醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范第一章總則為了提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理水平，保障檔案的安全性和有效性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)院內(nèi)部管理規(guī)定，制定本規(guī)范。財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院財(cái)務(wù)活動(dòng)的重要記錄，涉及醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、財(cái)務(wù)狀況、資金運(yùn)用等信息，是醫(yī)院決策和管理的重要依據(jù)。第二章適用范圍本規(guī)范適用于醫(yī)院內(nèi)所有與財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案資料，包括但不限于預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、合同及其他財(cái)務(wù)文件。所有部門、科室及相關(guān)人員應(yīng)遵循本規(guī)范，確保財(cái)務(wù)檔案管理的全面性和規(guī)范性。第三章管理職責(zé)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的日常管理工作，具體責(zé)任包括：檔案的收集、整理、保管、查閱及利用。各科室應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門的工作，確保相關(guān)財(cái)務(wù)資料的及時(shí)、準(zhǔn)確上報(bào)，保證檔案材料的完整性和真實(shí)性。第四章財(cái)務(wù)檔案的收集與歸檔財(cái)務(wù)檔案的收集工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，具體包括：定期收集各科室財(cái)務(wù)活動(dòng)所產(chǎn)生的各類文件和資料，確保檔案材料的及時(shí)歸檔。所有檔案材料必須按規(guī)定格式整理，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確。歸檔材料包括：經(jīng)營活動(dòng)的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件、合同及其他相關(guān)資料。歸檔后，檔案應(yīng)依照時(shí)間和類別進(jìn)行分類存放，確保查閱時(shí)的方便性。第五章財(cái)務(wù)檔案的保管財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門專人負(fù)責(zé)保管，具體要求如下：檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，采取防火、防潮、防盜等安全措施。每份檔案必須編號(hào)登記，確保檔案的可追溯性和完整性。每年進(jìn)行一次檔案的檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。交接檔案時(shí)，需填寫交接清單，并由交接雙方簽字確認(rèn)，確保責(zé)任到人。第六章財(cái)務(wù)檔案的查閱與借用查閱或借用財(cái)務(wù)檔案時(shí)，需遵循以下規(guī)定：查閱申請(qǐng)需經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核并批準(zhǔn)，借用檔案需填寫借用申請(qǐng)表。借用檔案原則上不超過三天，特殊情況需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守保密制度，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行涂改、圈劃、撕毀等行為。所有查閱和借用記錄需詳細(xì)登記，以備后續(xù)核查。第七章財(cái)務(wù)檔案的轉(zhuǎn)遞檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵循規(guī)范化流程，具體要求包括：內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)，財(cái)務(wù)檔案隨人轉(zhuǎn)遞，確保信息的及時(shí)更新。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)轉(zhuǎn)遞的檔案進(jìn)行密封處理，禁止個(gè)人私自攜帶。轉(zhuǎn)遞檔案需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并通過機(jī)要途徑進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。對(duì)于接收的檔案，應(yīng)及時(shí)核對(duì)，確保檔案內(nèi)容的完整性，并辦理通知單回執(zhí)。第八章財(cái)務(wù)檔案的銷毀對(duì)超過保存期限的財(cái)務(wù)檔案，需遵循以下銷毀程序：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，確定需要銷毀的檔案。銷毀前，需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，確保檔案不再需要保存。銷毀檔案需由專人負(fù)責(zé)，并在銷毀后填寫銷毀記錄，確保銷毀過程的透明和可追溯性。第九章監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制為了確保財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范的落實(shí)，建立以下監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制：定期組織財(cái)務(wù)檔案管理自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，確保各項(xiàng)規(guī)定的執(zhí)行情況。設(shè)立反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理提出意見和建議，持續(xù)改進(jìn)管理工作。附則本規(guī)范由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起實(shí)施。后續(xù)如需修訂，須經(jīng)醫(yī)院管理層討論決定，并及時(shí)更新相關(guān)文件。