湖南友琪便利店有限公司應(yīng)付賬款管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南友琪便利店有限公司簡(jiǎn)介........................................1

2湖南友琪便利店有限公司現(xiàn)有的應(yīng)付賬款管理制度......................1

3湖南友琪便利店有限公司應(yīng)付賬款管理制度存在的問題..................3

3.1付款資金安排的問題...........................................3

3.2應(yīng)付賬款內(nèi)部控制的問題.......................................4

3.3信息系統(tǒng)功能的問題...........................................4

4湖南友琪便利店有限公司應(yīng)付賬款管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)..................4

4.1職責(zé)分工的優(yōu)化設(shè)計(jì)...........................................4

4.2編制應(yīng)付賬款資金計(jì)劃的優(yōu)化設(shè)計(jì)...............................6

4.3應(yīng)付賬款內(nèi)部控制的優(yōu)化設(shè)計(jì)...................................6

5.總結(jié).............................................................7

參考資料............................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南友琪便利店有限公司應(yīng)付賬款管理制度優(yōu)化設(shè)

計(jì)

1湖南友琪便利店有限公司簡(jiǎn)介

湖南友琪便利店有限公司位于一個(gè)最接近客戶終端的行業(yè)——連鎖零售超

市模式，銷售保健食品、冷凍冷藏食品、熟食及自制飲料;與2018年相比，這一

數(shù)字增長(zhǎng)了14%，突顯了便利店連鎖店的快速增長(zhǎng)。主營業(yè)務(wù):預(yù)包裝食品、各

類散裝食品、相關(guān)乳制品批發(fā)零售;堅(jiān)持建設(shè)品質(zhì)生活，傳播品質(zhì)理念，發(fā)展目

標(biāo)定位于全國連鎖品牌。截至2019年底，公司擁有90多家連鎖店。連鎖零售超

市的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)在于分布廣泛、購物方便、24小時(shí)營業(yè)，這是其自身相對(duì)于其他

大型超市的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。由于消費(fèi)者可以在便利店快速找到自己需要的東西，總資

產(chǎn)已上升到3000萬元，公司員工總數(shù)已超過500人，成為西北地區(qū)知名的連鎖

公司。湖南友琪便利店有限公司的主營業(yè)務(wù)重點(diǎn)，引入了全新的零售運(yùn)營模式。

公司的組織機(jī)構(gòu)框架如圖1所示。

總經(jīng)理

人

配

行財(cái)銷采力信

送

政務(wù)售購資息

中

部部部部源部

心

部

圖1湖南友琪便利店有限公司組織機(jī)構(gòu)框架圖

2湖南友琪便利店有限公司現(xiàn)有的應(yīng)付賬款管理制度

應(yīng)付賬款被視為為公司日常經(jīng)營注入的“新鮮血液”，對(duì)公司發(fā)展至關(guān)重要。

從我國零售業(yè)的整體發(fā)展情況來看，如何優(yōu)化自身的資本管理模式是零售公司必

須關(guān)注的問題。很大程度上，公司原有單一的信息資源將被整合共享。21世紀(jì)

又被稱為“互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代”，這些資源的共享意味著公司處于一個(gè)全面而強(qiáng)大

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的信息網(wǎng)絡(luò)中，在互聯(lián)網(wǎng)形式廣闊的快速發(fā)展下，零售公司的經(jīng)營壓力受到多元

化的影響。湖南友琪便利店有限公司的經(jīng)營活動(dòng)初步分為上游采購活動(dòng)、中游庫

存管理活動(dòng)和下游銷售活動(dòng)三個(gè)不同的環(huán)節(jié)。

由此可見，在公司經(jīng)營過程中，應(yīng)付賬款數(shù)額越大，供應(yīng)鏈管理迫使公司重

新定義自身與供應(yīng)商、消費(fèi)者等利益相關(guān)者之間的關(guān)系，這些信息共享對(duì)公司決

策起著至關(guān)重要的作用。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，采用供應(yīng)鏈理念協(xié)助公司管理應(yīng)付賬款對(duì)

提高公司發(fā)展水平具有重要意義。在這樣的時(shí)代背景下，應(yīng)付賬款在零售行業(yè)中

一直扮演著舉足輕重的角色，盡可能降低誤入歧途的概率是有可能的。這種“付

出”最終可以達(dá)到“雙贏”的效果。因此，為了提高應(yīng)付賬款管理的效率，公司

發(fā)現(xiàn)流動(dòng)資金管理存在問題，阻礙了公司的正常發(fā)展。同時(shí)，本文以供應(yīng)鏈為出

發(fā)點(diǎn)，分析了湖南友琪便利店有限公司在應(yīng)付賬款管理方法中所能取得的成果，

但存在另一個(gè)問題，公司持有更多的流動(dòng)資金并沒有增加利潤，公司的利潤水平

也會(huì)降低，說明公司在資金策略的使用上是比較保守的。下表1列舉了湖南友琪

便利店有限公司流動(dòng)資產(chǎn)和總資產(chǎn)的規(guī)模以及占比情況：

表1湖南友琪便利店有限公司流動(dòng)資產(chǎn)和總資產(chǎn)的規(guī)模以及占比情況

項(xiàng)目2017年2018年2019年

總資產(chǎn)合計(jì)（元）6967630.379823750.0633009147.35

流動(dòng)資產(chǎn)合計(jì)（元）5785165.017896920.4421080105.84

流動(dòng)資產(chǎn)占總資產(chǎn)

83.03%80.39%63.86%

比率

湖南友琪便利店有限公司2017年和2018年的流動(dòng)資產(chǎn)占總資產(chǎn)的比例高達(dá)80%，

說明湖南友琪便利店有限公司在日常經(jīng)營活動(dòng)中持有的流動(dòng)資產(chǎn)數(shù)額較大，公司

不愿將資產(chǎn)用于投資，追求保守的資金管理政策。他們不愿意追求更大的商業(yè)利

益，更喜歡追求低風(fēng)險(xiǎn)的策略。

從表2可以看出，近三年來，湖南友琪便利店有限公司在發(fā)展過程中，庫存

在很大程度上仍然對(duì)連鎖零售商非常重要，且?guī)齑嬖诹鲃?dòng)資產(chǎn)中的占比居高不下，

極有可能導(dǎo)致公司長(zhǎng)期庫存積壓。庫存項(xiàng)目一直是公司流動(dòng)資產(chǎn)中占比最高的因

素，占總流動(dòng)資產(chǎn)的2/3,2017年甚至達(dá)到74%。在接下來的兩年里，庫存與流

動(dòng)資產(chǎn)的比率緩慢下降，直到2019年，盡管下降到61%。如果大量庫存積壓，

長(zhǎng)期不銷售，就會(huì)使銷售活動(dòng)難以收回應(yīng)付賬款，占用大量應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)。更嚴(yán)

重的是，會(huì)導(dǎo)致銷售環(huán)節(jié)庫存積壓和滯留，這就需要注意公司內(nèi)部各環(huán)節(jié)之間的

溝通。

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表2湖南友琪便利店有限公司2017年到2018年流動(dòng)資產(chǎn)占比

項(xiàng)目2017年2018年2019年

貨幣資金8.57%2.83%8.36%

應(yīng)收賬款4.58%4.90%8.06%

存貨74.32%72.24%61.56%

預(yù)付賬款1.26%2.01%2.20%

當(dāng)公司選擇擴(kuò)大經(jīng)營規(guī)模時(shí)，必然伴隨著公司融資。公司通過吸收外部資金實(shí)現(xiàn)

經(jīng)濟(jì)擴(kuò)張，從而慢慢進(jìn)入經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的長(zhǎng)柱。公司擴(kuò)大規(guī)模如魚，公司融資就是水，

魚沒有水就不能生存。衡量公司流動(dòng)負(fù)債結(jié)構(gòu)的合理性，需要與流動(dòng)資產(chǎn)進(jìn)行比

較，因此使用流動(dòng)資產(chǎn)負(fù)債率更為可靠。流動(dòng)資產(chǎn)負(fù)債率與公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)呈正相

關(guān)。資產(chǎn)負(fù)債率低，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)小，融資方式相對(duì)保守。在表3中，湖南友琪便利

店有限公司的流動(dòng)資產(chǎn)負(fù)債率主要用來反映公司流動(dòng)負(fù)債結(jié)構(gòu)的合理性。

表3湖南友琪便利店有限公司2017年到2019年流動(dòng)資產(chǎn)負(fù)債率

項(xiàng)目2017年2018年2019年

流動(dòng)負(fù)債合計(jì)（元）6254348.788236427.5013554791.14

流動(dòng)資產(chǎn)合計(jì)（元）5785165.017896920.4421080105.84

流動(dòng)資產(chǎn)負(fù)債率1.081.040.64

我們可以直觀地看到公司應(yīng)付賬款項(xiàng)目的變化情況。2017年和2018年，公

司流動(dòng)資金持續(xù)上升，但始終小于流動(dòng)負(fù)債。2019年，湖南友琪便利店有限公

司持有流動(dòng)資金增加。這時(shí)公司要注意應(yīng)付賬款的周轉(zhuǎn)速度，提高管理水平。

3湖南友琪便利店有限公司應(yīng)付賬款管理制度存在的問題

3.1付款資金安排的問題

部分公司高層、中層等管理人員對(duì)應(yīng)付賬款的認(rèn)識(shí)仍停留在傳統(tǒng)觀念上，認(rèn)

為拖延供應(yīng)商的付款是公司能力的一種體現(xiàn)。所以，不少公司對(duì)供應(yīng)商及服務(wù)商

的付款安排是能拖就拖，能延長(zhǎng)則延長(zhǎng)，認(rèn)為沒有必要編制付款計(jì)劃，一直是等

到供應(yīng)商反復(fù)多次催款之后，采購部門才與財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)付款安排，而財(cái)務(wù)部

門的資金已經(jīng)提前安排在相關(guān)急需資金的項(xiàng)目之上。一旦這種沒有計(jì)劃性的臨

時(shí)性付款申請(qǐng)?jiān)龆?，?shì)必打亂公司的營運(yùn)節(jié)奏，給公司的資金安排造成非常

大的壓力。久而久之，供應(yīng)商也會(huì)將付款信用條件變得更為嚴(yán)苛，進(jìn)而加大公

司的資金壓力，帶來更多的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

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3.2應(yīng)付賬款內(nèi)部控制的問題

一些公司內(nèi)部控制不嚴(yán)主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：一是使用單位集使用人與

采購人、采購人與驗(yàn)收人身份于一身。二是對(duì)合同的條款審核不嚴(yán)格，在合同未

履行或未能全部履行完成的情況下財(cái)會(huì)部門就全部付款，給公司造成損失。其中

也往往由于審核不力會(huì)給一些采購人員及相關(guān)人員鉆空子，容易滋生出腐敗問題。

三是財(cái)會(huì)部門對(duì)付款申請(qǐng)的相關(guān)支持資料的審核不嚴(yán)格。在實(shí)務(wù)中由于種種原因，

往往會(huì)發(fā)生發(fā)票金額與采購申請(qǐng)金額、驗(yàn)收金額不一致，在付款申請(qǐng)的審核中沒

有很好地勾稽各項(xiàng)數(shù)據(jù)的一致性并追查原因，造成多付或少付的結(jié)果。四是付款

的內(nèi)控有漏洞，存在管理的隱患。一是通過支票付款時(shí)，空白支票及印章由出納

一人保管處理。二是在線付款時(shí)付款審批權(quán)限設(shè)置層級(jí)不夠，且在線付款密碼沒

有得到有效保護(hù)，在經(jīng)辦人外出委托他人付款后沒有及時(shí)更改密碼。

3.3信息系統(tǒng)功能的問題

在公司的日常經(jīng)營中，采購及付款是其中的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。如果公司的信

息系統(tǒng)不完善，則非常不利于對(duì)應(yīng)付賬款流程的管控。隨著公司的不斷發(fā)展，公

司的業(yè)務(wù)是越來越多且復(fù)雜度也越來越高，單純依靠手工處理的方式已經(jīng)落伍，

無法更好地適應(yīng)現(xiàn)代公司對(duì)精細(xì)化管控的需求。目前，不少公司的采購合同沒有

很好地與賬務(wù)處理系統(tǒng)對(duì)接，無法在賬務(wù)系統(tǒng)中快速查詢到合同執(zhí)行的相關(guān)情況，

不知道合同的當(dāng)前履約進(jìn)度，不知道付款金額是否和合同約定的付款進(jìn)度相匹配，

逾期未付款無法得到預(yù)警信息。預(yù)付款信息也不能直觀地看出。由于信息系統(tǒng)不

健全，造成公司到期應(yīng)付或預(yù)付而未及時(shí)、足額付出而引發(fā)相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)，也可

能造成公司多付款而不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，不能及時(shí)追回，給公司的資金造成損失。

4湖南友琪便利店有限公司應(yīng)付賬款管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1職責(zé)分工的優(yōu)化設(shè)計(jì)

要更好地強(qiáng)化應(yīng)付賬款管理，就必須要建立健全相關(guān)的制度。在制度中明確

相應(yīng)的崗位的管理職責(zé)，落實(shí)整個(gè)流程的崗位責(zé)任制，把各自管理責(zé)任及監(jiān)督責(zé)

任逐一分解落實(shí)。物料計(jì)劃部門負(fù)責(zé)編制物料采購計(jì)劃，及時(shí)根據(jù)動(dòng)態(tài)的市場(chǎng)需

求進(jìn)行調(diào)整并及時(shí)地通知采購部門。采購部門根據(jù)采購計(jì)劃做好采購的詢價(jià)、比

價(jià)、下單、跟單等環(huán)節(jié)來進(jìn)行采購并提出付款申請(qǐng)，還要負(fù)責(zé)開發(fā)合格供應(yīng)商，

把好合格供應(yīng)商準(zhǔn)入關(guān)倉管部門負(fù)責(zé)數(shù)量驗(yàn)收并有序擺放在指定的庫位，質(zhì)量部

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門運(yùn)用相應(yīng)的驗(yàn)收方法對(duì)來料質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)付款業(yè)務(wù)包括審查發(fā)

票，訂單，驗(yàn)收單，應(yīng)付賬款的入賬與供應(yīng)商對(duì)賬。當(dāng)相關(guān)崗位經(jīng)辦人員崗位發(fā)

生變動(dòng)，要辦理好交接手續(xù)以確保應(yīng)付賬款管理連續(xù)進(jìn)行。只有落實(shí)好從采購計(jì)

劃，招標(biāo)確定供應(yīng)商、簽訂合同、收貨、發(fā)票校驗(yàn)、核對(duì)賬務(wù)、支付款項(xiàng)等應(yīng)付

賬款的各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)，才能更有效地管控好應(yīng)付賬款的整個(gè)流程。湖南友琪便

利店有限公司采購流程圖如圖2所示。

采購計(jì)劃

審批

與供應(yīng)商議

價(jià)

雙方簽訂合

同

審批

訂貨

不合格驗(yàn)收入庫

合格

購貨發(fā)票入

退貨庫單

采購結(jié)算

記賬業(yè)務(wù)

與供應(yīng)商對(duì)

賬

圖2湖南友琪便利店有限公司采購流程圖

4.2編制應(yīng)付賬款資金計(jì)劃的優(yōu)化設(shè)計(jì)

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適當(dāng)?shù)卣加霉?yīng)商的資金對(duì)于緩解公司的資金壓力是非常重要的，但這并不

意味著公司可以隨意地拖欠供應(yīng)商的資金不付。因此，非常有必要編制應(yīng)付賬款

的資金支付計(jì)劃。為了編制好付款計(jì)劃，財(cái)務(wù)部門要多與采購部門加強(qiáng)溝通，采

購部門也要及時(shí)做好跟供應(yīng)商的溝通和交流，告知供應(yīng)商付款金額、付款時(shí)間和

付款方式。公司對(duì)于應(yīng)付賬款付款按照輕重緩急做出合理的資金計(jì)劃安排，是維

護(hù)好與供應(yīng)商之間長(zhǎng)期合作的重要前提。

4.3應(yīng)付賬款內(nèi)部控制的優(yōu)化設(shè)計(jì)

加強(qiáng)應(yīng)付賬款內(nèi)部控制需要結(jié)合建立健全相關(guān)管理制度，厘清相應(yīng)職責(zé)來考

慮，需要重點(diǎn)關(guān)注如下幾個(gè)方面。一是要貫徹不相容職務(wù)相分離的原則，資產(chǎn)使

用人與采購人職責(zé)要分離，采購人與驗(yàn)收人職責(zé)要分離。二是對(duì)合同履行的過程

進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，確保付款進(jìn)度能夠符合。如果不符，退回采購部門查找原因并重

新提供補(bǔ)充材料。強(qiáng)化應(yīng)付賬款管控的前提條件是要持續(xù)加強(qiáng)信息化系統(tǒng)建設(shè)，

建設(shè)好信息化建設(shè)管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)將供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫、合同管控、建立材料需求、

采購申請(qǐng)、收貨、驗(yàn)收、發(fā)票校驗(yàn)、貨款支付、對(duì)賬等所有相關(guān)的流程實(shí)現(xiàn)線上

管控，實(shí)時(shí)生成管理報(bào)表并按時(shí)發(fā)送到相關(guān)經(jīng)辦部門及經(jīng)辦人，提醒當(dāng)事人及時(shí)

跟進(jìn)各業(yè)務(wù)進(jìn)度。湖南友琪便利店有限公司信息系統(tǒng)流程如圖3所示。

圖3湖南友琪便利店有限公司信息系統(tǒng)流程圖

合同系統(tǒng)

SRM

財(cái)務(wù)系統(tǒng)

合同信息

采購信息付款憑證

合同臺(tái)賬

合同信息開票信息采購信息

付款信息付款憑證

財(cái)務(wù)報(bào)賬平臺(tái)

5.總結(jié)

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綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，零售業(yè)實(shí)體經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)力正在逐年

提升。湖南友琪便利店有限公司對(duì)應(yīng)付賬款管理重視程度不夠，沒有將公司資產(chǎn)

要素與供應(yīng)鏈各節(jié)點(diǎn)要素進(jìn)行有效結(jié)合。應(yīng)付賬款的形成是公司發(fā)展的必然結(jié)果，

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，同行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，造成應(yīng)付賬款占比逐漸增大，所以針

對(duì)應(yīng)付賬款的管理與分析顯得尤其重要，在大多數(shù)的公司認(rèn)識(shí)中，都是盡可能地

利用賒銷手段完成業(yè)務(wù)，因?yàn)榭梢哉加脛e人的資金，暫時(shí)減緩自己公司資金的壓

力，但是，長(zhǎng)此以往就會(huì)使應(yīng)付賬款數(shù)額逐漸增加，而且如果出現(xiàn)應(yīng)付賬款的付

款不及時(shí)或者出現(xiàn)長(zhǎng)期不還的現(xiàn)象，那么將會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商供貨不及時(shí)甚至?xí)c公

司之間出現(xiàn)債務(wù)糾紛等問題，導(dǎo)致公司發(fā)展受阻甚至造成虧損，還會(huì)影響公司的

信用。所以對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行分析與管理不僅可以避免出現(xiàn)與供應(yīng)商的矛盾，還可

以使得公司在不影響信用狀況的前提下，最大化地延緩資金流出，進(jìn)一步降低資

金使用成本，更好地促進(jìn)公司運(yùn)營發(fā)展。