懷化永信食品有限公司往來賬管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1懷化永信食品有限公司簡介...........................................1

2懷化永信食品有限公司往來賬管理制度的現(xiàn)狀...........................1

3懷化永信食品有限公司往來賬管理制度存在的問題.......................2

3.1往來賬款項(xiàng)的催收困難.........................................2

3.2應(yīng)付賬款支付流程不完善.......................................3

3.3往來賬管理人員少、專業(yè)性不強(qiáng).................................3

4懷化永信食品有限公司往來賬管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì).......................4

4.1完善應(yīng)收賬款的催收制度.......................................4

4.2完善應(yīng)付賬款的支付制度.......................................5

4.3招聘專業(yè)的財(cái)務(wù)人員、完善往來賬的登記制度.....................6

5總結(jié)...............................................................6

參考資料.............................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

懷化永信食品有限公司往來賬的管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1懷化永信食品有限公司簡介

懷化永信食品有限公司，公司地理位置優(yōu)越，位于湖南省懷化市經(jīng)開區(qū)濱

江北路41號(hào)，于2009年2月9日成立，公司經(jīng)營范圍為預(yù)包裝食品批發(fā)（含

冷藏冷凍食品）批發(fā)及零售，食品添加劑、食品機(jī)械、塑料制品、紙制品銷售

（依法須經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可開展經(jīng)營活動(dòng)）。單位規(guī)模為12

人，注冊(cè)資本200萬元，法定代表人彭慧，單位性質(zhì)自然人投資的有限責(zé)任公

司或控股是懷化市批發(fā)/零售行業(yè)的知名品牌。組織架構(gòu)圖如圖1所示：

圖1-公司組織架構(gòu)圖

2懷化永信食品有限公司往來賬管理制度的現(xiàn)狀

懷化永信食品有限公司屬于小型企業(yè)，因此企業(yè)往來賬賬項(xiàng)不多，主要是

應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款兩類。應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款主要是財(cái)務(wù)部管理，公司的財(cái)

務(wù)部只有一名做賬會(huì)計(jì)李春燕和一名出納劉蘭蘭，前者有會(huì)計(jì)從業(yè)資格證并且

具有十年從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的會(huì)計(jì)，后者是剛從大專學(xué)校出來實(shí)習(xí)的，具有一定的專業(yè)

理論知識(shí)但還沒考過初級(jí)會(huì)計(jì)考試，也沒有相關(guān)的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，兩人都是管理者

的親屬，財(cái)務(wù)部采取手工記賬和專業(yè)軟件記賬。

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應(yīng)收賬款主要是當(dāng)客戶在銷售部購買商品產(chǎn)生賒購行為時(shí)產(chǎn)生，我們的賒

銷制度是根據(jù)客戶曾在我公司交易成功的最高金額劃分信譽(yù)等級(jí)，具體的劃分

標(biāo)準(zhǔn)如下：交易成功最高金額100000以上的為A等級(jí)，賒銷額度為50000；交

易成功最高金額50000以上的為B等級(jí)，賒銷額度為10000；交易成功最高金額

20000以上的為C等級(jí)，賒銷額度為5000；交易成功最高金額10000以上的為D

等級(jí)，賒銷額度為1000。客戶確認(rèn)賒銷業(yè)務(wù)時(shí)，由銷售主管陳琳與客戶簽訂銷

售合同，確定賒銷期以及信用額度，銷售人員鄧超君則將賒銷業(yè)務(wù)按照發(fā)生的

時(shí)間記錄在電腦中，同時(shí)注明客戶名稱，發(fā)生的金額、客戶聯(lián)系電話。李春燕

根據(jù)電腦歷史記載可以查出相對(duì)應(yīng)客戶的信譽(yù)等級(jí)并給出相應(yīng)的賒銷額度，并

將賒購金額記載在應(yīng)收賬款的明細(xì)賬中，客戶還款時(shí)再將其沖銷。每月末，按

照賬齡分析法對(duì)應(yīng)收帳款實(shí)際發(fā)生和收回款項(xiàng)的時(shí)間確認(rèn)帳齡，超過3個(gè)月按

應(yīng)收賬款金額計(jì)提5%壞賬準(zhǔn)備；3個(gè)月至6個(gè)月計(jì)提10%；6個(gè)月至1年計(jì)提

20%，超過1年計(jì)提50%。會(huì)計(jì)春燕會(huì)不定期檢查賬款的錄入沖銷情況，每月末

都會(huì)用郵件與客戶確認(rèn)應(yīng)還的款項(xiàng)并進(jìn)行對(duì)賬，確認(rèn)還款狀況。對(duì)于已到期還

未還款的將會(huì)電話催收，由出納蘭蘭一個(gè)人打電話催收，經(jīng)常會(huì)存在賬款催收

不到位的情況，也因此經(jīng)常出現(xiàn)客戶理直氣壯地拖欠賬款，繼而出現(xiàn)壞賬。

應(yīng)付賬款是企業(yè)因采購部門購買半成品食材、包裝物材料和接受運(yùn)輸搬運(yùn)

勞務(wù)供應(yīng)時(shí)無法馬上支付貨款而產(chǎn)生的賒購賬款，由采購助理王清與財(cái)務(wù)部相

對(duì)接，由會(huì)計(jì)春燕進(jìn)行相應(yīng)的審核通過后錄入應(yīng)付賬款。有些供貨單位為了快

速回籠資金，與公司定了現(xiàn)金折扣，2/10,1/20，n/30，由采購部主管蔡明進(jìn)行

付款申請(qǐng)時(shí)，財(cái)務(wù)部審批并進(jìn)行款項(xiàng)支付。但由于蔡明采購業(yè)務(wù)檔口繁忙，經(jīng)

常忘記跟進(jìn)這些貨款的付款情況，經(jīng)常錯(cuò)過現(xiàn)金折扣甚至賬款到期都沒有進(jìn)行

支付款項(xiàng)，直到供貨方打電話催賬才想起來，這也一定程度上有損于我公司的

聲譽(yù)。

3懷化永信食品有限公司往來賬管理制度存在的問題

3.1往來賬款項(xiàng)的催收困難

懷化永信食品有限公司是懷化市批發(fā)/零售行業(yè)的知名品牌，主要是針對(duì)湖

南多地的零售批發(fā)，主要面向客戶群體是湖南各地的各大超市和大型商場，這

類客戶消費(fèi)金額一般較大，相對(duì)應(yīng)的享受到的信用額度也較大，這是公司的主

要收入來源，銷售部將票據(jù)對(duì)接給出納劉蘭蘭后，由于出納劉蘭蘭一個(gè)人進(jìn)行

登記和電話催收，會(huì)出現(xiàn)催收不到位的情況，則會(huì)出現(xiàn)款項(xiàng)收回不及時(shí)嚴(yán)重影

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響資金鏈的運(yùn)轉(zhuǎn)；另一部分的客戶群體則是懷化本地的一些規(guī)模較小的小型超

市和夫妻經(jīng)營的零售商店，一般人數(shù)較多，數(shù)額較雜，出納劉蘭蘭的催收業(yè)務(wù)

更為繁雜。如：2022年3月末，經(jīng)營規(guī)模較小信譽(yù)等級(jí)為D級(jí)享受信用額度為

1000的客戶就有60位，而賒賬的則有48位，金額都是1000以下的小數(shù)額；若

再加上之前有欠款的，則在下次電話催收時(shí)則需要向79位客戶進(jìn)行催收，而只

有一位出納劉蘭蘭進(jìn)行整理和電話催收，還得與銷售部門人員進(jìn)行對(duì)接，業(yè)務(wù)

繁雜易出錯(cuò)出現(xiàn)漏催，則催收不到位，則會(huì)導(dǎo)致客戶先還賒在其他公司的賬款

而略過我公司的賬款，還款狀況跟進(jìn)緩慢，繼而壞賬出現(xiàn)。例如：2021年6月

15日，美儀超市在懷化永信食品有限公司訂購了一批冷凍食品，該項(xiàng)業(yè)務(wù)為賒

銷，依照合同美儀超市應(yīng)于7月15日交付貨款25000元，但由于兩家公司經(jīng)常

合作，美儀超市屬于老客戶且屬于A等級(jí)用戶。當(dāng)月，劉蘭蘭通過電話進(jìn)行催

款，但美儀超市并未進(jìn)行付款，但在后期了解到，美儀超市在與我公司發(fā)生賒

購業(yè)務(wù)后還在懷化發(fā)源食品有限公司進(jìn)行了賒購，但在懷化發(fā)源食品有限公司

的上門催收下，美儀超市支付了后發(fā)生賒購業(yè)務(wù)的懷化發(fā)源食品有限公司的款

項(xiàng)。

3.2應(yīng)付賬款支付流程不完善

應(yīng)付賬款因?yàn)椴少彶拷?jīng)常業(yè)務(wù)繁忙而疏于跟進(jìn)，經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)過合同中可享

受的優(yōu)惠和折扣，甚至等到對(duì)方上門進(jìn)行催收時(shí)才想起來付款，嚴(yán)重影響我公

司的聲譽(yù)。例如，2022年3月5日，我公司在萬源制品廠購入一批包裝物，款

項(xiàng)為45000，付款期為30天，萬源制品廠與我公司采購部主管王清合同約定我

公司這批貨可享受比其他公司可享受更高的優(yōu)惠，約定現(xiàn)金折扣為2/10，1/20，

n/30，但采購主管王清在本月業(yè)務(wù)繁忙因此疏忽了并沒有向財(cái)務(wù)部提交支付這

筆貨款的申請(qǐng)，并且財(cái)務(wù)部當(dāng)時(shí)賬面上有足夠的溢余資金進(jìn)行該筆賬款的支付

的，等到在4月15日供應(yīng)商致電催款時(shí)才發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)貨款已經(jīng)拖欠10天，不僅

沒有提前付款享受現(xiàn)金折扣分別為2%、1%時(shí)貨款為44100、44550的折扣，而且

在一定程度上損失了公司信用。

3.3往來賬管理人員少、專業(yè)性不強(qiáng)

因懷化永信食品有限公司的資金和規(guī)模的限制，專業(yè)的財(cái)務(wù)人員稀缺，且

財(cái)務(wù)人員都是領(lǐng)導(dǎo)親屬，缺乏對(duì)財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)的了解以及對(duì)財(cái)務(wù)專業(yè)技能的掌

握，會(huì)計(jì)李春燕雖取得會(huì)計(jì)從業(yè)資格證但未按時(shí)參加繼續(xù)教育，沒有扎實(shí)的專

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業(yè)知識(shí)；出納劉蘭蘭既沒有專業(yè)資格證書也相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，又因?yàn)楣镜耐鶃?/p>

賬業(yè)務(wù)繁雜，因此往來賬的賬務(wù)工作在處理時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)賬務(wù)處理不夠及時(shí)、

規(guī)范、正確，導(dǎo)致賒賬時(shí)出現(xiàn)混亂進(jìn)而出現(xiàn)壞賬。例如，2022年3月12日，添

添源小賣鋪到懷化永信食品有限公司進(jìn)行批發(fā)，購買的商品總金額為1868.96

元，會(huì)計(jì)李春燕填制記賬憑證的時(shí)候就將應(yīng)收賬款的金額寫成1868元，沒有將

九角六分記進(jìn)去，覺得者九角六分反正也不重要。2022年3月18日，添添源小

賣鋪將貨款1868.96元全部付清，在登記入賬的時(shí)候，銀行存款也只寫了1868

元，沒有去管這個(gè)五角六分。2022年3月25日，采購人員蔡明去李潤批發(fā)市場

去進(jìn)貨，進(jìn)貨的總價(jià)款為5776元，簽訂完合同后預(yù)付了總價(jià)款百分之十五的金

額866.4元做為定金。28日，貨物送達(dá)，將剩余貨款4909.6全部付清，但是會(huì)

計(jì)做賬的時(shí)候，又將預(yù)付賬款的866.4寫成866，銀行存款4909.6寫成4909。

月末做賬的時(shí)候發(fā)現(xiàn)，賬實(shí)不符，實(shí)際上的錢比賬面上少了四分錢，一直都沒

有找出什么原因，沒有什么帳上有四分錢的，最后一筆一筆的對(duì)賬才發(fā)現(xiàn)是添

添源小賣鋪批發(fā)商品是付的錢九角六分沒有記進(jìn)去導(dǎo)致實(shí)際的錢多出了九角六

分，在李潤批發(fā)市場進(jìn)貨時(shí)，少計(jì)的一元與九角六分沖銷導(dǎo)致實(shí)際的錢少了四

分錢。

4懷化永信食品有限公司往來賬管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1完善應(yīng)收賬款的催收制度

在公司經(jīng)營過程中，業(yè)務(wù)完成時(shí)間和收款時(shí)間往往存在差異，致使我們不

能定期與客戶進(jìn)行對(duì)賬，所以我們可以按照業(yè)務(wù)內(nèi)容分類列出清單，并進(jìn)行定

期催收。安排專職人員對(duì)客戶進(jìn)行往來賬的管理和清賬，強(qiáng)化責(zé)任，將責(zé)任落

實(shí)到相對(duì)應(yīng)的人身上。例如，老板可以負(fù)責(zé)各大商超的款項(xiàng)的清理結(jié)算，因?yàn)?/p>

老板與各大超市和商場負(fù)責(zé)人熟悉，更方便對(duì)這方面欠款的催收與聯(lián)系，對(duì)這

些大型超市和商場的款項(xiàng)，可以以一個(gè)月為催收的周期，可以與各大商場和超

市財(cái)務(wù)部門中的對(duì)接人員約定一個(gè)固定的時(shí)間用于定期結(jié)清貨款；在其他小金

額的方面采用“誰經(jīng)辦，誰催收”的處理原則。比如說，誰來批貨是誰的親屬，

那么客戶在誰的經(jīng)辦下進(jìn)行了賒購，該筆業(yè)務(wù)就由經(jīng)辦者負(fù)責(zé)催收，對(duì)于這方

面的業(yè)務(wù)，可以以一個(gè)月為一個(gè)催收周期，第一次催收是合同約定到期前5天

進(jìn)行短信確認(rèn)款項(xiàng)并催收；第二次是合同約定到期日前一天，由經(jīng)辦人打電話

進(jìn)行催收；第三次是超過到期日第十天，經(jīng)辦人打電話催收并進(jìn)行上門催收。

在應(yīng)付賬款形成以后，經(jīng)辦的銷售人員要持續(xù)跟蹤后續(xù)款項(xiàng)，直到款項(xiàng)及時(shí)結(jié)

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清。例如，銷售人員鄧超君在他手下向華萊銷售了一批貨，那就需要鄧超君去

與春燕對(duì)接，并且日后要鄧超君去確認(rèn)貨款是否結(jié)清或者什么時(shí)候可以結(jié)清。

及時(shí)清賬和結(jié)賬減少資金的占用率，如果沒有及時(shí)清賬和催收，往來賬堆積過

多，就會(huì)造成往來賬賬目不明確，清理往來賬更加困難，造成賬目混亂，會(huì)給

企業(yè)帶來一定的財(cái)務(wù)損失。

表1-應(yīng)收賬款催收一覽表

業(yè)務(wù)內(nèi)容催收人員催收周期

各大型商場和超市管理者30天

小數(shù)額批發(fā)（有擔(dān)保人）30天

誰經(jīng)辦，誰催收

小數(shù)額批發(fā)30天

4.2完善應(yīng)付賬款的支付制度

采購主管要做好付款規(guī)劃，告知會(huì)計(jì)人員，供應(yīng)商名稱，采購了什么商品，

有無現(xiàn)金折扣，需要在多長時(shí)間內(nèi)付款，付款金額。財(cái)務(wù)人員做一張付款規(guī)劃

表，這樣財(cái)務(wù)人員才能明確自己要什么時(shí)候?qū)⑦@筆應(yīng)付賬款付清，做好財(cái)務(wù)規(guī)

劃。因?yàn)槊看尾少彽臄?shù)量都比較多，金額也比較大，供應(yīng)商為了加速資金回籠

會(huì)給予一些現(xiàn)金折扣給我們，所以會(huì)計(jì)李春燕要統(tǒng)計(jì)一下，哪些訂單有現(xiàn)金折

扣，并且盡量先償還有現(xiàn)金折扣的，在最大優(yōu)惠期間將應(yīng)付賬款還清。如果沒

有優(yōu)惠力度，那么就在他約定好的最晚付款時(shí)間付款。這樣可以大大節(jié)省成本。

付完款后，及時(shí)登記入賬，更新應(yīng)付賬款。我們一定要在供應(yīng)商約定好的時(shí)間

內(nèi)付款，不可以失信與供應(yīng)商，這樣不僅會(huì)導(dǎo)致我們產(chǎn)生虧損，還會(huì)對(duì)我們企

業(yè)的信譽(yù)產(chǎn)生影響，導(dǎo)致供應(yīng)商覺得我們信譽(yù)有問題而不予我們合作。付款規(guī)

劃表如下：

表2-付款規(guī)劃表

供應(yīng)商商品種類采購時(shí)間送達(dá)時(shí)間現(xiàn)金折扣最晚付款時(shí)間

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4.3招聘專業(yè)的財(cái)務(wù)人員、完善往來賬的登記制度

（1）就懷化永信食品有限公司的往來賬在賬務(wù)處理上的問題，主要是由于

缺乏專業(yè)財(cái)務(wù)人員，所以首先在財(cái)務(wù)崗位上，需增加兩名財(cái)務(wù)人員，自選拔開

始就應(yīng)從他們的硬軟實(shí)力兩方面考慮，應(yīng)招聘財(cái)務(wù)相關(guān)類專業(yè)的畢業(yè)生或是有

從事財(cái)務(wù)類工作經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)人員。同時(shí)也要考慮他們是否能吃苦耐勞，處理事

情是否靈活。通過招收專業(yè)人士，來減少往來賬在賬務(wù)處理上的一些基礎(chǔ)問題。

發(fā)布的招聘信息可以如下：

懷化永信食品有限公司財(cái)務(wù)人員招聘信息

招聘崗位：會(huì)計(jì)

工作職責(zé)：1、完成會(huì)計(jì)原始憑證錄入

2、完成月度財(cái)務(wù)報(bào)告與分析

3、完成會(huì)計(jì)核算方案、現(xiàn)金流量表、財(cái)務(wù)報(bào)表的編制

4、完成原始憑證的整理與歸檔

5、完成上級(jí)交代的其他任務(wù)

任職要求：

1、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、金融相關(guān)專業(yè)，2年以上會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，有建筑施工行業(yè)

經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先，大專以上學(xué)歷；

2、熟悉使用office辦公軟件、精通Excel、熟悉會(huì)計(jì)準(zhǔn)則以及相關(guān)的法律

法規(guī)、政策、能夠吃苦耐勞。

福利待遇：

1、假期福利：國家法定節(jié)假日及帶薪病假、年假、婚假、產(chǎn)假、（春節(jié)假

期半個(gè)月帶薪）；

2、薪酬福利：底薪+績效獎(jiǎng)金+年終獎(jiǎng)+年底雙薪+高溫補(bǔ)貼+包餐等；

3、社會(huì)保障：為員工購買五險(xiǎn)；

4、工作時(shí)間：9：00-12：00、14：00-18：00,月休6天。

工作地點(diǎn)：湖南省懷化市經(jīng)開區(qū)濱江北路41號(hào)

聯(lián)系電話先生

截止于2023年1月31日

5總結(jié)

經(jīng)過上文一系列的往來賬優(yōu)化設(shè)計(jì)，根據(jù)時(shí)間業(yè)務(wù)等分類，安排專門的負(fù)

責(zé)人員，制定了對(duì)該客戶的催收制度，當(dāng)年懷化永信食品有限公司的應(yīng)收賬款