管理制度科技有限公司資料管理制度

（管理制度）科技有限公

司資料管理制度

20XX年XX月

科技XX公司檔案管理制度

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)研究檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)科研檔案）、產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔

案、基本建設(shè)檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)基建檔案）、會(huì)計(jì)檔案、員工檔案及行政、運(yùn)營(yíng)、

生產(chǎn)技術(shù)、黨群檔案材料的形成、積累、整理、歸檔、分類(lèi)、編目、案卷羅列

要求及檔案、技術(shù)資料的開(kāi)辟和提供利用要求。

本標(biāo)準(zhǔn)合用于科技XX公司的檔案管理工作。

2引用標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)文件

中華人民共和國(guó)檔案法

檔發(fā)字[1994]23號(hào)外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定

國(guó)檔發(fā)[1991]22號(hào)工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則

開(kāi)辟利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法

會(huì)計(jì)檔案管理辦法

34

3.1企業(yè)檔案:是企業(yè)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和,其構(gòu)成

以科技檔案為主體，包括產(chǎn)品、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科研、生產(chǎn)技術(shù)、員工、

會(huì)計(jì)、運(yùn)營(yíng)管理、行政管理、黨群工作共十大類(lèi)檔案。

3.2科技檔案:是指本公司科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、設(shè)備儀器和基本建設(shè)等活動(dòng)中

直接形成的有保存價(jià)值,且按壹定的歸檔制度作為真正的歷史記錄，集中保管起

來(lái)的科技文件材料（包括圖紙、照片、科技影片、磁盤(pán)、錄音帶、錄象帶、報(bào)

表、文字材料或者備份等）。

3.3科技文件材料:是指本公司科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)和基本建設(shè)等活動(dòng)中正于產(chǎn)

生和使用著的圖樣材料，文字材料,目錄、表格材料及夕味技術(shù)資料。

3.4產(chǎn)品檔案:是指產(chǎn)品于開(kāi)辟設(shè)計(jì)、工藝、工裝、加工創(chuàng)造、生產(chǎn)定型驗(yàn)收等

全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值歸檔備查的不同形式載體的文件材料。

3.5科研檔案:是指于科學(xué)研究過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值且歸檔的文件、

圖表等不同形式的科研文件資料。

3.6設(shè)備儀器檔案:是指設(shè)備儀器從購(gòu)置（或者設(shè)計(jì)創(chuàng)造）、安裝、調(diào)試、使用、

維修、改造、更新、報(bào)廢的全過(guò)程中形成的圖樣、文字說(shuō)明等歸檔備查的全

部文件材料。

3.7基建檔案:是指基本建設(shè)工程項(xiàng)目（含新建、改建、擴(kuò)建、工程維護(hù)及技術(shù)改

造），從可行性研究到建成投產(chǎn)（使用）全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的經(jīng)過(guò)整理

歸檔的，不同形式和載體的文件材料。

4檔案管理職責(zé)

4.1本公司檔案管理工作，于總裁領(lǐng)導(dǎo)下，由管理推進(jìn)部設(shè)立綜合檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)

籌、協(xié)調(diào)、組織、管

理全公司檔案工作。

4.2綜合檔案室負(fù)責(zé)各職能部門(mén)文件材料的形成、積累、整理、歸檔的業(yè)務(wù)指

導(dǎo)。

4.3綜合檔案室負(fù)責(zé)各類(lèi)檔案、技術(shù)資料的采集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、

復(fù)制、發(fā)放和提供利用。

3.1綜合檔案室負(fù)責(zé)采集國(guó)家頒發(fā)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)換版、復(fù)制、發(fā)放，且進(jìn)

行跟蹤受控管理。

432綜合檔案室負(fù)責(zé)采集技術(shù)資料,建立信息網(wǎng)絡(luò)，編制技術(shù)參考資料提供利

用月照

4.3.3檔案管理人員于設(shè)備刑取產(chǎn)品鑒定、工程竣工驗(yàn)收、科研成果發(fā)布時(shí)到

現(xiàn)場(chǎng),采集掌握第壹手資料,接收應(yīng)歸的技術(shù)文件資料。

4.4各職能部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)文件資料的采集、積累、整

理、且按規(guī)定時(shí)間移交綜合檔案室歸檔。

5檔案管理內(nèi)容和要求

5.1檔案材料的形成和歸檔

5.1.1凡是記述和反映本公司生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、產(chǎn)品、科研、運(yùn)

營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)管理等活動(dòng)，具有工作考查、科學(xué)研究、經(jīng)臉總結(jié)、技術(shù)交流等

作用的科研、產(chǎn)品（含引進(jìn)產(chǎn)品）、基建、設(shè)備儀器、標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)、計(jì)量、專(zhuān)利、

認(rèn)證、檢測(cè)類(lèi)科技文件材料（圖樣、圖片）電子文件（軟盤(pán)、硬盤(pán)），均應(yīng)整理歸檔。

5.1.2科技文件材料的形成伴有著科研、生產(chǎn)、基本建設(shè)的進(jìn)程而形成，且貫通

于科研、生產(chǎn)、基本建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程，各有關(guān)部門(mén)應(yīng)于各自的職責(zé)范圍內(nèi)做

好屬于歸檔的技術(shù)文件材料的積累工作。

5.2各類(lèi)文件資料的歸檔范圍和保管期限見(jiàn)QG/SL24.15-02附錄A、附錄B和附

錄:、D、E、F、G、H、I、J及附錄g而觸附錄）。

5.3各類(lèi)文件材料的歸檔時(shí)間和要求

5.3.1產(chǎn)品檔案歸檔時(shí)間

531.1應(yīng)歸入產(chǎn)品檔案的科技文件材料分別以樣機(jī)、小批試制、產(chǎn)品定型鑒定

為階段配套歸檔到綜合檔案室。

531.2產(chǎn)品定型鑒定后的設(shè)計(jì)、工藝、工裝文件材料整理成套及時(shí)歸檔到綜合

檔案室。

5.3.1.3企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)科技文件材料出（改）版后，及時(shí)歸檔到綜合檔案室。

5.3.1.4應(yīng)歸入標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)計(jì)量方面的科技文件材料,可于科技文件材料形成后十

日內(nèi)歸檔到綜合檔案室；應(yīng)歸入專(zhuān)?人認(rèn)證檔案的科技文件材料，于取得專(zhuān)利

權(quán)和認(rèn)證合格時(shí)將有關(guān)科技文件材料配套歸檔

至I」綜合檔案。

5.3.1.5引進(jìn)產(chǎn)品的檔案資料，負(fù)責(zé)引進(jìn)的工作部門(mén)收到后應(yīng)及時(shí)交綜合檔案室

歸檔

5.3.1.6引進(jìn)產(chǎn)品的技術(shù)協(xié)議書(shū)（技術(shù)合同）壹旦形成，負(fù)責(zé)該引進(jìn)工作的部門(mén)應(yīng)

及時(shí)將原件交綜合檔案室歸檔,本部門(mén)留存復(fù)印件。

5.3.2設(shè)備儀器檔案歸檔時(shí)間

5.321設(shè)備儀器開(kāi)箱時(shí)應(yīng)通知檔案室人員參加，且將隨箱科技文件材料及時(shí)接

收歸檔。必要時(shí)由檔案室

負(fù)責(zé)復(fù)制倆卷套,提供安裝調(diào)試使用。公司內(nèi)任何部門(mén)和個(gè)人均不得扣留這種應(yīng)

歸檔的科技文件材料。

5.322設(shè)備儀器購(gòu)置、驗(yàn)收和安裝調(diào)試文件材料分別于設(shè)備儀器投入安裝調(diào)試

前和安裝完畢投入正常使用前交綜合檔案室歸檔。

5.323設(shè)備儀器于使用過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的科技文件材料，如:大、中修

記錄，重大事故處理意見(jiàn)等,應(yīng)定期歸檔到綜合檔案室。

5.3.3基建檔案的歸檔時(shí)間

5.3.3.1基建工程項(xiàng)目于竣工驗(yàn)收后壹季度內(nèi)，將全部竣工圖、技術(shù)文件交綜合

檔案室歸檔?？⒐D壹律加蓋竣工章，審簽手續(xù)齊全。

凡以施工圖代作竣工圖的，由施工單位按制圖要求，負(fù)責(zé)于原施工圖上進(jìn)行

補(bǔ)充修改注明修改部門(mén)和更改標(biāo)記，且附上設(shè)廿變更通知單和施工說(shuō)明加蓋

〃代竣工圖"標(biāo)志后，由基建項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核，簽署歸檔。

5.33.2負(fù)責(zé)組建新的產(chǎn)品生產(chǎn)線(xiàn)、新建車(chē)間等工作的領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員,應(yīng)做好

籌建、投入試生產(chǎn)階段的科技文件材料的形成、積累工作。上述工作完成后，

應(yīng)將全套科技文件材料及時(shí)移交綜合檔案室歸檔。

5.3.4科研檔案歸檔時(shí)間

5.3.4.1科研課題已完成且經(jīng)過(guò)鑒定后或者評(píng)審取得獲獎(jiǎng)憑證后，及時(shí)歸檔。課

題負(fù)責(zé)人于取得用戶(hù)反饋信息等文件后應(yīng)及時(shí)交檔案室歸檔。

5.342應(yīng)歸入科研檔案的專(zhuān)利文件，于取得專(zhuān)利權(quán)后及時(shí)4箱關(guān)的文件材料歸

檔。

5.342取得負(fù)結(jié)果或者因故中斷的科研課題,于批準(zhǔn)中止時(shí)應(yīng)及時(shí)歸檔。

5.3.5其它檔案歸檔時(shí)間

5.351出國(guó)考查人員于回廠(chǎng)后壹月內(nèi)寫(xiě)好考察方案和整理好帶回的科技資料，

交綜合檔案室歸檔。

5.352各種管理（生產(chǎn)技術(shù)、行政、運(yùn)營(yíng)、黨群四大類(lèi)）工作中形成的文件材料,

于次年初分別由各部門(mén)兼職檔案員整理后交管理推進(jìn)部文書(shū)員，由其進(jìn)行分類(lèi)、

組卷、裝訂成冊(cè),移交給綜合檔案室。

5.353會(huì)計(jì)檔案資料，于年終結(jié)束后,暫由財(cái)務(wù)部保存壹年，期滿(mǎn)后移交綜合檔

霞

5.354聲像檔案于各項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，由活動(dòng)部門(mén)將正片、副片整理后，交綜合檔

出

5.3.5.5無(wú)紙化辦公、網(wǎng)上運(yùn)作形成的電子文件（軟盤(pán)、硬盤(pán)）及隨機(jī)帶來(lái)的系

統(tǒng)硬盤(pán)、設(shè)計(jì)文件更改后的磁盤(pán)等，應(yīng)將備份后的磁盤(pán)及時(shí)移交綜合檔案室歸

檔。

5.3.6歸檔要求

5.3.6.1歸檔的科技文件材料必須符合完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。

5.362歸檔的科技文件材料，應(yīng)符合有關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)的要求編號(hào)正確，內(nèi)容齊全，

統(tǒng)壹用紙的格式；

書(shū)寫(xiě)必須用碳素墨水或者蘭黑墨水，不允許用純蘭墨水、紅墨水和園珠筆，要求

字體工整、字跡線(xiàn)條清晰、

審簽手續(xù)齊全。

5.363歸檔的科技文件材料必須是原件，各業(yè)務(wù)部門(mén)只能留存復(fù)印件。

5.364歸檔的科技文件材料，移交單位必須填寫(xiě)移交清單壹式倆份。經(jīng)驗(yàn)收后,

交接雙方于移交清單

上簽字。

5.365歸檔份數(shù):壹般歸檔壹份,重要或者使用頻繁的科技文件材料可酌加份數(shù)。

5.4檔案技術(shù)材料的分類(lèi)和編目

5.4.1分類(lèi)

541.1分類(lèi)原則：保持檔案的有機(jī)聯(lián)系,便于科學(xué)管理和開(kāi)辟利用。

541.2分類(lèi)方法：產(chǎn)品、科研、設(shè)備儀器、基建檔案分別以獨(dú)立的產(chǎn)品項(xiàng)目、

科研課題設(shè)備儀器的種類(lèi)、獨(dú)立的基建工程項(xiàng)目檔案為單位進(jìn)行分類(lèi)；會(huì)計(jì)檔

案以憑證、帳簿、報(bào)表為單位進(jìn)行分類(lèi)；文檔以文件材料的問(wèn)題、內(nèi)容分類(lèi)。

5.4.2編目

5.421采用國(guó)家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》檔案壹級(jí)類(lèi)目的標(biāo)i照

號(hào)和編號(hào)。產(chǎn)品檔案為E,科研檔案為F,基建檔案為G,設(shè)備儀器為H,會(huì)計(jì)

像為I員工檔案為J,黨群、行政、生產(chǎn)技術(shù)、運(yùn)營(yíng)管理分別為A、B、C、D。

5.422二級(jí)類(lèi)目按產(chǎn)品型號(hào)、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器種類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案

類(lèi)別設(shè)置，文書(shū)檔案按問(wèn)題設(shè)置，編號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示

5.423三級(jí)及三級(jí)以下類(lèi)目設(shè)置和編號(hào),根據(jù)實(shí)際情況而定.

5.4.3編制檔號(hào)（分類(lèi)號(hào)）：檔號(hào)由國(guó)家工業(yè)企業(yè)檔案標(biāo)記符號(hào)、類(lèi)號(hào)、屬類(lèi)號(hào)和

案卷JI質(zhì)序號(hào)組成。類(lèi)號(hào)、屬類(lèi)號(hào)和案卷號(hào)之間加隔號(hào)"."，編號(hào)型式如下：

產(chǎn)品檔案E.xx.xx.xx

卷II頁(yè)序號(hào)?

三級(jí)類(lèi)目號(hào)

里品種類(lèi)或者型號(hào)）

級(jí)類(lèi)目號(hào)二

檔案標(biāo)記符號(hào)（壹級(jí)類(lèi)目號(hào)）

科研檔案F.XX.XX.XX

------案卷順序號(hào)

-------------三級(jí)類(lèi)目號(hào)

---------------------（項(xiàng)目或者課題）二級(jí)類(lèi)目號(hào)

--------------------------檔案標(biāo)記符號(hào)（壹級(jí)類(lèi)

目號(hào)）

（會(huì)計(jì)形式）二級(jí)類(lèi)目號(hào)

檔案標(biāo)記號(hào)___________________

文書(shū)檔案A.B.C.D.XX.XX.XX

案卷順序號(hào)

三級(jí)類(lèi)目號(hào)

（問(wèn)題或者組織機(jī)構(gòu)）二級(jí)

類(lèi)目號(hào)

檔案標(biāo)記符號(hào)（壹級(jí)類(lèi)

目號(hào)）

5.5檔案材料的技工要求

5.5.1文字材料技術(shù)要求

5.5.1.1文字材料（申請(qǐng)、方案、批復(fù)、任務(wù)書(shū)等）必須具備標(biāo)題、正文、簽章

和日期四個(gè)要素。

A標(biāo)題力求簡(jiǎn)明扼要，能準(zhǔn)確地反映文件材料的內(nèi)容；

B簽名應(yīng)簽作者（單位或者個(gè)人）的真名和全稱(chēng)，字體應(yīng)規(guī)范，易于辨認(rèn)；

C時(shí)間是材料的最后形成時(shí)間，是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)日期。

5.5.1.2檔案文字材料的幅面，采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)A4書(shū)寫(xiě)或者印刷，文件材料左則要

留出20mm寬裝釘線(xiàn)。

551.3會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)文件材料統(tǒng)壹使用國(guó)家財(cái)政部門(mén)

統(tǒng)壹印刷的中外合資企業(yè)表式，簽字和印章要清晰。

551.4照片檔案以幅為單位標(biāo)注文字說(shuō)明，反映該幅照片的事件、攝制時(shí)間、

地點(diǎn)、攝制者等。

551.5電子文件以盤(pán)為保管單位，每盤(pán)磁盤(pán)應(yīng)加放封面和卷背標(biāo)簽，且按規(guī)定項(xiàng)

目填寫(xiě)清晰，字體規(guī)范。

5.5.2圖紙技術(shù)要求

5.521基建檔案的圖紙幅面格式，執(zhí)行國(guó)家建工部《建造規(guī)范》中規(guī)定的幅度

面規(guī)格。

5.522其它科技檔案（產(chǎn)品、工藝）的圖紙幅面格式,執(zhí)行機(jī)械創(chuàng)造圖國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

GB126--74中有關(guān)規(guī)定。

5.523本公司形成的各種圖紙必須有本部門(mén)負(fù)責(zé)人、審核者、描圖者簽字，工

程部負(fù)責(zé)人簽字?？萍紮n案的圖紙標(biāo)題欄置于圖紙的右下角。

5.524基建檔案每張竣工圖均要和實(shí)際相符、且加蓋竣工圖章。

5.525各類(lèi)圖紙上簽署的必須是本人真名，字體規(guī)范易于辨認(rèn)。

5.5.3檔案庫(kù)房技術(shù)要求

553.1根據(jù)國(guó)家關(guān)于檔案庫(kù)房溫、濕度規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)控制于14-20C

范圍內(nèi)，濕度應(yīng)控制于50%至65%范圍內(nèi)，且保持溫、濕度的相對(duì)穩(wěn)定。

553.2控制措施:搞好環(huán)境綠化,配備降溫設(shè)備，采用溫度計(jì)或者普通干濕球溫度

計(jì)對(duì)庫(kù)內(nèi)溫度進(jìn)行監(jiān)測(cè)等。

5.5.4檔案檢索工具技術(shù)要求

554.1編制檢索工具應(yīng)本著分類(lèi)和主題且舉的原則，配套編寫(xiě)檔案總目錄、分

類(lèi)目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、專(zhuān)題目錄、全綜介紹、檔案指南等。

5.5.4.2直全率，即檢索某壹專(zhuān)題的全部檔案材料(X)和實(shí)用的檔案材料(W)

的百分比。表示為查全率二W/X100%

5.5.4.3查準(zhǔn)率，即檢索某壹專(zhuān)題全部檔案材料(M)和其中有的材料(W)百

分比,表示為查準(zhǔn)率=W/M100%

5.6國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的管理

5.6.1國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家技術(shù)情報(bào)所的換版通知進(jìn)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)制、發(fā)

放、回收、銷(xiāo)毀和提供利用。

5.6.2企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)廣東科龍的換版通知單進(jìn)行更改、換版、復(fù)制、發(fā)放、

回收、銷(xiāo)毀和借閱。

5.6.3國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)制、發(fā)放壹律加蓋受控章、受控號(hào)、發(fā)

放日期章和〃借用標(biāo)準(zhǔn)〃。各部門(mén)不得私自復(fù)制標(biāo)準(zhǔn)。

5.6.4各部門(mén)于領(lǐng)取標(biāo)準(zhǔn)時(shí)必須攜帶舊標(biāo)準(zhǔn)，否則拒絕發(fā)放新標(biāo)準(zhǔn).

5.6.5各部門(mén)領(lǐng)取標(biāo)準(zhǔn),須經(jīng)工程部、管理推進(jìn)部領(lǐng)導(dǎo)簽字后，到綜合檔案室辦

理領(lǐng)用手續(xù)。

5.7檔案材料的整理和保管

5.7.1為了便于保存和查找，科技檔案必須分門(mén)別類(lèi)系統(tǒng)整理?？蒲邪凑n題、產(chǎn)

品按型號(hào)(或者專(zhuān)業(yè))、設(shè)備按機(jī)型、儀器按臺(tái)類(lèi)、基建按工程項(xiàng)目、其他按專(zhuān)

題分類(lèi),且按其自然形成規(guī)律和內(nèi)于聯(lián)系組成保管單位。絕密部份單獨(dú)組卷，單

柜保存。

5.7.2各類(lèi)的底圖采用平放，蘭圖折疊成四號(hào)圖幅，裝入卷、冊(cè)、袋、盒內(nèi)保管，

縮微膠片和膠卷采用平片保管或者成卷保管。

5.7.3案卷羅列耍便丁查找、提卷。柜內(nèi)案卷羅列應(yīng)從上至下，從左至右。柜架

羅列要按檔案十大類(lèi)排放整齊，且貼上標(biāo)簽，注明存放檔案的種類(lèi)號(hào)及內(nèi)容以便

跳

5.7.4各類(lèi)科技檔案要定期檢查，確保帳、卡、物相符和科技檔案的完整、安全。

其總數(shù)、新增數(shù)、報(bào)廢數(shù)、借閱(查閱)數(shù)量及人次每年均要進(jìn)行壹次統(tǒng)計(jì)。

5.7.5綜合檔案室對(duì)重要的科技檔案應(yīng)當(dāng)復(fù)制副本，分別保存。以保證于非常情

況下科技檔案的安全和提供利用。

5.7.6檔案庫(kù)房不允許非檔案部門(mén)人員進(jìn)入，嚴(yán)禁易燃品和食物放入庫(kù)房。庫(kù)房

要做到整齊清潔,且配有防火、防盜、防蟲(chóng)、防光、防鼠、防塵、防潮設(shè)施和應(yīng)

急措施。

5.7.7保管期限分永久（廿年之上）、長(zhǎng)期（十至廿年）、短期（十年以下）三種。

5.8檔案技術(shù)材料的鑒定

5.8.1公司以管理推進(jìn)部牽頭由綜合檔案室、工程部、生產(chǎn)部、質(zhì)管部、財(cái)務(wù)

部等部門(mén)成立科技檔案鑒定委員會(huì)，定期對(duì)科技檔案進(jìn)行鑒定。確定科技檔案的

保管期限和劃分密級(jí)，提出銷(xiāo)毀項(xiàng)目清單。

5.8.2銷(xiāo)毀檔案資料必須嚴(yán)格掌握，謹(jǐn)慎從事,銷(xiāo)毀前要造具清單提出銷(xiāo)毀方案，

清單要有鑒定委員會(huì)簽字,經(jīng)主管副總裁審批。

5.8.3檔案資料的銷(xiāo)毀，必須于審批手續(xù)齊全后和保衛(wèi)部門(mén)聯(lián)系，倆人之上現(xiàn)場(chǎng)

銷(xiāo)毀。

5.9檔案材料的利用和交流

9.1檔案管理人員要了解本公司科研、生產(chǎn)、基建的基本情況，編制出適合工程

技術(shù)人員和技術(shù)管理人員需要的檢索工具和參考資料，如:產(chǎn)品、科研成果、基

建工程簡(jiǎn)介等，積極有效地開(kāi)展科技檔案的利用工作。

5.9.2已歸檔的檔案，壹般只于檔案室查閱,且只限查閱本專(zhuān)業(yè)范圍內(nèi)的檔案材

料。查閱者必須辦理登記手續(xù),愛(ài)護(hù)檔案材料，不得涂改、拆卷。特殊情況要借

出檔案室，需經(jīng)檔案室批準(zhǔn);借閱秘密、機(jī)密級(jí)檔案材料，需經(jīng)檔案室所于部門(mén)的

領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);借閱絕密件檔案,需主管副總裁批準(zhǔn)。

5.9.3對(duì)于積極主動(dòng)開(kāi)辟和利用檔案，為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物

質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益做出貢獻(xiàn)的人員，公司應(yīng)賦予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。

5.10檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是公司現(xiàn)代化管理的組成部份，要列入公司現(xiàn)代化管理的整體

計(jì)劃中統(tǒng)籌考慮。

6檢查和考核

6.1本標(biāo)準(zhǔn)由綜合檔案室組織工程部、質(zhì)管部等有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施。

6.2本標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施由管理推進(jìn)部綜合檔案室負(fù)責(zé)檢查和考核。

附錄：

附錄A科技XX公司產(chǎn)品檔案歸檔范圍及保管期限

附錄B科技XX公司科研檔案歸檔范圍及保管期限

附錄C科技XX公司基建檔案歸檔范圍及保管期限

附錄D科技XX公司設(shè)備儀器檔案歸檔范圍及保管期限

附錄E科技XX公司標(biāo)準(zhǔn)化法規(guī)檢測(cè)認(rèn)證檔案歸檔范圍及保管期限

附錄F科技XX公司行政管理檔案歸檔范圍及保管期限

附錄G科技XX公司會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限

附錄H科技XX公司生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔范圍及保管期限

附錄I科技XX公司運(yùn)營(yíng)管理檔案歸檔范圍及保管期限

附錄J科技XX公司員工檔案歸檔范圍及保管期限

附錄K科技XX公司黨群管理檔案歸檔范圍及保管期限

附加說(shuō)明：

本標(biāo)準(zhǔn)由管理推進(jìn)部起草目解釋。

本標(biāo)準(zhǔn)修訂人：

本標(biāo)準(zhǔn)審定人：

本標(biāo)準(zhǔn)批準(zhǔn)人：

附錄A（標(biāo)準(zhǔn)的附錄）

科技XX公司產(chǎn)品檔案歸檔范圍及保管期限

序號(hào)歸檔范圍永久長(zhǎng)期短期

壹產(chǎn)品設(shè)計(jì)技術(shù)文件材料

1上級(jí)對(duì)產(chǎn)品開(kāi)辟的指導(dǎo)性文件0

2技術(shù)、經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)調(diào)查、考查方案0

3專(zhuān)題分析方案、專(zhuān)題會(huì)議記要0

技術(shù)任務(wù)書(shū)或者建議書(shū)、技術(shù)協(xié)議、合同、

40

批復(fù)

5研究試驗(yàn)大綱0

6研究試驗(yàn)方案0

7設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)0

8技術(shù)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)0

9技術(shù)經(jīng)濟(jì)方案0

10標(biāo)準(zhǔn)化審查方案0

11試制總結(jié)O

12試制鑒定大綱0

13鑒定證書(shū)、審批文件0

14產(chǎn)品圖樣、包裝圖樣0

15產(chǎn)品零部件、包裝明細(xì)表，零部件分類(lèi)匯總表0

16主要零部件質(zhì)量特性分析表O

17產(chǎn)品使用說(shuō)明書(shū)0

18產(chǎn)品裝箱單0

引進(jìn)產(chǎn)品按協(xié)議（合同）提供的全套設(shè)計(jì)類(lèi)文

190

件材料

工藝文件材料

1工藝方案O

2產(chǎn)品零部件工藝路線(xiàn)表、工藝流程圖0

3工藝規(guī)程、守則、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)00

4工藝關(guān)鍵件明細(xì)表0

5外協(xié)件明細(xì)表0

6材料消耗工藝定額明細(xì)表0

7工藝規(guī)程目次0

8工藝總結(jié)O

9關(guān)鍵工藝問(wèn)題處理記要00

10專(zhuān)用工裝設(shè)計(jì)文件0

—產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)技術(shù)文件材料

1產(chǎn)品檢驗(yàn)大綱0

2各種類(lèi)型的試驗(yàn)、分析方案00

附錄A（標(biāo)準(zhǔn)的附錄）

科技XX公司產(chǎn)品檔案歸檔范圍及保管期限

序號(hào)歸檔范圍永久長(zhǎng)期短期

重要質(zhì)量問(wèn)題分析方案及重大質(zhì)量問(wèn)題處理

30

記要

4不合格品申請(qǐng)回用單0

5產(chǎn)品型式試驗(yàn)方案0

6用戶(hù)質(zhì)量反饋意見(jiàn)00

7產(chǎn)品質(zhì)量專(zhuān)檢、行檢及總結(jié)材料00

8產(chǎn)品合格證明書(shū)0

四產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)文件材料

1產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)計(jì)劃和措施0

優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品申請(qǐng)材料、審批材料、優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品證

2

書(shū)、獎(jiǎng)

狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)碌?0

五產(chǎn)品認(rèn)證文件材料

1認(rèn)證申請(qǐng)文件O

2現(xiàn)場(chǎng)檢查組成員任命書(shū)、檢查計(jì)劃0

3檢查評(píng)定方案0

4審批發(fā)證文件0

5認(rèn)證有效期內(nèi)的情況通報(bào)、監(jiān)督檢查文件0

6認(rèn)證有效的暫停、撤銷(xiāo)文件0

7認(rèn)證依據(jù)性文件0

附錄B（標(biāo)準(zhǔn)的附錄）

科技XX公司科研檔案歸檔范圍及保管期限

序

號(hào)歸檔范圍永久長(zhǎng)期短期

壹科研準(zhǔn)備階段

項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、委托書(shū)、技術(shù)任務(wù)書(shū)、協(xié)議書(shū)或二號(hào)

10

合

同及審批文件

2調(diào)研方案、可行性分析方案0

3方案論證、方案審查方案或者記要0

4方案論證、方案審有方案或者記要0

試驗(yàn)研究階段

1試驗(yàn)大綱、各類(lèi)試驗(yàn)紀(jì)錄及檢測(cè)方案OO

2關(guān)鍵工藝、配方0

3工藝、關(guān)鍵工藝設(shè)計(jì)文件00

4產(chǎn)品圖樣0

樣機(jī)試制方案、安裝調(diào)試紀(jì)錄、試運(yùn)行紀(jì)錄及

500

方案

—總結(jié)驗(yàn)收階段

1研制工作總結(jié)0

2專(zhuān)利申請(qǐng)文件、專(zhuān)利證書(shū)、公證書(shū)0

3論文、著作00

4鑒定申請(qǐng)、批復(fù)或者評(píng)審、驗(yàn)收測(cè)試方案00

5項(xiàng)目費(fèi)用計(jì)算材料0

6經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益及憑證材料00

7用戶(hù)意見(jiàn)00

四成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段

1科技成果方案表0

2成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料00

3獲獎(jiǎng)憑證材料000

五推廣應(yīng)用階段

1生產(chǎn)定型鑒定文件00

2用戶(hù)信息反饋OO

八其他

1環(huán)保審查文件O

2和課題密切關(guān)聯(lián)的請(qǐng)求、批復(fù)會(huì)議記錄和往來(lái)O

函件

附錄C（標(biāo)準(zhǔn)的附錄）

科技XX公司基建檔案歸檔范圍及保管期限

序

歸檔范圍永久長(zhǎng)期短期

a

壹基本建設(shè)項(xiàng)目依據(jù)性文件

1建議書(shū)及批復(fù)00

2申請(qǐng)方案、審批文件00

3決議、決定、會(huì)議記要、指導(dǎo)性文件00

可行性研究文件

1可行性研究方案及批準(zhǔn)文件00

2項(xiàng)目評(píng)估方案0

3環(huán)境預(yù)測(cè)O

4設(shè)計(jì)彳壬務(wù)書(shū)及批準(zhǔn)文件00

—設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料

1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘測(cè)方案00

2工程地形測(cè)量方案00

3水文、氣象、地震情況調(diào)查方案00

4單項(xiàng)工程協(xié)議00

5工程選址方案及審批文件00

6規(guī)劃建造紅線(xiàn)圖、坐標(biāo)圖00

四設(shè)計(jì)文件

1設(shè)計(jì)方案0

2技術(shù)設(shè)計(jì)00

3施工圖設(shè)計(jì)0

4技術(shù)秘密材料、專(zhuān)利材料0

5設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)00

6總體規(guī)劃設(shè)計(jì)0

7設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批文件00

五工程管理文件

1征用土地申請(qǐng)及批準(zhǔn)文件0

2工程承包、合同協(xié)議書(shū)、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文00

件

3施工執(zhí)照00

7\施工文件

開(kāi)工方案、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)

10

審

2施工方案、計(jì)劃，技術(shù)措施、安全措施0

3原材料、管線(xiàn)、設(shè)售、儀器合格證，構(gòu)件出廠(chǎng)0

證明

4建造材料試驗(yàn)方案0

5設(shè)計(jì)更改,材料、零部件、設(shè)備代用方案00

6施工定位測(cè)量、地質(zhì)勘測(cè)00

7土、巖試驗(yàn)方案，基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程竣工圖0

8隱蔽工程記錄0

9工程質(zhì)量事故處理意見(jiàn)0O

附錄C（標(biāo)準(zhǔn)的附錄）

科技XX公司基建檔案歸檔范圍及保管期限

序號(hào)歸檔范圍永久長(zhǎng)期短期

10分部、分項(xiàng)、單位工程質(zhì)量評(píng)定0

11系統(tǒng)調(diào)試、調(diào)試記錄、鑒定記錄00

12階段性竣工方案、竣工驗(yàn)收方案0

七竣工文件

1竣工驗(yàn)收方案00

2全部竣工圖00

3工程現(xiàn)場(chǎng)照片、影片、錄相材料00

4項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審材料

00

5竣工驗(yàn)收會(huì)議文件及會(huì)議決議0O

八生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)

1設(shè)備試車(chē)、運(yùn)轉(zhuǎn)、檢測(cè)記錄00

2安全作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、事故分析方案00

3試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定方案0

九財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理

1工程預(yù)算、決算00

2交付使用的資產(chǎn)文件0

3概算調(diào)整00

4建設(shè)單位的總帳、明細(xì)帳00

記帳憑證和原始憑證0

十引進(jìn)項(xiàng)目文件

1談判協(xié)議、協(xié)定書(shū)O

2談判記錄00

3合同和合同附件0

4國(guó)外各設(shè)計(jì)階段的文件0

5技術(shù)問(wèn)題往來(lái)函件00

6國(guó)外設(shè)備材料檢驗(yàn)文件0

7國(guó)外人員現(xiàn)場(chǎng)提供的技術(shù)材料0

十壹其他文件材料

1抗震加固圖紙及文件0

2擴(kuò)建、改建圖紙及文件0

3維修管理文件00

4房屋普查、登記文件0

5房地產(chǎn)確權(quán)文件0

第14頁(yè)共26頁(yè)

附錄D（標(biāo)準(zhǔn)的附錄）

科技XX公司設(shè)備儀器檔案歸檔范圍及保管期限

序號(hào)歸檔范圍永久長(zhǎng)期短期

壹設(shè)備儀器購(gòu)置階段

1設(shè)備儀器購(gòu)置申請(qǐng)書(shū)及批復(fù)00

2大、精、?。êM(jìn)）設(shè)備購(gòu)置項(xiàng)目建議書(shū)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、

可行性分析方案和審批文件

00

3設(shè)備儀器購(gòu)置合同或者協(xié)議0

4設(shè)備儀器購(gòu)置中的談判記錄、談判文件00

設(shè)備儀器驗(yàn)收階段

1設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收單或者驗(yàn)收記錄O

2裝箱清單0

3隨機(jī)文件000

—設(shè)備儀器安裝調(diào)試階段

1設(shè)備安裝任務(wù)書(shū)、安裝規(guī)程0

2安裝基礎(chǔ)竣工圖0

3設(shè)備儀器精度檢驗(yàn)、調(diào)試、試車(chē)記錄0

4安裝驗(yàn)收移交單或者驗(yàn)收記錄O

四設(shè)備儀器使用管理階段

1操作及安全技術(shù)規(guī)程00

2履歷表00

3保養(yǎng)記錄表0

4事故方案及處理意見(jiàn)0

5備件消耗記錄0

五設(shè)備儀器維修階段

1大修申請(qǐng)書(shū)及審批文件0

2修理前檢查記錄0

3維修記錄病歷卡0

4易損零部件測(cè)繪圖0

六設(shè)備儀器報(bào)廢申請(qǐng)書(shū)0

附錄E（標(biāo)準(zhǔn)的附錄）

序號(hào)歸檔范圍永久長(zhǎng)期短期

（壹）標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)制（修）訂文件OO0

1標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)制（修）訂前期文件OO

2課題規(guī)劃、計(jì)劃OO

3課題任務(wù)書(shū)OO

(-)課題調(diào)研方案OO

1標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)編制報(bào)批文件OO

2意見(jiàn)征求稿O

3送審稿O

4審查會(huì)議記要

5編制說(shuō)明

6報(bào)批稿

7貫徹措施

8報(bào)批簽署單

㈢等效采用國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)原文、譯文

1標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)制（修）訂后期文件

2獲獎(jiǎng)文件

(?)標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)出版物

1專(zhuān)^文件

2專(zhuān)利申請(qǐng)文件

申請(qǐng)書(shū)

委托人代理書(shū)

科技XX公司標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)檢測(cè)認(rèn)證檔案歸檔范圍及保管期限

第16頁(yè)共26頁(yè)

QG/SL24.15-02

附錄E（標(biāo)準(zhǔn)的附錄）

科技XX公司標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)檢測(cè)認(rèn)證檔案歸檔范圍及保管期限

序號(hào)歸檔范圍永久長(zhǎng)期短期

q說(shuō)明書(shū)、附圖、摘要QQC

4要求優(yōu)選權(quán)聲明OO°

5權(quán)利要求書(shū)OOO

(-)專(zhuān)利申請(qǐng)的審杳和批準(zhǔn)文件O0

1實(shí)質(zhì)審杳申請(qǐng)書(shū)O0

2專(zhuān)利材料OO

3陳述意見(jiàn)書(shū)O

4審定合格通知

5專(zhuān)W正書(shū)、公告

6復(fù)審申請(qǐng)書(shū)

7起訴書(shū)

㈢專(zhuān)利的期限、終止和無(wú)效文件

1受于專(zhuān)利權(quán)通知

2專(zhuān)利權(quán)拋卻通知

3專(zhuān)利權(quán)無(wú)效申請(qǐng)書(shū)及其公告

㈣專(zhuān)利實(shí)施的強(qiáng)制許可文件

1實(shí)施的強(qiáng)制許可合同及其公告

2實(shí)施的強(qiáng)制許可合同及其公告

3起訴書(shū)

（五）專(zhuān)利權(quán)的保護(hù)文件

第17頁(yè)共26

頁(yè)

附錄E（標(biāo)準(zhǔn)的附錄）

科技XX公司標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)檢測(cè)認(rèn)證檔案歸檔范圍及保管期限

短期

序號(hào)歸檔范圍永久長(zhǎng)期

1計(jì)量文件OO

2檢定時(shí)間預(yù)約通知O0

3原始記錄、歷史記錄卡（履歷卡）OO

4檢定檢測(cè)方案單OO

5合格證OO

6統(tǒng)計(jì)材料OO

7報(bào)廢文件OO

8政策性文件OO

9計(jì)量管理文件

（壹）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)

1檢M文件

2接受任務(wù)及方案制定階段文件

（-）國(guó)家或者部門(mén)下達(dá)的計(jì)劃、任務(wù)書(shū)等

（三）地方或者企業(yè)委托的任務(wù)書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、合同筆

1制定檢測(cè)評(píng)定計(jì)劃、方案、經(jīng)費(fèi)預(yù)算

2檢測(cè)、評(píng)定工作進(jìn)行階段文件

3被查企業(yè)及樣品通知單

4樣品封存、啟封記錄

檢測(cè)、評(píng)定原始記錄

檢測(cè)儀器、儀表清單及標(biāo)定記錄

第18頁(yè)共26

頁(yè)

附錄E（標(biāo)準(zhǔn)的附錄）

科技XX公司標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)檢測(cè)認(rèn)證檔案歸檔范圍及保管期限

序號(hào)歸檔范圍永久長(zhǎng)期短期

㈣檢測(cè)結(jié)論或者檢測(cè)方案OOO

1檢測(cè)評(píng)定后期文件OOO

2產(chǎn)品質(zhì)量合格或者不合格通知OOO

3不合格產(chǎn)品及產(chǎn)品產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)表OO0

4不合格原因分析、企業(yè)整頓措施OO

5恢復(fù)生產(chǎn)通知書(shū)O

6初評(píng)預(yù)審意見(jiàn)及上級(jí)的批復(fù)O

7推薦等級(jí)產(chǎn)品檢測(cè)匯總表

8等級(jí)評(píng)定書(shū)、獎(jiǎng)狀等

9國(guó)家或者地方發(fā)布優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品的有關(guān)通報(bào)

等

㈤

1檢測(cè)評(píng)定費(fèi)用決算

2企業(yè)升級(jí)檢測(cè)文件

3國(guó)家級(jí)企業(yè)申報(bào)表

4考核證明材料

5管理水平考查材料

6企業(yè)主管部門(mén)初審材料

（壹）部、省審查推薦材料

國(guó)家級(jí)企業(yè)審批材料

質(zhì)保體系認(rèn)證文件

附錄E（標(biāo)準(zhǔn)的附錄）

科技XX公司標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)檢測(cè)認(rèn)證檔案歸檔范圍及保管期限

序號(hào)歸檔范圍永久長(zhǎng)期短期

1申請(qǐng)書(shū)OO0

2管理文件OOO

3質(zhì)量保證能力說(shuō)明OO0

(-)現(xiàn)場(chǎng)檢查文件OOO

1檢查組成人員任命書(shū)OO

2檢查計(jì)劃

3檢查評(píng)定方案

㈢審批、發(fā)證文件

1初步評(píng)估

2最終評(píng)估

3質(zhì)量合格或者不合格證書(shū)

4異議申訴文件

㈣認(rèn)證有效期內(nèi)的監(jiān)督文件

1情況通報(bào)文件

2監(jiān)督檢查文件

3認(rèn)證有效的暫停、撤銷(xiāo)文件

(五)認(rèn)證依據(jù)性文件

附錄F（標(biāo)準(zhǔn)的附錄）

科技XX公司行政檔案歸檔范圍及保管期限

序號(hào)歸檔范圍永久長(zhǎng)期短期

政部

印度H劃、總結(jié)、會(huì)議記錄.調(diào)直方案、圖片、

1獲O

獎(jiǎng)證書(shū)

向上級(jí)的請(qǐng)求方案和向下級(jí)發(fā)出的各種文件

2O

材料

3上級(jí)頒發(fā)的有關(guān)政策性文件及外來(lái)材料O

4公司和有關(guān)單位商議、洽談的往來(lái)文件材料O

5綜合成果、專(zhuān)題成果、方案總結(jié)方案材料O

行政人員變更、人事任免、?E晦啟用等

60

材料

7各種獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料、員工教育材料O

8員工花名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)年報(bào)表O

9組織機(jī)構(gòu)設(shè)置材料及報(bào)表O

10定額定員材料O

11調(diào)入調(diào)出介紹信及存根O

12員工歷年登記表、自傳鑒定、考核方招桃斗O

員工聘任、解聘、獎(jiǎng)懲、晉級(jí)、職稱(chēng)、調(diào)資、

13員工O

合同退休等方面材料

上級(jí)新聞報(bào)導(dǎo)中的有關(guān)我公司各方面的報(bào)導(dǎo)

14材料、報(bào)紙剪裁及錄音帶、錄相帶、照片（底O

片）等

公司級(jí)、市之上先進(jìn)集體、勞動(dòng)庭事跡材料

15及先0

進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人名冊(cè)

16職工代表大會(huì)材料及工會(huì)活動(dòng)材料O

17涉外活動(dòng)材料（出國(guó)手續(xù)）

O

計(jì)為性育工作、后勤月員務(wù)、衛(wèi)生所工作、食堂

18O

等方面材料

19違紀(jì)違法案件處理批復(fù)等材料O

20檔案管理、圖書(shū)資料工作等方面材料O

21環(huán)境保護(hù)方面文件材料O

22各種機(jī)械人身事故方案及處理結(jié)果O

頁(yè)

QG/SL24.15-02

附錄G（標(biāo)準(zhǔn)的附錄）

科技XX公司會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限

序

歸檔范圍永久長(zhǎng)期