湖南越美貿(mào)易有限公司應(yīng)付賬款管理制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1湖南越美貿(mào)易有限公司簡介....................................................................................................1

2湖南越美貿(mào)易有限公司現(xiàn)有的應(yīng)付賬款管理制度...........................................................1

2.1應(yīng)付賬款管理制度現(xiàn)狀.................................................................................................1

2.2應(yīng)付賬款清償管理制度............................................................錯誤!未定義書簽。

2.3應(yīng)付賬款內(nèi)部管理制度.................................................................................................3

3湖南越美貿(mào)易有限公司應(yīng)付賬款管理制度中存在的問題..............................................3

3.1應(yīng)付賬款采購管理不善.................................................................................................3

3.2應(yīng)付賬款不能及時償付.................................................................................................4

3.3應(yīng)付賬款監(jiān)管力度不強(qiáng).................................................................................................4

4湖南越美貿(mào)易有限公司應(yīng)付賬款管理制度優(yōu)化設(shè)計.......................................................4

4.1應(yīng)付賬款管理現(xiàn)狀優(yōu)化設(shè)計.......................................................................................4

4.1.1提高管理重視程度.............................................................................................4

4.1.2建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫.............................................................................................5

4.2應(yīng)付賬款支付優(yōu)化設(shè)計.................................................................................................5

4.2.1合理規(guī)劃應(yīng)付賬款.............................................................................................5

4.3應(yīng)付賬款內(nèi)部管理優(yōu)化設(shè)計.......................................................................................6

4.3.1增強(qiáng)內(nèi)控管理......................................................................................................6

4.3.2制定應(yīng)付賬款崗位責(zé)任制................................................................................6

4.3.3提高會計人員的綜合素質(zhì)................................................................................7

5總結(jié).................................................................................................................................................7

參考資料............................................................................................................................................9

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

湖南越美貿(mào)易有限公司應(yīng)付賬款管理制度優(yōu)化設(shè)計

1湖南越美貿(mào)易有限公司簡介

郴州越美貿(mào)易有限公司成立于2010年06月13日，注冊資本為10萬元人民

幣，注冊地位于中國（湖南）郴州市北湖區(qū)國慶南路36號5棟304號。公司的經(jīng)

營范圍包括化妝品、日用品、服裝、家用電器、廣告器材批發(fā)及銷售；貨物倉儲、

配送服務(wù)；廣告制作、安裝服務(wù)。

2湖南越美貿(mào)易有限公司現(xiàn)有的應(yīng)付賬款管理制度

2.1應(yīng)付賬款管理制度現(xiàn)狀

湖南越美貿(mào)易有限公司在日常的生產(chǎn)經(jīng)營程序中，會出現(xiàn)原材料沒有平時那

么多在需求量上,采購人員應(yīng)該進(jìn)貨的數(shù)量，庫存管理人員沒有及時告知，導(dǎo)致采

購人員對那時的原材料需求量沒有正確的認(rèn)知，致使采購人員按照之前的采購量

進(jìn)行采購，從而導(dǎo)致原材料的堆積，在節(jié)約資源的同時，產(chǎn)生許多的應(yīng)付賬款。

還有一些公司的采購人員選擇供應(yīng)商不正確，授權(quán)審批不規(guī)范，導(dǎo)致采購材料價

格過高，欺詐和不必要的到期賬單。因?yàn)榈狡谫~單未嚴(yán)格按照合同規(guī)定執(zhí)行，許

多公司在支付到期賬單的過程中沒有科學(xué)的審查流程，付款極其隨意，審計不嚴(yán)

格。賦予采購管理人員和相關(guān)人員更大的權(quán)力導(dǎo)致了腐敗的蔓延。

由于種種原因，實(shí)際發(fā)票賬單注冊工作中，往往存在商品和發(fā)票賬單不符等

問題。其一，是數(shù)額不符。其二，是到賬的時間上下不一致。根據(jù)此類發(fā)票記賬，

將導(dǎo)致應(yīng)付賬款資料的失去真實(shí)性。月末核算時，對部分實(shí)際已入庫資料，公司

未及時采取相應(yīng)的管理措施，致使未暫估入賬和不允許暫估的應(yīng)付賬款增加等，

導(dǎo)致會計信息失真。

對公司而言，應(yīng)付賬款是比較普遍和常見的負(fù)債，是一種短期籌資的手段。

近幾年，由于社會信用與社會道德的某種缺失，一些公司想當(dāng)然的以為，占有應(yīng)

付賬款就是無條件的使用他人的資金，所以不用去管，等債權(quán)人催了之后再還即

可，最好的情況就是不用還款。這導(dǎo)致了相當(dāng)大一部分的企業(yè)對應(yīng)付賬款的管理

不夠重視，也沒有設(shè)置專門的人員負(fù)責(zé)。湖南越美貿(mào)易有限公司采購流程圖如圖1

所示。

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圖1湖南越美貿(mào)易有限公司采購流程圖

2.2應(yīng)付賬款清償管理制度

對于湖南越美貿(mào)易有限公司的清償管理，公司未及時籌集資金，按時支付欠

款，導(dǎo)致其他公司的資金長期被占用，無法支付的應(yīng)付賬款沒有按照規(guī)定及時抵

消。公司應(yīng)付賬款長期未支付的主要原因是因合同未履行或資金不足導(dǎo)致無法償

還而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)糾紛，以及銷售單位因各種原因無法查明其原因而難以付款，可

能會導(dǎo)致虛假債務(wù)的發(fā)生。

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2.3應(yīng)付賬款內(nèi)部管理制度

湖南越美貿(mào)易有限公司設(shè)立采購訂單，授權(quán)較為分散。事實(shí)上，許多公司考

慮的是采購部集中處理采購訂單的設(shè)置，但是，公司采購部經(jīng)理為了自己的利益，

認(rèn)為工作量過大，最后，經(jīng)過磋商，采購申請部門自行決定采購訂單的設(shè)定。采

購部現(xiàn)在的責(zé)任僅僅是協(xié)助總部和工廠與供應(yīng)商進(jìn)行接觸，詢價和價格談判協(xié)助

與服務(wù)，且未發(fā)揮采購監(jiān)督等作用。各個部門有采購需求時，才向采購部求助，

有些時候，各個部門只需采購部協(xié)助，例如，初次要購買某一種材料，但是并無

供應(yīng)商提供資料，要求采購部與供應(yīng)商取得聯(lián)系。又如，不設(shè)置采購訂單權(quán)限，

購買的材料和服務(wù)再次沒有被列入需要在采購系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置采購訂單項(xiàng)目清單，則

要求采購部協(xié)助采購系統(tǒng)采購訂單的設(shè)置。但采購部設(shè)立采購訂單，一般都是一

種勉強(qiáng)或干脆幫一把的心態(tài)，取決于求助人員的身份、職務(wù)高低等等。這就使得

無權(quán)限部門一般不首先向采購部尋求協(xié)助，卻想辦法鉆空子購買訂單，盡可能將

采購項(xiàng)目向無需在采購系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置采購訂單項(xiàng)目清單靠近，還是和應(yīng)付賬款的會

計部經(jīng)理軟磨硬泡，這一現(xiàn)象，即使是財務(wù)部經(jīng)理也會出現(xiàn)。這種軟磨硬泡一般

都不管用，只能請采購部門協(xié)助設(shè)置采購訂單，但會計部門雇員要花很多時間來

進(jìn)行應(yīng)付賬款流程談判。

3湖南越美貿(mào)易有限公司應(yīng)付賬款管理制度中存在的問題

3.1應(yīng)付賬款采購管理不善

公司制定的采購計劃采購部門并沒有按照其規(guī)定進(jìn)行采購，而是按照個人想

法隨意采購。對買賣市場供應(yīng)變化形勢經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致積壓物料，這不僅占用倉

庫的空間也將花費(fèi)大量的人力、物力、財力在積壓物料上。對公司的流動資金和

管理籌劃也帶來影響，另一種情況就是時間未安排得當(dāng)而導(dǎo)致在選擇供應(yīng)商時來

不及比對也沒有更好的查詢價格去進(jìn)行比較，因此，過高的物資采購成本，容易

導(dǎo)致不必要的應(yīng)付賬款。

在物資市價下跌時盲目的進(jìn)行采購，為節(jié)約成本采購部門大量購進(jìn)已充足的

物資，同樣的也容易造成物資積壓變質(zhì)，增加各項(xiàng)成本。

供應(yīng)商給采購員回扣，在利益的驅(qū)使下采購員選擇從能拿到好處的供應(yīng)商那

采購，這不僅可能造成價格高于市場價格，質(zhì)量也很可能無法得到保證。

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3.2應(yīng)付賬款不能及時償付

對應(yīng)付賬款管理工作不夠到位，不但損害了公司信用，公司與供應(yīng)商之間的

商務(wù)合作關(guān)系也會受到不小影響。像應(yīng)付賬款的支付不及時雖說能改善公司目前

的現(xiàn)金流，但從另一個方面來說也會使公司的信用受到影響。應(yīng)付賬款賬齡過長

的企業(yè)，由于我國商業(yè)環(huán)境、會計處理方法等原因，許多上市公司存在著大量的

應(yīng)付賬款。這些應(yīng)付賬款不僅占用資金，而且造成財務(wù)成本過高，給股東帶來巨

大損失。如果較大金額的應(yīng)付賬款長期不支付還會涉及稅務(wù)風(fēng)險，情形嚴(yán)重需承

擔(dān)法律后果。

3.3應(yīng)付賬款監(jiān)管制度不完善

公司從購買到支付環(huán)節(jié)的內(nèi)控監(jiān)管不到位，使部分員工的職業(yè)道德敗壞，形

成了腐敗，極大的影響了公司對外形象及信用度。如果，有采購人員將與供應(yīng)商

進(jìn)行私下協(xié)議，對采購貨物征收回扣，并同時向多個提供相同商品的供貨商申請

折扣額，選擇為其回扣額較高的供貨商購買，將公司對商品的優(yōu)劣、性價比等等

考慮都拋到了九霄云外，以致于導(dǎo)致公司在制造產(chǎn)品的過程中，購買了部分劣質(zhì)

原材料，長此下去，將嚴(yán)重影響公司貨品質(zhì)量和銷量，致使公司在國內(nèi)、外品牌

價值大大降低。公司內(nèi)部的會計工作人員在采購時沒有嚴(yán)格按照制度操作，導(dǎo)致

在供貨過程中存在著很多漏洞，從而產(chǎn)生了一系列的財務(wù)問題。供應(yīng)商以預(yù)先占

領(lǐng)市場，并且回款順暢，一般會在出售商品時附加一定的現(xiàn)金折扣條件，但一些

財務(wù)人員卻利用職權(quán)，付款時顯然在供應(yīng)商指定的現(xiàn)金折扣期內(nèi)，暫未付全額款

項(xiàng)，然后，再在折扣期支付貨款，并向供應(yīng)商提出退款請求，并將返還現(xiàn)金折扣

額轉(zhuǎn)入本人帳戶，未對財務(wù)費(fèi)用沖減作賬務(wù)處理，這就滋生了公司內(nèi)部的腐敗，

并對供應(yīng)商造成了辦事很不緊的感覺，影響供應(yīng)商和公司長期良性合作等。

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4.1應(yīng)付賬款管理現(xiàn)狀優(yōu)化設(shè)計

4.1.1提高管理重視程度

一些公司不認(rèn)為應(yīng)付賬款管理義務(wù)是一項(xiàng)重要任務(wù)。在追回發(fā)票和支付貨物

的過程中，由于會計人員自身的專業(yè)能力和責(zé)任心存在問題，公司賬簿中本不該

發(fā)生的錯誤，導(dǎo)致相關(guān)往來賬目與會計差錯交織。公司沒有相應(yīng)的控制程序和內(nèi)

部控制制度，如實(shí)施離職后、許可證審批、文件記錄、實(shí)物存儲等制度。公司管

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理層對應(yīng)付賬款管理的重視程度直接影響到公司全體員工對應(yīng)付賬款的重視程度。

管理層應(yīng)提高賬目管理，這是公司經(jīng)營戰(zhàn)略的重中之重，因?yàn)榕c供應(yīng)商的和諧交

流不僅可以為公司在行業(yè)內(nèi)贏得良好的口碑，還可以為公司未來的發(fā)展帶來豐富

的信息。因而，建議公司領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)對應(yīng)付賬款管理工作的重視程度，健全公司

內(nèi)部財務(wù)制度，提升管理人員的工作能力，從而加強(qiáng)對應(yīng)付賬款的管理。

4.1.2建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫

公司可搜集購貨類型和欠款的時間、數(shù)額等。供應(yīng)商聯(lián)系人和其他特定資料，

基于對于公司的重要性、賬齡長短是供應(yīng)商在公司內(nèi)的劃分，這就能迅速而精確

地分析應(yīng)付賬款的現(xiàn)狀，以及接下來應(yīng)采取的付款計劃，公司資金狀況許可時，

目前在公司生產(chǎn)中起主要作用和長期拖欠貨款的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)按時支付貨款，對

不超過信用期限者，還可根據(jù)具體情況考慮支付，使供應(yīng)商增加對商家好感度，

保持公司優(yōu)良信用度；對于拖欠公司貨款的供應(yīng)商要給予其一定程度的懲罰，同

時對其進(jìn)行相應(yīng)處理。資金周轉(zhuǎn)不良，無法按時支付商品的供應(yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行

溝通并取得理解，不向供應(yīng)商拖貨款，拖欠貨款并且毫無解釋。

4.2應(yīng)付賬款支付優(yōu)化設(shè)計

4.2.1合理規(guī)劃應(yīng)付賬款

供應(yīng)商通常會根據(jù)公司的商業(yè)信譽(yù)提供折扣，以盡快拿回貨款。例如，在現(xiàn)

金折扣期間進(jìn)行的付款，使公司能夠利用減少的付款。應(yīng)付賬款是“短期融資”，

不需要公司的任何財務(wù)成本，如果這筆錢可以在信貸期內(nèi)得到更好的利用，就不

需要現(xiàn)在使用。因此，付款的時機(jī)一直是這兩個領(lǐng)域的一個關(guān)鍵挑戰(zhàn)，以及解決

機(jī)會成本。如何進(jìn)行應(yīng)付賬款計劃應(yīng)注意以下幾個問題：機(jī)會成本是公司在多個

方案決策時所放棄的方案的極大值。放棄折扣的機(jī)會成本可以在采購合同中規(guī)定

信貸期限和折扣期時予以免除。向公司銀行貸款的利率低于放棄貼息的成本時，

代表不能放棄折扣，為了獲得供應(yīng)商提供的折扣金額，公司應(yīng)在折扣期的最后一

天付款，以便公司最大限度地利用公益資金，享受優(yōu)惠政策。如果一個公司有更

好的投資選擇，投資回報率將大于放棄折扣的成本，它應(yīng)該選擇一個投資機(jī)會，

放棄利益，追求更高的回報。當(dāng)然，為了更好的回報，它不應(yīng)該破壞與供應(yīng)商的

良好關(guān)系，并注意不要超過信用期付款。公司可以將付款日期延長至信貸期的最

后一天，最大限度地利用資本，同時最大限度地減少放棄現(xiàn)金折扣的成本，而不

會損害良好的客戶關(guān)系。

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4.3應(yīng)付賬款內(nèi)部管理優(yōu)化設(shè)計

4.3.1增強(qiáng)內(nèi)控管理

在公司的日常經(jīng)濟(jì)活動中，內(nèi)部控制起著決定性的作用，是公司內(nèi)部不可或

缺的一環(huán)，是公司正常、持續(xù)經(jīng)營的關(guān)鍵，因此加強(qiáng)應(yīng)付賬款的內(nèi)部控制非常重

要。應(yīng)付賬款管理關(guān)系到公司的聲譽(yù)和公司的經(jīng)濟(jì)效益，因此要為公司的發(fā)展打

好基礎(chǔ)，就必須建立有效的獎懲機(jī)制。關(guān)于加強(qiáng)應(yīng)付賬款內(nèi)部控制制度有幾個要

求。首先，財務(wù)人員應(yīng)定期根據(jù)應(yīng)付賬款的老化情況進(jìn)行統(tǒng)計分析；特別是那些

相對較長的時間和沒有提供者，要求公司盡快在較長的時間里完成支付。并向相

關(guān)部門報告供應(yīng)商詳細(xì)信息。減少應(yīng)付賬單。其次，監(jiān)管部門在核對應(yīng)付賬款時，

不僅要注意應(yīng)付賬款信息的完整性，不僅要注意憑證上填寫的購買類型、數(shù)量、

金額等，還要注意合同中關(guān)于授標(biāo)訂單的重要條款，其中可能包括現(xiàn)金貼現(xiàn)期間

的付款。檢查結(jié)算日是否在現(xiàn)金貼現(xiàn)期內(nèi)，如有，是否在相關(guān)制度下作出相應(yīng)的

貼現(xiàn)，防止內(nèi)部員工利用職務(wù)之便進(jìn)行非法操作，將貼現(xiàn)金額挪用到應(yīng)付賬款。

公司可根據(jù)自身實(shí)際情況建立應(yīng)付賬款內(nèi)部控制體系，并建立各種應(yīng)付賬款管理

方法。為了確保在合理的貸款條件下，選擇合適的償還時間，以樹立企業(yè)聲譽(yù)的

良好形象，提高公司的融資能力。

4.3.2制定應(yīng)付賬款崗位責(zé)任制

應(yīng)付賬款管理制度從合同到付款，應(yīng)建立詳細(xì)的崗位責(zé)任制，根據(jù)崗位不相

容原則進(jìn)行約束和限制。部門、個人、具體任務(wù)要分開，職責(zé)明確，分工明確。

例如，采購人員、驗(yàn)收人員、會計和付款必須由不同的部門或人員執(zhí)行，這樣可

以降低錯誤率。為有效防止一人操作權(quán)力過大造成的腐敗，具體工作流程是公司

采購人員按照采購計劃采購原材料。當(dāng)月內(nèi)與供應(yīng)商簽訂合理的采購合同，當(dāng)物

料或貨物到達(dá)倉庫時，必須組織有關(guān)部門對貨物進(jìn)行初步驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，相

關(guān)部門的業(yè)務(wù)人員需整理發(fā)票、倉單等相關(guān)材料，填寫退票憑證后寄至財務(wù)部門。

財務(wù)部門的會計人員審核后，可以暫停賬戶形成到期賬目，然后根據(jù)到期賬款相

關(guān)信息組織辦理入庫結(jié)算業(yè)務(wù)。操作中出現(xiàn)錯誤行為的有關(guān)工作人員應(yīng)承擔(dān)適當(dāng)

的責(zé)任。湖南越美貿(mào)易有限公司優(yōu)化后流程圖如圖2所示。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

圖2湖南越美貿(mào)易有限公司優(yōu)化后流程圖

4.3.3提高會計人員的綜合素質(zhì)

管理應(yīng)付賬款需要一系列系統(tǒng)制度。有效的制度可以使公司實(shí)現(xiàn)控制。事實(shí)

上，應(yīng)付賬款的管理也應(yīng)該要有員工的自律性，逐漸變成自覺的