗收、審批等方面的管理性規(guī)定等。

5.數(shù)字檔案資源的開發(fā)利用

包括與數(shù)字檔案資源共享有關的利用形式、利用過程、共享權責、技術模式、

權益關系等方面的規(guī)范，重點是網絡環(huán)境下數(shù)字檔案資源共享所涉及的著作權、隱

私權、信息利用權等主體權益的調整規(guī)定以及檔案信息開放制度等。

6.檔案信息安全

包括檔案信息安全和檔案信息系統(tǒng)安全方面的法規(guī)要求。如檔案信息安全備份

和審計制度、檔案軟硬件系統(tǒng)的安全構架和安全等級保護制度、檔案信息化建設中

的安全操作和管理規(guī)范等。

7.其他方面

包括檔案信息化有關概念定義和術語標準；檔案信息化總體目標、基本內容、

組織體制、宏觀管理等規(guī)定；檔案信息化人才素質、結構及隊伍建設等規(guī)定；檔案

信息化的社會化服務體系建設等規(guī)定。

（三）我國檔案信息化標準規(guī)范介紹

近年來，我國高度重視檔案信息化標準規(guī)范建設，陸續(xù)出臺了一批相關法規(guī)、

標準、政策和規(guī)范性文件。

L檔案存儲載體方面的標準規(guī)范

存儲載體直接影響電子檔案的長久保存和安全，相關標準規(guī)范出臺較早。1996

年2月發(fā)布的檔案行業(yè)標準《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》(DA/T15-1995),對磁

性載體文件的積累、歸檔和磁性載體檔案的管理、儲存與保護提出規(guī)范性要求。2008

年4月，國家檔案局出臺《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》(DA/T38-2008),

規(guī)定了電子文件歸檔光盤的主要技術指標和管理、保存及使用要求等。

2.電子文件歸檔和電子檔案管理方面的標準規(guī)范

我國在這方面的標準規(guī)范和政策指南出臺較多、較早。2002年12月，國家標準

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)出臺，對電子文件的形成、積累、

歸檔、保管、利用等提出一般要求，是指導各單位開展電子文件歸檔與電子檔案管

理工作的總綱。2016年8月29日，國家檔案局組織對該標準進行修訂，重新發(fā)布《電

子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894-2016)以代替原標準，該標準結合我

國文件檔案管理體制，對電子文件和電子檔案的概念進行了明確區(qū)分，并對公務活

動中產生的，具有保存價值的電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管

理、處置提出一般要求。此外，2012年國家檔案局出臺的《電子檔案移交與接收辦

法》，明確了電子檔案移交進館的職責、時間、流程和基本要求。2009年，中央辦公

廳、國務院辦公廳發(fā)布《電子文件管理暫行辦法》，首次從國家層面明確了電子文件

管理機構及職責、獎勵與懲處，并對電子文件的形成辦理、歸檔移交、保管利用等

作出了原則性規(guī)定。

同時，各類電子文件的歸檔管理規(guī)范也陸續(xù)出臺。2003年7月22日，國家檔案

局公布第6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》，對電子公文的歸檔管理工作作出規(guī)

定。由于該辦法明確要求形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文制成

紙質公文一同歸檔，逐步不適應政務服務“一網通辦”的發(fā)展需要，為此國家檔案

局在2018年12月24日發(fā)布第14號令，明確符合國家有關規(guī)定要求的電子公文可

以僅以電子形式歸檔，取消了“雙套制”的硬性規(guī)定。2005年4月出臺的《公務電

子郵件歸檔與管理規(guī)則》(DA/T32-2005),明確了公務電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、

歸檔、整理、移交與保管的程序與管理規(guī)則。1999年2月出臺的《CAD電子文件光

盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999),對CAD電子文件的收集、歸檔

和管理工作進行規(guī)范。2014年出臺的《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50-2014),

提出了數(shù)碼照片歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求。浙江省

的“放管服”改革和“一網通辦”方面走在全國前列，迫切需要加強政務服務電子

文件的歸檔管理。2017年1月，省政府辦公廳出臺《浙江政務服務網電子文件管理

暫行辦法》，同年12月，浙江省地方標準《政務服務事項電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范》

出臺，這是國內首個省級層面的政務服務電子文件管理規(guī)范和地方標準。

2020年11月19日《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》(GB/T39362-2020)發(fā)布，明

確了黨政機關電子公文歸檔的總則、歸檔流程、歸檔元數(shù)據(jù)、歸檔數(shù)據(jù)組織和歸檔

格式等要求。

在電子文件管理實踐中，迫切需要明確元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)存儲和封裝、質量檢測等

技術層面的問題。2009年，《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46-2009),《版式電

子文件長期保存格式需求》(DA/T47-2009)、《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》

(DA/T48-2009)三個檔案行業(yè)標準發(fā)布，分別明確了電子文件標準元數(shù)據(jù)集、版式

電子文件保存格式、電子文件封裝方式等具體業(yè)務技術要求。此后，《照片類電子檔

案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T54-2014),《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T63-2017)

等專業(yè)類元數(shù)據(jù)規(guī)范也相繼出臺。2018年，《文書類電子檔案檢測一般要求》

(DA/T70-2018)發(fā)布，從歸檔、移交接收、長期保存等關鍵環(huán)節(jié)，明確了電子檔案

的真實性、完整性、可用性、安全性檢測內容與方案。

3.檔案數(shù)字化及機讀目錄著錄方面的標準規(guī)范

2005年4月出臺的《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》(DA/T31-2005),是我國第一個

有關紙質檔案資源數(shù)字化的檔案行業(yè)標準，對紙質檔案數(shù)字化加工技術要求和數(shù)字

化成果管理作出具體規(guī)定，為開展數(shù)字檔案資源建設提供了重要參考。2017年8月，

重新修訂后的《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31-2017)發(fā)布，進一步明確了紙質檔案

數(shù)字化技術和管理要求，對紙質檔案數(shù)字化的組織管理、前處理、元數(shù)據(jù)采集、掃

描參數(shù)、圖像處理、成果驗收等方面進行了補充完善。2009年出臺的《縮微膠片數(shù)

字化技術規(guī)范》(DA/T43-2009)、《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術規(guī)范》

(DA/T44-2009)兩個檔案行業(yè)標準，明確了縮微膠片與數(shù)字檔案相互轉換的技術要

求。此外，近年出臺的檔案數(shù)字化相關標準規(guī)范還有《檔案數(shù)字化光盤標識規(guī)范》

(DA/T52-2014),《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范)(DA/T62-2017),《數(shù)字檔案COM和

COLD技術規(guī)范》(DA/T53-2014)、《紙質檔案縮微數(shù)字一體化技術規(guī)范》(DA/T71-2018)

《紙質檔案數(shù)字復制件光學字符識別(OCR)工作規(guī)范》(DA/T77-2019)等。

機讀目錄著錄作為檔案信息化的一項基礎性工作，國家和地方在這方面出臺的

標準規(guī)范較多，如2005年4月出臺的《明清檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標準明清檔案機

讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》(DA/T33-2005),2006年3月出臺的國家標準《中國檔案機讀

目錄格式》(GB/T20163-2006)o

4.檔案管理軟件功能相關標準規(guī)范

為提高檔案管理軟件的標準化程度，國家檔案局于2001年6月出臺了《檔案管

理軟件功能要求暫行規(guī)定》，對檔案管理軟件的基本功能要求進行了規(guī)范。但隨著信

息技術發(fā)展和新業(yè)態(tài)的不斷產生，該規(guī)定已無法適用于電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和

應用。2010年國家檔案局出臺《數(shù)字檔案館建設指南》，提出數(shù)字檔案館建設的原貝k

要求、目標、任務、步驟和功能要求。此后，機關和企業(yè)單位的數(shù)字檔案室建設指

南也相繼出臺。2017年12月，國家檔案局出臺《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》,

該規(guī)定圍繞檔案館開展電子檔案管理的業(yè)務工作流程，從系統(tǒng)總體要求、接收、整

理、保存、利用、鑒定與處置、統(tǒng)計等方面作出規(guī)定，明確了電子檔案管理系統(tǒng)應

具備的基本功能。此外，2012年出臺的國家標準《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》

(GB/T29194-2012),明確了電子文件管理系統(tǒng)的功能構架和通用功能要求。

5.其他檔案信息化標準規(guī)范

包括基本術語、數(shù)據(jù)交換、安全、運維、智能化管理及相關標準規(guī)范，如《電

子檔案管理基本術語》(DA/T58-2014)、《檔案關系型數(shù)據(jù)庫轉換為XML文件的技術

規(guī)范》(DA/T57-2014),《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》(DA/T56-2014)、《檔案密集架

智能管理系統(tǒng)技術要求》(DA/T65-2017)等。此外，2013年國家檔案局出臺《檔案

信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》，對檔案信息系統(tǒng)安全等級保護的定級、評審、

備案等作出規(guī)定；2018年發(fā)布的國家檔案局令第13號《機關檔案管理規(guī)定》，對機

關檔案信息化建設作出專門規(guī)定。

第三節(jié)數(shù)字檔案資源建設

數(shù)字檔案資源建設是檔案信息化建設的基礎性任務，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、

電子文件歸檔和電子檔案接收、數(shù)字記憶主動建檔等工作內容，并以檔案目錄數(shù)據(jù)

庫、全文數(shù)據(jù)庫等成果形式體現(xiàn)。

一、檔案數(shù)據(jù)庫建設

(-)檔案數(shù)據(jù)庫建設概述

檔案數(shù)據(jù)庫建設是檔案信息化建設中應用最早、最為廣泛的一項基礎性工作，

是數(shù)字檔案資源建設的首要任務。無論是傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，還是電子文件的

接收，最后都體現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)庫等成果形式。

按照數(shù)據(jù)庫理論并結合檔案特點，可以將檔案數(shù)據(jù)庫定義為：按照檔案管理規(guī)

律組織在一起，彼此之間相互獨立而又相互聯(lián)系的、可共享的檔案數(shù)據(jù)集合。廣義

的檔案數(shù)據(jù)庫泛指檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)及其所管理的檔案數(shù)據(jù)，

以及軟硬件支持環(huán)境、管理維護人員和最終用戶等。其中，檔案數(shù)據(jù)是主體，其他

是保障和支持因素。檔案數(shù)據(jù)和其他保障、支持因素相輔相成，共同構成檔案數(shù)據(jù)

庫。

狹義的檔案數(shù)據(jù)庫專指不同類別或數(shù)據(jù)形式的檔案數(shù)據(jù)集合。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫

的數(shù)據(jù)形式和類型，可分為檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案多媒體數(shù)據(jù)庫

（后兩者統(tǒng)稱為檔案內容數(shù)據(jù)庫）。根據(jù)著錄對象，檔案目錄數(shù)據(jù)庫可分為文件級檔

案目錄數(shù)據(jù)庫、案卷級檔案目錄數(shù)據(jù)庫和專題檔案目錄數(shù)據(jù)庫等；檔案全文數(shù)據(jù)庫

可分為電子文件全文數(shù)據(jù)庫、紙質檔案全文數(shù)據(jù)庫和縮微檔案全文數(shù)據(jù)庫等；多媒

體檔案數(shù)據(jù)庫可分為照片檔案數(shù)據(jù)庫、音頻檔案數(shù)據(jù)庫和視頻檔案數(shù)據(jù)庫等。

（二）檔案數(shù)據(jù)庫的特點

檔案數(shù)據(jù)庫有著一般數(shù)據(jù)庫的共性特征，并具有以下鮮明特點。

1.規(guī)律性

檔案數(shù)據(jù)是檔案實體信息在計算機系統(tǒng)上的映射和反映，檔案數(shù)據(jù)庫的組織和

建立應遵循檔案管理的一般規(guī)律和原則，確保檔案數(shù)據(jù)的真實、完整、可靠、安全

并保持其有機聯(lián)系。在檔案數(shù)據(jù)管理中，特別強調其來源的可靠性，要求檔案數(shù)據(jù)

保持原貌，符合真實性管理要求。

2.共享性

與其他數(shù)據(jù)庫一樣，檔案數(shù)據(jù)庫具有共享性的特點，且這一特點對檔案數(shù)據(jù)庫

尤為重要。檔案信息化的重要目的就是加快檔案信息資源開發(fā)利用，推動檔案信息

資源充分共享。建設檔案數(shù)據(jù)庫，是實現(xiàn)檔案信息資源開放利用和充分共享的有效

途徑。

3.專業(yè)性

檔案數(shù)據(jù)庫的專業(yè)性主要體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)之間具有獨特聯(lián)系和相互獨立性，如

不同全宗的檔案數(shù)據(jù)應相對獨立，案卷和對應文件之間具有一對多的聯(lián)系，文件之

間具有一定歷史聯(lián)系。檔案數(shù)據(jù)庫的設計和管理應體現(xiàn)檔案專業(yè)要求，在數(shù)據(jù)組織、

分類、檢索、約束條件設置、索引排序等方面應根據(jù)檔案專業(yè)特點進行設計。

4.多樣性

檔案數(shù)據(jù)一般屬于靜態(tài)數(shù)據(jù)，其數(shù)據(jù)量大、來源多、類型復雜多樣，包括文本、

圖形、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫等不同形式。應根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫的這些特點，采

取不同數(shù)據(jù)庫技術和方法進行管理。

5.安全性

由于未開放檔案數(shù)據(jù)具有一定的保密性、敏感性，且檔案數(shù)據(jù)的長期保存要求

高，因此檔案數(shù)據(jù)庫對信息安全有較高要求。在數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)選擇和檔案數(shù)據(jù)庫

設計時，既要考慮便利性，也要重點考慮數(shù)據(jù)安全性，以及今后長久保存的要求。

（三）檔案數(shù)據(jù)庫的設計

檔案數(shù)據(jù)庫的設計應遵循數(shù)據(jù)庫設計的一般原則，并根據(jù)檔案工作特點組織實

施。在數(shù)據(jù)庫設計過程中，需要將檔案實體從現(xiàn)實世界向機器世界轉換，即將現(xiàn)實

世界中的檔案目錄、案卷、文件、著錄項目等實體概念，轉換為反映在人們頭腦中

的概念世界，再從概念世界轉換為機器世界中的數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)表、記錄、字段等數(shù)

據(jù)庫對象表示。

檔案數(shù)據(jù)庫的設計過程可分為五個步驟，即數(shù)據(jù)庫需求分析、概念設計、邏輯

設計、物理設計和加載測試，每個過程都是回溯性和迭代性的，需要在每一階段結

束后進行評審檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并返回糾正。

1.需求分析

主要任務是通過現(xiàn)場觀察、書面調查或與檔案用戶交流等方式，在檔案工作實

際業(yè)務中收集檔案信息內容、處理流程和方法、安全性和完整性要求等需求，分析

問題域所有相關名詞，經過梳理和篩選，形成符合實際的檔案數(shù)據(jù)庫設計需求。

2.概念設計

主要任務是根據(jù)需求報告，實現(xiàn)由現(xiàn)實世界向概念世界的轉換，形成不依賴于

某個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的概念數(shù)據(jù)庫模型。一般采取“實體一聯(lián)系”方法（E-R方法）建立

概念模型，通過E-R圖