諶公茶業(yè)有限公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1諶公茶業(yè)有限公司簡介.......................................................................................1

2諶公茶業(yè)有限公司管理費用報銷審批現(xiàn)狀.......................................................1

2.1報銷申請環(huán)節(jié).............................................................................................2

2.2報銷審核環(huán)節(jié).............................................................................................2

2.3報銷結(jié)算環(huán)節(jié).............................................................................................2

3諶公茶業(yè)有限公司管理費用報銷審批流程存在的問題...................................3

3.1管理費用報銷審批流程效率不高.............................................................3

3.1.1審核流程周期長..............................................................................3

3.1.2管理費用報銷發(fā)票驗證方式自動化水平低..................................4

3.2管理費用報銷審批流程未實現(xiàn)管控目的.................................................4

3.2.1未達(dá)成預(yù)算管理目標(biāo)......................................................................4

3.1.2未進(jìn)行數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計......................................................................4

3.3管理費用報銷審批流程風(fēng)險管控不完善.................................................4

3.3.1資金結(jié)算環(huán)節(jié)缺少多級審核程序..................................................4

3.1.2審計工作流于形式..........................................................................5

4諶公茶業(yè)有限公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計.......................................5

4.1提高管理費用報銷審批系統(tǒng)自動化水平.................................................5

4.1.1OA系統(tǒng)與移動審批結(jié)合進(jìn)行線上審批.......................................5

4.1.2使用OCR、語音識別技術(shù).............................................................5

4.2整合系統(tǒng)提升管控功能.............................................................................6

4.2.1報銷審批系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等實時聯(lián)動..............6

4.2.2管理費用數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計..................................................................6

4.3完善費用報銷風(fēng)險管控體系.....................................................................7

4.3.1付款程序?qū)嵭卸嗉壧幚?.................................................................7

4.3.2完善審計模式..................................................................................8

5小結(jié)........................................................................................................................8

參考資料...................................................................................................................9

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諶公茶業(yè)有限公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

1諶公茶業(yè)有限公司簡介

諶公茶業(yè)有限公司主要從事酒、飲料和精制茶制造業(yè)，公司成立于2018年，

經(jīng)營范圍包括精制茶加工；茶葉生產(chǎn)、加工、銷售；茶飲料生產(chǎn)、加工、銷售；

茶園培植；茶具銷售；農(nóng)副產(chǎn)品收購、初加工、銷售；生態(tài)農(nóng)業(yè)開發(fā)；休閑農(nóng)

業(yè)旅游觀光等業(yè)務(wù)。一直以來，諶公茶業(yè)有限公司的發(fā)展方向是以管理為基礎(chǔ)，

質(zhì)量為核心，以市場為導(dǎo)向，致力于為民提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，贏得了良好的社

會信譽，為企業(yè)在消費者心中樹立了良好的企業(yè)形象。圖1-1為諶公茶業(yè)有限公

司組織架構(gòu)圖。

圖1-1諶公茶業(yè)有限公司組織架構(gòu)圖

2諶公茶業(yè)有限公司管理費用報銷審批現(xiàn)狀

諶公茶業(yè)有限公司管理費用報銷流程共分為三個環(huán)節(jié)：首先經(jīng)辦人員將經(jīng)

濟(jì)事項發(fā)生的原始單據(jù)整理好，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行線下審批簽字，審批通過后，經(jīng)

辦人需要根據(jù)原始單據(jù)的內(nèi)容在費用報銷系統(tǒng)內(nèi)填寫并生成費用報銷粘貼單。

然后，審核人員根據(jù)經(jīng)辦人員在費用報銷系統(tǒng)提交的報銷粘貼單進(jìn)行線上審核，

審核完畢后提交到下一環(huán)節(jié)，等待整個費用報銷流程結(jié)束后，經(jīng)辦人員將紙質(zhì)

版的單據(jù)郵寄到財務(wù)部，審核人員會對紙質(zhì)版單據(jù)對該筆費用進(jìn)行二次審核。

最后，結(jié)算崗位員工審核沒有問題后按照公司規(guī)定對該筆報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行支付。

公司管理費用報銷審批具體流程如圖2-1所示：

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圖2-1管理費用報銷審批流程圖

2.1報銷申請環(huán)節(jié)

報銷申請環(huán)節(jié)的流程一般如圖2-2所示：

圖2-2報銷申請環(huán)節(jié)流程

2.2報銷審核環(huán)節(jié)

費用審核環(huán)節(jié)遵循誰審批誰負(fù)責(zé)的審批原則。財務(wù)部在審核時分為兩個步

驟，第一步是審核費用報銷系統(tǒng)內(nèi)通過影像系統(tǒng)上傳的相關(guān)附件，審核沒有問

題后可以提交下一環(huán)節(jié)。第二步是等收到紙質(zhì)版單據(jù)后再次對該筆報銷的紙質(zhì)

版進(jìn)行線下審核。審核過程中出現(xiàn)問題的單據(jù)，審核人員將會把該筆單據(jù)退回

至經(jīng)辦人處，經(jīng)辦人改正后再次重復(fù)以上的審核流程。

2.3報銷結(jié)算環(huán)節(jié)

報銷結(jié)算環(huán)節(jié)遵循及時結(jié)清原則。在報銷結(jié)算環(huán)節(jié)結(jié)算組和審核組的情況

類似，首先是需要在系統(tǒng)內(nèi)核對經(jīng)辦人提交的報銷粘貼單、發(fā)票和原始單據(jù)，

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審核沒問題的進(jìn)行支付處理，有問題的退回至經(jīng)辦人處進(jìn)行更正。其次是等到

經(jīng)辦人將紙質(zhì)版單據(jù)送到財務(wù)部后，審核人員審核沒問題了會將紙質(zhì)版單據(jù)交

接到結(jié)算組，結(jié)算小組員工在對紙質(zhì)版單據(jù)進(jìn)行線下審批。

3諶公茶業(yè)有限公司管理費用報銷審批流程存在的問題

3.1管理費用報銷審批流程效率不高

3.1.1審核流程周期長

審批流程時間過長直接導(dǎo)致費用報銷流程時間的延長，公司費用報銷流程

審批周期長主要體現(xiàn)在兩個方面：

1)費用報銷申請環(huán)節(jié)，經(jīng)濟(jì)事項發(fā)生后，提交報銷粘貼單之前，經(jīng)辦人員需

要取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)版簽字的報銷審批單，然后才能在費用報銷系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行

費用報銷。線下審批流程過長，同時還會時常存在審批領(lǐng)導(dǎo)不在崗的情況，造

成線下審批被迫中斷，時間過長。如圖3-1所示：

圖3-1費用報銷申請流程

2)費用審批環(huán)節(jié)，財務(wù)部審核組進(jìn)行報銷事項審核時首先是需要在費用報銷

系統(tǒng)內(nèi)對粘貼單和附件進(jìn)行線上審批，然后紙質(zhì)版附件郵寄至財務(wù)部時，還需

要進(jìn)行二次的線下審批。不管是費用報銷申請環(huán)節(jié)的審批流程過長還是費用審

批環(huán)節(jié)的重復(fù)審批都直接會導(dǎo)致人員時間的浪費，工作量的加大，更是拖延了

費用報銷的時間，造成工作效率的降低。如圖3-2所示：

圖3-2費用審批流程

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3.1.2管理費用報銷發(fā)票驗證方式自動化水平低

員工在進(jìn)行管理費用報銷前，需要驗證發(fā)票的真?zhèn)涡?。由于公司管理費用

報銷系統(tǒng)與國稅發(fā)票查驗平臺未實現(xiàn)對接，因此報銷經(jīng)辦人和審核人員需要手

工在國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺上填寫發(fā)票內(nèi)容并進(jìn)行查驗。對于

手寫發(fā)票或國稅發(fā)票驗證平臺無法驗證的發(fā)票，需要電話驗證。

3.2管理費用報銷審批流程未實現(xiàn)管控目的

3.2.1未達(dá)成預(yù)算管理目標(biāo)

公司通過控制管理費用支出來降低運營成本，其中最有效的方法是精準(zhǔn)把

握費用預(yù)算的執(zhí)行情況。但由于公司沒有建立精細(xì)化的費用預(yù)算系統(tǒng)，費用報

銷無法與預(yù)算實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，無法實現(xiàn)有效的控制。預(yù)算管理僅僅是一張報表，

無法實現(xiàn)在管理費用報銷過程中實時地對預(yù)算管理進(jìn)行有效地控制和執(zhí)行，導(dǎo)

致管理費用報銷預(yù)算管理的控制作用不盡如人意，使得預(yù)算管理失去了應(yīng)有的

優(yōu)勢。

3.1.2未進(jìn)行數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計

諶公茶業(yè)有限公司的費用報銷系統(tǒng)存在問題：費用明細(xì)欄只能填寫費用科

目，無法填寫上一級科目，不利于精細(xì)化的費用分類統(tǒng)計；查詢分析模塊不能

按照費用科目進(jìn)行查詢分析，無法全面、深入地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。這種填寫方式

只能按照細(xì)分項進(jìn)行統(tǒng)計，不能統(tǒng)計到大的會計科目，造成管理費用報銷類型

和科目的分散，難以對管理費用支出數(shù)據(jù)進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的統(tǒng)計和分析。

3.3管理費用報銷審批流程風(fēng)險管控不完善

3.3.1資金結(jié)算環(huán)節(jié)缺少多級審核程序

公司的費用報銷資金結(jié)算程序只有一個崗位，缺少復(fù)核環(huán)節(jié)，存在支付風(fēng)

險。資金支付只考慮了效率，忽略了風(fēng)險，沒有設(shè)置內(nèi)部牽制制度。這種做法

容易出現(xiàn)支付錯誤風(fēng)險，一旦出現(xiàn)問題，追回資金也比較困難。為了避免支付

風(fēng)險，公司應(yīng)該加強資金結(jié)算崗位的內(nèi)部審核制度，設(shè)置復(fù)核環(huán)節(jié)，確保資金

支付的準(zhǔn)確性和安全性。同時，建立內(nèi)部控制機制，減少道德風(fēng)險，提高資金

支付的可靠性。這樣可以有效降低支付風(fēng)險，保障公司資金的安全性。

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3.1.2審計工作流于形式

諶公茶業(yè)有限公司審計部門每年對其費用報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行一次抽樣審計。審

計人員檢查費用報銷影像系統(tǒng)中的樣本業(yè)務(wù)報銷過程，以確定費用報銷流程中

存在的問題。然而，該審計過程主要側(cè)重于檢查電子費用報銷單的填寫和附件

是否完整，相當(dāng)于對財務(wù)共享中心審核過程的檢查，無法驗證某些費用報銷業(yè)

務(wù)的實際情況以及財務(wù)相關(guān)工作是否存在關(guān)聯(lián)性工作的問題。因此，該審計工

作流程的形式化程度較高，難以達(dá)到風(fēng)險控制的目的。

4諶公茶業(yè)有限公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

4.1提高管理費用報銷審批系統(tǒng)自動化水平

4.1.1OA系統(tǒng)與移動審批結(jié)合進(jìn)行線上審批

公司可以將線下審批環(huán)節(jié)全部轉(zhuǎn)移到公司已經(jīng)投入使用的OA系統(tǒng)上，使用

OA系統(tǒng)來解決審批流程過長、審批人員不在崗等問題。報銷經(jīng)辦人員將原始單

據(jù)整理后，在OA系統(tǒng)上填寫相關(guān)內(nèi)容和上傳附件，提交后等待領(lǐng)導(dǎo)的審批。OA

系統(tǒng)自動提醒下一階段的審批人，只要審批人未處理事項，在系統(tǒng)中就會一直

顯示。審核完畢的報銷審批單會清楚地顯示各個業(yè)務(wù)條線的領(lǐng)導(dǎo)審批意見和時

間，在進(jìn)行費用系統(tǒng)報銷時只需將紙質(zhì)版的報銷審批單作為附件上傳至影像系

統(tǒng)即可。OA系統(tǒng)的具體審批流程可以參考圖4-1。

圖4-1OA系統(tǒng)審批流程圖

4.1.2使用OCR、語音識別技術(shù)

OCR技術(shù)可以識別掃描成圖像的文本信息，有重要的應(yīng)用于費用報銷中的

發(fā)票識別和信息提取。相比傳統(tǒng)手工查驗發(fā)票的方式，OCR技術(shù)可以大大縮短

時間，提高精準(zhǔn)度，并減少經(jīng)辦和審核人員的工作量。在費用報銷申請環(huán)節(jié)，

采用語音識別技術(shù)可以代替手工錄入粘貼單內(nèi)容，進(jìn)一步提高員工的工作效率。

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4.2整合系統(tǒng)提升管控功能

4.2.1報銷審批系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等實時聯(lián)動

為了提高管理費用報銷審批系統(tǒng)的效率和精度，需要將其與其他系統(tǒng)進(jìn)行

整合，建立一個一體化的系統(tǒng)，包括管理費用預(yù)算管理和人力資源管理等。具

體步驟如表4-1所示：

表4-1管理費用預(yù)算審核步驟

步驟內(nèi)容

員工在進(jìn)行管理費用報銷前，將報銷資金推送至管理費用報銷系統(tǒng)，并確

報銷前

保金額和報銷科目與管理費用報銷時的報銷金額和費用明細(xì)一致。

進(jìn)行管理費用單據(jù)審核時，查詢該筆報銷單據(jù)對應(yīng)的費用報銷科目余額及

財務(wù)審核中

使用進(jìn)度，以決定是否通過該筆費用報銷。

費用預(yù)算系統(tǒng)直接核減該費用科目對應(yīng)金額，保證資金的使用情況，避免

費用預(yù)算

超預(yù)算和減少費用預(yù)算調(diào)整的情況。

4.2.2管理費用數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計

在管理費用報銷系統(tǒng)中，應(yīng)添加一個核算區(qū)來點選管理費用報銷科目，確

保添加的科目正確無誤。此外，在查詢分析界面中，應(yīng)新增報銷項目、費用報

銷明細(xì)的查詢功能，并增加費用報銷單的導(dǎo)出功能。這樣，財務(wù)部工作人員就

能夠隨時查詢?nèi)魏喂芾碣M用報銷科目和費用明細(xì)的費用報銷情況，合理設(shè)計管

理費用報銷工作，降低支出，為公司經(jīng)營發(fā)展提供更有力的數(shù)據(jù)支持。管理費

用分類參考如下表4-2：

表4-2管理費用分類表

序號項目

1工資

2職工福利費

3折舊費

4辦公費

5通信電話費

6差旅費

7運輸費

6

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8保險費

9租賃費

10修理費

11訴訟費

12排污費

13綠化費

14物料消耗

15無形資產(chǎn)攤銷

16業(yè)務(wù)招待費

17職工教育經(jīng)費

18水電費

19倉庫經(jīng)費

20會議費

21審計費

22董事會費

4.3完善費用報銷風(fēng)險管控體系

4.3.1付款程序?qū)嵭卸嗉壧幚?/p>

為了強化資金支付管理，降低資金支付環(huán)節(jié)的風(fēng)險，提高資金支付環(huán)節(jié)的

風(fēng)險管控力度，公司資金支付要實現(xiàn)多級處理，即根據(jù)管理費用報銷資金結(jié)算

金額的不同，設(shè)置多級資金結(jié)算程序，設(shè)置資金結(jié)算復(fù)核崗，采用交叉驗證等

方式，來保證資金結(jié)算的安全性，如下表4-3所示。

表4-3資金分級處理表

20萬以下一級處理

20-50萬二級處理

50萬以上二級處理并進(jìn)行交叉驗證

公司應(yīng)建立舉報投訴制度，鼓勵員工對費用報銷付款環(huán)節(jié)出現(xiàn)的舞弊情況

進(jìn)行實名或匿名舉報。審計部門要對舉報內(nèi)容進(jìn)行評估分析，最后對被舉報人

進(jìn)行處理。實名舉報人信息要嚴(yán)格保密，舉報結(jié)果要適當(dāng)反饋給舉報人。這樣

可以減少舞弊情況，降低資金損失，提高費用報銷流程風(fēng)險控制。

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4.3.2完善審計模式

為了提高管理費用報銷審計質(zhì)量，降低審計風(fēng)險，公司需要完善審計方式，

采用現(xiàn)場審計與非現(xiàn)場審計相結(jié)合的方式進(jìn)行審計工作?，F(xiàn)場審計可以通過訪

談法、走訪客戶等方式進(jìn)行信息收集，了解實際情況和當(dāng)?shù)厥袌銮闆r，非現(xiàn)場

審計則可以對被審計部門的費用報銷進(jìn)行橫向、縱向分析，構(gòu)建費用報銷架構(gòu)，

查找風(fēng)險點。通過將現(xiàn)場審計與非現(xiàn)場審計得出的情況報告進(jìn)行比對驗證，共

同發(fā)揮作用。如圖4-2所示：

圖4-2