湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司基本概括................................1

1.1公司簡介.....................................................1

1.2公司組織架構圖...............................................1

2湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度現狀........................2

2.1公司費用報銷基本規(guī)定.........................................2

2.2公司費用報銷流程狀況.........................................2

3湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度存在的問題..................2

3.1費用報銷內容存在不合理的情況.................................2

3.2費用報銷制度和監(jiān)管制度不完善.................................2

3.3費用報銷處理措施落后.........................................3

3.4財務人員素質水平不高.........................................3

4湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度的優(yōu)化設計..................4

4.1嚴格規(guī)范報銷內容.............................................4

4.2完善費用報銷制度和監(jiān)管制度...................................4

4.3提升費用報銷處理措施.........................................5

4.4增強相關人員素質水平.........................................5

5湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度優(yōu)化設計的小結..............6

參考資料.............................................................7

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湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度優(yōu)化

設計

1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司基本情況

1.1公司簡介

湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司成立于2003年04月22日，注冊地位于湖南

省麻陽苗族自治縣高村鎮(zhèn)毫洛溪。法定代表人為向軍華，經營范圍包括生產、

銷售白酒、黃酒及包裝物;銷售建筑材料。湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司對外投

資3家公司。錦江泉酒業(yè)股份有限公司的主要產品有三大類：錦江王系列；錦

江泉系列和酒錦江泉系列。公司出品的錦江王和錦江泉系列的酒是以五谷雜糧

為主要原料，采用千年老窖技術和自然弱堿性的小分子活性富硒水源，經過精

心釀造而成。自1991年以來，我國外交部指定錦江泉系列酒為駐美國，英國，

德國等國家和地區(qū)的宴請酒之一。

1.2公司組織架構圖

圖1-1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司組織架構圖

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2湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度現狀

2.1公司費用報銷基本規(guī)定

湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司的日常費用報銷情況如下：差旅費，招待費，

辦公費，住宿費，津貼補貼，通訊費，運雜費，材料費，機械設備維修費，租

賃費，水電費等其他費用。其中因公而需出差的費用，可提前填好借條，經部

門經理簽署后，提交財務審核，返程后憑有關憑證進行報銷；辦公用品的采購

人員可提前填寫好采購清單，并由各部門負責人簽署后，提交財務審核，采購

完畢后憑發(fā)票進行報銷；因公司生產經營活動而發(fā)生的工作往來及與顧客溝通

所發(fā)生的費用，應出具開支發(fā)票，在規(guī)定的稅前扣除后，再予以報銷；補貼，

通訊費，水電費，每個月都進行一次費用報銷。

2.2公司費用報銷流程現況

湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷流程圖2-2所示，其公司費用報銷需

要經辦人員的報銷步驟：第一，員工發(fā)生相關開支并編制開支報銷表提交給部

門經理；第二，部門經理簽署并送交財務部審閱并簽署；第三，財務部審核票

據，如判定其有誤則退還給報銷人，如財務部判定其無誤則進行費用報銷，最

后報銷人查詢到款情況。

圖2-1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷流程

3湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度存在的問題

3.1費用報銷內容存在不合理的情況

第一，有些員工會將自己生活中發(fā)生的與工作無關的費用進行報銷，以此

來降低自己日常生活的費用支出，為自己謀利。而且，還有一些員工將不允許

報銷的項目，用其他合理的票據來代替報銷，從而獲得利潤，這違背了費用報

銷的總體原則。甚至有一些員工，以公司的名義，私下向上級領導開具了虛假

的借貸票據，對虛擬的未發(fā)生的業(yè)務進行了報銷，并在沒有任何費用的情況下

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進行了報銷。

第二，有些工作人員沒有使用正規(guī)的費用報銷發(fā)票，他們在購買發(fā)票時違

反了法律法規(guī)，并使用了其他不符合要求的發(fā)票來進行申報，破壞了企業(yè)的總

體報銷制度和流程，影響到了企業(yè)的利益。如果企業(yè)總體的報銷業(yè)務和內容不

合理，那么就會產生超報、瞞報等情況。

第三，員工在進行費用報銷時，出現了真實的采購或者支付業(yè)務，而且還

將正規(guī)的票據和借款單等進行了整理上交，但未按公司費用報銷規(guī)定進行報銷。

這種，一旦有了費用，立即予以報銷的狀況，會使公司的成本增加。此外，企

業(yè)要求在發(fā)生業(yè)務后，要及時向有關人員進行費用報銷，但也不排除部分員工

利用自己的人脈和漏洞，把以前的發(fā)票拿來報銷，違背了報銷的時效性。

3.2費用報銷制度和監(jiān)管制度不完善

第一，報銷管理制度存在漏洞。因為報銷單都是由員工手寫的，所以在填

寫報銷單時，可能會出現涂改、字跡模糊、報銷單填寫不完整等情況，從而造

成財務人員無法分辨。此外，在提交單據的數額都很大的情況下，財務人員不

可避免地會產生對信息的識別錯誤，從而導致賬目與現實不相符，進而發(fā)生漏

記賬、錯記賬等問題。這就會導致公司的管理者不能有效地、正確地對公司的

各種支出進行管理。假以時日，很多人將會乘虛而入，一旦事態(tài)發(fā)展到一定程

度，將會給企業(yè)帶來金融危機，從而對企業(yè)的收益造成負面影響。

第二，公司費用監(jiān)管制度不完整，能否合理報銷，主要取決于上級的決策。

首先對于員工的報銷票據，上級主管沒有進一步核查，或者只是核查金額，而

沒有核查原始票據的合法性和真實性，其次由于員工上交的都是紙制的報銷單

據，領導有可能出現報銷單據丟失的情況。這些誤差都會導致企業(yè)實際報銷內

容存在出入和差錯。另外，因為沒有更好的健全企業(yè)監(jiān)管制度，公司無法主動

地對費用報銷中出現的一系列問題進行解決，也不能明確有關的責任，缺少充

分的獎懲力度。這不但會影響到財務人員的工作積極性和責任感，并且長期下

去公司的利潤產生了縮減，影響公司的長期發(fā)展。

3.3費用報銷處理措施落后

第一，企業(yè)費用報銷的會計信息處理方法滯后?，F在，各行業(yè)都在積極加

強對信息技術的應用，因此，先進的信息技術也逐漸被應用到了現代企業(yè)財務

管理中。手工填單，領導簽字，送到財務，最后由財務來報銷的傳統(tǒng)方式，已

不能適應時代的發(fā)展。如果員工不在公司，這就導致了他無法完成相關的手續(xù)，

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無法去找領導簽名，無法上交證明，無法完成所有的報銷手續(xù)。對于企業(yè)而言，

未能及時得到報銷，不但會對其成本核算造成不利的影響，而且也會對其財務

報表的準確性造成一定的偏差。

第二，由于企業(yè)的業(yè)務規(guī)模較大，在每個會計期間，企業(yè)的財務人員手中

掌握著大量的財務憑證以及各種收入、支出等票據，因而，由于內部需求或其

它因素，要對企業(yè)的憑證進行查詢，只能從倉庫中查找，這樣既耗費人力物力，

也會影響到公司對憑據的實時性和可操作性。

3.4財務人員素質水平不高

第一，公司的會計人員無法保證所提供的報銷文件的真實性，合法性，完

整性。同時，在票據的管理，費用的報銷等專業(yè)性上也有一定的缺陷。

第二，在手工報銷過程中，不乏出現報銷人員與部分缺乏職業(yè)道德的財務

人員利用偽造的票據，通過上級的簽名，進行虛報，使公司支出增加，嚴重影

響公司的運營。

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4.1嚴格規(guī)范報銷內容

第一，加強對不實報銷的管理，強化對原始單據、報銷單據的核實，確保

報銷的真實性和可靠性。會計人員可以從不同的方面對憑證進行核實，如憑證

的生成時間，憑證的費用種類，憑證的支付方式等。比如，當需要報銷出差費

用時，財務部門可以對出差費用進行確認，并對其在飯店的住宿情況進行確認；

在對車票進行補償報銷時，應要求報銷人員保存好所有的發(fā)票存根；如需支付

辦公室費用，則需提供辦公室設備的采購詳情。

第二，財務人員要對發(fā)票進行嚴密的核對。凡是與公司經營有關，合情合

理的，均可報銷，不合乎要求的，一律不予報銷。對于發(fā)票上的日期，核對是

否超出了報銷期限，以及發(fā)票上的日期是否填妥；對于報銷數額，要核實報銷

數額與原始憑證的相符，檢查有無任何被篡改的痕跡；對于簽字蓋章，核查是

否為本人簽字，簽章是否合理合法；對于票據附件，要對票據內容進行核實，

確認其與實際內容是否相符，票據是否清晰完整，是否按照業(yè)務發(fā)生的時間進

行了合理的開票。要對行程、時間等報銷憑證中的信息做好有效的處理，以避

免產生假報銷現象。除此之外，在日常生活中，要盡量多地了解和掌握市場的

一些基礎信息，通過對這些信息的掌握，來提升自己審核把關的水平，從發(fā)票

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報銷的源頭上進行預防。

4.2完善費用報銷制度和監(jiān)管制度

第一，增加企業(yè)的內部審計人員，對報銷文件等進行二次審核。嚴格規(guī)定

報銷人員采用電腦填寫借款單和報銷單，并且填寫正確完整。此外，在提供紙

質的原始憑證之外，還需要報銷人員事先出具電子的原始憑證，以確保紙質費

用和電子費用報銷的一致性。

第二，企業(yè)領導、各部門的負責人以及財務人員都要做好各自的職責，還

要對自我監(jiān)管和相互監(jiān)管進行強化，同時對監(jiān)督檢查進行加強。不僅對各部門

的費用發(fā)票報支進行定期或不定期的隨機抽查，而且發(fā)現不符合報銷要求的，

根據相關處罰，對其進行問責。

第三，根據各部門的實際情況，制定出一套與本部門相適應的費用報銷體

系，從而對費用報銷體系進行合理、科學的規(guī)劃。公司通過對全流程進行嚴密

的管理，可大幅降低公司的報銷成本，從而提升公司的利潤，并在市場上獲得

更多的競爭優(yōu)勢。

圖4-1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷流程圖優(yōu)化

4.3提升費用報銷處理措施

加強企業(yè)會計信息技術的運用，可以降低傳統(tǒng)的人工費用報銷方式，從而

避免人工費用在報銷過程中產生的錯誤，從而提升企業(yè)報表的準確度。比如，

可以在電腦上完成發(fā)票，然后在線審查。此外，還可以在計算機上提前設置審

核人員的權限，即使是讓別人來辦理，由于自己沒有相應的權限，也不能手工

修改他們的票據憑證，這樣就可以很大程度上保證報銷和審批的真實性，從而

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有效地防止了企業(yè)出現錯報和虛假報銷。同時，還能顯著地提高報銷費用的效

率，而且，內部人員可以根據需要，隨時進行文件憑證的調取，極大地減少了

憑證查詢所耗費的人力和物力，增強了公司人員對公司的了解。

4.4增強相關人員素質水平

第一，強化對報銷人員和財務人員在報銷方面的素質培訓，對取得原始憑

證的時間、辦理業(yè)務的時間、申報報銷的流程以及應著重注意的幾個方面進行

詳細的說明。通過規(guī)范化的報銷工作流程，將不合理的費用報銷情況從報銷起

始環(huán)節(jié)予以減少。

第二，激發(fā)員工積極性，在企業(yè)報銷中降低風險。同時加強財務人員和報

銷人員的職業(yè)道德教育，讓他們認識到職業(yè)操守的重要性。不但要把自己的工

作做好，而且要對公司的支出起到監(jiān)督的作用。

第三，加強財務人員的業(yè)務素質，使公司員工不僅具備較強的理論知識，

而且具備較強的實踐能力，提高員工的計算能力和操作水平。

5湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷制度優(yōu)化設計的小結

通過上述對湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費用報銷方案現狀進行研究，發(fā)

現企業(yè)費用報銷存在的四個問題：費用報銷內容