桂林千思裝飾工程有限公司辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1桂林千思裝飾工程有限公司簡介........................................................................1

2桂林千思裝飾工程有限公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀、所存在問題及產(chǎn)生原因

分析...................................................................................................................................1

2.1管理現(xiàn)狀....................................................................................................1

2.2存在問題及產(chǎn)生原因分析........................................................................1

2.2.1采購流程繁瑣且耗時長................................................................1

2.2.2采購及管理制度不健全................................................................2

2.2.3辦公用品規(guī)格型號名稱不規(guī)范....................................................3

2.2.4辦公用品采購缺乏市場調查........................................................3

3桂林千思裝飾工程有限公司辦公用品采購業(yè)財融合流程設計........................4

3.1解決方案....................................................................................................4

3.1.1在采購流程方面............................................................................4

3.1.2在采購及管理制度方面................................................................4

3.1.3在辦公用品規(guī)格型號名稱規(guī)范方面............................................5

3.1.4在辦公用品采購市場調查方面....................................................5

3.2業(yè)財融合流程設計....................................................................................6

3.2.1流程表設計....................................................................................6

3.2.2流程圖設計....................................................................................7

3.3相關財務核算............................................................................................7

4結束語....................................................................................................................9

參考資料.................................................................................................................10

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

桂林千思裝飾工程有限公司辦公用品采購

業(yè)務財務融合流程設計

1桂林千思裝飾工程有限公司簡介

桂林千思裝飾裝修有限公司是一家由裝飾設計、工程施工、材料、裝飾品

開發(fā)為一體的裝飾企業(yè)。主要從事住宅、辦公、旅社等場所的裝修設計和施工。

公司經(jīng)桂林市工商管理局正式批準注冊，已取得國家正規(guī)資質的單位。公司從

咨詢開始,提供創(chuàng)意草案、設計、精心的選材、施工、裝飾配置、十年保修、終

生維護的全程服務，精心為客戶營造一個溫馨、舒適、環(huán)保的工作生活環(huán)境。

2桂林千思裝飾工程有限公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀、所存在問

題及產(chǎn)生原因分析

2.1管理現(xiàn)狀

桂林千思裝飾工程有限公司的所有辦公用品采購都是由公司的采購部管理,

而采購各個部門所需要的辦公用品則需要按照流程由各個部門內部員工將所需

的辦公用品匯總交給采購部,再由采購部去購買。過程繁瑣且耗費時間太多,有

些物品花兩個小時就能采購完但是走流程卻要花上好幾天。因為采購沒有計劃

性所以經(jīng)常緊急采購，導致需要用時仍然還沒有入庫。采購時采購申請單上沒

有寫清楚所需用品的明確規(guī)格型號，導致采購專員有信息誤差并且采購專員沒

有進行市場調查隨意購買導致采購成本增加。庫存管理以及采購制度不健全,倉

庫管理員工作不認真執(zhí)行力較差。

2.2存在問題及產(chǎn)生原因分析

2.2.1采購流程繁瑣且耗時長

該司的辦公用品采購需要由各個部門匯總所需的辦公用品到采購部,再由

采購部的員工列舉出匯總表交給主管,審批完后填寫請購單給主管和經(jīng)理簽字。

再去財務部找費用會計領取并填寫借款申請單交給財務經(jīng)理審批簽字后去找出

1

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

納領取現(xiàn)金再去購買辦公用品,出納把借款單憑證聯(lián)交給費用會計編制記賬憑

證再給財務部經(jīng)理審批,出納填寫日記賬,費用會計登明細賬。采購員購買用品

后將普通增值稅發(fā)票交給出納再由出納交給費用會計,費用會計根據(jù)發(fā)票編制

記賬憑證后給財務經(jīng)理審批并簽字,最后再登記明細賬。過程冗長且繁瑣,有些

領導事務繁忙不能及時審批簽字馬上購買物品,導致需要使用時物品短缺。

由于采購活動直接關系到企業(yè)的財務支出,所以該司對于采購的審批是比

較謹慎的,這是個好現(xiàn)象,但是過于謹慎了也會對企業(yè)采購造成一定的負擔,產(chǎn)

生了很多不必要的麻煩。企業(yè)決策是有制度的,采購組織流程也自然需要制度,

但由于公司采購組織和企業(yè)流程出現(xiàn)相撞的地方，再加上一些制度的不完善,導

致企業(yè)的采購程序復雜,但很多審批程序都是在做無用功,還起不到應有的效果,

無效審批和審批時間過長嚴重影響采購效率,影響工作。

采購本就涉及到許多的部門,還涉及到一些高級管理人員。因此，采購審批

本身就具有一定的復雜性,再加上一些不必要的程序,就使得采購審批難以實施。

不管哪一個部門出現(xiàn)小問題,都會影響采購審批的效率,有時候還會影響員工們

的工作進度。因此,采購審批急需向簡單有效、靈活多變轉型0。

2.2.2采購及管理制度不健全

有的員工需要緊急采購,今天提申請明天就要用,有的員工采購申請只購買

一種物品,一樣一樣的買,大量且麻煩,還有等其他辦公用品用完了才知道要買

新的。這些隨時隨意的采購申請情況大大降低了采購的效率,使得采購員業(yè)務繁

忙,被迫天天應對緊急采購的任務而無暇顧及其他的工作。也因為緊急采購沒有

充分的時間詢問價格,不能貨比三家導致成本難以控制。

公司沒有明確的制度用來管理庫存的辦公用品,沒有安排員工定期的檢查

缺少或者損壞需要更換的辦公用品,員工的執(zhí)行力較差沒有人愿意去清點檢查

辦公用品,也沒有專門的信息化管理,拿了多少東西拿了什么東西沒有人去專門

記錄,導致員工隨意拿取。采購的制度也不夠嚴謹,有些采購員鉆公司的空子購

買一些公司不需要的物品最后只能堆積在庫房,等領導來檢查庫房的時候發(fā)現(xiàn)

有不需要的東西就會叫他們拿去處理掉,他們就會偷偷拿去二手平臺上面賣出,

這是個嚴重不良行為。

因為老板并沒有重視這一方面,認為采購辦公用品只是一項小工作不需要

這么大費周章,但其實越小的工作就要越仔細,稍有不慎就可能會犯錯誤。就像

有的員工喜歡東西用完了再說或者要等東西完全壞了用不了了才知道要上報,

這就是采購沒有計劃性,采購沒有計劃性就會導致采購效率的降低,也有可能會

2

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

導致采購成本的增加。沒有明確的規(guī)章制度來約束這些員工,他們就會鉆公司的

空子,認為公司不管這些,雖然沒有達到吃公司回扣這么嚴重但是拿公司物品去

賣也是十分不好的行為。

2.2.3辦公用品規(guī)格型號名稱不規(guī)范

對于要購買的辦公用品在采購申請單上沒有寫清楚明確的規(guī)格型號,采購

員只能模糊購買。比如銷售部門需要三臺碎紙機,碎紙機型號320*200*350mm、

15L容量、碎紙大小4*25mm可以5張紙同時碎并且連續(xù)五分鐘碎紙但是員工寫

采購需要的時候沒有寫清楚需要什么型號的碎紙機,采購員給他們買的是

350*250*550mm、23L容量可以同時碎8張紙的碎紙機。

員工認為這只是一件小事情,沒有人在意所以也有沒去規(guī)范稱呼,這就有可

能導致采購員產(chǎn)生信息誤差增加采購成本,也會導致物品報價不準確,這樣的報

價會導致購買的物品不是最低價,價格就會相差很大,會增加辦公用品的采購成

本。而且對于這些辦公用品沒有統(tǒng)一的稱呼,對于同一種物品,各個需求的部門

叫法不同,這也會增加采購難度,降低采購效率。

2.2.4辦公用品采購缺乏市場調查

有些采購部的員工沒有認真仔細的進行市場調查,在線下隨便找個供應商

就購買。沒有進行價格、產(chǎn)品的功能性質對比還有產(chǎn)品的性價比對比。比如想

要買一個新的考勤機,不同的牌子價格都會有不同,沒有多對比幾個牌子看看價

格性能和性價比,而是看到哪一個就買哪一個,會導致購買成本增加,造成許多

不必要的支出，其次供應商的水平參差不齊,品質難以保證。

員工不重視市場調查,認為市場調查沒有必要,員工只知道在線下采購,如

果在線下一家一家店考察的話又覺得浪費時間也很麻煩。物資采購的工作地位

和作用還沒有被準確地理解,沒有得到充足的重視,企業(yè)想要提高經(jīng)濟效益最重

要一點就是降低物資采購成本,盡管只是辦公用品,尤其是小公司更要注意降低

采購成本。采購辦公用品質量的好壞、價格的高低、服務的優(yōu)劣都會影響到工

作效率。最主要的一個原因就是部分采購員的綜合素質偏低,沒有系統(tǒng)的學過,

沒有一定的專業(yè)知識和經(jīng)驗。

3

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

3桂林千思裝飾工程有限公司辦公用品采購業(yè)財融合流程設計

3.1解決方案

3.1.1在采購流程方面

優(yōu)化采購審批流程，提升采購審批的效率，需要綜合考量，并采取分步實

施的方式。采購管理與企業(yè)財務密切相關，如果操作不當，就會導致采購管理

存在漏洞。因此,為了簡化采購審批程序,應該以科學的方式進行采購管理,只保

留實際有用的審批程序,取消耗時耗力的形式化審批程序。采購審批程序需要靈

活多變，即使在遇到緊急情況或有相關負責人不在場的情況下，也能及時進行

采購計劃審批，以確保項目正常進行0。

3.1.2在采購及管理制度方面

為采購人員提供了規(guī)范的請購單模板:（1）每月的5日、15日集中辦理兩

次辦公用品需要統(tǒng)計,庫管員可以在這兩個日期前做好物品的清查（2）如果物

品為每月常用的辦公用品則直接填寫請購單（3）如果物品為非常用辦公用品且

第一次購買,則需要提前將品牌和規(guī)格型號告知采購人員,采購人員根據(jù)需求進

行詢價,再將其填寫至請購單中(要求采購人員一定要規(guī)范填寫請購單,規(guī)格型

號填寫詳細,格式整齊,數(shù)據(jù)計算準確,這將作為供貨商送貨后驗貨的重要依據(jù))

（4）請購單填寫好后,要經(jīng)過各級領導審核并簽字后進入到采購階段（5）采購

人員根據(jù)請購單購買物品0。

為了加強和對庫存的管理,提高其工作效率,公司制定完整的庫存管理制度,

嚴格執(zhí)行；應當設立獎懲制度,明確各個工作崗位的職責,員工之間互相監(jiān)督。

（1）采購的辦公用品入庫前,應與采購清單認真核對,做到單物相符；

（2）辦公用品出入庫時,應嚴格按照領用的需求,用多少領多少,認真填寫領

用單,領用人需要簽字；

（3）加強內部控制,減少損失浪費；

（4）每月1至5日,各部門根據(jù)辦公用品對各部門設定了特定時間段，領用

計劃只能在此時間段內辦理，其他時間不予受理（特殊情況除外)；

（5）管理員對辦公用品領用進行記錄管理，審核辦公用品臺賬及庫存情況，

并制定辦公用品采購計劃；

（6）購買單價1000元以上的辦公用品時,需要總經(jīng)理批準；

（7）從第二次領取開始，新用品必須用舊物交換。如果發(fā)現(xiàn)設備發(fā)生故障或

4

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

損壞，應立即提出維修申請或更換新設備，若設備丟失，領用人或領用部門應

負擔賠償費用；

（8）員工首次上班前，所需辦公用品需經(jīng)部門申請、辦公室審批，方可領用。

（9）員工離職時，應當依照規(guī)定與管理員一起完成辦公用品的交接0。

3.1.3在辦公用品規(guī)格型號名稱規(guī)范方面

(1)梳理并規(guī)范常用辦公用品名稱，在給辦公用品命名時，首先要對辦公用

品進行分類，按照辦公用品的性質可以將其劃分為耗材和管理物品。消耗物品：

鉛筆、復印紙、復寫紙、印刷品、刀片、墨水、膠粘劑、膠帶、裝訂針、大頭

針、曲別針、夾子、圖釘、修正液、橡皮、賬本、檔案袋、檔案盒等0。管理品:

文件夾、文具盒、剪刀、訂書機、打孔機、打碼機、圓珠筆、鋼筆、章戳、印

泥、直尺、計算器、電話機、復印機、飲水機、電風扇、電腦軟硬件及外設、

計算機網(wǎng)絡、辦公桌椅、沙發(fā)、茶幾等0。每一類中的物品名稱都經(jīng)過采購人員、

庫管和使用人員集體梳理商定,排除掉同一物品多個名稱的情況,為每一種物品

確定一個規(guī)范的常用名稱。

(2)明確規(guī)格型號。在規(guī)范了低值易耗品名稱的基礎上,使用部門結合供貨

商提供的商品條目進一步明確每一種物品的規(guī)格型號。例如將檔案盒的規(guī)格設

置為A4/55mm;12只裝;將打孔機分為紙張封面打孔機、小型手握打孔機、財務

專用打孔機;辦公桌椅也要規(guī)定好規(guī)格型號,甚至一些常用物品規(guī)定上指定的品

牌,這樣為采購到符合使用要求的物品提供了堅實的基礎0。

3.1.4在辦公用品采購市場調查方面

采購是由人來完成的,因此,高效采購就得配備高效的采購人員,就得提高

采購人員的自身素質。首先,要提高采購人員的專業(yè)素質，提高采購員的門檻,

嚴格要求其專業(yè)水平，還可以根據(jù)公司的具體情況開展培訓課程。提高采購人

員專業(yè)素質能在一定程度上提高采購工作的效率,改善采購中的不合理程度,使

整個采購活動更加積極更具科學性與合理性。其次,加強對采購人員的工作計劃

管理，使上級掌握每個采購業(yè)務人員的去向和工作進度,并對其工作進行指導和

考核0。最后，可以線上線下采購同時,對比多家供應商的價格和品質,選擇最高

性價比的物品。

5

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

3.2業(yè)財融合流程設計

3.2.1流程表設計

表1辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計表

序號角色操作內容

1采購員匯總采購申請表并填寫請購單；根據(jù)需要填寫請購單交給采

購經(jīng)理審批

2采購員填寫借款單；根據(jù)大概需要的金額填寫借款單，交給財務經(jīng)

理審批

3采購經(jīng)理審批請購單；仔細核對申請表與請購單的數(shù)字金額并簽字

4財務經(jīng)理審批借款單；仔細核對借款單那就那個并簽字

5出納填寫兩聯(lián)式借款單并支付現(xiàn)金；根據(jù)財務經(jīng)理審批過的借款

單填寫兩聯(lián)式借款單并把憑證聯(lián)交給費用會計

6費用會計編制記賬憑證；根據(jù)審批過的借款單編制記賬憑證

7財務經(jīng)理審核記賬憑證；審核費用會計編制的記賬憑證

8出納登記現(xiàn)金日記賬；根據(jù)審核過的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬

9費用會計登記明細賬；登記對應科目明細賬

10采購員采購物品；根據(jù)請購單上的數(shù)量金額采購對應的物品

11供應商提供發(fā)票；根據(jù)購買的物品數(shù)量金額開具增值稅普通發(fā)票

12采購員傳遞單據(jù)；將單據(jù)交給出納

13出納傳遞單據(jù)；將采購員的單據(jù)傳遞給費用會計并將借款單結算

回執(zhí)交給采購員

14費用會計編制記賬憑證；根據(jù)單據(jù)及借款單憑證聯(lián)編制記賬憑證

15財務經(jīng)理審核簽字；審核記賬憑證的準確性并簽字

16費用會計登記明細賬；登記對應科目明細賬

6

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

3.2.2流程圖設計

圖1辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計圖

3.3相關財務核算

采購數(shù)額較小的辦公用品例如本子、橡皮、筆等，計入“管理費用”進行

日常核算，會計分錄如下：

借：管理費用

貸：庫存現(xiàn)金或銀行存款

采購辦公桌之類數(shù)額較大但又不能算進固定資產(chǎn)的則需要計入“低值易耗

品”科目進行攤銷，攤銷的價值再依次計入“管理費用”科目，會計分錄如下：

7

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

借：低值易耗品

貸：庫存現(xiàn)金或銀行存款

攤銷的分錄如下：

借：管理費用

貸：低值易耗品

采購員申請借款編制憑證會計分錄如下：

借：其他應收款

貸：庫存現(xiàn)金

登記日記賬和明細賬

例如：購買可以裝750張A4紙的檔案盒20個共計225.8元，向財務部借