工資條制作方法

其實(shí)用Excel打印工資條，歸根結(jié)底就是讓Excel制作的工資表格中，一行工資細(xì)目數(shù)據(jù)，一行員工的記錄。如果在每一個(gè)員工數(shù)據(jù)的上面插入一行工資細(xì)目數(shù)據(jù)顯然我們的要求也就完成了，當(dāng)然純手工的一行一行插入顯然是個(gè)“不可能完成的任務(wù)”，這里需要有點(diǎn)小技巧。

第一步：在工資細(xì)目的右側(cè)兩列中，交叉輸入任意數(shù)字（主要是為了后面的“空位”空值，所以數(shù)字可任意輸），然后選中交叉的四個(gè)單元格，雙擊右下角的“填充柄”，使這種格式一直填充至工資表的結(jié)束行（如圖5）。

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圖5填充數(shù)據(jù)

第二步：執(zhí)行“編輯”→“定位”命令，在打開(kāi)的“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開(kāi)的“定位條件”對(duì)話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕（如圖6）。

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圖6定位空行

第三步：執(zhí)行“插入”→“行”命令，這時(shí)便會(huì)從第三行開(kāi)始，每一行的前面插入了一個(gè)空行。

第四步：復(fù)制表頭的工資細(xì)目數(shù)據(jù)，選中工資表A列的數(shù)據(jù)區(qū)域，執(zhí)行“編輯”→“定位”命令，在打開(kāi)的“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開(kāi)的“定位條件”對(duì)話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕，這時(shí)會(huì)選中剛插入的空行，執(zhí)行“編輯”→“粘貼”命令，這時(shí)工資條就算制作完成了（如圖7）。

關(guān)閉編輯器，將自動(dòng)返回到剛才的Excel表，選擇“工具→宏→宏”，將彈出如下對(duì)話框：（見(jiàn)圖３）圖3添加宏點(diǎn)擊“執(zhí)行”，將在Sheet2生成如Gz-2所示的轉(zhuǎn)換成工資條，怎樣，不復(fù)雜吧。當(dāng)然，如果你的表總Sheet2已經(jīng)輸入了別的內(nèi)容，就可以將他復(fù)制到Sheet3來(lái)生成，代碼修改也很簡(jiǎn)單，把其中的Sheet2修改成Sheet3就可以了，其它代碼不變。方法二：公式填充法相比宏命令，公式填充法更便于理解，不過(guò)需要手工操作的步驟稍微多一些，“魚(yú)和熊掌不可得兼”，要用哪種方法就看你的愛(ài)好了。首先打開(kāi)要操作的Excel工資表，為了不破壞原表（Sheet1）結(jié)構(gòu)，我們?nèi)匀徊捎迷赟heet2中進(jìn)行操作的方法。由于這個(gè)工資表一共有L列，18行，要復(fù)制的表頭項(xiàng)目在第二行，所以在第一個(gè)單元格中輸入如下公式：=IF(MOD(ROW(),2)=0,INDEX(sheet1!$A:$L,INT(((ROW()+1)/2))+2,COLUMN()),sheet1!A$2)接下來(lái)的工作就簡(jiǎn)單了，我們只要使用填充柄將此公式填充到其它單元格，列向填充到L列，行填充到18行就大功告成。因?yàn)樵诓煌谋砀裰羞@個(gè)公式需要修改的地方比較多，所以這里做一下解釋：由于工資條中的奇數(shù)行都是表頭，偶數(shù)行是數(shù)據(jù)，所以在這個(gè)公式中首先進(jìn)行奇偶行判斷，若是奇數(shù)行，直接取工資表的A2單元格數(shù)據(jù)（即公式中的sheet1!A$2，如果表頭數(shù)據(jù)在第4行第三列則修改為sheet1!C$4）。若是偶數(shù)行，則用INDEX()函數(shù)來(lái)取數(shù)。該函數(shù)的第一個(gè)參數(shù)是指定工資表中的一個(gè)取數(shù)區(qū)域（即sheet1!$A:$L，如果不是從A到L列，那么可以修改這個(gè)參數(shù)，如修改為sheet1!$B$P，就表示在B到P列之間取數(shù)）。當(dāng)然，如果你想把轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)放在Sheet3而不是Sheet2中，那么，只要在Sheet3中執(zhí)行以上操作就可以了，并不需要修改公式的內(nèi)容（見(jiàn)圖４）。

圖4公式填充法采用這種方法不能自動(dòng)插入空行，給打印后的裁減帶來(lái)了一定的麻煩，所以，建議在做完后在全選所有單元格，通過(guò)調(diào)整行高和列寬來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。方法三：Word郵件合并法對(duì)于宏和公式運(yùn)用不太熟練的朋友別著急，這里還有一招等著你。首先我們確定好主文檔（工資條表格）和數(shù)據(jù)源（Excel或Access格式的記錄表），然后通過(guò)“郵件合并”向?qū)О褦?shù)據(jù)源中的的字段信息合并進(jìn)來(lái)。點(diǎn)擊“工具→信函與郵件→郵件合并”，然后在屏幕右側(cè)進(jìn)入“郵件合并”向?qū)А５谝徊剑哼x擇文檔類型。選擇“信函”。第二步：選擇開(kāi)始文檔。選擇默認(rèn)的“使用當(dāng)前文檔”。第三步：選取收件人。單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”按鈕，通過(guò)“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，定位格式數(shù)據(jù)源的存放位置，選中并打開(kāi)。接著彈出“郵件合并收件人”對(duì)話框，在這里可以指定參與郵件合并的記錄，選擇默認(rèn)的“全部”，確定返回Word編輯窗口。第四步：撰寫(xiě)信函。將插入點(diǎn)定位于表格的第二行第一格內(nèi)，單擊“郵件合并”工具欄上“插入Word域”左邊的“插入域”按鈕，打開(kāi)“插入合并域”對(duì)話框，選中“域”下方列表框中的“序號(hào)”字段，并單擊“插入”按鈕，即可把“序號(hào)”字段合并到主文檔中。然后用同樣的方法把其余字段插入到主文檔表格中對(duì)應(yīng)的位置即可。第五步：預(yù)覽信函。在這里我們可以瀏覽一下工資條的大致效果，還可以調(diào)整“姓名”表格的寬度，讓姓名在一行內(nèi)顯示。然后選中“姓名”后的表格區(qū)域，單擊鼠標(biāo)右鍵在彈出的菜單中選擇“平均分布各列”，讓這些列具有相同的寬度，使工資條更美觀。如果這樣直接進(jìn)入打印操作，一頁(yè)紙只能打印一個(gè)工資條，所以選中整個(gè)工資條表格，復(fù)制，粘貼到原表格下方空一行后的地方，把插入點(diǎn)定位于主文檔中第一和第二個(gè)表格之間的空行處，單擊“郵件合并”工具欄上的“插入Word域”按鈕，在彈出的菜單中選擇“下一記錄”命令，以此類推，就可以在一頁(yè)紙上多排幾個(gè)工資表，充分利用資源了。最后進(jìn)入第六步：完成合并。然后把工資條打印出來(lái)，