邵陽(yáng)市南方橡塑管業(yè)公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 公司簡(jiǎn)介 邵陽(yáng)市南方橡塑管業(yè)公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)公司簡(jiǎn)介邵陽(yáng)市南方橡塑管業(yè)公司位于湖南省邵東縣楊橋鎮(zhèn)五里牌街上，陳家祠堂旁。成立于2004年2月12日，法定代表人周明光，注冊(cè)資本288萬(wàn)元。主要經(jīng)營(yíng)范圍涉及到橡膠管、塑料管、塑料鞋底、橡膠等橡塑制品的制造與銷售。該公司是中南地區(qū)最具規(guī)模的企業(yè)之一，是國(guó)家化工學(xué)會(huì)橡膠行會(huì)協(xié)會(huì)成員，生產(chǎn)和銷售品種齊全。公司占地15000平方米，擁有標(biāo)準(zhǔn)化廠房，采用目前最先進(jìn)的生產(chǎn)設(shè)備和技術(shù)，專業(yè)生產(chǎn)各型號(hào)的橡膠、塑料管帶等產(chǎn)品。表1公司的基本信息地址湖南省邵東縣楊橋鎮(zhèn)五里牌街上成立時(shí)間2004年2月12日法定代表人周明光企業(yè)類型自然人投資注冊(cè)資本288萬(wàn)元主要經(jīng)營(yíng)范圍橡膠管、塑料管、塑料鞋底、橡膠制品制造銷售公司總的大體結(jié)構(gòu)包括董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、銷售部、市場(chǎng)部、技術(shù)部、研發(fā)部。圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖公司銷售與收款內(nèi)部控制制度存在的主要問題應(yīng)收賬款收回不及時(shí)，造成大量的壞賬公司由于經(jīng)營(yíng)時(shí)間到現(xiàn)在為止有點(diǎn)長(zhǎng)，為了更好的搶占市場(chǎng)，提高競(jìng)爭(zhēng)力，增加經(jīng)濟(jì)利益的流入，公司希望能夠賣出更多的商品，存貨積壓減少，所以公司能夠容忍在一定程度上允許賒銷。這就表示銷售完了商品并不意味著能夠馬上增加銀行存款或庫(kù)存現(xiàn)金，這可能極大多數(shù)增加了公司的應(yīng)收賬款項(xiàng)目余額。在未建立客戶信用檔案之前，與信用差的客戶進(jìn)行交易，造成了大量的可能收不回來(lái)的應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款所占的比重，在銷售收入里面的比重較大的話，意味著公司需要計(jì)提的壞賬準(zhǔn)備的數(shù)目也多，收不回來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)也大。同時(shí)會(huì)降低公司的流動(dòng)資金，同樣也會(huì)增加公司的資金風(fēng)險(xiǎn)，從而影響了公司的發(fā)展，很多時(shí)候公司只注重銷售商品，偏重于營(yíng)業(yè)收入的余額，而將款項(xiàng)收回的執(zhí)行并不重視，從而導(dǎo)致了應(yīng)收賬款越積越多，壞賬準(zhǔn)備計(jì)提的金額數(shù)目也大，而且很多沖不回來(lái)。并且公司并沒有制定一系列的相關(guān)補(bǔ)救措施，公司的應(yīng)收賬款所占的比重大，對(duì)公司來(lái)說(shuō)并不是一件好事，它會(huì)阻礙公司的發(fā)展，減少公司的投資導(dǎo)致投資收入減少。圖2應(yīng)收賬款所占的比重銷售崗位設(shè)置不合理根據(jù)對(duì)該公司的調(diào)查顯示，由于一開始生產(chǎn)銷售規(guī)模較小，銷售部成員自己一人掌握了銷售的大體流程，銷售和信用審批以及收款全都是銷售人員一手掌控，在后來(lái)公司發(fā)展到現(xiàn)階段的時(shí)候，銷售部人員為了提高自己的業(yè)績(jī)，拿到豐厚的獎(jiǎng)金，并沒有根據(jù)之前制定的客戶信用檔案來(lái)執(zhí)行，將客戶信用檔案制度當(dāng)作沒看見，放寬信用審批條件。向沒有獲得賒銷授權(quán)或超出了其信用額度的客戶進(jìn)行賒銷，哪怕是那些賬齡有超過(guò)一兩年的，也給他們特殊批準(zhǔn)，以至于公司的應(yīng)收賬款越來(lái)越多，且收回的希望也很渺茫，從而增加了公司資金的風(fēng)險(xiǎn)，影響了公司的發(fā)展。會(huì)計(jì)崗位綜合素質(zhì)能力低下2.3.1財(cái)務(wù)人員職業(yè)技能低下公司對(duì)財(cái)務(wù)工作重視程度不夠，現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員素質(zhì)較低，許多賬目比較混亂。比如說(shuō)常見的退貨，當(dāng)前天客人在網(wǎng)上預(yù)訂的商品，交付了貨款，可第二天的時(shí)候，商品因不可預(yù)見事故發(fā)生的短缺，這個(gè)時(shí)候該公司就要將前天所收客戶的貨款退回給客戶，可一般用的都網(wǎng)上收款，且并不需要走審批手續(xù)，而且記賬的時(shí)候并沒有寫明明細(xì)，這就可能導(dǎo)致該公司的賬目混亂。2.3.2會(huì)計(jì)人員和銷售人員工作積極性低公司激勵(lì)制度欠缺，員工工作積極性不高，職業(yè)素養(yǎng)較低下，職業(yè)能力也有待提升。明明一件很簡(jiǎn)單的事情，卻因?yàn)樗齻兊膽B(tài)度和方式而搞的很復(fù)雜。比如說(shuō)，每次記應(yīng)收賬款明細(xì)的時(shí)候，一開始的時(shí)候是想為了簡(jiǎn)便，節(jié)約時(shí)間，就填了簡(jiǎn)稱，可當(dāng)時(shí)間間隔一長(zhǎng)，應(yīng)收賬款的明細(xì)公司一多，就忘記了之前那個(gè)公司的簡(jiǎn)稱了，甚至都忘記了這個(gè)公司來(lái)過(guò)，于是又給他又編了一個(gè)簡(jiǎn)稱?；蛘哂行┕镜拿植畈欢?，有些簡(jiǎn)稱撞了，情況百出，等到最后要查賬，賬目混亂。有些銷售人員有時(shí)并不在意自己的業(yè)績(jī)，只想干拿底薪，每天在那里工作積極性也不高。2.3.3銷售人員缺乏銷售與收款業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)因利益的驅(qū)動(dòng)，銷售人員鉆了公司章程的空子，為提高自己的業(yè)績(jī)，拿到更高的報(bào)酬，沒有與公司利益一體的意識(shí)，只想到自己的經(jīng)濟(jì)利益，只看眼前，只想當(dāng)下，根本不顧公司的長(zhǎng)期發(fā)展，只想著將商品銷售出去，卻從不在意款項(xiàng)沒有收回對(duì)公司造成的影響。銷售合同簽訂流程不合理公司的銷售與收款的內(nèi)部流程步驟過(guò)多，且每個(gè)環(huán)節(jié)沒有專門的人來(lái)管理，大都是靠銷售人員一手操辦。在這整個(gè)環(huán)節(jié)中，稍不留神，就容易發(fā)生錯(cuò)誤。剛開始由于業(yè)務(wù)的不太熟練，操作人員操作的時(shí)間過(guò)于漫長(zhǎng)，并且容易出錯(cuò)。尤其是銷售與收款的內(nèi)部流程環(huán)節(jié)中合同的簽訂，這個(gè)環(huán)節(jié)在銷售的整個(gè)環(huán)節(jié)中起著至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，有些銷售人員在不了解公司存貨也不與倉(cāng)管人員溝通的情況下，去與客戶簽銷售合同，到最后合同簽成了，可是最后公司沒有這么多貨，不想賠違約金的話就只能加班加點(diǎn)的趕出來(lái)，到時(shí)候因?yàn)橐募?，?gòu)買原材料運(yùn)輸?shù)臅r(shí)候又要加錢，而且還有員工的加班費(fèi)，這樣無(wú)形之中就增加了很多成本。合同的條條框框需要簽合同的人仔細(xì)閱讀，比如，簽訂的主體前后不一致；對(duì)于遠(yuǎn)在外地的客戶簽的合同用的是傳真的形式；收款的條件和時(shí)間約定不清晰……由于公司銷售與收款的內(nèi)部控制流程不合理，這些問題都為我們埋下了隱患。公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)3.1完善應(yīng)收賬款的管控制度3.1.1做好應(yīng)收賬款催收工作公司在銷售商品時(shí)除了進(jìn)行營(yíng)業(yè)收入確認(rèn)，還需要及時(shí)收回應(yīng)收賬款并入賬，也就是說(shuō)在銷售出商品的同時(shí)，我們應(yīng)該及時(shí)收回收入，正所謂一手交錢，一手交貨。如果當(dāng)時(shí)并不能立馬收回，我們應(yīng)當(dāng)采取一些相應(yīng)的措施來(lái)減少壞賬準(zhǔn)備，因?yàn)橛行┢髽I(yè)可能當(dāng)時(shí)周轉(zhuǎn)不不過(guò)來(lái)，但是過(guò)后資金還是充足的，只是并不著急還款，畢竟，金錢具有時(shí)間價(jià)值，這個(gè)時(shí)候我們可以給提供相應(yīng)的優(yōu)惠政策，優(yōu)惠條件和期限。如果在這個(gè)優(yōu)惠政策內(nèi)還是沒有收回來(lái)的話，那么我們可以采用其辦法和手，比如上門催債、電話催佩等，收款人員也應(yīng)時(shí)刻關(guān)注客戶的付款情況，按時(shí)提醒客戶及時(shí)付款。通過(guò)這些辦法，能夠適當(dāng)?shù)氖栈匾恍?yīng)收賬款。一手交錢，一手交貨及時(shí)收回一手交錢，一手交貨及時(shí)收回款項(xiàng)延遲收回根據(jù)相應(yīng)的客戶，給予相對(duì)應(yīng)的優(yōu)惠政策銷售商品款項(xiàng)延遲收回根據(jù)相應(yīng)的客戶，給予相對(duì)應(yīng)的優(yōu)惠政策銷售商品電話催債一直不還，且沒有還款意向電話催債一直不還，且沒有還款意向催債催債上門催債上門催債對(duì)收長(zhǎng)時(shí)間收不回來(lái)的大額應(yīng)收賬款，與債務(wù)公司合作，每筆債務(wù)收回，公司與債務(wù)公司按比例分成。對(duì)收長(zhǎng)時(shí)間收不回來(lái)的大額應(yīng)收賬款，與債務(wù)公司合作，每筆債務(wù)收回，公司與債務(wù)公司按比例分成。圖3銷售商品的收款流程3.1.2建立客戶信用檔案，加強(qiáng)信用審核同樣為了減少壞賬準(zhǔn)備，我們也可以建立客戶信用檔案，加強(qiáng)信用審核制度。根據(jù)之前他們的消費(fèi)記錄和還款時(shí)間，我們可以將它們分為幾個(gè)等級(jí)的客戶，每一等級(jí)的客戶所給予的寬限的金額和時(shí)間并不相同，還款信用良好的客戶，可以讓他們與我們進(jìn)行商討，確定賒銷的額度。如果是合作頻繁的客戶，并且他會(huì)按時(shí)還款，當(dāng)他們的借款超過(guò)約定的金額后，我們可以適當(dāng)給予他們寬松的優(yōu)惠，但是我們需要總經(jīng)理以上職位的高層管理人員給予他特殊批準(zhǔn)。位于最末端的客戶，將無(wú)法享有寬限的時(shí)間和金額。同時(shí)，我們應(yīng)加強(qiáng)銷售部門與信用部門和財(cái)務(wù)部門之間的溝通，在固定的時(shí)間對(duì)應(yīng)收賬款的款項(xiàng)進(jìn)行分析，并及時(shí)與之溝通，能夠更好地結(jié)合公司的實(shí)際情況，建立客戶信用檔案。從而提高應(yīng)收賬款的收回，沖減已經(jīng)收回賬款的壞賬準(zhǔn)備。圖4建立客戶信用檔案流程信用部門也應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新客戶信用檔案，因?yàn)榭赡苡行┛蛻粢婚_始信用良好，可是到了后面資金周轉(zhuǎn)困難，資金鏈崩斷，從而導(dǎo)致公司破產(chǎn)倒閉，也會(huì)導(dǎo)致款項(xiàng)收不回來(lái)。表2信用等級(jí)客戶等級(jí)信用情況優(yōu)惠政策光洪家電有限公司一等信用良好可以允許賒銷，且賒銷時(shí)間有兩年佘田橋鎮(zhèn)凌杰生資經(jīng)營(yíng)部二等信用一般允許一定程度上賒銷一定的金額，最高不超過(guò)總價(jià)款的50%獅子峰商店三等信用較差需要一手交錢一手交貨3.2建立公司內(nèi)部的職位分離制度為了杜絕銷售人員為了自身利益而隱瞞消費(fèi)者的信用等級(jí)，一手遮天，我們應(yīng)當(dāng)分別建立銷售部門和信用管理部門，且還要建立一個(gè)監(jiān)督部門，防止她們狼狽為奸。部門區(qū)域劃分界限清除，各個(gè)部門各崗位相互監(jiān)督，但同時(shí)也需要相互配合，共同運(yùn)作。每月銷售部門應(yīng)與倉(cāng)庫(kù)人員核對(duì)商品情況，根據(jù)實(shí)際的庫(kù)存商品的數(shù)量，制定對(duì)應(yīng)的銷售計(jì)劃，財(cái)務(wù)部門也應(yīng)當(dāng)定期與倉(cāng)貨進(jìn)行對(duì)帳。并且為了防止還有一些人利用崗位尚未分離的便利，謀取自身利益，我們應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行崗位分離制度，不僅僅限于銷售部門和信用部門。比如說(shuō)在執(zhí)行一項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)，銷售崗位和收款崗位要分離；簽到人員和審核人員不能是同一人……具體實(shí)施崗位分離政策，就好比如一次大改革，這就需要全體領(lǐng)導(dǎo)以身作則，帶領(lǐng)員工共同進(jìn)行不相容的崗位分離監(jiān)督和制衡，會(huì)對(duì)公司的發(fā)展，產(chǎn)生深遠(yuǎn)重要的影響。銷售部門銷售部門銷售部門銷售部門信用部門銷售商品的銷售人員建立檔案的信用人員監(jiān)督部門圖5部門監(jiān)督機(jī)制3.3建立銷售人員和財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)提升制度3.3.1開展技能培訓(xùn)，提高專業(yè)能力和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)公司在人才資源的管理方面加大招聘和考核的力度，建立員工招聘和技能培訓(xùn)機(jī)制。首先，從招聘環(huán)節(jié)開始嚴(yán)格把關(guān)，各個(gè)崗位盡可能招聘對(duì)口的專業(yè)人才，在招聘時(shí)進(jìn)地嚴(yán)格考核，保證聘用員工的綜合素質(zhì)；然后，對(duì)于公司的全體員工，建立一套嚴(yán)格的考核機(jī)制，每季度公司針對(duì)所有員工將進(jìn)行免費(fèi)的職能培訓(xùn)，針對(duì)銷售與收款環(huán)節(jié)的工作崗位，注重對(duì)銷售人員口才、業(yè)務(wù)能力、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，注重對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)地財(cái)務(wù)技能、財(cái)經(jīng)法律法規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)；最后培訓(xùn)完成后要進(jìn)行考核，建立技能考核獎(jiǎng)懲，考核優(yōu)秀的員工當(dāng)月績(jī)效提高15%，考核不合的員工當(dāng)月績(jī)效扣除15%，通過(guò)多種手段，有提高員工的專業(yè)能力和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。銷售人員口才、風(fēng)險(xiǎn)管理、綜合素質(zhì)培訓(xùn)口才銷售人員口才、風(fēng)險(xiǎn)管理、綜合素質(zhì)培訓(xùn)口才招納專業(yè)對(duì)口組織考核招納專業(yè)對(duì)口組織考核加強(qiáng)培訓(xùn)加強(qiáng)培訓(xùn)財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)技能、財(cái)經(jīng)法規(guī)培訓(xùn)和風(fēng)險(xiǎn)管理財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)技能、財(cái)經(jīng)法規(guī)培訓(xùn)和風(fēng)險(xiǎn)管理當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)15%當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)15%考核優(yōu)秀考核優(yōu)秀當(dāng)月績(jī)效扣除1當(dāng)月績(jī)效扣除15%考核不合格考核不合格圖6員工招聘和技能培訓(xùn)機(jī)制3.3.2建立員工績(jī)效測(cè)評(píng)和獎(jiǎng)罰制度為了公司的可持續(xù)發(fā)展，我們應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的合理的獎(jiǎng)懲制度。對(duì)銷售人員來(lái)講，將銷售人員平常的表現(xiàn)和業(yè)績(jī)?cè)敿?xì)結(jié)合進(jìn)行考核，其中最主要的考核內(nèi)容便是銷售及收款的金額，為了款項(xiàng)能夠及時(shí)的收回，我們的銷售人員就會(huì)重視客戶信用檔案。對(duì)于那些表現(xiàn)好，業(yè)績(jī)突出的員工進(jìn)行褒獎(jiǎng)表?yè)P(yáng)；反之，則進(jìn)行對(duì)應(yīng)的懲罰。公司通過(guò)這樣的方式，可以加強(qiáng)員工的積極性，從而可以推動(dòng)公司的發(fā)展，員工的個(gè)人利益公司的發(fā)展，有機(jī)結(jié)合起來(lái)。表3銷售人員績(jī)效考核考核內(nèi)容占比標(biāo)準(zhǔn)銷售任務(wù)完成情況60%實(shí)際完成^計(jì)劃完成小于2%，減少1%出勤情況20%遲到1次扣1%，一周超過(guò)三次全扣是否按照信用管理制度20%如果造成應(yīng)收賬款收不回來(lái)，原因是因?yàn)闆]有按信用管理制度，一次扣2%。最后工資=月工資*最后的比重3.4銷售合同簽訂流程優(yōu)化設(shè)計(jì)我們簽訂合同之前，需要去了解公司的基本情況，和公司的倉(cāng)管人員和生產(chǎn)人員相互溝通。如果對(duì)于那些倉(cāng)庫(kù)一時(shí)沒貨，但在合同約定前可以生產(chǎn)出來(lái)的，我們應(yīng)當(dāng)將相關(guān)情況上報(bào)，獲得經(jīng)理以上高管人員的批準(zhǔn)在簽訂合同時(shí)，我們應(yīng)仔細(xì)檢查合同的各個(gè)條列，不容出現(xiàn)錯(cuò)誤，為今后埋下隱患。當(dāng)然，公司應(yīng)聘用1-2名法律顧問，在銷售人員簽訂合同時(shí)安排一名法律顧問對(duì)合同進(jìn)行審閱和把關(guān)。由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，與其他人或外國(guó)人簽訂銷售合同時(shí)，我們也應(yīng)該查找客戶的資料，認(rèn)證核對(duì)，不能盲目輕信他人，追求利益。簽訂合同前簽訂合同前銷售人員與倉(cāng)管人員溝通是否有貨準(zhǔn)備簽訂合同有貨如能同截止日期之前生產(chǎn)出來(lái)，就上報(bào)商量；不能的話，則進(jìn)一步協(xié)調(diào)交貨時(shí)間。無(wú)貨法律顧問審閱并檢查合同按公司規(guī)定流程簽訂銷售合同圖7合同簽訂的步驟評(píng)價(jià)邵陽(yáng)市南方橡塑管業(yè)公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案，制定信用制度，使得應(yīng)收賬款在源頭上減少，同時(shí)制度了一系列相關(guān)的收款制度，使得公司的壞賬準(zhǔn)備減少資金成本，使得能夠在銷售商品完之后，擁有更多的資金，更好地利用進(jìn)行投資，提高收益。同時(shí)設(shè)置信用監(jiān)督崗位，監(jiān)督銷售部門和信用管理部門，防止他們以權(quán)謀私，為了自身的利益而放寬信用管理，這樣能夠使得公司更快地收回賬款。為了提高員工的綜合素質(zhì)，制定了員工招聘和技能培訓(xùn)機(jī)制，同時(shí)，為了提高他們的