湖南福千府木材有限公司應付賬款管理制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1湖南福千府木材有限公司簡介..........................................1

2湖南福千府木材有限公司現(xiàn)有的應付賬款管理制度........................1

2.1應付賬款的預防流程............................................1

2.2應付賬款的付款制度............................................2

2.3應付賬款的賬務處理流程........................................3

3湖南福千府木材有限公司應付賬款管理制度中存在的問題..................3

3.1預防流程的缺陷................................................3

3.2應付賬款的付款與賬務處理缺陷..................................4

4湖南福千府木材有限公司應付賬款管理制度優(yōu)化設計......................4

4.1應付賬款的預防管理優(yōu)化........................................4

4.1.1制定合理預防流程.........................................4

4.1.2規(guī)范部門權屬責任.........................................5

4.1.3建立供應商檔案...........................................5

4.2應付賬款付款優(yōu)化設計..........................................6

4.2.1應付賬款自動化...........................................6

4.2.2建立相關信用部門.........................................6

4.2.3應付賬款的支付折扣規(guī)劃...................................7

4.3應付賬款對賬優(yōu)化設計..........................................7

4.3.1完善賬務處理流程.........................................7

4.3.2應付賬款賬務規(guī)定.........................................8

5總結(jié)................................................................8

參考資料.............................................................9

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

湖南福千府木材有限公司應付賬款管理制度優(yōu)化設

計

1湖南福千府木材有限公司簡介

湖南福千府木業(yè)有限公司成立于2016年11月04日，注冊地位于長沙市雨

花區(qū)勞動東路1299號城際新苑5-8棟7-2408房。經(jīng)營范圍包括木制品、五金產(chǎn)

品、油性涂料、水性涂料、辦公家具的銷售；樹、竹、草、建材、裝飾材料的零

售；木制品制造（限分支機構）；家具生產(chǎn)、加工（限分支機構）；家具批發(fā)；

竹制品制造（限分支機構）。（依法須經(jīng)批準的項目，經(jīng)相關部門批準后方可開

展經(jīng)營活動）。

2湖南福千府木材有限公司現(xiàn)有的應付賬款管理制度

2.1應付賬款的事前管理制度

湖南福千府木業(yè)有限公司設立了財務主管，并承擔采購付款業(yè)務的主要責任，

同時為采購付款的最終審批人。設立的預算部門主要統(tǒng)計加盟商或旗下產(chǎn)業(yè)的預

計生產(chǎn)采購量并與自身計算出的采購量進行整理修改，同時也接受買賣合同。業(yè)

務部門進行與供應商的采購與材料配送。財務部門對應付款與監(jiān)督。倉儲與其他

部門則負責保管或參與協(xié)助，湖南福千府木業(yè)有限公司部門圖如圖1所示。

財務主管

預算部門業(yè)務部門財務部門倉儲部門

發(fā)起采購付款入庫

圖1湖南福千府木業(yè)有限公司部門圖

作為一個木材制造業(yè)的公司，售賣業(yè)務種類多范圍廣，加上各地供應商與自

身需求，采購的原材料量大種類多，需要大量的供應商去解決，并且各地價格與

規(guī)模也不統(tǒng)一。導致公司預算部門的業(yè)務繁重，同時物流也隨之增加了成本和難

度。公司根據(jù)加盟商的需求匯總與自生設定的需求量進行對比，完成后填寫采購

1

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

單送交財務主管與采購人員進行采購，各地價格不統(tǒng)一，所以由采購部門采購員

深入市場后選擇供應商進項采購。采購完成后將相關憑證交予財務部門，財務部

門審核后的通知倉儲部門進行驗收，倉儲部門驗收后將入庫單及憑證返還給財務

部門，期間所用到的費用報銷均以實際的原始憑據(jù)為準。

請購審批詢價訂購

儲存核實，驗收簽訂合同審批

審批報銷

圖2為湖南福千府木業(yè)有限公司采購流程圖

2.2應付賬款的支付管理制度

應付賬款的付款由原材料入庫開始，在倉儲部驗收并核對好數(shù)量及時填寫入

庫單交由財務部門核對，同時對采購部門發(fā)出入庫信息，財務部門將倉儲部門和

采購部門給予的憑證進行核對，主要有采購訂單、倉儲入庫單、數(shù)量、單價、優(yōu)

惠價格及相關運費等費用。確保準確無誤后，聯(lián)系供應商開具發(fā)票并及時填制會

計憑證交友財務主管檢驗，檢驗完成后出納進行付款通知采購部門的業(yè)務員，采

購業(yè)務員再將相關信息發(fā)給供應商驗貨款。具體流程由下。

倉儲驗收采購人員財務部門會計填制

并通知申請付款核對憑證憑證

采購通知出納支付財務主管

供應商貨款通知審核

采購

圖3湖南福千府木業(yè)有限公司支付流程圖

2

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

2.3應付賬款的賬務處理流程

公司的財務部會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證（采購訂單、供應商發(fā)票、

入庫單）進行填制會計憑證登記入賬。出納人員對現(xiàn)金的支付管理應當按照財政

部規(guī)定的有關貨幣資金管理以及公司內(nèi)部管理制度的規(guī)定去嚴格執(zhí)行。當在工作

中發(fā)現(xiàn)收到的原始單據(jù)和與實際的采購物資單不一致時，應及時報告財務部門與

采購部門相關人員，確保錯誤可以在第一時間找到原因并進行更正，如果是外部

原因造成及時進行溝通，將問題源頭解決，了解具體流程，將已發(fā)生和容易發(fā)生

問題的環(huán)節(jié)修改。財務人員將憑證及時修改告知財務主管，進行相關的記錄。

圖4為湖南福千府木業(yè)有限公司賬務處理的流程圖。

原始憑證審核與供應商賬單核對

填制付款憑單支付貨款

填制憑證

登記賬簿

圖4湖南福千府木業(yè)有限公司賬務處理流程圖

3湖南福千府木材有限公司應付賬款管理制度中存在的問題

3.1事前管理的缺陷

公司部門與部門之間缺少效率性，發(fā)生錯誤需要多處匯報；預算部門制定的

采購計劃太過統(tǒng)一性，沒有對各地市場未來的價格變動做出預期，同時業(yè)務繁重；

業(yè)務部門沒有對各地供應商進行歸集和篩選，為了節(jié)約采購成本讓采購人員去選

擇供應商會讓采購人員受賄的隱患增加，在不能保證材料的質(zhì)量同時還會出現(xiàn)買

價過高的情況，以上某些行為會對企業(yè)聲譽產(chǎn)生影響。

由于沒有合理的生產(chǎn)預算加上采購人員的個人因素，在市場價格波動時進行

購買，容易造成采購成本過高、原材料堆積或者缺少，同時產(chǎn)量過剩導致存貨積

壓，積壓的木制存貨和材料未進行涂蠟等防腐工序?qū)е赂瘮∽冑|(zhì)等額外增加當期

3

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

費用，影響當期利潤。

3.2應付賬款的付款與賬務處理缺陷

缺少對未到達付款條件賬戶的管理，大環(huán)境的影響下社會對信譽愈加的看重，

企業(yè)未能及時付款增加利息費用，如金額過大還會產(chǎn)生對應的法律責任。

賬務流程太過復雜，缺少管理要求，當程序進行到會計時無法明確此筆業(yè)務

的具體時間，記賬與發(fā)生不在同一時間違反相關會計認定，人員的流動性使賬目

不清。對采購的貨物管控力度差，在貨物到達才與供應商進行溝通，容易導致付

款和通知不及時，增加不必要的麻煩，失去優(yōu)質(zhì)的供應商。也會對負責交接的人

員產(chǎn)生不良心態(tài)影響。

4湖南福千府木材有限公司應付賬款管理制度優(yōu)化設計

4.1應付賬款事前管理優(yōu)化設計

4.1.1制定合理采購流程

合理采購計劃需要以數(shù)據(jù)去支撐，所以制定采購計劃時以上一個月份和往年

同季度的銷售收入、銷售成本、采購費用和儲存成本來制定下個月的生產(chǎn)計劃，

在多維度中去選取最合適的方案。如圖。

制定計劃

審核

選取供應商

簽訂合同

審批

業(yè)務跟蹤采購

合格不合格

結(jié)算貨款入庫驗收退回

績效考核

圖5湖南福千府木業(yè)有限公司采購流程圖

4

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

隨后選取的方案通過財務主管審核后正式采取，之后在各地的供應商給出的

報價中選取合適的合作對象，隨后派出采購員進行采購，簽訂完采購合同后由相

關采購員進行后續(xù)跟蹤并提供物流和折扣等信息，保證公司有時間做出入庫和付

款準備。最后進行績效評價和獎懲制度。

4.1.2規(guī)范部門權屬責任

湖南福千府木材有限公司部門之間業(yè)務交錯，人員流動性大，在崗時間不長

久業(yè)務熟練度低，需明確各部門的職責責任，良好的分工可以產(chǎn)生優(yōu)秀的效率。

制定下期各地生產(chǎn)和采購計劃

預算部門數(shù)據(jù)分析應對未來市場需求

根據(jù)管理要求進行跨部門工作配合

建立資源項目庫

業(yè)務部門采購材料業(yè)務

跟蹤業(yè)務提供信息

部門職責分工

審核賬款真實性

財務部門監(jiān)督款項的支付

審核憑證記賬

核對采購材料

倉儲部門建立臺賬等賬簿

提供材料質(zhì)量表

圖6部門責任分工圖和目標

1．

1、增強部門協(xié)調(diào)配合的意識，建立部門間協(xié)調(diào)配合制度，目的是加強部門

間互相協(xié)調(diào)，形成工作合力；

2、加強部門間的聯(lián)系與溝通，部門在處理問題時，如涉及其他部門職責范

圍內(nèi)的事項，由主管領導牽頭，主動征求有關部門的意見，認真協(xié)商，積極配合；

3、規(guī)范部門間協(xié)調(diào)配合管理，堅持一件事情原則上由一個部門負責，確需

多個部門管理的事項，要明確牽頭部門，分清主次責任；

4.1.3建立供應商基礎檔案

實時地區(qū)制度，節(jié)約運輸成本及運輸隱患。將業(yè)務區(qū)域分成東南西北中從而

5

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

增加人員積極性。根據(jù)各地區(qū)的情況建立供應商的檔案，進行價格、質(zhì)量、運輸

速度的篩選，將信息錄入計算機方便查詢與記錄，對頻繁來往公司給予標記和簡

化，提供單獨的供應商編碼，方便記賬人員記賬速度，增加效率。平日注意供應

商變動情況，及時更新最新消息。同時為當?shù)貥I(yè)務人員或加盟商提供優(yōu)質(zhì)的服務，

保證公司的穩(wěn)定發(fā)展戰(zhàn)略。

4.2應付賬款支付優(yōu)化設計

4.2.1應付賬款自動化

目前來看，大約有55%的公司任然通過手工處理應付賬款流程。應付賬款并

不總是處于公司努力擴張、增加銷售額和建立競爭優(yōu)勢的中心地位。應付賬款處

理值應該得到更多的關注。延緩向供應商付款可能會損害與優(yōu)質(zhì)供應商之間的信

譽，并影響到付款條件和服務水平。

隨著公司的發(fā)展，會增加更多的供應商和自身的支付責任，對自動化的需求

也在增長。會計軟件可以實現(xiàn)自動化付款和其他應付款流程，同時減輕會計部門

的負擔。公司還可以：避免丟失紙質(zhì)發(fā)票、加快付款授權、更好地整理他們的記

錄可以從任何地方匯款或處理其他應付賬款任務。會大大提高效率和生產(chǎn)率。它

還有助于節(jié)省資金，讓員工能夠?qū)Ｗ⒂趯崿F(xiàn)公司價值的工作，減少錯誤，減少欺

詐的機會。

4.2.2建立信用部門

目前大多數(shù)公司都會采取信用模式銷售，最常見的便是賒銷，即是市場趨勢，

也可以使公司進入采購和銷售的良性循環(huán)。在建立自身信用的同時，也應該注意

觀察供應商之間的商譽，如果進行大筆采購或銷售時，在不熟悉的情況下會承擔

巨大的信用風險。良好的信用可以為公司帶來企業(yè)信用報告等材料。樹立企業(yè)形

象，在政府采購、招標等領域得到更大的機會，在市場贏得更多的合作機會，資

金困難時獲取更多的融資。這個時候就體現(xiàn)出信用部門的重要性。

公司目前在湖南有一定規(guī)模，為了以后多城市的發(fā)展，應當及時建立信用部

門。財務部門牽頭進行信用部門的組建，應當獨立于部門之間并由財務主管負責，

熟悉業(yè)務流程和操作，減少外來因素影響。主要負責應付賬款和往來業(yè)務，同時

維護公司信譽。信用部門責任如下圖。

6

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

制定和修改部門制度

部門經(jīng)理

了解競爭對手新政策

制定并調(diào)整信用政策

召開例會和定期匯報

前期后期

考錄前風信逾還

察入期險息期款

客數(shù)維評提歸清

戶據(jù)護估示檔算

圖7湖南福千府木業(yè)有限公司信用部門圖

4.2.3應付賬款的支付折扣規(guī)劃

應付賬款的折扣分為商業(yè)折扣與現(xiàn)金折扣。前者關系應付賬款的入賬金額與

相關增值稅，后者關系實際付款金額和財務費用。例如在公司采購時，甲乙兩家

供應商標明售價為50000元。甲供應商提供5%的商業(yè)折扣，那么公司入賬時原

材料為47500元，進項稅（13%）為6175元?？們r為53675元。乙供應商不提供

商業(yè)折扣則價稅合計為56500。采購時選擇甲供應商節(jié)省2825元。在簽訂完合

同后甲不提供現(xiàn)金折扣，乙提供現(xiàn)金折扣分別為5/%10，1%/30。如果采購乙供

應商并在十天內(nèi)付款實際付款額為50000x95%+50000x13%＝54000元。與采購時

選擇甲雖多出價款，但多出價款為可抵扣進項稅。所以在選擇采購支付折扣的規(guī)

劃上，得按照當期需求去進行。良好的折扣規(guī)劃也可以為公司創(chuàng)造更大的價值。

4.3應付賬款對賬優(yōu)化設計

4.3.1完善對賬流程

應付賬款已經(jīng)成為公司加速資金周轉(zhuǎn)、降低經(jīng)營危險的重要手段，所以它的

目的是幫助公司提升自身價值，而非一個流水賬。對賬前將賬務按緊要程度進行

分類：緊急應付賬款，這類主要包含一定期限內(nèi)馬上到期（如一個月份內(nèi)付款）、

原材料市場經(jīng)常緊缺需預付的兩類，保證公司的正常經(jīng)營。普通應付賬款，這類

包括維持公司正常運轉(zhuǎn)的采購款項等項目。對賬時應將要求放高，減少不必要的

7

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

工作，并對供應商提供的材料初步審例如無明細的余額不對，與本業(yè)務無關銷售

不對，非財務部門簽章不對等。

否

應付賬款分類供應商對賬資料審核

是

存檔專人復核

稅賬與未開票業(yè)