數據與文件存檔管理制度

數據與文件存檔管理制度第一章總則第一條目的和依據為了規(guī)范企業(yè)數據與文件的存檔管理工作，保護企業(yè)數據與文件的安全性和完整性，提高數據管理水平，提高工作效率，訂立本規(guī)章制度。本制度依據國家相關法律法規(guī)，結合企業(yè)實際，訂立并執(zhí)行。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)全部部門、員工，包含內部員工和外聘人員。第三條定義數據：指企業(yè)的各類電子數據、文檔、圖像、音頻、視頻等形式的信息。文件：指企業(yè)的各類紙質文件、印刷品、合同、報告、備忘錄、信件等。第二章數據存檔管理第四條數據準確性和保密性企業(yè)員工在處理數據時應確保數據的準確性，不得有意隱瞞、竄改、刪除數據。企業(yè)員工在處理數據時應嚴守保密義務，不得私自泄露、復制、竄改數據。對于涉及個人隱私的數據，員工應嚴格保密，謹防泄露。第五條數據備份企業(yè)將緊要數據進行定期備份，確保數據的安全性和可靠性。數據備份應存放在安全的存儲設備中，避開受到損壞或丟失。備份數據應依照肯定的時限進行更新，以保證備份數據的及時性。第六條數據歸檔數據歸檔是指將長期不再使用但有商業(yè)、法律和歷史價值的數據進行整理、轉移、存儲和管理的工作。企業(yè)員工應依照歸檔規(guī)定對數據進行分類、整理和打包，并填寫認真的歸檔信息。歸檔數據應存放在特地的存檔庫中，確保數據的安全和可檢索性。第七條數據清理數據清理是指將不再需要的數據進行刪除或銷毀的工作。企業(yè)員工應依照清理規(guī)定對數據進行分類、審查和確認，確保清理的數據真實有效。清理的數據應經過安全刪除或銷毀，以防止被他人惡意取得或濫用。第八條數據權限管理企業(yè)應設立合理的數據權限管理機制，調配不同級別的權限給不同的員工。員工應依照權限進行操作，不得擅自訪問、修改、刪除他人權限范圍外的數據。第三章文件存檔管理第九條文件分類存檔企業(yè)應依據文件的性質、用途和緊要程度，將文件進行分類存檔。文件存檔應依照肯定的標準和格式進行，包含編號、日期、文件名等。存檔文件應放置在封存的文件柜或專用存檔室中，確保文件的安全和完整性。第十條文件索引和查詢存檔文件應建立認真的索引，包含文件的標識信息、所屬部門、文件內容等。員工在需要查詢存檔文件時，應向文件管理人員供應相關信息進行查詢，并遵守查詢規(guī)定。第十一條文件借閱和歸還員工在需要借閱存檔文件時，應提出借閱申請，并得到文件管理人員的批準。借閱的存檔文件應依照借閱規(guī)定進行管理，并定時歸還。借閱存檔文件的員工應妥當保管文件，不得私自復制、竄改、泄露文件內容。第十二條文件銷毀企業(yè)應訂立文件銷毀的規(guī)定，對不再需要保存的文件進行銷毀，防止泄密和濫用。文件銷毀應經過相關部門的審批，并由專人進行操作，確保文件的徹底銷毀。第四章監(jiān)督與責任第十三條監(jiān)督企業(yè)應設立特地的數據與文件存檔管理人員，負責監(jiān)督和管理數據與文件的存檔工作。監(jiān)督人員應定期對各部門的數據與文件存檔情況進行檢查，提出整改看法。第十四條違規(guī)責任對于違反數據存檔管理制度的員工，將視情節(jié)輕重予以相應的紀律處分，甚至追究法律責任。違反數據存檔管理制度造成的損失，由責任人承當相應的經濟和法律責任。第五章附則第十五條有效期本規(guī)章制度自頒布之日起執(zhí)行，有效期三年。如有需要，經修訂后可連續(xù)執(zhí)