湖南泰宇投資發(fā)展有限公司費(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡(jiǎn)介..........................................................1

2公司費(fèi)用管理制度現(xiàn)狀.............................................1

2.1公司費(fèi)用審批報(bào)銷(xiāo)制度........................................1

2.2公司會(huì)計(jì)工作運(yùn)作形式為手工..................................2

3公司費(fèi)用管理制度存在的問(wèn)題分析....................................3

3.1公司的費(fèi)用審批報(bào)銷(xiāo)流程不完善................................4

3.2尚未普及會(huì)計(jì)電算化..........................................4

4公司費(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)..........................................5

4.1完善費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度，規(guī)范流程..................................5

4.2制定費(fèi)用制度計(jì)劃，實(shí)行責(zé)任管理..............................7

4.3運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化，提高效率....................................7

5結(jié)束語(yǔ)............................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南泰宇投資發(fā)展有限公司

費(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡(jiǎn)介

湖南泰宇投資發(fā)展有限公司匯聚了業(yè)內(nèi)精英和有遠(yuǎn)見(jiàn)的人才，是一家專(zhuān)注

于實(shí)業(yè)投資、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)與銷(xiāo)售領(lǐng)域的咨詢(xún)公司。注冊(cè)資本達(dá)到壹億元人民幣，

充分證明了其實(shí)力和雄心壯志。泰宇投資以獨(dú)特的運(yùn)營(yíng)思路和遠(yuǎn)大的規(guī)劃為基

礎(chǔ)，堅(jiān)持引進(jìn)優(yōu)秀人才，并打造一支管理規(guī)范、技術(shù)過(guò)硬、作風(fēng)穩(wěn)健、富有激

情和創(chuàng)新精神的專(zhuān)業(yè)化團(tuán)隊(duì)。公司以“誠(chéng)信、穩(wěn)健、創(chuàng)新、卓越、共贏”為理

念，立足國(guó)內(nèi)市場(chǎng)同時(shí)面向全球市場(chǎng)拓展業(yè)務(wù)。湖南泰宇投資發(fā)展有限公司總

部位于中國(guó)長(zhǎng)沙，致力于打造高品質(zhì)實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目和房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)與銷(xiāo)售項(xiàng)目。

其中，中國(guó)長(zhǎng)沙工程機(jī)械交易展示中心是該公司關(guān)注度極高的重點(diǎn)項(xiàng)目之一。

該項(xiàng)目位于國(guó)家級(jí)長(zhǎng)沙經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)，緊鄰長(zhǎng)株高速公路東段及大元路南段，

并且連接?xùn)|十線西延和人民東路北延等多條主要道路。項(xiàng)目得到湖南省發(fā)改委

的核準(zhǔn)，并于2011年1月19日正式啟動(dòng)一期建設(shè)。湖南泰宇投資發(fā)展有限公

司一直秉承著開(kāi)拓進(jìn)取、誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)的企業(yè)精神，力求在實(shí)業(yè)投資、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)

與銷(xiāo)售領(lǐng)域中探索新且更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)模式，為廣大投資者提供全方位的專(zhuān)業(yè)化

服務(wù)。

2公司費(fèi)用管理制度現(xiàn)狀

2.1公司費(fèi)用審批報(bào)銷(xiāo)制度

目前，公司的審批程序不夠完整，雖然已制定了一些管理規(guī)范和報(bào)銷(xiāo)制度，

但缺乏常規(guī)的管理和監(jiān)督工作，導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)效益低迷。公司管理機(jī)制存在許

多不嚴(yán)謹(jǐn)和不規(guī)范的地方。例如，在員工出差安排上，個(gè)人先墊付費(fèi)用再報(bào)銷(xiāo)

是常見(jiàn)現(xiàn)象，而且申請(qǐng)審批時(shí)間較長(zhǎng)，在審核流程中需要經(jīng)過(guò)多名審批人以及

復(fù)雜的審核程序。這導(dǎo)致員工的工作效率和質(zhì)量下降，并失去了對(duì)工作的積極

性。當(dāng)財(cái)務(wù)核算重要時(shí)期到來(lái)時(shí)，會(huì)計(jì)人員也面臨更大的工作壓力。同時(shí)，在

增加審核人員數(shù)量時(shí)也會(huì)發(fā)生相互推卸責(zé)任或敷衍了事等情況。由于許多審核

人員并沒(méi)有真正履行他們自己的職責(zé)，并缺乏強(qiáng)烈的工作責(zé)任意識(shí)，最終無(wú)法

1

有效地落實(shí)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)前置審核措施。

在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)方面，因?yàn)椴盥觅M(fèi)墊付比較普遍，在填寫(xiě)單據(jù)、貼票等環(huán)節(jié)處

理后依然會(huì)耗費(fèi)很多時(shí)間和精力。此外，由于員工個(gè)人預(yù)訂墊付會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)部

門(mén)無(wú)法實(shí)時(shí)控制差旅費(fèi)用，從而不得不面對(duì)員工超支、虛開(kāi)和多開(kāi)發(fā)票等問(wèn)題。

湖南泰宇投資發(fā)展有限公司為一家規(guī)模較小的公司，員工出差次數(shù)相對(duì)較多且

地點(diǎn)比較近，因此報(bào)銷(xiāo)流程尚算簡(jiǎn)單。經(jīng)辦人首先持部門(mén)主管審批后的單據(jù)交

給會(huì)計(jì)審核，并由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后再進(jìn)行支付。以下是該公司的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流

程圖：

經(jīng)辦人

持主管審批后的單

會(huì)計(jì)

審核

總經(jīng)理

審核簽

字

出納

簽字付款經(jīng)辦人已簽收的憑證單

會(huì)計(jì)

經(jīng)辦人

填制現(xiàn)金支出或銀行

支出憑證單

圖一：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程圖

2.2公司會(huì)計(jì)工作運(yùn)作形式為手工

手工記賬是會(huì)計(jì)行業(yè)的核心，大多數(shù)公司仍然采用人工記賬方式。會(huì)計(jì)人

2

員從出納人員處獲得原始憑證后，需要對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)審核，包括日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)

務(wù)摘要、會(huì)計(jì)科目借貸方向、金額以及相關(guān)授權(quán)審批人是否簽字等信息。只有

在審核無(wú)誤后，才能登記記賬憑證，并且必須由財(cái)務(wù)經(jīng)理或有簽字權(quán)的人簽字

后才能繼續(xù)操作。同時(shí)，在登記會(huì)計(jì)憑證時(shí)，需要對(duì)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日

記賬進(jìn)行日清月結(jié)，確保賬目清晰可靠。另外，在結(jié)賬與對(duì)賬過(guò)程中也需要謹(jǐn)

慎處理，將本期發(fā)生額合計(jì)與余額結(jié)轉(zhuǎn)至下期或新賬。手工記賬還需要定期對(duì)

帳，并編制報(bào)表申報(bào)納稅。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)每月15號(hào)之前需要進(jìn)行申報(bào)納稅。

如果企業(yè)已經(jīng)開(kāi)通了網(wǎng)上納稅服務(wù)，則可以在網(wǎng)上直接申報(bào)?？傊?，在手工記

賬過(guò)程中需要認(rèn)真審核原始憑證、精密記錄每一筆交易并及時(shí)對(duì)帳，這是確保

財(cái)務(wù)管理運(yùn)轉(zhuǎn)良好的重要步驟。以下是記賬憑證財(cái)務(wù)處理程序的圖：

現(xiàn)金日記賬銀

記收款憑證

行存款日記賬

原賬

付款憑證

原始憑

始憑證轉(zhuǎn)賬憑證

總分類(lèi)賬

憑證會(huì)

證匯計(jì)

總報(bào)

表明細(xì)分類(lèi)賬表

圖二：記賬憑證財(cái)務(wù)處理程序圖

3公司費(fèi)用管理制度存在的問(wèn)題分析

湖南泰宇投資發(fā)展有限公司的成本管理體系相當(dāng)完備，但仍存在一些費(fèi)用

管理上的問(wèn)題。當(dāng)前主要表現(xiàn)為報(bào)銷(xiāo)機(jī)制過(guò)于機(jī)械化，并且對(duì)員工手頭提供原

始憑證的科目種類(lèi)及數(shù)量沒(méi)有明確規(guī)定。因此，如果在報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中出現(xiàn)人員調(diào)

動(dòng)，數(shù)據(jù)可能會(huì)出現(xiàn)不一致的情況，從而影響到整個(gè)報(bào)銷(xiāo)流程的正常進(jìn)行。此

外，由于公司缺乏完善的管理制度，在日常監(jiān)督方面也存在很多不足。許多員

工為謀取個(gè)人利益可能會(huì)把虛假費(fèi)用納入到報(bào)銷(xiāo)中去，同時(shí)企業(yè)財(cái)務(wù)人員也未

能對(duì)所提供原始憑證進(jìn)行仔細(xì)審核，這些都導(dǎo)致了企業(yè)損失大量資金。因此，

將來(lái)應(yīng)該加強(qiáng)各項(xiàng)制度和流程建設(shè)，并做好日常監(jiān)督和管理工作以防止類(lèi)似問(wèn)

3

題再次發(fā)生。

3.1公司的費(fèi)用審批報(bào)銷(xiāo)流程不完善

首先，手工報(bào)銷(xiāo)機(jī)制在公司內(nèi)得到廣泛應(yīng)用。不過(guò)，這種機(jī)制的弊端也顯

而易見(jiàn)——部分員工可能會(huì)利用其漏洞，偽造領(lǐng)導(dǎo)簽字或者篡改報(bào)銷(xiāo)憑證。而

由于手工報(bào)銷(xiāo)難以實(shí)現(xiàn)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制和驗(yàn)證，企業(yè)很難有效防范這種違

規(guī)行為。其次，在企業(yè)內(nèi)部即使有科學(xué)合理的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度存在，但若整體員

工缺乏認(rèn)識(shí)執(zhí)行該制度的重要性，則可能導(dǎo)致有效控制機(jī)制被淡化。這會(huì)給企

業(yè)員工違規(guī)行為提供空間。此外，報(bào)銷(xiāo)制度是否嚴(yán)密細(xì)致對(duì)公司內(nèi)控管理效果

影響巨大。例如，在多人參與的招待費(fèi)報(bào)銷(xiāo)中，若沒(méi)有相關(guān)規(guī)定，則容易發(fā)生

自我審批及費(fèi)用浪費(fèi)等審批漏洞問(wèn)題。因此，建立更加完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徟鞒毯?/p>

管理機(jī)制至關(guān)重要。

公司內(nèi)部的審計(jì)工作存在一些問(wèn)題，其中最突出的是缺乏獨(dú)立性和專(zhuān)業(yè)知

識(shí)。有時(shí)候，審計(jì)工作只是形式化的流水線操作，并且即使發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題也很難

得到有效解決，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)簽字批準(zhǔn)了。此外，一些財(cái)務(wù)人員和銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人

也在自己的崗位上濫用職權(quán)，違反規(guī)定從而牟取個(gè)人利益。他們可能會(huì)忽略重

要信息或故意誤導(dǎo)審計(jì)員以達(dá)到自己的目的。對(duì)于這種情況，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)

部審計(jì)機(jī)制，并提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和管理能力。首先，需要建立一個(gè)真

正獨(dú)立、公正、透明的審計(jì)部門(mén)來(lái)監(jiān)管企業(yè)各項(xiàng)行為。其次，在財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)方面

應(yīng)該建立完善的審核流程，并且讓所有參與者都遵守相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。最后，

在培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員方面應(yīng)該注重提高他們的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能?？傊?，只有通

過(guò)不斷改進(jìn)審計(jì)體系和加強(qiáng)內(nèi)部管理才能更好地保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全、推動(dòng)企業(yè)

可持續(xù)發(fā)展。

3.2尚未普及會(huì)計(jì)電算化

會(huì)計(jì)電算化是信息時(shí)代發(fā)展過(guò)程中典型的新產(chǎn)物，我國(guó)會(huì)計(jì)電算化起步較

晚，經(jīng)過(guò)30年的時(shí)間里已經(jīng)取得了突飛猛進(jìn)的成績(jī)，實(shí)現(xiàn)了從無(wú)到有的跨越，

但是由于種種原因，我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化普及程度還不夠，原因主要在于以下幾

個(gè)方面。首先，大部分企業(yè)管理層僅將會(huì)計(jì)電算化視作手工記賬的替代品，缺

乏對(duì)其重要性的充分認(rèn)識(shí)。此外，在選擇財(cái)務(wù)軟件時(shí)存在隨意性和盲目性，并

未建立完善的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。同時(shí)，市場(chǎng)上優(yōu)質(zhì)、功能完善的會(huì)計(jì)軟件甚少，

而現(xiàn)有的軟件之間又缺乏兼容性，導(dǎo)致過(guò)多重復(fù)開(kāi)發(fā)和資源浪費(fèi)。此外，頻繁

升級(jí)也無(wú)法保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理穩(wěn)定性。最后，在會(huì)計(jì)電算化中沒(méi)有充分應(yīng)用先

4

進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。因此，在商品化軟件開(kāi)發(fā)推廣與實(shí)際應(yīng)用之間存在較大差距。

會(huì)計(jì)電算化的從業(yè)人員文化素質(zhì)普遍較低，缺乏扎實(shí)的會(huì)計(jì)知識(shí)和熟練的

財(cái)經(jīng)法規(guī)人才。目前，會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)往往只注重學(xué)習(xí)而忽視了學(xué)習(xí)質(zhì)量，形

式過(guò)于死板。盡管高校畢業(yè)生掌握了相對(duì)扎實(shí)的理論知識(shí)，但實(shí)際操作能力仍

然有待提高。此外，在企業(yè)內(nèi)部管理方面存在著許多問(wèn)題。首先，大部分會(huì)計(jì)

公司財(cái)務(wù)軟件還不夠成熟穩(wěn)定，并且安全問(wèn)題考慮不足。其次，在崗位分工和

職責(zé)權(quán)限方面缺少?lài)?yán)格規(guī)定，導(dǎo)致一個(gè)員工需要同時(shí)干多份活并容易給企業(yè)財(cái)

務(wù)信息安全留下隱患。在法律法規(guī)方面也存在一些差距和不足。目前我國(guó)尚未

出臺(tái)相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致一些企業(yè)忽視這項(xiàng)工作的落實(shí)與執(zhí)行。

缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案內(nèi)容與作用的充分了解以及檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足也是當(dāng)前

一個(gè)值得關(guān)注的問(wèn)題。因此，我們需要加強(qiáng)相關(guān)從業(yè)人員的培訓(xùn)教育，并對(duì)企

業(yè)內(nèi)部管理加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)以保障財(cái)務(wù)信息安全。同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)出臺(tái)相關(guān)的法

律法規(guī)來(lái)規(guī)范會(huì)計(jì)電算化工作，促進(jìn)其更好地發(fā)展和落實(shí)。

4公司費(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1完善費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度，規(guī)范流程

當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，部門(mén)越來(lái)越多，制度也日益復(fù)雜。為了更好地推

動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，公司必須建立一套符合自身特點(diǎn)和需求的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度。在制

定這套制度時(shí)，我們需要首先明確費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的整個(gè)流程，并規(guī)定具體操作步驟。

例如，經(jīng)辦人應(yīng)填寫(xiě)并發(fā)送電子憑證，由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審批后交給對(duì)應(yīng)部門(mén)主

管簽字審核。接著，向老板進(jìn)行簽批并進(jìn)行支付。其次，在制定這套費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)

制度時(shí)我們還要明確各類(lèi)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的時(shí)間要求。具體而言，需要規(guī)定各層級(jí)審

批的時(shí)間、員工取款時(shí)間、員工各類(lèi)業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)最遲時(shí)間，并且還需要明確跨年

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的相關(guān)要求。例如，在財(cái)務(wù)批單時(shí)間上規(guī)定每周一、三、五早上

8:30~12:00為接單時(shí)間；周二、四、六為報(bào)銷(xiāo)日期；每周五全天及節(jié)假日則提

前兩至三天審批完畢?？傊?，在建立這套符合自身需求的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度時(shí)我們

需要充分考慮實(shí)際情況和利益關(guān)系，并結(jié)合公司實(shí)際情況加以改進(jìn)和優(yōu)化。只

有如此方能保障公司的長(zhǎng)期發(fā)展和穩(wěn)定。

為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范公司的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)行為，合理的控制公司報(bào)銷(xiāo)

費(fèi)用支出，提高經(jīng)濟(jì)效益要根據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)報(bào)銷(xiāo)制度，法律法規(guī)和各項(xiàng)財(cái)

政政策在結(jié)合本公司的實(shí)際情況制定符合自己公司的報(bào)銷(xiāo)制度，例如將財(cái)務(wù)報(bào)

銷(xiāo)分為日常辦公費(fèi)用，工薪福利和相關(guān)費(fèi)用等，制定費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)原則，一、先審

5

批后支出原則，二、誰(shuí)審批誰(shuí)負(fù)責(zé)原則，三、及時(shí)清潔原則，四手續(xù)完整原則。

在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程中，要做到計(jì)劃管理，分級(jí)負(fù)責(zé)，層層把關(guān)。由各部門(mén)經(jīng)理負(fù)

責(zé)本部門(mén)人員費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的實(shí)質(zhì)性合理性的一級(jí)審查，由辦公室主任對(duì)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)

的計(jì)劃性進(jìn)行二級(jí)審查，由財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)理對(duì)報(bào)銷(xiāo)票據(jù)的合法性進(jìn)行三級(jí)審查。

最后由總經(jīng)理進(jìn)行審核批準(zhǔn)。下面是我對(duì)具體費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)所做的圖：

整理報(bào)銷(xiāo)單

填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單

部門(mén)審核

行政部審核

退款財(cái)務(wù)部審核

NO

總經(jīng)理審核

報(bào)銷(xiāo)結(jié)束

圖三：具體費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程圖

6

4.2制定費(fèi)用制度計(jì)劃，實(shí)行責(zé)任管理

在公司費(fèi)用管理方面，我認(rèn)為需要建立一套完善的費(fèi)用制度。首先，在費(fèi)

用開(kāi)支方面，公司應(yīng)該采取計(jì)劃管理制度，所有費(fèi)用開(kāi)支都必須按照批準(zhǔn)的計(jì)

劃執(zhí)行，并且財(cái)務(wù)人員需要仔細(xì)審核每一個(gè)原始憑證，確保開(kāi)支憑證完整、準(zhǔn)

確、合法。

其次，在費(fèi)用管理方面，公司應(yīng)該執(zhí)行嚴(yán)格的審批標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)限設(shè)置，并設(shè)

定費(fèi)用支出增長(zhǎng)控制目標(biāo)。例如，月度費(fèi)用增長(zhǎng)不能超過(guò)10%，如有超標(biāo)情況，

則需進(jìn)行超權(quán)限審批。此外，我認(rèn)為公司還需要實(shí)施彈性預(yù)算來(lái)控制總體的費(fèi)

用支出額。具體而言，公司可以將費(fèi)用支出總額與收入或利潤(rùn)目標(biāo)掛鉤，在完

成一定比例的收入或利潤(rùn)目標(biāo)后就要將相應(yīng)比例內(nèi)的費(fèi)用控制在一定范圍內(nèi)。

另外，在節(jié)省公司開(kāi)支方面也非常重要，優(yōu)化現(xiàn)有報(bào)銷(xiāo)流程、調(diào)整各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)

準(zhǔn)并嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批是必不可少的。為了防止虛假報(bào)銷(xiāo)的發(fā)生以及提高

透明度和監(jiān)管力度，《建立員工報(bào)銷(xiāo)誠(chéng)信檔案》這個(gè)方法十分值得推廣。根據(jù)該

檔案，員工初始分?jǐn)?shù)為80分，每次進(jìn)行無(wú)誤或有誤報(bào)銷(xiāo)可以獲得1分或失去1

分。最終的累計(jì)得分會(huì)影響個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)被審計(jì)抽查的概率：80-90分的被抽查

比例為30%，90分以上的為15%，100分以上則只有5%。這一制度將有效提升員

工報(bào)銷(xiāo)意識(shí)和財(cái)務(wù)管理水平，確保