現(xiàn)代辦公事務(wù)處理印信管理

認(rèn)識印章印信管理現(xiàn)代辦公事務(wù)處理

生活中，我們是不是常?？梢钥吹皆谖募?、通知書、證書、營業(yè)執(zhí)照、發(fā)票、畢業(yè)證書等各式資料文件，都蓋上了各種印章呢？那么，你知道為什么要蓋上這些印章？印章到底有什么作用？辦公室使用的印章都有哪些種類？秘書人員又負(fù)責(zé)保管哪些印章？讓我們一起來認(rèn)識印章！一、什么是印章？二、印章有什么作用？三、辦公室使用的印章有哪些？四、印章樣式解讀五、秘書部門掌管和使用的印章有哪些？一、什么是印章？

印章是印和章的合稱,指刻在固定質(zhì)料上的代表機(jī)關(guān)、組織、單位和個(gè)人權(quán)力的圖章。二、印章有什么作用？

印章是國家行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位、社會團(tuán)體職權(quán)的重要憑證，也是國家行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位、社會團(tuán)體權(quán)力的象征。(1)標(biāo)志作用(2)權(quán)威作用(3)法律作用(4)憑證作用三、辦公室使用的印章有哪些？在現(xiàn)實(shí)社會交往中，各級辦公室使用的印章多種多樣，按其性質(zhì)和作用，大致可分為如下八種：

正式印章、專用印章、縮印、鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人手章、個(gè)人名章、校對章、戳記。1.正式印章這是單位的重要印章，也叫公章。是單位的標(biāo)志和象征，具有法定的權(quán)威和效力。

多用于正式文件和介紹信、證明信等2.專用印章

專用印章是各級機(jī)構(gòu)或業(yè)務(wù)部門是為履行某一項(xiàng)專門性業(yè)務(wù)而使用的印章。這種印章在印文中除刊有機(jī)關(guān)或單位的法定名稱外,還刊有專門的用途。如：

只代表印章上刊明的適用范圍,超過這個(gè)范圍就沒有法律效力。3.縮印

這種印章是按比例縮小了的正式印章和專用印章。

主要作為憑信,用于小型票證上，如發(fā)票等?？s印不能作為正式印章使用。4.鋼印這種印章相當(dāng)于早年使用的契印。鋼印不用印色,利用壓力凹凸成形,一般加蓋于印有照片的證件上。鋼印的作用,與正式印章、專用印章有某些相似之處,但并不完全一樣。鋼印是用銅質(zhì)材料制作的,一般加蓋在相片與證件的騎縫上,以表示證件與相片相吻合。它還用在各種票據(jù)的連接部位,示兩者相和有效,以防止偽造。鋼印不能作為文件、介紹信及其他票據(jù)憑證的有效標(biāo)志,也不能獨(dú)立使用。

5.領(lǐng)導(dǎo)人手章這是由領(lǐng)導(dǎo)親筆書寫,然后照其真跡按比例放大或縮小刻制的印章,也叫領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。和個(gè)人私章性質(zhì)不同，它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性。它的適用很廣,通常用于任命調(diào)遣、罷免干部等重大事項(xiàng)。

具有憑證作用：合同、協(xié)議書、畢業(yè)證書、聘請書、財(cái)務(wù)預(yù)決算等，除蓋公章和專用章外，還須蓋法定代表人私章才能生效

6.個(gè)人名章

這類印章為一般干部姓名的印章,如秘書、文書校對人員的名章,會計(jì)人員、出納人員的名章等。

是代替手寫簽名,加蓋在文件或憑據(jù)上以示負(fù)責(zé),如報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)決算表、銀行支票、合同等文本或票據(jù)上,都要加蓋這類印章。

7.校對章

專門用于校對、勘誤文件或表格中個(gè)別錯(cuò)誤之處,一般刻成“x單位校對章”的格式。

校對章的作用主要是區(qū)別真?zhèn)?證明此處修改為文件所發(fā)單位本意,證明其修改具有法律效力

8.戳記

是為標(biāo)志特定信息而使用的印章。如保密章、急件章、注銷章等

四、印章的樣式解讀不同印章樣式也不盡相同。印章的式樣由質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸等組成。1.質(zhì)料

正式印章的質(zhì)料有銅質(zhì)、木質(zhì)、鋼質(zhì)和塑料質(zhì)四種，目前多采用橡膠和塑膠刻制。近幾年還有將色油或固體色料熱壓而成的“原子印”，無須印泥可連續(xù)使用萬次以上。

“原子印”，無須印泥可連續(xù)使用萬次以上。銅質(zhì)木質(zhì)塑膠鋼印原子印2.形狀

國內(nèi)公章為圓形，國際公章為橢圓形或方形；部門印章為圓形；業(yè)務(wù)專用章可以是圓形，也可以是橢圓形、方形、菱形或長方形。

3.印文

印文一般采用國務(wù)院公布的規(guī)范化漢字，字形為中文宋體，自左至右環(huán)行排列或自左至右橫行，一般用全稱，如法定名稱字?jǐn)?shù)太多，為印文清晰起見，也可用簡稱。國際公章印文應(yīng)用外文，也可中外文并刻。如印章并刻中外文，一般是外文居上方，中文居下方，且須用繁體字。

4.圖案

行政機(jī)關(guān)的公章中心部分刊有國徽；黨的各級機(jī)關(guān)印章刊有黨徽；企事業(yè)單位公章刊有五角星圖案。

5.尺寸

圓形公章的規(guī)格有明確的規(guī)定，國務(wù)院公章直徑為6cm,省一級政府的公章為5cm,縣一級政府的公章為4.5cm,其他企事業(yè)單位的公章為4.2cm。橢圓形或方形的國際公章可比照圓形公章規(guī)格刻制。負(fù)責(zé)人印章的規(guī)格、樣式可以自定,但不得大于公章。

五、秘