湖南福千府木材有限公司應付賬款管理制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1湖南福千府木材有限公司簡介..........................................1

2湖南福千府木材有限公司現(xiàn)有的應付賬款管理制度........................1

2.1應付賬款的預防流程............................................1

2.2應付賬款的付款制度............................................2

2.3應付賬款的賬務處理流程........................................3

3湖南福千府木材有限公司應付賬款管理制度中存在的問題..................3

3.1預防流程的缺陷................................................3

3.2應付賬款的付款與賬務處理缺陷..................................4

4湖南福千府木材有限公司應付賬款管理制度優(yōu)化設計......................4

4.1應付賬款的預防管理優(yōu)化........................................4

4.1.1制定合理預防流程.........................................4

4.1.2規(guī)范部門權屬責任.........................................5

4.1.3建立供應商檔案...........................................5

4.2應付賬款付款優(yōu)化設計..........................................6

4.2.1應付賬款自動化...........................................6

4.2.2建立相關信用部門.........................................6

4.2.3應付賬款的支付折扣規(guī)劃...................................7

4.3應付賬款對賬優(yōu)化設計..........................................7

4.3.1完善賬務處理流程.........................................7

4.3.2應付賬款賬務規(guī)定.........................................8

5總結................................................................8

參考資料.............................................................9

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湖南福千府木材有限公司應付賬款管理制度優(yōu)化設

計

1湖南福千府木材有限公司簡介

湖南福千府木業(yè)有限公司成立于2016年11月04日，注冊地位于長沙市雨

花區(qū)勞動東路1299號城際新苑5-8棟7-2408房。經營范圍包括木制品、五金產

品、油性涂料、水性涂料、辦公家具的銷售；樹、竹、草、建材、裝飾材料的零

售；木制品制造（限分支機構）；家具生產、加工（限分支機構）；家具批發(fā)；

竹制品制造（限分支機構）。（依法須經批準的項目，經相關部門批準后方可開

展經營活動）。

2湖南福千府木材有限公司現(xiàn)有的應付賬款管理制度

2.1應付賬款的事前管理制度

湖南福千府木業(yè)有限公司設立了財務主管，并承擔采購付款業(yè)務的主要責任，

同時為采購付款的最終審批人。設立的預算部門主要統(tǒng)計加盟商或旗下產業(yè)的預

計生產采購量并與自身計算出的采購量進行整理修改，同時也接受買賣合同。業(yè)

務部門進行與供應商的采購與材料配送。財務部門對應付款與監(jiān)督。倉儲與其他

部門則負責保管或參與協(xié)助，湖南福千府木業(yè)有限公司部門圖如圖1所示。

財務主管

預算部門業(yè)務部門財務部門倉儲部門

發(fā)起采購付款入庫

圖1湖南福千府木業(yè)有限公司部門圖

作為一個木材制造業(yè)的公司，售賣業(yè)務種類多范圍廣，加上各地供應商與自

身需求，采購的原材料量大種類多，需要大量的供應商去解決，并且各地價格與

規(guī)模也不統(tǒng)一。導致公司預算部門的業(yè)務繁重，同時物流也隨之增加了成本和難

度。公司根據加盟商的需求匯總與自生設定的需求量進行對比，完成后填寫采購

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單送交財務主管與采購人員進行采購，各地價格不統(tǒng)一，所以由采購部門采購員

深入市場后選擇供應商進項采購。采購完成后將相關憑證交予財務部門，財務部

門審核后的通知倉儲部門進行驗收，倉儲部門驗收后將入庫單及憑證返還給財務

部門，期間所用到的費用報銷均以實際的原始憑據為準。

請購審批詢價訂購

儲存核實，驗收簽訂合同審批

審批報銷

圖2為湖南福千府木業(yè)有限公司采購流程圖

2.2應付賬款的支付管理制度

應付賬款的付款由原材料入庫開始，在倉儲部驗收并核對好數(shù)量及時填寫入

庫單交由財務部門核對，同時對采購部門發(fā)出入庫信息，財務部門將倉儲部門和

采購部門給予的憑證進行核對，主要有采購訂單、倉儲入庫單、數(shù)量、單價、優(yōu)

惠價格及相關運費等費用。確保準確無誤后，聯(lián)系供應商開具發(fā)票并及時填制會

計憑證交友財務主管檢驗，檢驗完成后出納進行付款通知采購部門的業(yè)務員，采

購業(yè)務員再將相關信息發(fā)給供應商驗貨款。具體流程由下。

倉儲驗收采購人員財務部門會計填制

并通知申請付款核對憑證憑證

采購通知出納支付財務主管

供應商貨款通知審核

采購

圖3湖南福千府木業(yè)有限公司支付流程圖

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2.3應付賬款的賬務處理流程

公司的財務部會計人員根據審核無誤的原始憑證（采購訂單、供應商發(fā)票、

入庫單）進行填制會計憑證登記入賬。出納人員對現(xiàn)金的支付管理應當按照財政

部規(guī)定的有關貨幣資金管理以及公司內部管理制度的規(guī)定去嚴格執(zhí)行。當在工作

中發(fā)現(xiàn)收到的原始單據和與實際的采購物資單不一致時，應及時報告財務部門與

采購部門相關人員，確保錯誤可以在第一時間找到原因并進行更正，如果是外部

原因造成及時進行溝通，將問題源頭解決，了解具體流程，將已發(fā)生和容易發(fā)生

問題的環(huán)節(jié)修改。財務人員將憑證及時修改告知財務主管，進行相關的記錄。

圖4為湖南福千府木業(yè)有限公司賬務處理的流程圖。

原始憑證審核與供應商賬單核對

填制付款憑單支付貨款

填制憑證

登記賬簿

圖4湖南福千府木業(yè)有限公司賬務處理流程圖

3湖南福千府木材有限公司應付賬款管理制度中存在的問題

3.1事前管理的缺陷

公司部門與部門之間缺少效率性，發(fā)生錯誤需要多處匯報；預算部門制定的

采購計劃太過統(tǒng)一性，沒有對各地市場未來的價格變動做出預期，同時業(yè)務繁重；

業(yè)務部門沒有對各地供應商進行歸集和篩選，為了節(jié)約采購成本讓采購人員去選

擇供應商會讓采購人員受賄的隱患增加，在不能保證材料的質量同時還會出現(xiàn)買

價過高的情況，以上某些行為會對企業(yè)聲譽產生影響。

由于沒有合理的生產預算加上采購人員的個人因素，在市場價格波動時進行

購買，容易造成采購成本過高、原材料堆積或者缺少，同時產量過剩導致存貨積

壓，積壓的木制存貨和材料未進行涂蠟等防腐工序導致腐敗變質等額外增加當期

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費用，影響當期利潤。

3.2應付賬款的付款與賬務處理缺陷

缺少對未到達付款條件賬戶的管理，大環(huán)境的影響下社會對信譽愈加的看重，

企業(yè)未能及時付款增加利息費用，如金額過大還會產生對應的法律責任。

賬務流程太過復雜，缺少管理要求，當程序進行到會計時無法明確此筆業(yè)務

的具體時間，記賬與發(fā)生不在同一時間違反相關會計認定，人員的流動性使賬目

不清。對采購的貨物管控力度差，在貨物到達才與供應商進行溝通，容易導致付

款和通知不及時，增加不必要的麻煩，失去優(yōu)質的供應商。也會對負責交接的人

員產生不良心態(tài)影響。

4湖南福千府木材有限公司應付賬款管理制度優(yōu)化設計

4.1應付賬款事前管理優(yōu)化設計

4.1.1制定合理采購流程

合理采購計劃需要以數(shù)據去支撐，所以制定采購計劃時以上一個月份和往年

同季度的銷售收入、銷售成本、采購費用和儲存成本來制定下個月的生產計劃，

在多維度中去選取最合適的方案。如圖。

制定計劃

審核

選取供應商

簽訂合同

審批

業(yè)務跟蹤采購

合格不合格

結算貨款入庫驗收退回

績效考核

圖5湖南福千府木業(yè)有限公司采購流程圖

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隨后選取的方案通過財務主管審核后正式采取，之后在各地的供應商給出的

報價中選取合適的合作對象，隨后派出采購員進行采購，簽訂完采購合同后由相

關采購員進行后續(xù)跟蹤并提供物流和折扣等信息，保證公司有時間做出入庫和付

款準備。最后進行績效評價和獎懲制度。

4.1.2規(guī)范部門權屬責任

湖南福千府木材有限公司部門之間業(yè)務交錯，人員流動性大，在崗時間不長

久業(yè)務熟練度低，需明確各部門的職責責任，良好的分工可以產生優(yōu)秀的效率。

制定下期各地生產和采購計劃

預算部門數(shù)據分析應對未來市場需求

根據管理要求進行跨部門工作配合

建立資源項目庫

業(yè)務部門采購材料業(yè)務

跟蹤業(yè)務提供信息

部門職責分工

審核賬款真實性

財務部門監(jiān)督款項的支付

審核憑證記賬

核對采購材料

倉儲部門建立臺賬等賬簿

提供材料質量表

圖6部門責任分工圖和目標

1．

1、增強部門協(xié)調配合的意識，建立部門間協(xié)調配合制度，目的是加強部門

間互相協(xié)調，形成工作合力；

2、加強部門間的聯(lián)系與溝通，部門在處理問題時，如涉及其他部門職責范

圍內的事項，由主管領導牽頭，主動征求有關部門的意見，認真協(xié)商，積極配合；

3、規(guī)范部門間協(xié)調配合管理，堅持一件事情原則上由一個部門負責，確需

多個部門管理的事項，要明確牽頭部門，分清主次責任；

4.1.3建立供應商基礎檔案

實時地區(qū)制度，節(jié)約運輸成本及運輸隱患。將業(yè)務區(qū)域分成東南西北中從而

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增加人員積極性。根據各地區(qū)的情況建立供應商的檔案，進行價格、質量、運輸

速度的篩選，將信息錄入計算機方便查詢與記錄，對頻繁來往公司給予標記和簡

化，提供單獨的供應商編碼，方便記賬人員記賬速度，增加效率。平日注意供應

商變動情況，及時更新最新消息。同時為當?shù)貥I(yè)務人員或加盟商提供優(yōu)質的服務，

保證公司的穩(wěn)定發(fā)展戰(zhàn)略。

4.2應付賬款支付優(yōu)化設計

4.2.1應付賬款自動化

目前來看，大約有55%的公司任然通過手工處理應付賬款流程。應付賬款并

不總是處于公司努力擴張、增加銷售額和建立競爭優(yōu)勢的中心地位。應付賬款處

理值應該得到更多的關注。延緩向供應商付款可能會損害與優(yōu)質供應商之間的信

譽，并影響到付款條件和服務水平。

隨著公司的發(fā)展，會增加更多的供應商和自身的支付責任，對自動化的需求

也在增長。會計軟件可以實現(xiàn)自動化付款和其他應付款流程，同時減輕會計部門

的負擔。公司還可以：避免丟失紙質發(fā)票、加快付款授權、更好地整理他們的記

錄可以從任何地方匯款或處理其他應付賬款任務。會大大提高效率和生產率。它

還有助于節(jié)省資金，讓員工能夠專注于實現(xiàn)公司價值的工作，減少錯誤，減少欺

詐的機會。

4.2.2建立信用部門

目前大多數(shù)公司都會采取信用模式銷售，最常見的便是賒銷，即是市場趨勢，

也可以使公司進入采購和銷售的良性循環(huán)。在建立自身信用的同時，也應該注意

觀察供應商之間的商譽，如果進行大筆采購或銷售時，在不熟悉的情況下會承擔

巨大的信用風險。良好的信用可以為公司帶來企業(yè)信用報告等材料。樹立企業(yè)形

象，在政府采購、招標等領域得到更大的機會，在市場贏得更多的合作機會，資

金困難時獲取更多的融資。這個時候就體現(xiàn)出信用部門的重要性。

公司目前在湖南有一定規(guī)模，為了以后多城市的發(fā)展，應當及時建立信用部

門。財務部門牽頭進行信用部門的組建，應當獨立于部門之間并由財務主管負責，

熟悉業(yè)務流程和操作，減少外來因素影響。主要負責應付賬款和往來業(yè)務，同時

維護公司信譽。信用部門責任如下圖。

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制定和修改部門制度

部門經理

了解競爭對手新政策

制定并調整信用政策

召開例會和定期匯報

前期后期

考錄前風信逾還

察入期險息期款

客數(shù)維評提歸清

戶據護估示檔算

圖7湖南福千府木業(yè)有限公司信用部門圖

4.2.3應付賬款的支付折扣規(guī)劃

應付賬款的折扣分為商業(yè)折扣與現(xiàn)金折扣。前者關系應付賬款的入賬金額與

相關增值稅，后者關系實際付款金額和財務費用。例如在公司采購時，甲乙兩家

供應商標明售價為50000元。甲供應商提供5%的商業(yè)折扣，那么公司入賬時原

材料為47500元，進項稅（13%）為6175元?？們r為53675元。乙供應商不提供

商業(yè)折扣則價稅合計為56500。采購時選擇甲供應商節(jié)省2825元。在簽訂完合

同后甲不提供現(xiàn)金折扣，乙提供現(xiàn)金折扣分別為5/%10，1%/30。如果采購乙供

應商并在十天內付款實際付款額為50000x95%+50000x13%＝54000元。與采購時

選擇甲雖多出價款，但多出價款為可抵扣進項稅。所以在選擇采購支付折扣的規(guī)

劃上，得按照當期需求去進行。良好的折扣規(guī)劃也可以為公司創(chuàng)造更大的價值。

4.3應付賬款對賬優(yōu)化設計

4.3.1完善對賬流程

應付賬款已經成為公司加速資金周轉、降低經營危險的重要手段，所以它的

目的是幫助公司提升自身價值，而非一個流水賬。對賬前將賬務按緊要程度進行

分類：緊急應付賬款，這類主要包含一定期限內馬上到期（如一個月份內付款）、

原材料市場經常緊缺需預付的兩類，保證公司的正常經營。普通應付賬款，這類

包括維持公司正常運轉的采購款項等項目。對賬時應將要求放高，減少不必要的

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工作，并對供應商提供的材料初步審例如無明細的余額不對，與本業(yè)務無關銷售

不對，非財務部門簽章不對等。

否

應付賬款分類供應商對賬資料審核

是

存檔專人復核

稅賬與未開票業(yè)