人事部人事檔案規(guī)定管理范文（2篇）

人事部人事檔案規(guī)定管理范文一、目標(biāo)與背景本規(guī)定旨在規(guī)范公司內(nèi)部人力資源部門人事檔案的管理，確保人事信息的精確性、保密性和完整性，提升人事管理效率，保障公司人力資源的正常運行。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司所有人事檔案的管理，涵蓋員工入職前及入職后的信息。三、人事檔案分類1.根據(jù)存儲介質(zhì)，人事檔案分為紙質(zhì)檔案、電子檔案和混合檔案。1.1紙質(zhì)檔案：以紙質(zhì)形式保存的人事檔案，需存放在安全防潮的環(huán)境中，便于查閱和保管。1.2電子檔案：以電子文件形式存儲的人事檔案，要求存儲設(shè)備具備高安全性和穩(wěn)定性。1.3混合檔案：包含紙質(zhì)和電子檔案的人事檔案，要求統(tǒng)一管理并保持信息同步更新。2.根據(jù)內(nèi)容，人事檔案分為基本檔案、任職檔案、離職檔案和其他檔案。2.1基本檔案：包括身份證明、學(xué)歷證明、聘用合同、個人簡歷等與員工身份和背景相關(guān)的信息。2.2任職檔案：涵蓋員工在職期間的資料，如調(diào)動記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。2.3離職檔案：包含員工離職前提供的相關(guān)材料，如辭職申請、離職審核、薪資結(jié)算等。2.4其他檔案：涉及人事管理但不屬于基本檔案和任職檔案的其他信息。四、人事檔案的建立與維護(hù)1.檔案創(chuàng)建1.1招聘與入職：招聘人員應(yīng)按照公司規(guī)定收集求職者信息，建立相應(yīng)人事檔案。1.2入職審批：入職審批完成后，人事部門應(yīng)整理歸檔入職人員資料，并錄入電子檔案系統(tǒng)。2.檔案維護(hù)2.1定期更新：人事部門需設(shè)定檔案更新規(guī)則，定期更新人事檔案，確保信息準(zhǔn)確及時。2.2檔案轉(zhuǎn)遞：員工調(diào)動時，原部門需將檔案轉(zhuǎn)遞給新部門，確保檔案的連續(xù)性和完整性。2.3檔案歸檔：離職員工的檔案應(yīng)妥善保管，按規(guī)定期限歸檔，保證檔案的安全性和可查詢性。五、人事檔案的保密與安全1.保密原則：人事部門應(yīng)對員工個人信息保密，不得泄露或濫用信息。2.安全措施：人事部門應(yīng)采取相應(yīng)措施確保檔案安全，包括：2.1紙質(zhì)檔案：采取防火、防潮、防盜措施，存放在安全的檔案柜或保險柜中。2.2電子檔案：采用密碼保護(hù)和權(quán)限控制，防止非法訪問和篡改。六、人事檔案的查詢與使用1.查詢權(quán)限：僅限授權(quán)的人員和部門負(fù)責(zé)人可查詢?nèi)耸聶n案。2.查詢申請：查詢檔案需填寫申請，注明查詢目的和范圍。3.檔案使用：檔案使用應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，禁止濫用或非法使用信息。七、人事檔案的保管與銷毀1.保管期限：人事檔案的保管期限遵循國家法律法規(guī)和公司制度。2.銷毀程序：到期檔案應(yīng)按程序銷毀，包括審批、清點、記錄等步驟，確保信息不外泄。八、違規(guī)處理對于違反本規(guī)定的人事部門或個人，公司將依據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，包括警告、記過、辭退等措施。九、附則本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，如有修改或補充需求，需經(jīng)公司人事部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。人事部人事檔案規(guī)定管理范文（二）一、背景概述隨著企業(yè)規(guī)模的擴大和員工隊伍的增加，人事部門在人事檔案管理方面面臨著更為復(fù)雜和多樣的任務(wù)。為了確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性，以及保障員工信息的安全性，制定一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案規(guī)定顯得至關(guān)重要。本文將通過詳述人事檔案規(guī)定管理的范例，為企業(yè)提供參考指導(dǎo)。二、人事檔案規(guī)定管理范例1.目標(biāo)與適用范圍本規(guī)定的制定旨在規(guī)范人事檔案的管理，確保員工信息的安全與保密性，適用于企業(yè)內(nèi)部所有員工的人事檔案管理。2.人事檔案的建立與存儲（1）員工入職時，人事部門應(yīng)立即建立個人檔案，記錄包括個人信息、教育背景、工作經(jīng)歷等詳細(xì)內(nèi)容。確保信息準(zhǔn)確無誤，并存儲于公司統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)。（2）檔案應(yīng)按入職順序編號，與員工工號保持一致，便于檢索。（3）為保障檔案安全，人事部門需確保存儲環(huán)境的安全性，并定期備份數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.檔案的查詢與使用（1）員工有權(quán)查詢自身檔案，但不得擅自查閱他人信息。（2）人事部門有權(quán)在合法范圍內(nèi)使用員工檔案，如進(jìn)行人事決策、合同管理等業(yè)務(wù)。（3）其他部門如需查詢檔案，需提供合理理由并經(jīng)人事部門書面批準(zhǔn)。4.檔案的修改與補充（1）如檔案信息有誤或發(fā)生變更，員工應(yīng)及時通知人事部門進(jìn)行更新。（2）人事部門對信息修改需進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保修改的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（3）員工可按相關(guān)規(guī)定和程序提供證明文件對檔案進(jìn)行補充。5.檔案的保密與安全（1）人事檔案為敏感信息，禁止未經(jīng)授權(quán)的查看、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（2）人事部門應(yīng)建立完善的信息安全機制，保障檔案信息的安全與保密。（3）離職員工的檔案應(yīng)妥善保管，按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或歸檔處理。三、注意事項1.本規(guī)定適用于所有人事檔案管理工作，人事部門應(yīng)嚴(yán)格遵守，對違規(guī)行為進(jìn)行追責(zé)。2.人事部門應(yīng)根據(jù)公司實際制定詳細(xì)的管理細(xì)則和操作流程，并及時更新與員工溝通。3.檔案管理應(yīng)與信息安全相結(jié)合，合理設(shè)定存儲權(quán)限，防止信息泄露和濫用。四、總結(jié)如下人事檔案在企業(yè)管理中扮演