家佳歡超市采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1家佳歡超市基本情況....................................................................................................1

1.1基本概況.............................................................................................................1

1.2采購的商品.........................................................................................................2

2采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀............................................................................................2

2.1采購商品的渠道..................................................................................................2

2.2采購商品的流程..................................................................................................3

2.2.1建立相應(yīng)的商品采購機構(gòu).......................................................................3

2.2.2指定商品經(jīng)營目錄....................................................................................3

2.2.3合理選擇采購渠道、尋找合適的供應(yīng)商：............................................4

2.2.4購貨洽談并且簽訂合同............................................................................4

2.2.5商品檢驗以及驗收...................................................................................4

3采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題....................................................................................6

3.1采購計劃不合理..................................................................................................6

3.2家佳歡超市人員分工不明確..............................................................................7

3.3物流配送不及時..................................................................................................8

3.4商品驗收環(huán)節(jié)不合理..........................................................................................8

4采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度優(yōu)化........................................................................................9

4.1合理規(guī)劃采購計劃..............................................................................................9

4.2優(yōu)化內(nèi)部采購人員管理制度..............................................................................9

4.3建立良好物流配送體系....................................................................................10

4.4制定驗收環(huán)節(jié)....................................................................................................10

參考資料.........................................................................................................................11

I

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家佳歡超市采購環(huán)節(jié)內(nèi)部優(yōu)化控制設(shè)計

1家佳歡超市基本情況

1.1基本概況

圖1家佳歡超市正面圖

家佳歡超市始于2002年，目前占地420多平方米，只有一層，位于湖南省

岳陽市平江縣浯口鎮(zhèn)上。坐落于鎮(zhèn)上最熱鬧繁華的地方，十字路口正中心位置，

來往車輛行人多，交通便利。家佳歡超市是一家小本經(jīng)營，完全本土的超市。

隨著生意越做越大，將舊樓推翻建了一棟新樓。起初家佳歡超市只是一個面積68

平方米的小型超市，位于鎮(zhèn)中心位置，只有一位收銀員和老板倆夫妻總共三名

從業(yè)人員。在建新樓期間，家佳歡將超市搬到了路邊租的門面，這時面積大約112

平方米，門面在鎮(zhèn)上主車路往后一條街，服務(wù)人員招了兩個。新樓建成后，超

市面積達到了420平方米，回到了鎮(zhèn)中心。從業(yè)人員的數(shù)目變成了八到十二人。

新樓總共兩層，超市在一樓，二樓開了一家KTV。在同一年，外來資本介入在它

附近開了一家連鎖分店，且面積比家佳歡更大，里面裝修的比家佳歡更加的豪

華和氣派。目前在小鎮(zhèn)上有四家這么大的超市，可見競爭壓力多么的大。家佳

歡超市主要是以物美價廉，商品比較齊全且開業(yè)時間久從而使所售商品受鎮(zhèn)上

人的喜愛。

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1.2采購的商品

家佳歡超市主要是根據(jù)鎮(zhèn)上所有人的基本消費以及情況考慮進行的，所以

商品比較全而且符合鎮(zhèn)上的要求，滿足了小鎮(zhèn)人民的需要。超市也進行了分區(qū)

采購，方便顧客購物。分為以下幾個區(qū)：飲料區(qū)、煙酒區(qū)、休閑食品、家居用

品、日用百貨、新鮮水果、糧油區(qū)、調(diào)味品、洗護日化、文體玩具。下表是家

佳歡超市主要采購的商品品種及明細（這里不一一列出具體商品）：

表1家佳歡超市主要采購的商品分類的表格

品種飲料類煙酒休閑食品家居用品日用百貨

純凈水國產(chǎn)煙膨化食品床上用品塑料制品

果汁類進口煙餅干家具裝飾品清潔用品

碳酸類葡萄酒干果電器用品廚房用品

茶飲類烈酒果脯廚衛(wèi)用具竹木制品

明細

功能性啤酒雪米餅室內(nèi)配飾消耗性商品

牛奶果酒偶然性商品

健康飲料藥酒玻璃器皿

茶日用陶瓷

品種新鮮水果糧油區(qū)調(diào)味品洗護日化文體玩具

蘋果類米食鹽化妝品文化用品

梨類面白糖洗滌用品體育用品

瓜類油味精口腔用品戶外用品

柑橘橙類白醋香味劑兒童玩具

明細

東南亞水醬油驅(qū)蟲滅害產(chǎn)品

果

葡萄類料酒除臭劑

櫻桃五香粉其他日化產(chǎn)品

2采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

2.1采購商品的渠道

家佳歡超市有多年的開店經(jīng)驗，經(jīng)過長時間的積累在開超市的過程中，通

過電話聯(lián)系生產(chǎn)廠家或者親自去長沙批發(fā)市場考察，最后確定最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

家佳歡超市目前的采購地址主要是長沙市馬王堆批發(fā)市場以及紅星水果批發(fā)市

場，再通過供應(yīng)商進行貨物的配送。例如水果的采購渠道有：

一是批發(fā)市場進貨：紅星批發(fā)市場是當(dāng)?shù)卮蠖鄶?shù)水果店進貨的地方，水果種

類齊全，應(yīng)有盡有。二是果園批發(fā)進貨：從十里長坡果香小鎮(zhèn)果園進貨，不僅

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距離近而且物美價廉。

2.2采購商品的流程

商品采購是超市主要業(yè)務(wù)活動之一。為了保證企業(yè)采購到適銷對路的商品，

必須認識了解采購過程，做好采購業(yè)務(wù)決策，加強對商品采購過程的監(jiān)督，確

保采購工作的圓滿完成。像家佳歡這樣的中小型超市，采購的流程主要分為五

個方面，具體為：建立相應(yīng)的商品采購機構(gòu)、指定商品經(jīng)營目錄、合理選擇采

購渠道、尋找合適的供應(yīng)商，購貨洽談并且簽訂合同、商品檢驗以及驗收。一

次采購當(dāng)然不僅僅這五個方面，還會有一些細微的方面需要我們注意，但是這

五個是主要的關(guān)鍵控制點。現(xiàn)在以家佳歡超市某一次采購水果為例，進行具體

分析：

2.2.1建立相應(yīng)的商品采購機構(gòu)

對于家佳歡這樣的中小型超市采用的采購機構(gòu)是非正式的采購組織，不設(shè)

專職采購部門。主要由老板進行決策，分配給兩名老員工進行采購。

2.2.2指定商品經(jīng)營目錄

按照家佳歡超市水果銷售的狀況，進行水果采購計劃的擬定。表3是某個

月超市的水果進貨清單：

表2家佳歡超市某月水果進貨清單

序號品名單位進貨量（斤）進貨價金額合計庫存

（元）（元）

陜西水

1元/斤303.91173

晶富士

山東水

2元/斤304.51350

晶富士

紅富士

3元/斤2541004

蘋果

4雪梨元/斤201.5300

5香梨元/斤303.61085

6貢梨元/斤152300

黑美人

7元/斤301.6480

西瓜

3

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有籽西

8元/斤201.6320

瓜

無籽西

9元/斤101.6516.50

瓜

10金桔元/斤503．51755

11冰糖桔元/斤102200

越南火

12元/斤305.51650

龍果

泰國榴

13元/斤5063000

蓮

泰國龍

14元/斤3551755

眼

國產(chǎn)紅

15元/斤40520010

提

國產(chǎn)青

16元/斤154600

提

17……

2.2.3合理選擇采購渠道、尋找合適的供應(yīng)商：

家佳歡超市與經(jīng)常聯(lián)系的業(yè)務(wù)伙伴，經(jīng)過多年的市場交往，對這些單位的

商品質(zhì)量、價格、信譽等比較熟悉了解，對方也愿意與超市合作，遇到困難相

互支持。因此，供應(yīng)商一般都是長期合作的。且家佳歡屬于中小型超市，所經(jīng)

營的商品種類相對比較多，所以貨源地是距離較遠的省會城市—長沙，因此水

果的貨源地也在長沙。家佳歡的水果采購在紅星水果批發(fā)市場，其它日貨的采

購在長沙市馬王堆批發(fā)市場，再通過貨運運送到浯口鎮(zhèn)上。

2.2.4購貨洽談并且簽訂合同

這個是對買賣雙方的約束，雙方的義務(wù)。比如對方不能完成合同中規(guī)定的

要求義務(wù)，有權(quán)要求對方賠償終止合作。例如：供貨商提供的食品，必須符合

食品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，供貨時應(yīng)出示檢驗合格證，如無檢驗合格證，超市可無條件退

貨。

2.2.5商品檢驗以及驗收

對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進行嚴格的驗收，包括數(shù)量，品質(zhì)甚至是供貨時間等

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等，只有經(jīng)過了驗收的產(chǎn)品才能收納入庫，否則與供應(yīng)商進行協(xié)商解決，避免

以后不必要的麻煩。

表3家佳歡超市采購產(chǎn)品驗收表格

序號品名實際進貨數(shù)量實際到貨數(shù)量損壞數(shù)量（斤）

（斤）（斤）

1陜西水晶富30282

士

2山東水晶富30273

士

3紅富士蘋果25223

4雪梨20182

5香梨30273

6貢梨15141

7黑美人30300

西瓜

8有籽西20200

瓜

9無籽西10100

瓜

10金桔50455

11冰糖桔10100

12越南火30282

龍果

13泰國榴蓮50500

14泰國龍35305

眼

15國產(chǎn)紅40373

提

16國產(chǎn)青15141

提

17……

根據(jù)表中損失到紅星水果批發(fā)市場進行對換。

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3采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

3.1采購計劃不合理

家佳歡超市在采購過程中，大多由采購員自己的想法而做，采購情況都是

由采購員自行決定的。一般是根據(jù)上期銷售情況大致的進行采購訂貨。而且采

購的商品種類多，采購工作繁瑣細小，采購員在長期工作過程中對工作松懈，

在采購方面會有失誤，從而影響家佳歡超市的銷售收入。

表42021家佳歡超市銷售比例表

商品種類銷售量所占比例

飲料類8%

煙酒16%

休閑食品17%

家居用品9%

日用百貨6%

新鮮水果15%

糧油區(qū)6%

調(diào)味品9%

洗護日化9%

文體玩具5%

表4為家佳歡超市在2021年銷售比例，從表中我們可以得出在家佳歡超市的銷

售過程中，煙酒、休閑食品和新鮮水果所占的銷售比例很高，家居用品、調(diào)味

品、洗護日化和飲料類銷售比例居中，日用百貨、糧油區(qū)和文體玩具所占比例

較低。由于采購員沒有將各個區(qū)銷售的比例了解清楚，就導(dǎo)致了進貨極度不合

理。

表5家佳歡超市采購員自行擬定的采購計劃單

商品種類各商品采購量所占比例

飲料類7%

煙酒16%

休閑食品22%

家居用品8%

日用百貨5%

新鮮水果20%

6

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糧油區(qū)5%

調(diào)味品7%

洗護日化7%

文體玩具3%

表5為采購員憑自己的想法制定的采購計劃單，與實際不相符。從表5可以看

出休閑食品和新鮮水果采購過多，而水果比其它產(chǎn)品更容易壞會造成損失，造

成了某些區(qū)的部分商品賣不出去，就會造成損失。而有些商品的采購量低于正

常銷售量，所以消費者需要的東西買不到，那么超市就會丟失掉這個銷售機會，

就會導(dǎo)致由于缺貨而虧損。

3.2家佳歡超市人員分工不明確

家佳歡超市建在鎮(zhèn)上且員工與老板之間相互熟知，熟人之間管理起來相對

麻煩。其中人員分布比較混亂，負責(zé)采購的人不單單只是負責(zé)采購，同樣還能

進行貨物的清點、檢驗以及各種事情。每個人沒有自己固定的工作，各個職位

沒有相分離開，每個人都按照自己的想法來做事。這樣一下來，家佳歡超市中

的人員分工中會存在很多的問題。人員之中會混亂在一起，各個負責(zé)人發(fā)揮自

己的想法會浪費掉時間和人力，這樣會導(dǎo)致做事的效率降低，這樣會間接影響

到家佳歡超市的正常運營。

表6家佳歡超市采購過程所需時間的表格

卸貨分類檢驗

理論上所需時間及人數(shù)2至2.5小時（兩人）2小時（兩人）1小時（一人）

實際所花時間及人數(shù)3至3.5小時（三人）3小時（三人）1小時（兩人）

從表6可以看出，增加了超市工作人員，卸貨時間變長并且分類時間也增加，

雖然檢驗時間是一樣的，但是所需要的員工增加了，相當(dāng)于效率降低了。由于

家佳歡超市的服務(wù)人員沒有合理安排，導(dǎo)致所有的事情安排的極不合理，從而

降低效率。最重要的是超市的人員安排不合理，沒有得到統(tǒng)一安排會使得超市

中部分員工鉆空子從而利用這些而滿足自己的利益，超市的工作得不到保證。

表7是超市員工采購以及清點部分飲料的數(shù)量，可以看出，由于超市分工不明

確采購和倉儲工作人員混淆在一起，工作人員就會從中獲取利益，久而久之，

所有員工加起來的利益會是一筆大的損失，因此，家佳歡超市必須優(yōu)化內(nèi)部采

購人員管理制度。

表7家佳歡超市清點部分飲料數(shù)量

商品實際數(shù)量清點數(shù)量

7

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可口可樂150145

百事可樂150147

果粒橙10097

3.3物流配送不及時

家佳歡超市的物流配主要是兩種情況，一是由批發(fā)市場負責(zé)從批發(fā)市場直

接配送到家佳歡超市門店，還有就是由家佳樂超市自己選擇物流公司進行配送。

家佳樂超市的物流配送選擇的是當(dāng)?shù)氐奈锪鞴?，由于小?zhèn)交通并不十分便利

而且配送總會有延遲所以經(jīng)常配送不及時，從而引起超市缺貨，超市就會流失

銷售機會，會降低了超市的盈利能力。表8是某次采購的蔬菜為例，從表中我

們可以看出由于配送不及時而造成的損失：

表8家佳歡超市某次水果配送不及時損失金額

物流配送推遲時間（天）損失金額（元）

0.5500

1700

1.51300

21500

3.4商品驗收環(huán)節(jié)不合理

驗收是采購環(huán)節(jié)中的重要環(huán)節(jié)，如果只注重采購環(huán)節(jié)前期的過程而忽視驗

收的重要性，如果出現(xiàn)問題將會導(dǎo)致采購整個過程全部白費。商品送到時，家

佳歡超市的工作人員沒有及時對商品進行檢查，沒有專門登記的人員。導(dǎo)致出

現(xiàn)貨物與購物單不一致的情況，還會出現(xiàn)漏發(fā)、少發(fā)以及商品質(zhì)量不過關(guān)等情

況。但是對質(zhì)量不合格的或者是數(shù)量不正確的商品沒有及時與供應(yīng)商聯(lián)系，在

貨物送到的時候家佳歡超市工作人員并沒有及時的檢查而是疏于商品驗收這一

重要的環(huán)節(jié)，這樣就會造成商品的不合格率大大增加，所以必須要加強商品驗

收這一環(huán)節(jié)。例如蘋果的驗收：上午蘋果送達門店→上午驗收人員清點數(shù)量并

由驗收人員進行登記→倉庫員送入倉庫，如表9是家佳歡超市的驗收表，沒有

實際購買數(shù)量，無法了解漏發(fā)的和壞果損失。最后統(tǒng)計時會出現(xiàn)損失，因此驗

收環(huán)節(jié)不合理。

表9驗收表

商品條碼名稱單位規(guī)格實收數(shù)量

1

……

8

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4采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度優(yōu)化

4.1合理規(guī)劃采購計劃

家佳歡超市可以建立一套完整的采購系統(tǒng)。第一，家佳歡超市需要慎重選

擇合格的供應(yīng)商。雖然供應(yīng)商都是合作多年，但工作人員必須要嚴抓品質(zhì)關(guān)。

第二，要選擇適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)和價格。超市需要根據(jù)鎮(zhèn)上的消費水平確定采購的檔

次。結(jié)合這兩點然后分步進行。第一步：對超市所出售的商品用專門的登記表

進行登記，記錄商品的銷售情況，第二步：對商品進行數(shù)據(jù)分析，根據(jù)這些可

以制定初步的采購計劃。第三步：了解消費者的喜好。

表10商品銷售登記表

商品種類采購數(shù)量實際銷量銷售百分比

飲料類

煙酒

休閑食品

家居用品

日用百貨

新鮮水果

糧油區(qū)

調(diào)味品

洗護日化

文體玩具

可以從表10中看出哪個品種銷量最好，可以對采購計劃有一定的幫助。

4.2優(yōu)化內(nèi)部采購人員管理制度

應(yīng)該將超市劃分幾個部門，每個員工都應(yīng)該有自己的部門所對應(yīng)的工作，

防止采購人員負責(zé)采購的同時又負責(zé)商品的驗收或者其它的事情，造成混亂。

還可以設(shè)立一個獎懲部門，用來監(jiān)督和管理各個部門并進行評審。這樣可以營

造一個良好的環(huán)境，對采購的環(huán)節(jié)內(nèi)控制度的執(zhí)行進行相關(guān)檢查，對采購控制

體系的有效性和持續(xù)性進行監(jiān)督和評審，使得內(nèi)部控制體系不斷地得到改善，

讓整個過程沒有空子可鉆，從而保障了超市的利益。具體可以分為以下三個部

門：