婁底百花超市商品采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u1婁底百花超市簡介 婁底百花超市商品采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計1婁底百花超市簡介婁底百花超市隸屬于湖南百花商貿(mào)有限公司。湖南百花商貿(mào)有限公司原為百花商廈建成于1983年，在市場經(jīng)濟的大潮中，百花商廈由國營企業(yè)轉(zhuǎn)型為民營企業(yè),2000年10月18日，董事長彭自如先生接手重組百花商廈，2011年5月公司正式更名為“湖南百花商貿(mào)有限公司”，以百貨、購物中心、標準超市為主營業(yè)態(tài)。2婁底百花超市商品采購業(yè)務(wù)處理現(xiàn)狀分析2.1婁底百花超市商品采購的現(xiàn)狀超市的發(fā)展作為零售業(yè)來說是一種重要形式，婁底百花超市為一家中小型超市，該超市占地面積較大，分為五個區(qū)域：收銀區(qū)，散裝零食區(qū)，包裝零食區(qū)，日用百貨區(qū)和文具用品區(qū)域。收銀區(qū)包括兩臺pos機，通過掃描商品上的二維碼顯示的商品價格和讀取商品為主要信息，散裝零食區(qū)包括餅干、辣條、面包、糖果等需要按斤兩重量計算的各類食品，包裝零食區(qū)包括罐裝牛奶、飲料、薯片等按個數(shù)計量價格的商品，日用百貨區(qū)包括床上用品、廚衛(wèi)用品等生活用品，文具用品區(qū)包括書本、筆、臺燈等辦公用具。超市的營業(yè)時間為早上八點到晚上十一點，采取早晚班的工作制度要求。職員共有十八名，其中一名為店長主要負責(zé)超市的日常管理和工作安排，一名采購人員負責(zé)進貨采購，一名財務(wù)人員負責(zé)現(xiàn)金核算，一名為銷售人員負責(zé)商品銷售，其他十三名為店員。后臺還設(shè)有一臺電腦，負責(zé)整個超市的進貨、銷售、庫存管理、財務(wù)管理等，超市組織機構(gòu)如圖2-1所示。圖2-1店內(nèi)人員組成2.2婁底百花超市商品采購業(yè)務(wù)流程分析（1）店鋪根據(jù)供應(yīng)商提供的商品目錄，確定需要采購的商品和商品數(shù)量，核對沒有錯誤后，向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，然后對訂單進行整理統(tǒng)計、并將訂單保管好，向店長匯報。（2）店長將采購訂單交給店里的采購人員，采購人員根據(jù)訂單進行商品采購。（3）采購人員對采購訂單進行核對后，向供應(yīng)商進行訂貨，并將訂單進行整理。（商品采購?fù)局?借:在途物資，貸:應(yīng)付賬款。）（4）貨物運達后，核對商品數(shù)目，對數(shù)量正確的商品經(jīng)簽字確認后入庫，發(fā)出收貨通知。（5）收到貨后采購人員對商品進行檢查，核對數(shù)量等。（商品驗收入庫:借:庫存商品，貸:在途物資。）（6）當(dāng)財務(wù)人員審核制單、金額正確，就可依據(jù)管理程序辦理付款，結(jié)算。商品采購業(yè)務(wù)流程如圖2-2所示。圖2-2商品采購業(yè)務(wù)流程3婁底百花超市商品采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理中存在的問題3.1采購計劃不合理2019年婁底百花超市采購成本為66.5萬元，到了2020年采購成本增加到76.9萬元,增長幅度達到15.6%，而同時期婁底百花超市的營業(yè)收入增長規(guī)模只有9.8%，這就說明采購成本增長速度快于營業(yè)收入，導(dǎo)致這種情況出現(xiàn)的重要原因是由于超市并沒有制定合理的采購計劃，采購商品的數(shù)量不能準確把握。目前婁底百花超市是通過以下方式來確定采購數(shù)量:一定時期企業(yè)商品銷售量，采購商品的特點。關(guān)于銷售量的確定，婁底百花超市商品品類多且雜，關(guān)于銷售量確定單位的控制太籠統(tǒng)，只能了解到大品類的問題，一些中類、小類的情況變化便不得而知，例如:只知道休閑類商品的銷售額比去年同時期增長了3%。也沒有核對庫存量，是該企業(yè)采購計劃不合理的主要原因，以至于倉庫儲存商品數(shù)量缺少。目前的采購計劃是有老板制定的，市場分析和需求商品的分析憑借老板一個人的經(jīng)驗，以及超市商品的銷售情況、資金流動狀況，其中未對商品的采購數(shù)量、需求日期、采購商品、庫存量做具體分析。3.2崗位職責(zé)不分明通過了解，我知道了超市采購人員只有一名,所以所有的商品采購與驗收也是由一名人員負責(zé)，商品在制定采購計劃、向供應(yīng)商發(fā)出采購合同、商品驗收入庫等所有采購驗收環(huán)節(jié)都由一人處理，采購職業(yè)未分離。而且超市負責(zé)財務(wù)的會計人員與采購人員存在親屬關(guān)系，材料采購會計資料的保管和收入費用以及債權(quán)債務(wù)賬務(wù)的記錄都是由會計一人兼管。而且該超市的會計兼管收入、費用賬目登記，這些都是容易造成會計核算的虛假。由于超市的會計崗位是采購人員的妻子在做,很多時候她并不在店鋪，這時財務(wù)崗位的事情全部由采購人員代做，采購人員又直接負責(zé)商品的采購，可能會出現(xiàn)采購人員對需要采購的商品和數(shù)量弄虛作假的可能性。由于超市員工較少，事情比較多，這樣會導(dǎo)致每個人分工不明確，所需要完成的任務(wù)也不清晰，財務(wù)人員、采購人員、銷售人員和店員等之間的層層關(guān)系協(xié)調(diào)性不強，缺乏每個部門之間的合作能力，不能做到按照正確的采購流程進行商品采購。并且門店在采購管理方面缺少高素質(zhì)采購人才，對采購過程的監(jiān)管也缺乏專業(yè)人士，未建立較為完善的采購人才培訓(xùn)機制，這樣可能會導(dǎo)致采購人員難以對各個供應(yīng)商進行對比和比較和擇優(yōu)，對現(xiàn)實的采購機制不了解。而且超市老板會安排自己的一些親戚來幫忙做事，舍不得花錢去培養(yǎng)和聘請采購的專業(yè)性人才，這無疑增加了超市垂直化管理的溝通難度和商品的采購成本，從而影響到超市決策執(zhí)行的質(zhì)量與效率和經(jīng)營情況。3.3采購單據(jù)傳遞流程不合理采購業(yè)務(wù)發(fā)生時，物資入庫，供應(yīng)商的送貨單一共有一式三聯(lián)，白色聯(lián)由供應(yīng)商保管，紅色聯(lián)作為倉庫的存根，由倉庫保管，而黃色聯(lián)就是此次采購業(yè)務(wù)留存在公司的唯一憑證，由公司保管，如下圖2所示。先是由倉庫用紅色聯(lián)作為登記成本入庫的依據(jù)，采購人員通過黃色聯(lián)的數(shù)據(jù)做出采購結(jié)算單，財務(wù)人員和總經(jīng)理審核采購價格是否合理，再將黃色聯(lián)返還財務(wù)人員，做相應(yīng)的賬務(wù)處理。因為在傳遞過程中，業(yè)務(wù)較多，傳遞時間長、次數(shù)多，單據(jù)就會遺失，這樣也不便于采購的日常工作。圖2-3單據(jù)流程圖4婁底百花超市商品采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計方案4.1完善采購計劃在制定采購計劃時需要考慮多種因素，供貨商選擇、采購數(shù)量確定、審批時間等都會對采購工作產(chǎn)生影響。尤其要關(guān)注采購數(shù)量，業(yè)務(wù)開展需求以及存貨數(shù)量都會對采購數(shù)量產(chǎn)生一定的影響，確定采購數(shù)量時需要從銷售需求和存貨數(shù)量兩個方面入手，以牛奶為例，預(yù)計銷售量為200箱，而超市存貨數(shù)量為50箱，則只需要采購160箱就可以滿足超市業(yè)務(wù)需求;如果僅考慮業(yè)務(wù)需求，則會導(dǎo)致采購數(shù)量增加，會導(dǎo)致庫存成本的增加。婁底百花超市采購要合理的制定采購計劃，確保采購工作順利進行，第一，設(shè)定控制單位，將四個大類分別分為四到五個小類，以確定其一定時期的銷售量，如下表4-1所示。表4-1控制單位設(shè)定表序號零食組糧油組沖調(diào)組酒飲組1餅干\糕點米\粉點心罐頭碳酸飲料2糖果\巧克力廚房調(diào)料沖調(diào)食品果蔬汁飲料3休閑小食沖泡包面\粉奶粉\調(diào)品乳品飲料4散裝休閑食品罐頭食品營養(yǎng)保健酒水制定銷售預(yù)測，可以使用統(tǒng)計進行預(yù)測，以獲得更準確的銷售估計值，有的超市會使用月銷售指數(shù)或周銷售指數(shù)，計算公式如下:月銷售指數(shù)=本月實際的銷售額/月平均銷售額*100%。計算計劃庫存水平，存貨必須滿足銷售預(yù)期的需要，并保留余地，在選擇計算存貨水平的方法上，可參照以下：（1）一年中銷售變動異常的，適合采用基本庫存法;（2）銷售變動相對穩(wěn)定的，推薦使用百分比差異法，因為它的計劃月度存貨更接近月平均值;周供貨法的計算基礎(chǔ)是，假設(shè)儲備的存貨與銷售額成正比;月初售價/預(yù)計銷售額=預(yù)期庫存與銷售比率。因此我們可以得到采購的計劃數(shù)，本月計劃采購數(shù)量=預(yù)計銷售數(shù)量-現(xiàn)有庫存數(shù)量。4.2完善超市各崗位的設(shè)置超市設(shè)置一名采購人員是不正確的，應(yīng)該至少聘請兩名專業(yè)的采購人員進行商品采購，一名負責(zé)采購，另外一名負責(zé)貨物驗收，做到崗位分離。并且超市要重新請人擔(dān)任會計工作，采購人員與財務(wù)是夫妻關(guān)系，會計人員還經(jīng)常把事情交給采購人員做，這兩個崗位之間本來就是不相容的崗位，應(yīng)當(dāng)把貨物的采購驗收與賬務(wù)處理進行分離，如果在賬務(wù)上面作假是輕而易舉的事，不分離會產(chǎn)生舞弊風(fēng)險且難以被發(fā)現(xiàn)。分明會計崗位職責(zé)要做到必須分離訂單申請與訂單批準崗位。提出采購計劃和同意采購，必須兩個人說了算，不然會出現(xiàn)商品閑置、浪費等問題。對會計工作的進行要實事求是，管理者應(yīng)該盡快完善會計制度，與超市的發(fā)展相適應(yīng)，減少存在的風(fēng)險。為規(guī)范門店采購形式,幫助采購部門在年、月末能夠提供采購證明，作為財務(wù)部門結(jié)算的憑證。要解決超市人資問題，選擇專業(yè)人才，加強會計人員、采購人員、銷售人員對工作的規(guī)范認識，加強員工對相關(guān)知識的培訓(xùn)。建立三個主要部門，首先采購部門進行商品采購后，其次財務(wù)部門做好相關(guān)會計工作，然后銷售部門做到讓商品更好更快的銷售出去，各個部門之間相互制約互相發(fā)展，員工在閑暇時要聽從這些部門的安排，使業(yè)務(wù)更加高效的進行。超市各個崗位負責(zé)人員應(yīng)在權(quán)利范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)職責(zé)。促進公司持續(xù)發(fā)展，加強內(nèi)部基礎(chǔ)工作，提高內(nèi)部工作質(zhì)量，超市遇到的重重險境和困難才能得到解決。優(yōu)化后部門如圖4-2。圖4-2優(yōu)化后部門組成人員4.3采購單據(jù)傳遞流程設(shè)計在采購入庫時應(yīng)該選擇聯(lián)次較多的單據(jù)，這樣也方便各個部門的審核和傳遞。采購入庫單根據(jù)需要可以分為一式五聯(lián)，其中橙色聯(lián)、藍色聯(lián)和紅色聯(lián)在單據(jù)的傳遞中發(fā)揮著重要作用，黃色聯(lián)和白色聯(lián)保障公司完善采購單據(jù)傳遞流程。在采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，當(dāng)物資入庫時，倉庫根據(jù)供應(yīng)商的送貨單填制相應(yīng)的采購入庫單，第一聯(lián)白色聯(lián)作為存根聯(lián)，倉庫留著保管備用；第二聯(lián)黃色聯(lián)傳給行政部作為檢查憑據(jù)；第三聯(lián)藍色聯(lián)和第四聯(lián)橙色聯(lián)傳遞給采購部，供應(yīng)商把發(fā)票傳遞到采購部后采購部根據(jù)藍色聯(lián)和發(fā)票填制采購專用發(fā)票，然后采購部將藍色聯(lián)和采購專用發(fā)票給供應(yīng)商，橙色聯(lián)作為統(tǒng)計聯(lián)統(tǒng)計入庫的具體情況；將第五聯(lián)紅色聯(lián)傳遞給財務(wù)部，通過紅色聯(lián)對采購入庫單進行審核，最后進行采購業(yè)務(wù)的記賬，黃色聯(lián)傳遞到總經(jīng)辦審查備用。如下圖4-3所示。圖4-3采購單據(jù)傳遞圖5總結(jié)根據(jù)前文提出的問題和相應(yīng)的解決方案來說可以看出，完善采購計劃、降低商品采購成本、加強采購管理體系、分明會計崗位職責(zé)、優(yōu)化采購單據(jù)傳遞流程是婁底百花超市增強商品采購設(shè)計流程不可缺少的解決措施，良好的商品采購環(huán)節(jié)是物流管理不可忽視的一環(huán)，也是超市經(jīng)營管理重要組成部分。事關(guān)到超市關(guān)鍵的財務(wù)管理問題，影響超市整體運營和成本支出，并且能夠完美反映經(jīng)營狀況和具體問題?，F(xiàn)在的社會發(fā)展形勢下，優(yōu)化商品采購制度，提高商品采購水平是超市發(fā)展的必要條件，應(yīng)合理制定采購管理制度，改善商品采購中的內(nèi)部控制,提高各部門人員的綜合素質(zhì)，學(xué)習(xí)一些關(guān)于采購質(zhì)量管理一些重要方法，同時結(jié)合自身發(fā)展的優(yōu)點，分析采購中會出現(xiàn)的問題，優(yōu)化采購核算工作，提高工作質(zhì)量效率，促進超市的長久發(fā)展?？傊?，婁底百花