公司行政文檔與檔案管理制度

公司行政文檔與檔案管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本制度的目的是為了規(guī)范公司行政文檔和檔案的管理，確保信息安全、方便查閱和保護知識產(chǎn)權，提高工作效率和決策準確性。該制度依據(jù)國家有關法律法規(guī)、公司章程和其他相關規(guī)定。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部的行政文檔和檔案的管理，包含紙質(zhì)和電子檔案，適用于全體員工。第三條定義行政文檔：指公司內(nèi)部相關部門和人員在工作中產(chǎn)生的各種文件、報告、備忘錄等書面料子。包含紙質(zhì)和電子形式。檔案：指公司內(nèi)各部門在工作過程中產(chǎn)生的具有業(yè)務價值的信息載體，包含文件、報告、合同、協(xié)議等。包含紙質(zhì)和電子形式。第二章行政文檔管理第四條行政文檔的分類依據(jù)行政文檔的性質(zhì)和用途，行政文檔分為內(nèi)部文檔和外部文檔。內(nèi)部文檔：指僅供公司內(nèi)部使用的行政文檔，包含各部門、團隊之間的工作報告、會議紀要、備忘錄等。外部文檔：指涉及公司對外溝通的行政文檔，包含合作伙伴、客戶、政府機構等外部機構之間的信函、合同、協(xié)議等。第五條行政文檔的保密與歸檔內(nèi)部文檔應分類管理，依據(jù)機密程度分為機密、秘密和普通級別，設置相應的權限。機密級別的內(nèi)部文檔應僅限于相關人員閱覽，傳閱和復制必需經(jīng)過授權。行政文檔的歸檔應依照年度、月度或項目進行分類整理，確保檔案清楚、易于查閱。行政文檔的電子備份應定期進行，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)中。第六條行政文檔的傳閱和審批行政文檔的傳閱應依據(jù)需要和權限進行，傳閱過程應記錄傳閱人、時間和閱讀看法。行政文檔的審批程序應明確，應具備法律合規(guī)性，包含發(fā)起審批、審批流程、審批人員等。第七條行政文檔的保管期限內(nèi)部文檔的保管期限原則上不得少于2年，依據(jù)需要可以酌情延長保管期限。外部文檔的保管期限應依據(jù)法律法規(guī)和合同商定進行管理。第八條行政文檔的銷毀與報廢行政部門負責定期審查行政文檔，對已實現(xiàn)保管期限且無連續(xù)使用價值的文檔進行銷毀和報廢。銷毀和報廢的行政文檔應進行登記，并合規(guī)地進行文件碎紙、磁帶擦除、電子數(shù)據(jù)徹底刪除等程序。第三章檔案管理第九條檔案的歸檔各部門應依照標準檔案分類，對業(yè)務工作中產(chǎn)生的緊要檔案進行歸檔。歸檔標準應明確，并建立相應的檔案目錄和檢索系統(tǒng)，便于查閱和使用。第十條檔案的保管期限檔案的保管期限應依據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司規(guī)定進行管理，不得隨便銷毀。原始檔案應依照保管期限存放于指定的歸檔庫，確保其安全和可靠性。第十一條檔案的借閱和復制借閱檔案需要填寫借閱申請表，并經(jīng)過主管領導批準。檔案的復制需要經(jīng)過檔案管理部門審批，并依照有關規(guī)定執(zhí)行。第十二條檔案的修整和整理檔案管理部門應定期對檔案進行修整和整理，確保檔案的完整性、準確性和易于查閱。第四章附則第十三條本制度的監(jiān)督和責任公司各級管理人員應加強對行政文檔和檔案管理的監(jiān)督和檢查，確保制度的執(zhí)行和落實。違反本制度的行為將受到相應的紀律處分，并承當相應的法律責任。第十四條本制度的修訂和解釋本制度的修訂和解釋權歸公司管理層全部，修訂時應征求相關部門和員工的看法，并及時公布。修訂后的制度應重新進行培訓和宣貫。第五章附則第十五條附件本制度的相關表格