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制作和管理工作日志（二）主講人：方明星職稱：副教授CONTENTS1制作作日志的方式和使用方法2管理上司的工作日志制作作日志的方式和使用方法1提前了解上司工作和活動的信息，并在兩份日志上填入，并于當日一早再次確定和補充；提前在自己的日志上清楚標出自己當日應完成的工作；輸入或填寫的信息要清楚、方便閱讀，保持日志整潔，最好先用鉛筆填寫，確認后再用水筆正式標明，還可以使用不同色彩以示區(qū)分；輸入或填寫的信息要完整，標明各項活動的時間、地點、聯絡人姓名等必要信息；輸入或填寫的信息要準確，當日出現情況變化，應立即更新日志，并告知上司出現的變化；在上司日志變化的同時，應更改自己的日志，并做好變更的善后工作；在自己的日志上要清楚標出為上司的有關活動所做的準備，并逐項予以落實；協助或提醒上司執(zhí)行日志計劃，在需要時能幫助上司排除干擾。管理上司的工作日志2秘書的一項重要責任就是節(jié)省上司的時間，保證上司高效率的工作。工作日志就是秘書協助上司通過與各方協商，對自己和上司的一天活動作出合理安排，并予以實施的輔助工具。無論手工填寫日志還是電子工作日志，填寫的信息內容應相同。上司在單位內部參加的會議、活動情況，要記錄清楚時間、地點、內容；上司在單位內部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間；上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記錄清楚時間、地點的確切細節(jié)、對方的聯絡辦法等；上司的個人安排，如去醫(yī)院看病等，以保證秘書不會在這段時間安排其他事宜；上司私人的信息，如親屬的生日，以提醒上司購買生日卡或禮物。上司的日志內容通常包括上司的各項活動需要秘書協助準備的事宜。例如，為上司某某會議準備發(fā)言稿、會議議程、訂機票；為上司的某某會談草擬合同和訂餐等；秘書的日志內容除包含上司的日志內容外上司交辦自己的工作。例如，為簽字儀式聯系地點、媒體等準備工作；自己職責中應做的工作、活動。例如撰寫半年工作總結，參加值班等。管理上司的工作日志的注意事項如下：秘書應確保上司日志信息的保密，只給上司授權的人查閱；要保持兩本工作日志信息一致和準確，若上司有了新安排，應立即補充，并且每天要進行檢查和更新；秘書應熟悉上司工作習慣和約會時間的長短，每天最早和最晚可安會的時間，以便安排的

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