湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司........................................................................1

2湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀................................1

3湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題....................2

3.1采購計(jì)劃制定不合理......................................................................................2

3.2采購驗(yàn)收制度有待完善..................................................................................2

3.3對采購人員的監(jiān)管不夠..................................................................................3

3.4供應(yīng)商選擇不合理..........................................................................................3

4湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)方案................3

4.1制定采購計(jì)劃優(yōu)化設(shè)計(jì)方案..........................................................................3

4.2采購驗(yàn)收制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案..........................................................................4

4.3加強(qiáng)對采購人員的監(jiān)管優(yōu)化設(shè)計(jì)方案..........................................................5

4.4供應(yīng)商選擇優(yōu)化設(shè)計(jì)方案..............................................................................7

參考資料...........................................................................................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控

制優(yōu)化設(shè)計(jì)

1湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司簡介

湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司成立于2020-12-29，法定代表人為丁敏，

注冊資本為200萬元人民幣，統(tǒng)一社會信用代碼為91430111MA4T1BM73U，企業(yè)

地址位于長沙市雨花區(qū)馬王堆南路265號2樓218號，所屬行業(yè)為商務(wù)服務(wù)業(yè)，

經(jīng)營范圍包含：連鎖企業(yè)管理;預(yù)包裝食品、糧油、糕點(diǎn)、面包、果品、蔬菜、

生鮮家禽、蛋類、酒、飲料及茶葉、煙草制品、豆制品、散裝食品、服裝及日

用品、體育用品及器材、家用電器及電子產(chǎn)品、五金等，供應(yīng)鏈管理與服務(wù);商

業(yè)管理;品牌策劃咨詢服務(wù);商業(yè)活動的組織;商業(yè)活動的策劃;企業(yè)總部管理;企

業(yè)管理服務(wù);場地租賃;房屋租賃;企業(yè)管理咨詢服務(wù);企業(yè)形象策劃服務(wù);廚具、

設(shè)備、餐具及日用器皿百貨零售服務(wù);農(nóng)產(chǎn)品配送。湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)

任公司目前的經(jīng)營狀態(tài)為存續(xù)。

2湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司的連鎖超市在采購計(jì)劃環(huán)節(jié)有稍微嚴(yán)謹(jǐn)

的措施，會由各個(gè)部門人員參與制定，以確定合理的采購數(shù)量。由銷售部門人

員估計(jì)當(dāng)季銷售總量，倉庫管理人員根據(jù)倉庫容量限定單次最大采購量，財(cái)務(wù)

部門根據(jù)上述和所擁有資金計(jì)算相關(guān)數(shù)量下的存貨相關(guān)成本，確定資金和采購

數(shù)量之后找到相對應(yīng)的供貨商來采購貨物，如圖1所示：先制作獨(dú)立的需求訂

單，再由采購生成采購計(jì)劃進(jìn)行采購詢價(jià)，進(jìn)而選擇供貨商，覺得合適再生成

訂單、下達(dá)訂單，供貨商收到訂單后送貨，采購部收到貨物后進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)、

質(zhì)量臺賬，然后把合格的采購入庫結(jié)賬等流程。

湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司采購數(shù)量編制連續(xù)編號的、一式四連的

訂購單，正聯(lián)交給供應(yīng)商，剩下的三聯(lián)就會在相對應(yīng)同一管理人員的手上保存。

公司的連鎖超市管理在驗(yàn)收商品環(huán)節(jié)，會為了節(jié)約時(shí)間和效率由驗(yàn)收部門或?qū)?/p>

門負(fù)責(zé)驗(yàn)收的人員來進(jìn)行驗(yàn)收后直接口頭告訴倉庫管理員然后直接入庫。并且

旗下的超市的采購部采購了存貨在進(jìn)行入庫后會由倉庫管理員填寫入庫單，對

于已驗(yàn)收商品作為保管和儲存，正常情況下存放商品的倉儲區(qū)應(yīng)相對應(yīng)獨(dú)立進(jìn)

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行分區(qū)，在保證需要貨物的情況下可以快速找到并且補(bǔ)貨以免造成不必要麻煩。

圖1采購流程示意圖

3湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的

問題

3.1采購計(jì)劃制定不合理

湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司的采購計(jì)劃不夠完善，會出現(xiàn)隨意超計(jì)

劃采購，可能計(jì)劃合理，但未按計(jì)劃執(zhí)行，還有物資采購計(jì)劃缺少準(zhǔn)確性，各

管理崗位和部門在產(chǎn)品和物資使用、銷售之后沒有及時(shí)補(bǔ)充并且登記，造成采

購部不能依據(jù)現(xiàn)實(shí)的情況來登記和采購，出現(xiàn)采購多了或者少了，采購的價(jià)格

過于高了，種種原因給公司帶來一些麻煩。

3.2采購驗(yàn)收制度有待完善

湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司采購部門驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致采購人

在評標(biāo)過程中有不規(guī)范行為，會擅自提高采購標(biāo)準(zhǔn)或隨意增減采購預(yù)算，導(dǎo)致

可能質(zhì)量很好的產(chǎn)品被不通過，而質(zhì)量很差沒有達(dá)到公司要求的產(chǎn)品被采購人

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驗(yàn)收通過。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)隨意沒有經(jīng)過多層抽查和核對也可能會造成實(shí)收數(shù)量不準(zhǔn)

確，采購人會從中抱有不正當(dāng)想法謊報(bào)數(shù)量去謀取私利。

3.3對采購人員的監(jiān)管不夠

湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司采購人員因失職導(dǎo)致物料短缺的問題未

及時(shí)處理，私自向供應(yīng)商購買不符合公司要求的物料，并擅自將已購入的物料

轉(zhuǎn)售給其他公司或個(gè)人，這兩個(gè)問題是較為常見的情況。采購人員在采購過程

中所暴露出的種種問題，是因?yàn)楣静少彶康墓芾碇贫炔粔蛲晟疲⑶覂?nèi)部控

制制度和流程沒有得到足夠重視和嚴(yán)格執(zhí)行，缺乏對相關(guān)人員管理和有效的監(jiān)

督。

3.4供應(yīng)商選擇不合理

湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司的供應(yīng)商選擇不當(dāng)，沒有辦法深入了解

供貨商，從而采購錯過最優(yōu)質(zhì)的貨源和低成本貨物，也會導(dǎo)致質(zhì)量不穩(wěn)定，交

貨延誤，價(jià)格出現(xiàn)不合理，沒有優(yōu)秀的售后，并且業(yè)務(wù)的可追溯性弱，出現(xiàn)問

題難以調(diào)查。供應(yīng)商選擇的不合理會讓我們超市的價(jià)格比其他超市要高，做不

到超市價(jià)格的優(yōu)勢，而且售后不便捷會給我們造成一定損失以及客戶購物沒有

一定保障，容易失去一些重要客戶，也不便吸引一些固定客戶。

4湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)

計(jì)方案

4.1制定采購計(jì)劃優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司會由采購部牽頭帶領(lǐng)相關(guān)人員，共同對

市場進(jìn)行詢價(jià)，多安排人員對附近超市、便利店、連鎖加盟企業(yè)進(jìn)行暗中走訪

觀察記錄價(jià)格和商業(yè)活動，如果發(fā)現(xiàn)價(jià)格差距，第一時(shí)間針對問題進(jìn)行探討是

不是我們采購部門沒有做到成本最低價(jià)，嚴(yán)格按照“貨比三家”的采購原則制

定最合理的價(jià)格，并且爭取做到附近超市我們的超市價(jià)格最低化。順道我們也

要看看有沒有銷量很高但是我們公司沒有的商品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)銷量很好但是我方

缺少的貨物及時(shí)上報(bào)，我們采購部門要多和其他部門進(jìn)行交談做到及時(shí)反饋，

減少多余的成本支出或者造成了庫存的積壓。如圖2所示，采購部應(yīng)該制定正

確的采購計(jì)劃，先要查看超市的庫存商品、物料避免儲存過多，再看銷售銷量

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和所需用料數(shù)量，要結(jié)合超市的資金和控制成本然后去找合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢

價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，看看誰的價(jià)格最低最合適，找到價(jià)格合適的供應(yīng)商如圖寄樣

品看看是否合適，有沒有通過要求，選擇到合適的并且通過要求之后簽訂合同。

圖2采購計(jì)劃制定流程圖

4.2采購驗(yàn)收制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司采購部門應(yīng)該對所購貨物規(guī)格、品種、

質(zhì)量、數(shù)量和別的相關(guān)的內(nèi)容來進(jìn)行全方面驗(yàn)收，并且開出驗(yàn)收的證明和合格

證明。檢驗(yàn)驗(yàn)收的人員不可以只安排一個(gè)人，要安排好幾個(gè)人來檢查驗(yàn)收，貨

物驗(yàn)收的人收到采購部給的驗(yàn)收單的時(shí)候，應(yīng)該按供貨商、貨物交貨日期按照

順序來分類，并且交貨前安排存放的庫存位置用來方便收貨作業(yè)。對于需要按

重量、長度、體積等方面計(jì)算的貨物，應(yīng)該要用到檢驗(yàn)工具來驗(yàn)收不能隨意驗(yàn)

收只看看外表或者用眼睛和手估量，應(yīng)該用到規(guī)范性物品來驗(yàn)收貨物。已經(jīng)收

到的貨、等待驗(yàn)收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨物標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨

物詳細(xì)資料并且應(yīng)與已驗(yàn)收的貨物分開儲存，然后安排一個(gè)待檢測貨物的區(qū)域。

如圖3所示，公司應(yīng)當(dāng)按照流程根據(jù)前面所說的方法驗(yàn)收貨物，然后由我公司

驗(yàn)收部門，要求采購部門還包括采購部及供應(yīng)商各方面聯(lián)合驗(yàn)收所采購商品的

規(guī)格，種類，質(zhì)量，數(shù)量及外觀與外包裝，說明書中各類商品所具有的內(nèi)容，

然后填制檢驗(yàn)報(bào)告及各類報(bào)表。收料單是在無誤的情況下填寫的，收料單內(nèi)容

有供應(yīng)商姓名，收貨日期，商品名稱，數(shù)量與質(zhì)量及運(yùn)貨人姓名，原訂號碼等，

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并且保存好各種單據(jù)，最后再進(jìn)行入庫。

圖3驗(yàn)收流程圖

4.3加強(qiáng)對采購人員的監(jiān)管優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

湖南樂爾樂超市管理有限責(zé)任公司應(yīng)該針對采購部的工作性質(zhì)，將采購部

的考核內(nèi)容劃分為工作業(yè)績、工作態(tài)度、工作能力進(jìn)行考核。1.進(jìn)行公開原則：

管理人員必須向公司員工明確說明評分的標(biāo)準(zhǔn)和管理的制度，并且告訴員工扣

分的原因，保證評分考核的透明度。2、客觀性原則：評分考核要客觀真實(shí)不能

帶著個(gè)人偏見去評分，對被考核人的評價(jià)也要避免太直白或者果斷，要進(jìn)行多

次考慮。3、開放溝通原則：在整個(gè)評分考核過程中，公司目標(biāo)的設(shè)立、考核過

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程的監(jiān)督、考評的結(jié)果和提出要改變的地方還有可能員工做到不正確的事情都

要進(jìn)行好好的交流與溝通，不要過激。4、發(fā)展原則：通過績效評分的監(jiān)督和個(gè)

人的競爭讓公司團(tuán)隊(duì)和個(gè)人不斷地發(fā)展?？冃У陌l(fā)放標(biāo)準(zhǔn)為：1、績效評分每個(gè)

月進(jìn)行一次評分，如果遇到法定節(jié)日放假，考核時(shí)間可以延遲，但是到下個(gè)月

十號之前要出結(jié)果，全額績效獎金為200元。2、全年考評分?jǐn)?shù)由每月的考核加

起來的平均值組成。制度績效表如表1所示：

表1員工評分考核績效表

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考核的內(nèi)容為：

出勤考核：曠工一天不來上班的扣除5分，如曠工三天以上的不能參加評

分。備品備件倉庫管理：物品分類亂七八糟的扣2分，把物品發(fā)錯了扣5-10分。

因?yàn)槊院龥]有按時(shí)發(fā)送物品的扣10分。把倉庫物品弄丟了還造成公司損失扣

10-20分。倉庫環(huán)境不整潔扣5分。倉管擅自離崗或者提早走人扣5-10分。所

收入的物品(包括退貨入庫）數(shù)據(jù)每次發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)有誤的扣除1-5分，短缺造成的

損失另外計(jì)算。所配、發(fā)物品每發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)錯誤，扣除1-5分。庫存數(shù)量已經(jīng)到

達(dá)足夠物品數(shù)量但是還在進(jìn)貨的扣除1-5分。沒有讓倉庫干凈和整潔并且按時(shí)

打掃，每發(fā)現(xiàn)一次扣2分。不可以腳踩和坐在物料上，每違反一次扣2分。同

事之間要相互幫助，每發(fā)現(xiàn)吵架、打架、工作不配合一次扣除1-5分。要敬重

部門領(lǐng)導(dǎo)，按時(shí)完成部門領(lǐng)導(dǎo)交付的其他工作任務(wù)，每出現(xiàn)一次不尊重或頂撞

領(lǐng)導(dǎo)扣除1-5分。

目的是讓所有人習(xí)慣企業(yè)績效評分管理制度，來全面評價(jià)采購人員的工作

績效，就可以保證企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也為員工的薪資調(diào)整、教育培訓(xùn)、

晉升等提供準(zhǔn)確、客觀的依據(jù)，專門制定采購人員績效考核實(shí)施方案。并且采

購人員有了評分績效規(guī)則，在工作上會有突飛猛進(jìn)的斗志，并且讓公司往后的

管理也會有很好的提高，讓公司員工有效的遵守的規(guī)章制度。

4.4供應(yīng)商選擇優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

選擇好供應(yīng)商是一個(gè)公司采購部門非常重要的一項(xiàng)工作，湖南樂爾樂超市

管理有限責(zé)任公司采購部應(yīng)該設(shè)計(jì)出供應(yīng)商選擇評分標(biāo)準(zhǔn)和評分表，評分表如

表2所示：

1.評分方法：采用綜合評分法，滿分為100分。

2.具體評分標(biāo)準(zhǔn)：

價(jià)格分:

價(jià)格分的計(jì)算：投標(biāo)報(bào)價(jià)得分=（評標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)/投標(biāo)報(bào)價(jià)）×0.40×100

技術(shù)分：

按我們公司要求對供應(yīng)商技術(shù)來進(jìn)行評分，技術(shù)不合理的不能參加評估，有

減分也有加分，過于優(yōu)秀的可以給予一定的加分，缺少要求的按規(guī)定減分。

商務(wù)分:

具體按供應(yīng)商表現(xiàn)能力和公司資產(chǎn)是否有一定的能力然后再給出相對應(yīng)材料

來讓評標(biāo)委員會打分，