郴州正北茶葉有限公司會計電算化采購管理流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1郴州正北茶葉有限公司簡介 I郴州正北茶葉有限公司會計電算化采購模塊流程優(yōu)化設計隨著全球化的推進，全球經(jīng)濟得到了飛快的發(fā)展，生產(chǎn)發(fā)展規(guī)模和市場范圍的擴大,中小企業(yè)在國內(nèi)進行采購成本風險管理工作的復雜性和其必要性也越來越強,采購風險管理問題已經(jīng)逐漸發(fā)展成為了我國中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營風險管理的一個重要方面。本文以正北茶業(yè)有限公司作為案例,著重于發(fā)現(xiàn)并深入地分析其中會計電算化采購管理模塊的賬務流程現(xiàn)狀及存在問題,制定了一套關于賬務流程優(yōu)化設計方案。1郴州正北茶葉有限公司簡介郴州正北茶葉有限公司成立于2014年09月29日，注冊地位于郴州市蘇仙區(qū)坳上鎮(zhèn)五蓋山林場黃金窩工區(qū)，法定代表人為李精華，

五蓋山位于湖南省郴州市南，離市區(qū)20幾公里，屬嶺南山脈之一。其山勢雄偉，綠林蒼翠，澗流淙淙。主峰碧云峰，海拔1620米，有郴州第一峰之稱。五蓋山終年氣候溫和濕潤，光照弱、霧氣大、漫射光多、風速小，晝夜溫差較大，土質(zhì)肥沃，廣布野生茶樹八千余畝。高山自古出好茶，特別是位于海拔1100至1400米的碧云庵、有429年古樹茶園十八畝尤為珍貴。正北茶業(yè)的原料正是采自于這一片野生茶園。郴州茶葉研究所和郴州正北茶葉有限公司組織力量嚴格按照古法在全手工制作的工藝基礎上融入公司獨特的技藝，不斷挖掘和創(chuàng)新經(jīng)營范圍包括茶葉、中藥材等生產(chǎn)、加工、生產(chǎn)、農(nóng)副產(chǎn)品批發(fā)、零售等。2郴州正北茶葉有限公司會計電算化軟件介紹郴州正北茶葉有限公司使用的是會計電算化軟件U8v10.1版本，以某工業(yè)企業(yè)的真實經(jīng)濟業(yè)務為原型，突出實踐，注重實操，幫助企業(yè)可以實現(xiàn)“優(yōu)化資源，提高管理”。該公司主要使用應收賬款管理制度、采購業(yè)務、銷售業(yè)務、應付款管理制度、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)和薪資管理系統(tǒng)模塊。采購管理系統(tǒng)是企業(yè)不可缺少的一項，郴州正北茶葉有限公司的采購管理系統(tǒng)意識比較淡薄，管理方面單一。所以對該公司現(xiàn)有的采購管理系統(tǒng)的管理流程的利弊及其發(fā)生原因進行足夠的分析與總結。3郴州正北茶葉有限公司會計電算化采購管理模塊原流程3.1會計電算化采購管理模塊的含義采購管理系統(tǒng)包括普通采購業(yè)務和其他采購業(yè)務，業(yè)務處理包括原材料賒購業(yè)務處理、原材料現(xiàn)購業(yè)務處理、采購退貨業(yè)務、暫估業(yè)務處理、采購費用處理、溢余短缺結算處理。3.2郴州正北茶葉有限公司會計電算化采購管理模塊原有流程郴州正北茶葉有限公司采購管理系統(tǒng)業(yè)務處理主要包括采購材料需求計劃，采購訂單、賬務系統(tǒng)存貨及暫估應付款等相關業(yè)務。其操作流程如圖1所示。采購材料需求計劃采購材料需求計劃訂單訂單賬務系統(tǒng)存貨及暫估應付接收貨物賬務系統(tǒng)存貨及暫估應付接收貨物發(fā)票登錄及應付款確定發(fā)票確定發(fā)票登錄及應付款確定發(fā)票確定編制付款管理編制付款管理圖1郴州正北茶葉有限公司采購管理計劃由圖一可知郴州正北茶葉有限公司采購管理與企業(yè)的生產(chǎn)運營密不可分，該公司的采購管理系統(tǒng)主要包括采購計劃、采購訂單、發(fā)票確定、編制付款管理系統(tǒng)等環(huán)節(jié)，總的來說，公司采購管理系統(tǒng)較完整。3.3會計電算化采購管理模塊原有流程存在的問題1.采購缺乏統(tǒng)一管理，分散于多個部門，導致部門人員出現(xiàn)懶散等情況，需要更多管理人員監(jiān)督，進而導致成本增加，利潤減少。2.企業(yè)缺乏真實有效的訂單管理體系，采購過程中實用了多種單料，對于入庫與退貨在批次、類別、數(shù)量以及時效性上都缺少有效的控制，對于預定期內(nèi)出現(xiàn)的采購和退貨也缺少一定的了解。3.采購員與倉管員缺少專業(yè)分工，同時負責材料的定價、發(fā)貨、接單，材料的浪費，存在很大的徇私舞弊，互相推卸責任，導致員工積極性下降，不利于企業(yè)管理。4.手工入賬及重復對賬，多次手工入賬及多方對賬導致大量重復人工及工作。5.由于運輸、裝卸等原因發(fā)生的損耗，處理方式不當，可能會導致公司虧損。6.內(nèi)部控制體系不完善，缺乏采購計劃性，審批不嚴格，監(jiān)督體系不夠完善。4郴州正北茶葉有限公司采購管理模塊流程優(yōu)化設計對于郴州正北茶葉有限公司采購方便一直都是難題，采購方面一直缺乏科學的分工，普通企業(yè)采購管理業(yè)務是郴州正北日常采購的業(yè)務數(shù)據(jù)類型。主要管理供應商管理、請購單、采購訂單、采購入庫、采購發(fā)票、采購成本核算、采購付款的全過程。4.1優(yōu)化物料采購流程請購匯總內(nèi)部請購請購匯總內(nèi)部請購簽訂采購合同簽訂采購合同通知收貨編制采購成本確認憑證驗收入庫通知收貨編制采購成本確認憑證驗收入庫采購結算采購結算編制應付款確認憑證收發(fā)票編制應付款確認憑證收發(fā)票圖2郴州正北茶葉有限公司在物料采購中的優(yōu)化流程郴州正北茶葉有限公司由物料人員申請材料，由采購員編制請購單，簽訂采購合同，編制到貨單，最后生成采購發(fā)票，再由采購發(fā)票交給財務部會計人員編制憑證，由倉管員清點材料，清點完成后編制入庫單。真正實現(xiàn)了職責分工，不浪費資源，提高企業(yè)工作效率，利于公司管理，同時降低工作時間，降低工作量。4.2優(yōu)化采購退貨流程簽訂采購合同簽訂采購合同紅藍入庫單結算編制記賬憑證要求退貨退貨出庫驗收入庫通知退貨協(xié)商退貨通知收貨紅藍入庫單結算編制記賬憑證要求退貨退貨出庫驗收入庫通知退貨協(xié)商退貨通知收貨圖3郴州正北茶葉有限公司采購退貨優(yōu)化流程圖采購員與倉管員各司其職，采購員根據(jù)采購訂單通知倉管員確認收貨，發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題，立即聯(lián)系廠家退貨，廠家同意退貨后，采購員通知倉管員將貨物出庫退回辦理退貨手續(xù)，同時編輯紅藍入庫結算單，轉交會計人員編制記賬憑證，對于退回的貨物，會計人員保留好相關憑證，減少錯誤環(huán)節(jié)，避免過多的操作步驟。紅字采購發(fā)票填制紅字發(fā)票紅字采購入庫單填制退貨單 紅字采購發(fā)票填制紅字發(fā)票紅字采購入庫單填制退貨單圖4郴州正北茶葉有限公司結算后退貨結算流程4.3優(yōu)化暫估業(yè)務處理簽訂采購合同簽訂采購合同編制暫估記賬憑證編制暫估記賬憑證通知收貨驗收入庫通知收貨驗收入庫審核審核記賬記賬圖5郴州正北茶葉有限公司采購暫估業(yè)務處理優(yōu)化流程圖暫估業(yè)務是指購買者購買進庫的商品發(fā)票沒有來，在產(chǎn)品單價不確定的情況下，會計人員在期末暫時按照估價入賬，在等待下月紅函被沖回，由采購員簽訂采購合同，倉管員驗收入庫，由制單會計編制暫估記賬憑證，最后由會計負責人審核無誤后進行簽字，記賬，很大程度避免材料的隨意定價，更利于企業(yè)更好的管理。4.4優(yōu)化采購費用處理采購入庫單采購到貨單采購訂單采購入庫單采購到貨單采購訂單專用采購發(fā)票運費發(fā)票采購結算專用采購發(fā)票運費發(fā)票采購結算正常單據(jù)記賬結束應付單據(jù)審核正常單據(jù)記賬結束應付單據(jù)審核圖6郴州正北茶葉有限責任公司采購費用處理優(yōu)化流程圖采購人員根據(jù)采購訂單填寫采購到貨單、采購入庫單、采購專用發(fā)票和運費發(fā)票等處理，再由倉管員進行手工結算，最后有財務部會計進行單據(jù)審核，審核無誤之后確定記賬，湖南正北茶葉有限公司由于手工結算的業(yè)務比較多，很大幾率會出現(xiàn)人為錯誤，要是在財務系統(tǒng)中操作，就可以避免人為出錯，省去不必要的時間。4.5優(yōu)化溢余短缺結算處理采購到貨單采購訂單進項稅額轉出科目設置、非合理采購到貨單采購訂單進項稅額轉出科目設置、非合理專用采購發(fā)票(1000)采購結算采購入庫單(專用采購發(fā)票(1000)采購結算采購入庫單(950)應付單據(jù)審核生成憑證正常單據(jù)記賬應付單據(jù)審核生成憑證正常單據(jù)記賬 圖7郴州正北茶葉有限公司溢余短缺結算處理優(yōu)化流程圖在公司的采購貨物過程中，由于企業(yè)不可避免的運輸、卸貨等原因而可以導致我國貨物短缺毀損，應根據(jù)貨物不同發(fā)展情況對其進行分析相應的賬務處理。合理的損耗應直接計入成本，相應的提高本次入庫貨物的單價，及時止損，郴州正北茶葉有限公司本次采購入庫數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量，則正確處理如下圖8，減少錯誤環(huán)節(jié)同時避免了過多的操作步驟，為企業(yè)減少損耗。最后由財務部對發(fā)票進行審核，審核無誤后生成會計憑證。4.6優(yōu)化健全采購管理內(nèi)部制度(一)建立嚴格有序的工作流程。在ERP的采購系統(tǒng)中，明確設定哪些物料必須經(jīng)過領導審批后才能采購，哪些物料必須先準備好，從而在一定程度上綁定采購工作流程，進而細化采購單位和部門的日常管理。提高員工素質(zhì)，增加管理者意識，具體操作如下：1.集中計劃采購：對于具有共性的物料，采用集中計劃采購更有利。采購前通知采購部按計劃提出請購單，由采購部集中辦理。2.對于長期的進行報價或者買賣：凡經(jīng)常性通過使用，且使用量影響較大的材料，采購管理部門應事先選定供應廠商，議定長期發(fā)展供應市場上的價格，批準后及時通知請購單位或部門根據(jù)自身的需要提出請購。（二）審批嚴格。雖然在郴州正北茶葉公司中，采購管理通過一定的控制，但在實踐中，真正控制起來有一定難度。通過ERP系統(tǒng)，我們可以自動建立供應商采購材料和文件的審批管理控制流程，控制不同崗位和職責的員工最終可以選擇采購的材料種類，數(shù)量的上限應該是多少，超過一定數(shù)量的材料必須經(jīng)過主管部門的審批,存在以下行為必須由部門領導人審批。1.未經(jīng)公司財務主管部門領導進行書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有原輔材料選擇供應商。2.如果有更適合供應商的，需要更換原供應商，采購部必須提交變更供應商的書面聲明材料，并獲得書面批準后方可進行變更。否則在ERP系統(tǒng)之內(nèi)將會使用供應商無法對此項材料進行繼續(xù)辦理，包括接到供應商給我們發(fā)來的信息或者進行交易、付款。3、經(jīng)詢價協(xié)商，須經(jīng)公司分管領導書面同意方可定價，否則公司不予批復(特殊情況需電話征得總經(jīng)理同意)；由此產(chǎn)生的后果由責任人承擔全部責任。4.采購管理合同進行簽訂由公司可以指定或授權委派專人負責，否則視為一個無效。（三）監(jiān)督有方。為提供獲獎活動，我們可以在采購貨物加工人員、監(jiān)理人員（不僅是采購部門負責人）通過查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務加工中存在的問題，可以直接向領導匯報，也可以終止業(yè)務處理，直至問題得到解決。如若企業(yè)管理人員發(fā)現(xiàn)某定單屬于重復使用或者進行虛假定單，可以通過將其暫停，查明原因，或取消該定單。有利于提高員工的積極性，防止采購人員從中獲取私利，造成公司虧損。5優(yōu)化采購管理流程在企業(yè)經(jīng)營管理中的預計成效對郴州正北茶葉有限公司進行優(yōu)化設計后，解決了計劃不全面、北部控制問題、采購與倉管員的分工問題、手工記賬混亂，協(xié)調(diào)各部門與供應商之前的問題，通用采購管理系統(tǒng)用于處理采購業(yè)務、臨時評估業(yè)務、退貨業(yè)務、采購過程中發(fā)生的費用和缺貨損壞的管理，及時進行采購結算。在財務單據(jù)傳遞的過程中，單據(jù)層層審核責任到人發(fā)生問題也無法推卸責任，各部門相輔相成，井井有序的完成整個單據(jù)傳遞的活動，促進部門與部門之間的溝通，也大大節(jié)約了工作時間。減少存貨風險，方便企業(yè)人員更好管理技術企業(yè)。6結語在社會生產(chǎn)和原材料經(jīng)濟條件下，采購是業(yè)務流程的組成部分，隨著全球經(jīng)濟一體化和中國市場的進一步開放。全球采購己成為采購管理發(fā)展的一種重要趨勢，隨著市場競爭的日益激烈，企業(yè)對采購模塊的要求越來越嚴格。在全球供應系統(tǒng)中發(fā)揮買方的作用，以求得自身發(fā)展和滿足我國日益增長的商品需求,實現(xiàn)資源的有效配置,提高企業(yè)競爭力。郴州正北茶葉有限公司是一家優(yōu)秀的農(nóng)產(chǎn)品加工企業(yè)，目標致力于更有前景的未來，為了公司的未來藍圖，需要更加完善、科學的采購管理模式，面對變化多端的未來市場，固步不前才是公司最大的阻礙，郴州正北茶葉盡管中國之前的經(jīng)營管理中有好的收益，但過去只能代表過去，我們必須始終發(fā)展需要一個面向今天和未來層出不窮的挑戰(zhàn)。參考文獻[1