湖南今升購物股份有限公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1公司簡(jiǎn)介 湖南今升購物股份有限公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì)1公司簡(jiǎn)介湖南今升購物股份有限公司在2011年9月19日成立，位于長(zhǎng)沙市芙蓉區(qū)雄天路1號(hào)隆平高科技園內(nèi)湖南科技創(chuàng)業(yè)大廈B棟第16層。該公司擁有著先進(jìn)的技術(shù)以及廣闊的經(jīng)營范圍，包括電子服務(wù)、食品銷售、非酒類飲料、體育文化器材、進(jìn)口商品等方面。該公司品質(zhì)優(yōu)良，在2014-2015年連續(xù)3年榮獲中國通訊營銷行業(yè)十佳暢銷產(chǎn)品供應(yīng)商獎(jiǎng)，面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，公司積極創(chuàng)新，擴(kuò)寬網(wǎng)絡(luò)渠道，發(fā)展網(wǎng)上購物，打造公司的品牌名譽(yù)。公司主要和一些購置酒水的購買商和供應(yīng)商有經(jīng)濟(jì)往來。公司現(xiàn)有行政人事部、市場(chǎng)銷售部、售后服務(wù)部、財(cái)務(wù)部四個(gè)部門，現(xiàn)有職工50人，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)往來賬款的管理，往來賬款結(jié)構(gòu)圖如下圖所示。圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖2公司往來賬款管理現(xiàn)狀與存在的主要問題2.1公司往來賬款管理現(xiàn)狀為了詳細(xì)了解公司往來賬款情況，對(duì)該公司2018年和2020年三年的往來賬款進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)往來賬款余額隨著賬齡的推移不斷增大（如表1所示）,表12018-2020年應(yīng)收賬款有關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)項(xiàng)目2018年2019年2020年銷售收入(元)1023564.4687878.62119613.6凈利潤(元)-13515.8-34865.97069.2應(yīng)收賬款余額(元)893200.01230200.01637546.3應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率（次）1.150.651.48應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)313553243應(yīng)收賬款占銷售收入比重87.26%178.84%77.26%應(yīng)收賬款占總資產(chǎn)比重43.54%37.79%37.58%根據(jù)表1可以看出，2019年湖南今升購物股份有限公司的往來賬款管理存在較大問題，其中拖欠一年及以上的往來賬款占總數(shù)一半以上，這種情況下，公司的該部分賬款失去了流動(dòng)性，沒有變現(xiàn)的能力，已經(jīng)不是流動(dòng)資產(chǎn)了。公司存在較大比例的應(yīng)收賬款為得到落實(shí)，說明該公司的往來賬款管理中存在了較大的問題，這也為公司帶來了較大的損失，除去賬面上的損失，還有應(yīng)收賬款的成本管理損失。2.2公司往來賬款管理存在的主要問題2.2.1公司往來賬款的崗位職責(zé)不明確湖南今升購物股份有限公司規(guī)模較小，財(cái)務(wù)部門的人員也較少，但業(yè)務(wù)又很多，一個(gè)財(cái)務(wù)人員經(jīng)常會(huì)要做幾個(gè)人的事情，比如與往來賬款有關(guān)的項(xiàng)目經(jīng)常會(huì)安排往來會(huì)計(jì)之外的人員進(jìn)行登記和核算，這也就導(dǎo)致了往來賬款的債權(quán)和債務(wù)很混亂，甚至某些往來賬款真實(shí)業(yè)務(wù)的管理也很混亂，無法找到往來賬款的憑證，公司往來賬款的真實(shí)情況很難查清楚，也從一定程度上導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算不完善。出現(xiàn)這些問題的主要原因，是因?yàn)楣靖邔映鲇诳煽啃钥紤]，安排了自己的親戚在財(cái)務(wù)部門從事財(cái)務(wù)工作，出于對(duì)親戚信任，他們的職位是沒有進(jìn)行明確的規(guī)定，分工也不合理，工作范圍經(jīng)常交叉，很大一部分往來賬款的核算和管理工作沒有明確指出由誰負(fù)責(zé)，當(dāng)出現(xiàn)離職時(shí)也沒有進(jìn)行完整的工作交接，甚至沒有合法完整的和有效的方法來記錄會(huì)計(jì)憑證，最終導(dǎo)致相關(guān)信息損失和壞賬繼續(xù)增加。2.2.2公司往來賬款管理混亂，缺乏完善的往來賬款管理制度湖南今升購物股份有限公司的往來賬款管理制度不完善，首先是公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)往來賬重視度不高，公司各部門之前在往來賬款方面沒有很好的銜接，也沒有明確各部門在往來賬款管理中的責(zé)任，總體來說該公司缺少一套完整的往來賬目管理體系。公司屬于中小企業(yè)，規(guī)模相對(duì)較小，在業(yè)務(wù)合作方面往往只考慮公司利潤，不會(huì)對(duì)合作方的各種資質(zhì)進(jìn)行核實(shí)及考察。在雙方進(jìn)行業(yè)務(wù)往來簽訂合同時(shí)，也沒有具體的規(guī)章制度及專業(yè)人員進(jìn)行核對(duì)，多數(shù)情況下只核對(duì)了合同中的數(shù)量、價(jià)錢，但是在收款方式、結(jié)算時(shí)間、違約條款方面都沒有綜合考慮。公司的業(yè)務(wù)人員往往為了最求業(yè)績(jī)，只關(guān)注業(yè)務(wù)量，不關(guān)注合作客戶的往來賬款有沒有清算。公司也沒有在往來賬款方面對(duì)業(yè)務(wù)部門的工作進(jìn)行考核，這種情況也是導(dǎo)致公司往來賬款存在問題的原因之一。另外，由于缺乏聯(lián)動(dòng)機(jī)制，各部門之前協(xié)調(diào)性查，公司多次出現(xiàn)財(cái)務(wù)人員在合作單位催賬，而其他部門的人員完全不插手的情況。由于信息不對(duì)稱、流程設(shè)計(jì)缺陷，其他部門沒有簽字審核的權(quán)利，整個(gè)往來賬款管理現(xiàn)狀比較混亂。2.2.3公司往來賬款的監(jiān)管制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)公司由于工作職責(zé)的劃分不明確，往來賬款中存在壞賬和掛賬，壞賬將使公司蒙受巨大的損失。由于公司往來賬款中的數(shù)據(jù)很大，給往來賬款的管理帶來了很大的問題，想清查一些往來賬款，查找客戶或供應(yīng)商的賬號(hào)都非常困難，給后續(xù)的催收工作帶來很大的麻煩。由于無法收回欠款，無法定期與相關(guān)單位核對(duì)賬款，有些欠款公司還經(jīng)常提出與公司應(yīng)付賬款相抵觸，但又缺乏詳細(xì)的記錄，使往來賬款的賬目很不清楚。造成這些后果的最根本原因是因?yàn)楣緦?duì)往來賬款缺乏監(jiān)管，既沒有成立專業(yè)的監(jiān)督管理部門，也沒有配備專門的監(jiān)督管理人員，任由財(cái)務(wù)人員自己處理，沒有定期進(jìn)行核查，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員放松警惕，對(duì)待工作也就不嚴(yán)謹(jǐn)，會(huì)計(jì)工作質(zhì)量較低。3公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計(jì)3.1建立健全公司的往來賬款管理崗位制度湖南今升購物股份有限公司應(yīng)該建立嚴(yán)格的財(cái)務(wù)人員崗位制度，明確規(guī)定不相容的職位制度，對(duì)財(cái)務(wù)人員特別是往來賬款管理人員進(jìn)行明確的職責(zé)分工，以防止往來賬目中存在欺詐行為，公司員工應(yīng)加強(qiáng)彼此之間的溝通。當(dāng)公司中各部門需要交接工作時(shí)，員工應(yīng)該積極完成交接工作，避免交接中材料不一致和交接信息不完整。例如，某一個(gè)往來賬款尚未收回，而處理該賬目的會(huì)計(jì)人員已經(jīng)離職，則必須在該會(huì)計(jì)離開工作崗位前下將其收回，以確保往來賬款的管理不會(huì)出現(xiàn)混亂情況，各會(huì)計(jì)崗位員工相互交流可以提高往來賬款管理員工的工作效率，每個(gè)部門的員工都應(yīng)該要堅(jiān)守自己的崗位，履行職責(zé)，要切記公私分明。以確保財(cái)務(wù)人員能夠更好的履行職責(zé)，對(duì)往來賬款相關(guān)崗位職責(zé)進(jìn)行管理?？傎~會(huì)計(jì)職責(zé)：與銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)對(duì)接，對(duì)未收回的賬款進(jìn)行督促。往來會(huì)計(jì)職責(zé)：依據(jù)公司和財(cái)務(wù)管理的各項(xiàng)有關(guān)規(guī)定，在科長(zhǎng)的指導(dǎo)下，對(duì)應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、進(jìn)行對(duì)賬確認(rèn)、監(jiān)控往來情況、清理呆壞賬款，及時(shí)反饋、解決往來賬款管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，以確保往來賬務(wù)清晰和資產(chǎn)安全，防范呆壞賬風(fēng)險(xiǎn)。出納職責(zé)：登記現(xiàn)金及銀行存款日記賬、費(fèi)用報(bào)銷。主管主管總賬會(huì)計(jì)往來會(huì)計(jì)出納總賬會(huì)計(jì)往來會(huì)計(jì)出納對(duì)各類的往賬款的進(jìn)行對(duì)賬確認(rèn)，并完成賬務(wù)處理。反饋、解決往來賬款管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，以確保往來賬務(wù)清晰和資產(chǎn)安全，防范呆壞賬風(fēng)險(xiǎn)辦理現(xiàn)金收付和銀行結(jié)算業(yè)務(wù)。對(duì)未收回的賬款進(jìn)行相應(yīng)的督促。費(fèi)用報(bào)銷及登記現(xiàn)金及銀行存款日記賬對(duì)各類的往賬款的進(jìn)行對(duì)賬確認(rèn)，并完成賬務(wù)處理。反饋、解決往來賬款管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，以確保往來賬務(wù)清晰和資產(chǎn)安全，防范呆壞賬風(fēng)險(xiǎn)辦理現(xiàn)金收付和銀行結(jié)算業(yè)務(wù)。對(duì)未收回的賬款進(jìn)行相應(yīng)的督促。費(fèi)用報(bào)銷及登記現(xiàn)金及銀行存款日記賬圖2往來賬款管理相關(guān)會(huì)計(jì)崗位職責(zé)3.2制定嚴(yán)格的往來賬款管理制度為了規(guī)范公司往來賬款管理，改善往來賬款管理現(xiàn)狀，公司制定嚴(yán)格的往來賬款管理制度，對(duì)往來賬款管理部門、往來賬款管理人員、往來賬款賬齡分析、往來賬款對(duì)賬事宜等方面制定出切實(shí)可行的制度。首先明確往來賬款管理部門是財(cái)務(wù)部，盡管管理往來賬款涉及多個(gè)業(yè)務(wù)部門，但是收款和付款的最后階段仍在財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部與各個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，首先對(duì)未結(jié)帳戶數(shù)量設(shè)置上限，然后向領(lǐng)導(dǎo)層報(bào)告，在由領(lǐng)導(dǎo)層確定紅線，明確清算拖欠的款項(xiàng)，不再向拖欠的單位付款；第二，由財(cái)務(wù)部門選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的財(cái)務(wù)人員來處理清查賬戶余額，對(duì)于大量預(yù)留帳戶和較長(zhǎng)的帳戶，指定一名專職會(huì)計(jì)師進(jìn)行管理，并設(shè)置一個(gè)AB職位進(jìn)行輪換；第三，對(duì)應(yīng)收賬款定期進(jìn)行賬齡分析，為了更清楚、詳細(xì)地了解每一筆應(yīng)收賬款的賬齡，設(shè)計(jì)一張賬齡分析表，用于詳細(xì)分析賬款的具體情況；第四，明確往來賬款對(duì)賬的時(shí)間，規(guī)定根據(jù)往來賬款的實(shí)際情況每半個(gè)月、一個(gè)月進(jìn)行一次對(duì)賬，及時(shí)找出超過期限的應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款，對(duì)于超過期限的應(yīng)收賬款，及時(shí)發(fā)出催收通知，對(duì)于超過期限的應(yīng)付賬款，及時(shí)通知相關(guān)的業(yè)務(wù)報(bào)門，收集有效憑證進(jìn)行報(bào)賬，按時(shí)進(jìn)行付款，以免影響公司信用。明確財(cái)務(wù)部對(duì)往來賬款管理的職責(zé)，以財(cái)務(wù)部為主導(dǎo)，協(xié)調(diào)其他部門擬定往來賬，并上報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)。明確財(cái)務(wù)部對(duì)往來賬款管理的職責(zé)，以財(cái)務(wù)部為主導(dǎo)，協(xié)調(diào)其他部門擬定往來賬，并上報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)。財(cái)務(wù)部設(shè)立AB崗轉(zhuǎn)職往來賬會(huì)計(jì)用于往來賬款的管理工作，并明確往來賬款催收制度。財(cái)務(wù)部設(shè)立AB崗轉(zhuǎn)職往來賬會(huì)計(jì)用于往來賬款的管理工作，并明確往來賬款催收制度。定期對(duì)往來賬目進(jìn)行審查和賬齡分析，逾期款項(xiàng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤，并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)賬目情況。定期對(duì)往來賬目進(jìn)行審查和賬齡分析，逾期款項(xiàng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤，并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)賬目情況。明確對(duì)賬時(shí)間和對(duì)賬制度，及時(shí)開展對(duì)賬工作。賬中找到的調(diào)節(jié)項(xiàng)要及時(shí)做調(diào)賬處理。明確對(duì)賬時(shí)間和對(duì)賬制度，及時(shí)開展對(duì)賬工作。賬中找到的調(diào)節(jié)項(xiàng)要及時(shí)做調(diào)賬處理。圖3往來賬款管理流程3.3制定往來賬款內(nèi)部控制制度湖南金升購物有限公司往來賬款管理包括公司財(cái)務(wù)管理各個(gè)方面。為了管理往來賬款的規(guī)模和異常變化，有必要在全過程和精細(xì)化管理的要求下建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制體系。經(jīng)常核對(duì)往來賬款賬戶，嚴(yán)格落實(shí)往來賬款監(jiān)督和管理包括項(xiàng)目選擇、項(xiàng)目審查、合同簽署、采購計(jì)劃、倉儲(chǔ)、生產(chǎn)、銷售提款、資金支付等，制定內(nèi)控流程，分清往來管理職責(zé)，不僅要在業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)兩個(gè)部門落實(shí)，公司的其他部門的也要重視往來賬的情況。每個(gè)部門在內(nèi)部控制流程分配的職責(zé)范圍內(nèi)執(zhí)行檢查，批準(zhǔn)和后續(xù)記錄。所有部門對(duì)于合作伙伴資格要求、業(yè)務(wù)發(fā)展模型、信貸額度、付款方式、財(cái)務(wù)賬戶、付款收款、壞賬、攤銷等方面都有相應(yīng)的審查方法。對(duì)于公司往來賬款管理分為三個(gè)階段。事先，業(yè)務(wù)部門必須提供詳細(xì)的研究報(bào)告，以了解客戶打算開展的合作公司的信譽(yù)、業(yè)務(wù)狀態(tài)、業(yè)務(wù)資本和付款周期，并整理出審核材料。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)業(yè)務(wù)單位提供的各種資格進(jìn)行審核，并仔細(xì)核對(duì)合同中的運(yùn)輸方式、地點(diǎn)、時(shí)間和付款方式是否匹配，并且違反合同責(zé)任條款是否會(huì)對(duì)公司或其他問題帶來重大的不確定風(fēng)險(xiǎn)。簽訂合同時(shí)，財(cái)務(wù)部門必須檢查合作單位的賬戶狀態(tài)、資金的收付條款與公司確定的付款方式之間是否有差異。事中，需要設(shè)計(jì)一個(gè)更全面的資金審批制度。簽訂合同過程中業(yè)務(wù)部經(jīng)理、合同部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理都需要參與合同的會(huì)簽。購銷臺(tái)賬、完整登記；支付貨款時(shí)，業(yè)務(wù)部門必須提供合作公司的信息，包括采購合同、采購訂單、發(fā)票和倉庫清單。銷售業(yè)務(wù)報(bào)銷需要提供銷售合同的副本、銷售清單、購買訂單、銷售發(fā)票、下家到貨證明以及上家已付款和下家應(yīng)付款的憑證復(fù)印件。業(yè)務(wù)員簽字后，由業(yè)務(wù)經(jīng)理確認(rèn)，合同部門簽字并確認(rèn)合同的履行，并附上合同履行的確認(rèn)書。財(cái)務(wù)部首先確認(rèn)另一名會(huì)計(jì)師負(fù)責(zé)本次交易，然后由財(cái)務(wù)部的領(lǐng)導(dǎo)簽名，最后由公司總經(jīng)理簽署。事后，月度結(jié)束，人事考核部門要協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、合同管理部門共同核對(duì)賬目。檢查業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r是否與財(cái)務(wù)報(bào)告狀況匹配，以及是否有特殊事項(xiàng)。如果經(jīng)多方確認(rèn)是正確的，人事部門將根據(jù)銷售量、往來掛賬情況等打分，將考核分?jǐn)?shù)由各部門和領(lǐng)導(dǎo)簽認(rèn)后交人事部門，作為計(jì)算獎(jiǎng)金發(fā)放與扣款的依據(jù)。業(yè)務(wù)部門提供客戶詳細(xì)調(diào)研報(bào)告并出具切實(shí)的證明材料財(cái)務(wù)部門簽合同時(shí)要檢查合作單位掛賬情況以及資金收付條款與公司制定的貨款結(jié)算方式業(yè)務(wù)部門提供客戶詳細(xì)調(diào)研報(bào)告并出具切實(shí)的證明材料財(cái)務(wù)部門簽合同時(shí)要檢查合作單位掛賬情況以及資金收付條款與公司制定的貨款結(jié)算方式事前 事中資金支付環(huán)節(jié)要設(shè)計(jì)較全面的資金審批制度對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行簽字確認(rèn)，并附合同履行確認(rèn)表，財(cái)務(wù)部門先由對(duì)口會(huì)計(jì)對(duì)往來掛賬審核確認(rèn)在進(jìn)行簽字。事中資金支付環(huán)節(jié)要設(shè)計(jì)較全面的資金審批制度對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行簽字確認(rèn)，并附合同履行確認(rèn)表，財(cái)務(wù)部門先由對(duì)口會(huì)計(jì)對(duì)往來掛賬審核確認(rèn)在進(jìn)行簽字。人事部門要協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、合同管理、考核部門一起對(duì)賬。確認(rèn)業(yè)務(wù)開展情況與財(cái)務(wù)掛賬情況是否一致，人事部門依據(jù)銷售量、往來掛賬情況作為計(jì)算獎(jiǎng)金發(fā)放與扣款的依據(jù)人事部門要協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、合同管理、考核部門一起對(duì)賬。確認(rèn)業(yè)務(wù)開展情況與財(cái)務(wù)掛賬情況是否一致，人事部門依據(jù)銷售量、往來掛賬情況作為計(jì)算獎(jiǎng)金發(fā)放與扣款的依據(jù)事后事后圖4往來賬款管理優(yōu)化流程圖4評(píng)價(jià)對(duì)于一個(gè)公司而言，往來賬款的重要性是不容忽視的，畢竟往來賬款能夠反映一個(gè)公司的經(jīng)營狀況，湖南今升購物股份有限公司通過加強(qiáng)對(duì)往來賬款的管理和監(jiān)督，建立健全公司的崗位制度，定期清理公司的往來賬款，從內(nèi)部控制把握好往來賬款的風(fēng)險(xiǎn)管理，定期清理關(guān)于往來賬款的掛賬和壞賬，注重公司的信譽(yù)管理風(fēng)險(xiǎn)，提高公司的發(fā)展能力為以后公司的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。保證了公司合理的現(xiàn)金流量和較高的銷售利潤，提高了公司信譽(yù)，塑造良好的外部形象。

參考資料[1]陳紅.加強(qiáng)往來賬款管理防范