詢價采購工作的基本流程

詢價采購工作的基本流程一、流程目標(biāo)與范圍詢價采購工作旨在通過規(guī)范化的流程，提高采購效率，降低采購成本，確保采購的透明度與公正性。該流程適用于公司所有部門的物資采購，包括但不限于原材料、設(shè)備、服務(wù)等。通過明確的步驟與責(zé)任分配，確保每一環(huán)節(jié)的順暢與高效。二、采購原則在詢價采購過程中，需遵循以下原則：1.公正性：所有供應(yīng)商在詢價過程中應(yīng)享有平等的機會，確保采購決策的公正性。2.透明性：采購過程應(yīng)記錄在案，確保各環(huán)節(jié)可追溯，接受內(nèi)部審計。3.經(jīng)濟性：在滿足質(zhì)量要求的前提下，優(yōu)先選擇價格合理的供應(yīng)商。4.合規(guī)性：所有采購活動必須遵循公司相關(guān)政策及法律法規(guī)。三、詢價采購流程1.需求確認(rèn)在采購開始之前，相關(guān)部門需明確采購需求，包括物資的種類、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時間。需求確認(rèn)后，填寫《采購需求單》，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.詢價準(zhǔn)備采購部門根據(jù)《采購需求單》，制定詢價計劃，確定詢價的方式（如電話詢價、郵件詢價等）。同時，需收集潛在供應(yīng)商的信息，確保至少三家合格供應(yīng)商參與報價。3.發(fā)出詢價函向選定的供應(yīng)商發(fā)出《詢價函》，詳細(xì)說明采購需求、報價要求及截止日期。詢價函應(yīng)包括以下內(nèi)容：采購物資的詳細(xì)描述交貨地點及時間報價有效期付款方式及條件4.報價收集在截止日期前，采購部門收集各供應(yīng)商的報價，并對報價進(jìn)行初步審核，確保報價的完整性與合規(guī)性。若有供應(yīng)商未按時提交報價，需記錄并及時通知相關(guān)部門。5.報價評估對收集到的報價進(jìn)行評估，主要考慮以下因素：報價的合理性與競爭性供應(yīng)商的信譽與歷史表現(xiàn)交貨能力與售后服務(wù)評估結(jié)果應(yīng)形成書面報告，供后續(xù)決策參考。6.決策與審批根據(jù)報價評估結(jié)果，采購部門提出推薦供應(yīng)商名單，并填寫《采購審批表》。該表需經(jīng)過相關(guān)部門的審核與批準(zhǔn)，最終由公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。7.合同簽署在獲得審批后，采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽署《采購合同》。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，包括交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。8.采購實施合同簽署后，采購部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)采購實施，確保供應(yīng)商按時交貨。若出現(xiàn)延遲或質(zhì)量問題，需及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決方案。9.驗收與入庫物資到貨后，相關(guān)部門需對采購物資進(jìn)行驗收，確保其符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。驗收合格后，填寫《驗收單》，并將物資入庫。10.付款與報銷在驗收合格后，采購部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提交付款申請，附上相關(guān)單據(jù)（如合同、驗收單、發(fā)票等）。財務(wù)部門在審核無誤后，進(jìn)行付款。11.檔案管理所有采購相關(guān)文件（如《采購需求單》、《詢價函》、《采購合同》、《驗收單》等）需進(jìn)行歸檔管理，以備后續(xù)查閱與審計。四、流程優(yōu)化與反饋機制在詢價采購流程實施過程中，需定期收集各部門的反饋意見，評估流程的有效性與可執(zhí)行性。根據(jù)反饋結(jié)果，適時對流程進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，確保其適應(yīng)公司發(fā)展的需要。五、采購紀(jì)律與責(zé)任所有參與詢價采購的人員需遵守公司采購紀(jì)律，確保采購過程的公正與透明。采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到嚴(yán)肅處理。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購工作，確保責(zé)任明確，流程順暢