北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u214891北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司簡(jiǎn)介 北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司簡(jiǎn)介“BOSS?直?聘”是全球人民首創(chuàng)的互聯(lián)網(wǎng)“直聘”模式的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行招聘企業(yè)產(chǎn)品，隸屬于北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司（共投資5家公司，設(shè)立21家分公司）。由趙鵬先生團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建，于2014年7月13日上線，為1.2億用戶效力，致力于用技術(shù)處理專業(yè)問(wèn)題?！癇oss?直?聘”已發(fā)展成為一個(gè)中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展最快的綜合招聘平臺(tái)，擁有準(zhǔn)確的人力資源匹配技術(shù)和高效的招聘經(jīng)驗(yàn)，具備不同行業(yè)領(lǐng)先的機(jī)器學(xué)習(xí)生活能力。北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司成立時(shí)間以來(lái)，各領(lǐng)域發(fā)展所需的辦公生活用品均由北京總部運(yùn)至分公司，所需辦公用品包括電腦、座機(jī)、辦公桌椅、筆記本、紙筆、宣傳冊(cè)、名片等。北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購(gòu)存在問(wèn)題及產(chǎn)生原因分析2.1存在問(wèn)題分析2.1.1采購(gòu)與財(cái)務(wù)監(jiān)督管理不協(xié)調(diào)在北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司中采購(gòu)業(yè)務(wù)部門在整個(gè)大型企業(yè)中發(fā)揮作用重要地位很高,是整個(gè)大型企業(yè)中采購(gòu)綜合管理實(shí)力很強(qiáng)的一個(gè)部門。雖然與公司生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)以及企業(yè)采購(gòu)管理等職能部門工作關(guān)系密切,但由于公司各職能部門主體職能相對(duì)獨(dú)立,采購(gòu)部在采購(gòu)管理環(huán)節(jié)仍然擁有較大職責(zé)權(quán)限。在采購(gòu)服務(wù)過(guò)程因其中的產(chǎn)品違背國(guó)家法律規(guī)章政策以及環(huán)境保護(hù)問(wèn)題較嚴(yán)重,對(duì)公司的事業(yè)發(fā)展及其經(jīng)濟(jì)效益造成一定大的影響。2.1.2采購(gòu)費(fèi)用成本高耗時(shí)長(zhǎng)（1）辦公用品需要得到總部的批準(zhǔn)和發(fā)送。有長(zhǎng)期虧損的風(fēng)險(xiǎn)。如果急需物資，不能第一時(shí)間供應(yīng)。造成業(yè)務(wù)員個(gè)人出資補(bǔ)貨，由于沒(méi)有相應(yīng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，一些費(fèi)用無(wú)法統(tǒng)一，且價(jià)格高低不一。如果解決財(cái)務(wù)報(bào)銷難，業(yè)務(wù)員有意見(jiàn)，工作就會(huì)不積極。辦公用品的購(gòu)置應(yīng)先上報(bào)總部。大多數(shù)分公司從北京總部采購(gòu)。提前上報(bào)前期采購(gòu)人員管理工作計(jì)劃,每周都一定要對(duì)采購(gòu)物資發(fā)送信息情況進(jìn)行前期分析跟蹤檢查,造成工作影響較大，人力資源管理浪費(fèi);物流有限公司將采購(gòu)物資從北京處發(fā)送到當(dāng)?shù)夭少?gòu)辦事處,成本費(fèi)用太高,浪費(fèi)大量財(cái)力;各采購(gòu)分公司向采購(gòu)總部要求下達(dá)前期采購(gòu)人員工作管理計(jì)劃?？偣究蛻魬?yīng)逐個(gè)計(jì)劃制訂產(chǎn)品相關(guān)配送計(jì)劃,并與相關(guān)物流公司取得聯(lián)絡(luò),發(fā)送到各地。與辦事處自己進(jìn)行的采購(gòu)相比，時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。2.2問(wèn)題產(chǎn)生原因分析2.2.1采購(gòu)計(jì)劃不合理生產(chǎn)部門在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，僅對(duì)材料清單的數(shù)量和質(zhì)量負(fù)責(zé)，對(duì)材料的價(jià)格和渠道沒(méi)有要求。這給了采購(gòu)管理部門很大的活動(dòng)空間，不僅可以在價(jià)格和渠道上做文章，實(shí)現(xiàn)效益價(jià)值最大化。而且一些企業(yè)人員的不良行為也很可能會(huì)嚴(yán)重?fù)p害整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。2.2.2采購(gòu)管理不規(guī)范在辦公采購(gòu)管理方面，雖然有些公司的采購(gòu)管理工作成效顯著，但由于參與人員較多，公司采購(gòu)部門與招標(biāo)主管部門一樣，也存在一些問(wèn)題。招標(biāo)過(guò)程盡管公開(kāi)透明，但需要經(jīng)過(guò)有效管理監(jiān)督。特別是，如果財(cái)務(wù)部門不參與材料采購(gòu)的招標(biāo)活動(dòng)，供應(yīng)部門是唯一的一個(gè)，就很難發(fā)現(xiàn)管理公共采購(gòu)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.2.3物流環(huán)節(jié)問(wèn)題多（1）訂單管理中存在的問(wèn)題。目前,許多供應(yīng)商并未有一套相應(yīng)的體系和企業(yè)采購(gòu)體系進(jìn)行對(duì)應(yīng),訂單信息的準(zhǔn)確度也得不到保障,就可能造成供應(yīng)商在生產(chǎn)過(guò)程中不能及時(shí)提供,以至于出現(xiàn)供貨模式錯(cuò)誤,數(shù)量不準(zhǔn)確等諸多問(wèn)題。（2）配送方面的問(wèn)題。在配送的過(guò)程中,由于實(shí)際辦公使用方式不同,所以配送時(shí)會(huì)存在著協(xié)調(diào)性的偏差。一些尺寸不同,材料多樣的辦公用品共同運(yùn)輸,會(huì)導(dǎo)致一些較小的辦公用品被毀。企業(yè)的辦公要求便是被影響了。（3）交通運(yùn)輸?shù)膯?wèn)題。在運(yùn)輸辦公用品的過(guò)程中，因?yàn)閱T工做不到及時(shí)實(shí)施安全監(jiān)控和運(yùn)輸，一些急需的貨物往往會(huì)因物流和配送問(wèn)題而停滯不前，導(dǎo)致時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，員工的生活和工作效率直接降低。（4）辦公用品存儲(chǔ)的問(wèn)題。如果辦公用品不能存放在合適的環(huán)境中，則繼續(xù)儲(chǔ)存，往往導(dǎo)致?lián)p壞、質(zhì)量嚴(yán)重下降等問(wèn)題出現(xiàn)，造成一些資源的浪費(fèi)。儲(chǔ)存辦公用品的倉(cāng)庫(kù)也不要太近，這樣會(huì)耽誤物品轉(zhuǎn)移的時(shí)間，也可能影響工作效率。北京華品博睿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)3.1問(wèn)題解決方案3.1.1在統(tǒng)一采購(gòu)方面統(tǒng)一采購(gòu)制度是對(duì)企業(yè)采購(gòu)工作進(jìn)行組織執(zhí)行的一種方法。即企業(yè)把批量采購(gòu)工程納入統(tǒng)一的采購(gòu)項(xiàng)目,并且在采購(gòu)管理上統(tǒng)一發(fā)揮企業(yè)的采購(gòu)規(guī)模和經(jīng)濟(jì)效益?？偟膩?lái)說(shuō),統(tǒng)一采購(gòu)便可以認(rèn)為包含兩層意思:一是減少了采購(gòu)過(guò)程中的選擇風(fēng)險(xiǎn)及在采購(gòu)過(guò)程中耗費(fèi)的時(shí)間。二是,將特定時(shí)期、特定地區(qū)內(nèi)的一個(gè)或幾個(gè)相同產(chǎn)品要求進(jìn)行整合,再對(duì)其他產(chǎn)品進(jìn)行大面積的統(tǒng)一采購(gòu)。具體的運(yùn)作流程包括以下四步:（1）統(tǒng)一定價(jià)公司所屬的公司應(yīng)該按照自己部門的生產(chǎn)能力和企業(yè)生產(chǎn)方案,科學(xué)地計(jì)算某個(gè)時(shí)期的物資供應(yīng),并將情況匯報(bào)給公司;公司采購(gòu)部門將對(duì)各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的采購(gòu)情況進(jìn)行了統(tǒng)籌規(guī)劃,參照以往采購(gòu)訂單和對(duì)于物資市場(chǎng)調(diào)研的相關(guān)數(shù)據(jù),制訂本公司的采購(gòu)訂單。（2）統(tǒng)一采購(gòu)采購(gòu)部門通過(guò)采購(gòu)招投標(biāo)來(lái)選擇供應(yīng)商,或者與現(xiàn)有的合作供應(yīng)商一起下單,簽訂采購(gòu)合同,這就要求所有的供應(yīng)商都必須根據(jù)采購(gòu)合同向客戶提供相應(yīng)的采購(gòu)服務(wù),按照規(guī)定的交貨時(shí)間來(lái)安排供應(yīng)。（3）集中或分散物流管理物資的驗(yàn)收主要有兩種途徑:第一種就是集中化的物流管理,也就是供應(yīng)商的履行。采購(gòu)部門在根據(jù)采購(gòu)合同要求提供對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品,組織了專項(xiàng)檢測(cè)單位對(duì)其進(jìn)行了驗(yàn)收并對(duì)其進(jìn)行了集中化管理;二是對(duì)分散性物流的管理,即公司的采購(gòu)部已經(jīng)通知各個(gè)分公司對(duì)其進(jìn)行了驗(yàn)收。自行管理公司的物資采購(gòu)。一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)各分公司的業(yè)務(wù)范圍相近，采購(gòu)物資差異較小時(shí)，前者更合適；后一種方法適用于各分公司業(yè)務(wù)范圍不同、采購(gòu)材料差異較大的情況。（4）統(tǒng)一支付統(tǒng)一的支付手段,這是采購(gòu)過(guò)程中的最后一步,也是管理采購(gòu)物流的重點(diǎn)。公司的采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)各個(gè)分公司的采購(gòu)材料實(shí)施情況進(jìn)行匯總,并將物資檢查合格證上交到財(cái)務(wù)部。在驗(yàn)收合格后,財(cái)務(wù)部和各個(gè)供應(yīng)商共同進(jìn)行了相應(yīng)的內(nèi)部核對(duì),按照各個(gè)分公司產(chǎn)品的入庫(kù)單和財(cái)務(wù)部共同做出了相應(yīng)的財(cái)務(wù)核對(duì)。3.1.2在電子商務(wù)采購(gòu)方面電子商務(wù)物資采購(gòu)主要是通過(guò)適用的物資采購(gòu)政策,在一定的時(shí)期內(nèi)通過(guò)選取合適的物資品種(或是規(guī)格式型號(hào))、單件(或買賣雙方都認(rèn)為合適的定價(jià)準(zhǔn)則)、配送和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),并且要求在零星化的物資采購(gòu)監(jiān)督管理平臺(tái)上進(jìn)行申請(qǐng),這樣才能夠做到一個(gè)操作界面簡(jiǎn)單、易于實(shí)現(xiàn)、采購(gòu)工藝流程規(guī)范、配送與服務(wù)安全、高效優(yōu)質(zhì)的目標(biāo)。實(shí)施則需要以下步驟:（1）網(wǎng)上操作培訓(xùn)因?yàn)殡娮由虅?wù)在采購(gòu)時(shí)，企業(yè)的大量數(shù)據(jù)都是通過(guò)外網(wǎng)國(guó)家電網(wǎng)商城或者是內(nèi)網(wǎng)erp系統(tǒng)來(lái)多次地傳輸，一些環(huán)節(jié)的移動(dòng)操作也沒(méi)有規(guī)定的限制，兩個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)將不一致，這就決定了在線上所做的業(yè)務(wù)一定要很熟練。第一，我們要求各單位指定專人負(fù)責(zé)電子商務(wù)采購(gòu)（即申購(gòu)人），未經(jīng)培訓(xùn)的人員不得上網(wǎng)操作。第二，進(jìn)行了幾次簡(jiǎn)單的集中式培訓(xùn),編寫了一份培訓(xùn)手冊(cè),列舉了很多容易導(dǎo)致錯(cuò)誤的問(wèn)題和實(shí)際案例,說(shuō)清楚了怎樣才能避免與明確地禁止這些錯(cuò)誤的操作,并把培訓(xùn)手冊(cè)及相關(guān)的培訓(xùn)材料分發(fā)給了各個(gè)操作者,在源頭上預(yù)防了錯(cuò)誤的重復(fù)發(fā)生。第三，根據(jù)各單位人員變動(dòng)情況，采用“面對(duì)面、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”的培訓(xùn)模式，并舉例說(shuō)明，使操作人員直觀、快速地掌握網(wǎng)上訂購(gòu)的操作方法。通過(guò)培訓(xùn)，確保了電子商務(wù)采購(gòu)的準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)化，為今后的工作打下了良好的基礎(chǔ)。

（2）確保采購(gòu)信息準(zhǔn)確為了提升采購(gòu)申請(qǐng)的精度,線下提出了紙質(zhì)電子商務(wù)的采購(gòu)申請(qǐng),創(chuàng)立并保管線上采購(gòu)訂單,采購(gòu)申請(qǐng)?jiān)诮?jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部及采購(gòu)部等各個(gè)部門的審批后即可提交。該方式可以極大地減少請(qǐng)購(gòu)單中的錯(cuò)誤發(fā)生,為未能成功地提交請(qǐng)購(gòu)單積累了巨大的錯(cuò)誤經(jīng)歷,增加了電子商務(wù)中的采購(gòu)訂單創(chuàng)建的成功率。（3）加強(qiáng)內(nèi)外協(xié)同電子商務(wù)采購(gòu)訂單多用于辦公用品和維護(hù)費(fèi)用。為了適應(yīng)財(cái)務(wù)部門針對(duì)基礎(chǔ)單位的成本指標(biāo)進(jìn)行長(zhǎng)期考核的要求,我們?cè)谟嗀浧谙迌?nèi)將交付日期確定為每個(gè)月的前十天,倉(cāng)儲(chǔ)部門則負(fù)責(zé)提前交付。基層單位及時(shí)出具請(qǐng)購(gòu)單,需要在當(dāng)月內(nèi)辦理各個(gè)省分公司的供應(yīng)商接受付款手續(xù),并有效核對(duì)進(jìn)貨收發(fā)貨，而且財(cái)政機(jī)關(guān)和單位需要對(duì)本月的支出進(jìn)行及時(shí)把控。（4）固化后的單據(jù)格式根據(jù)各個(gè)財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的工作需求,當(dāng)倉(cāng)庫(kù)處于erp系統(tǒng)中,當(dāng)負(fù)責(zé)接收到貨物的情況下,將財(cái)務(wù)表面文本用固定的形式標(biāo)記為交付給**單位**項(xiàng)目。這樣可以在erp系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)明細(xì)帳中,清晰地把握了運(yùn)輸費(fèi)用和訂單支出的方向,便于對(duì)財(cái)務(wù)費(fèi)用進(jìn)行集約化管理。（5）物資寄賣為了做到工作量和差誤率"雙降",對(duì)于常用的辦公產(chǎn)品及其他物資均采用了供應(yīng)商寄賣的模式,物資部在此基礎(chǔ)上公開(kāi)甄別出寄賣的供應(yīng)商,并且同時(shí)與其他供應(yīng)商達(dá)成《寄賣協(xié)議》。寄賣的各種辦公用品等物資均已上架,需求個(gè)人即可入庫(kù)后再進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)點(diǎn)選擇,隨用隨領(lǐng),操作簡(jiǎn)便,實(shí)現(xiàn)了工藝簡(jiǎn)約、資源最優(yōu)配置。電商物資郵遞寄賣的新模式,避免了提報(bào)單位和供給方之間的溝通連接,能有效地防止內(nèi)部的貨物轉(zhuǎn)移。3.2業(yè)財(cái)融合設(shè)計(jì)3.2.1統(tǒng)一采購(gòu)流程設(shè)計(jì)圖1辦公用品統(tǒng)一采購(gòu)流程圖3.2.2電商化采購(gòu)流程設(shè)計(jì)圖2辦公用品電商化采購(gòu)流程圖3.3業(yè)財(cái)融合流程實(shí)際運(yùn)用3.3.1在統(tǒng)一采購(gòu)方面統(tǒng)一采購(gòu)匯總了旗下的各個(gè)分公司統(tǒng)一所需要的物資,在采購(gòu)的數(shù)量和規(guī)模上都具備了明顯的采購(gòu)優(yōu)勢(shì),能夠引起更多具備實(shí)力的供應(yīng)商投入到采購(gòu)工作當(dāng)中,從而有效地提升了供給市場(chǎng)及其他供給者的議價(jià)能力,為物資的質(zhì)量提供了有效的保障。統(tǒng)一的采購(gòu)給了供應(yīng)商,也就是說(shuō)買方的優(yōu)勢(shì),進(jìn)行大規(guī)模生產(chǎn),這樣可以盡量減少生產(chǎn)費(fèi)用,讓買賣兩者都受益。（2）同時(shí),由于集中統(tǒng)一的采購(gòu)計(jì)劃,下屬部門分散式采購(gòu)計(jì)劃一次性實(shí)施,避免了重復(fù)采購(gòu),提高了采購(gòu)的效率,減少了采購(gòu)工具,有效地降低了人工費(fèi)用。3.3.2在電商化采購(gòu)方面從目前發(fā)展情況來(lái)看,電子商務(wù)采購(gòu)平臺(tái)具備的優(yōu)點(diǎn)總結(jié)為:首先,實(shí)施該商業(yè)模型,可以有效地降低采購(gòu)費(fèi)用,節(jié)約采購(gòu)工作流程中的日常周轉(zhuǎn)和時(shí)間,提升企業(yè)的內(nèi)部控制和管理水平。對(duì)于供應(yīng)商而言,還是可以減少供應(yīng)商與客戶之間的采購(gòu)協(xié)議過(guò)程中產(chǎn)生的庫(kù)存費(fèi)用。而且，電子商務(wù)在商業(yè)上與傳統(tǒng)采購(gòu)方式不一樣,可以在24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行采購(gòu),有效地利用了時(shí)間,從而降低了在采購(gòu)過(guò)程中帶來(lái)的損耗。另外,電子商務(wù)也是先進(jìn)技術(shù)和科學(xué)發(fā)展的結(jié)果。除了招聘優(yōu)秀、高價(jià)值的職業(yè)技術(shù)人才外,還需要系統(tǒng)地完善公司的內(nèi)部工作及對(duì)員工的管理,改變過(guò)去的管理方法,引進(jìn)先進(jìn)的經(jīng)營(yíng)管理思想。對(duì)于采購(gòu)電子商務(wù)平臺(tái),實(shí)施專門化的管理,增加了采購(gòu)過(guò)程中的透明性,加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)控與管理,將會(huì)有助于真正做到運(yùn)營(yíng)費(fèi)用的節(jié)省。電子商務(wù)的發(fā)展模型在統(tǒng)一采購(gòu)中得到廣泛應(yīng)用,能夠有效地提升企業(yè)在全球市場(chǎng)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力,增加企業(yè)收益。結(jié)束語(yǔ)本畢業(yè)設(shè)計(jì)不僅可以有效提高整個(gè)企業(yè)的整體采購(gòu)管理效率，縮短采購(gòu)管理周期，節(jié)省大量企業(yè)采購(gòu)管理成本，優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)管理流程，減少過(guò)多的安全采購(gòu)庫(kù)存，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)共享,還可以使整個(gè)企業(yè)和供應(yīng)商清楚地了解采購(gòu)詳細(xì)信息；既能夠使作為采購(gòu)方的整個(gè)企業(yè)組織大大的獲得收益,而且還能讓供應(yīng)商也同樣能從中獲益。參考