單位檔案室管理制度

單位檔案室管理制度單位檔案室管理制度篇一為了進一步加強檔案的安全保管工作，制定檔案管理制度如下：1.嚴格執(zhí)行檔案安全保管和保密工作責任制。管理人員對全校檔案的保管和保密工作負責;2.檔案管理人員必須嚴格執(zhí)行檔案查借閱制度，履行借閱登記手續(xù)?！氨Ｃ芫怼钡戎匾牧系慕栝啠仨殞彶閷徟鷻嘞奘欠穹弦?guī)定的要求;3.檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假，出具假證;4.檔案管理人員切實做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。檔案室嚴禁吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)、計算機檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng);5.檔案管理人員務必做到每天上下班對庫房門、窗、電源等進行安全檢查。做好節(jié)假日安全檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理;6.借出的檔案材料務必定期歸還。借出的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得帶入公共場所;7.非檔案管理人員，未經(jīng)允許不得進入檔案室。單位檔案室管理制度篇二一、嚴格執(zhí)行檔案法和保密法，自覺遵路項目和國家的制度，守保密紀律和相關積極采取措施，確保檔案秘密；二、嚴格執(zhí)行檔案管理制度，按照審批權限和借閱范圍借閱檔案資料，檔案管理人員不得將檔案擅自帶出閱檔室，也不得擴大借閱范圍；三、對保管的檔案資料內(nèi)容、數(shù)量、存放位置等保密事項，不得外傳和泄密；四、不得在公共場所和對非檔案工作人員談論檔案秘密，嚴禁在私人通訊中涉及檔案秘密；五、檔案工作人員不得擅自帶人進入檔案庫房，更不得讓非檔案管理人員自己查找翻閱柜內(nèi)檔案；六、非本檔案室工作人員未經(jīng)允許，禁止進入檔案庫房；七、禁止私自出賣屬于青臨高速項目和國家所有的檔案、資料；八、因工作需要攜帶檔案外出，必須經(jīng)領導同意，并采取有效的安全措施；九、銷毀檔案資料時需進行登記，按照保密規(guī)定派專人負責監(jiān)銷，須兩人以上監(jiān)督，嚴防泄密；十、定期對保密工作進行檢查，堵塞漏洞，確保檔案安全；十一、檔案室鑰匙由專職檔案員專管、專用，實行壹把鑰匙制度；單位檔案室管理制度篇三1.學校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。建立健全學校種類檔案，目的主要在于為學校領導和上級有關領導部門分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學校工作和對學校工作做出決策，提供準確、可靠的依據(jù)。學校要成立檔案管理領導小組，設立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好學校的檔案建設。2.學校建立檔案室，存放各種門類的檔案，包括文書檔案、教學檔案、從事檔案、基建檔案、財物檔案、音像檔案、榮譽檔案、學籍檔案、健康檔案、體育檔案等。3.檔案室要制定檔案文件資料收集細目，各處組室要按照這一細目全面及時地搜集各類檔案資料，檔案員要定期征集歸檔、建檔。4.建立健全并認真落實好檔案工作的各項規(guī)章制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度及監(jiān)督檢查制度等。有檔案達標計劃，使學校檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化、科學化5.檔案員要認真學習檔案法規(guī)和處理程序，熟悉學校各方面的工作，加強檔案業(yè)務訓練，努力提高自己的業(yè)務水平和管理水平。6.檔案員要按時向上級檔案主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。7.校內(nèi)人員借閱業(yè)務性檔案，須經(jīng)有關領導同意后方可查閱，并辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學校主要負責人批準后方可查閱檔案。查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料，必須經(jīng)檔案室人員仔細核對簽署意見。8.健全各種檢索工具，開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊，擴大利用服務范圍，提高檔案的利用效益。9.加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、干燥、自然通風，嚴禁吸煙，注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀，檔案員不得將無關人員帶進檔案室，不得外泄檔案中的機密。單位檔案室管理制度篇四一、定期把各部門上交的具有保存、查考、利用價值的各種載體形式的歷史記錄收進檔案室。二、室藏檔案、資料要分類單獨存放，檔案柜、架等要排列整齊、美觀。三、檔案的收進、整理、利用要詳細統(tǒng)計，并做到數(shù)字準確、真實。四、查閱檔案要嚴格履行手續(xù)，閱完經(jīng)核對無誤后，及時入庫。對借出的檔案要按期限及時歸還。五、室藏檔案、資料要每半年清點一次。六、要加強對檔案的安全工作，制定"八防"，配齊防火、防盜、防蟲等設備，室內(nèi)嚴禁吸煙，確保檔案資料萬無一失。七、檔案室由檔案干部專人管理，查檔人員及其他人員不得隨便進入。八、對應該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門收集齊全，并進性整理，定期交檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門或個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。九、歸檔范圍：凡是幼兒園工作活動中形成的能反映本園工作活動，具有查考利用價值的文件、材料、圖片等均屬歸檔范圍。十、歸檔時間：各部門應在每學期放假前將本學期的文件材料收集齊全，按照歸檔要求整理好，移交幼兒園檔案室。交接雙方根據(jù)交接目錄清點校對，并履行簽字手續(xù)。十一、歸檔要求：1、歸檔的文件材料要字跡清楚工整，一律使用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、彩色筆、復寫紙，普通打印、復印撰寫和批示文件材料，必須用復印機復印，噴墨或激光打印機打印的正規(guī)影印件。2、歸檔的文件材料要保持他們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，科學的立卷、分類、編目。3、檔案標題要簡明確切，保管期限劃分準確，便于保管和利用。單位檔案室管理制度篇五一、目的為規(guī)范公司各職能部門的檔案管理工作，確保檔案保管安全，發(fā)揮檔案價值，更好地為公司各項工作服務，現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司實際情況，發(fā)布《公司檔案管理制度》（以下簡稱“本制度”）。二、檔案的定義（一）檔案指公司及下屬項目公司在成立、產(chǎn)權變動、工程建設、經(jīng)營管理、社會活動中所形成的具有參考、保存價值的紙質(zhì)文件、電子文件、光盤、照片、實物等各種載體的記錄。（二）日常工作中形成的各類過程文件屬于資料，不屬于檔案范疇。三、管理機構(gòu)公司綜合管理部統(tǒng)籌公司及下屬項目公司檔案管理工作，負責公司及下屬項目公司檔案工作的整體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和指導幫扶；下設檔案室，負責保管公司及下屬項目公司重要檔案。四、工作職責公司綜合管理部設置檔案管理員，其工作職責為：（一）制定和完善檔案管理制度。（二）開展檔案管理培訓，指導和幫扶檔案管理工作。（三）負責檔案的收集、整理、保管、利用，負責檔案室的日常管理。（四）對所有保管的原始檔案必須建立完整的電子臺賬并定期備份（至少每兩月一次）。五、檔案鑒定檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。（一）歸檔文件的鑒定，包括歸檔范圍、密級、保管期限的鑒定。1、歸檔范圍。檔案管理員統(tǒng)計、鑒定檔案產(chǎn)生情況，梳理歸檔范圍，報領導審批確定。歸檔范圍載體包括但不限于：（1）公司管理文件：如資質(zhì)文件，包括企業(yè)注冊營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等；公司、公司形成并下達的各類正式文件，包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件、會議紀要材料、重要記錄；公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；國家、地方政府政策文件類。（2）項目資料：如開發(fā)文件類（前期、配套文件）；圖紙類；合同類（包括商品房合同）；工程技術文件類；招標文件類；項目企劃、銷售資料類；前期市場調(diào)研、土地分析等資料類；竣工報建資料類。（3）聲像資料及實物檔案：如反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料，有紀念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書、獎杯、獎狀、項目樓書。2、密級鑒定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機密”三級，泄漏會使公司權利和利益遭受不同程度的損害，因此，歸檔時要根據(jù)文件內(nèi)容與類型劃分密級等級，確保檔案安全。普通是公司可對外發(fā)布的信息，如宣傳資料、榮譽證照、年度報告等。秘密是公司一般的秘密，一旦泄密會使公司利益受到較大損害，如重要會議紀要、人事檔案、規(guī)章制度等。機密是公司重要的秘密，泄露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害，如董事會決議、項目投資文件、公司規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料等。（二）到期檔案的鑒定。公司及下屬項目公司對到期檔案進行鑒定，確定繼續(xù)保存或進行清理、銷毀。文件保存期限除政府有關法令或公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1、永久保存：（1）公司章程；（2）董事會及股東會紀錄；（3）財務報表；（4）政府機關核準文件；（5）不動產(chǎn)所有權及其他債權憑證；（6）工程設計圖；（7）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、十年保存：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）其他核定須保存十年的文書。3、五年保存：（1）期滿或解約之合約；（2）其他核定須保存五年的文書。4、一年保存：無長期保存必要的。5、規(guī)章制度由公司及下屬項目公司綜合管理部永久保存，使用部門視其有效期予以保存。6、公司及下屬項目公司綜合管理部每年年底應組織檔案管理員及相關專業(yè)人員對檔案資料進行整理。對超過保存期限的檔案，由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》（詳見附件），報本部門及相關部門第一負責人審核、公司總經(jīng)理/董事會批準。7、決定銷毀的檔案資料，由檔案管理員負責填寫《檔案銷毀清冊》（詳見附件），銷毀檔案時至少有兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人復核待銷毀檔案，銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字確認。8、檔案銷毀后，鑒定、銷毀過程中形成的《檔案銷毀清冊》及目錄應立卷歸檔、永久保存。9、需繼續(xù)保存的過期檔案，應明確繼續(xù)保存的時間期限，并由檔案管理員在檔案卷內(nèi)目錄、匯總表上注明。六、檔案收集（一）收集范圍。按照歸檔范圍進行收集。（二）收集方式。公司及下屬項目公司均應指定專人負責整理本部門的文件資料，并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），隨同已整理的檔案（含紙質(zhì)檔、電子檔、實物）一并移交檔案室，檔案管理員接收檔案并簽字確認，《檔案移交清單》雙方各留一份。（三）歸檔文件要求。1、歸檔的文件為原件（無原件的歸檔需為具有憑證作用的復制件）。2、非紙質(zhì)文件配文字說明一并歸檔。3、圖紙類歸檔前要驗證審批流程所需印章齊全才能歸檔。4、檔案的制成材料利于長久保存。書寫材料：要使用耐久性強的碳素型黑色或藍色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。5、聲像檔案應使用數(shù)碼相機、攝相機等拍攝，要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機拍攝。（四）公司及下屬項目公司收集以下檔案后，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。1、公司成立、注冊、變更文件。含公司成立的請示、批復、會議紀要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更文件。2、公司合并、收購文件。含請示、批復、會議紀要、備忘錄；股權轉(zhuǎn)讓、收購的協(xié)議、合同；工商證照及變更文件等。3、與合作方的相關文件。（1）合作意向書、框架協(xié)議、合作協(xié)議、合同、重要談判記錄等。（2）融資擔保文件：融資公告、報表、擔保、抵押等相關文件，融資合同、協(xié)議等（如發(fā)債、貸款等）。（3）盡職調(diào)查資料：①盡職調(diào)查報告；②業(yè)務約定書；③委托協(xié)議書；④盡職調(diào)查清單及問卷；⑤目標企業(yè)提供的有關書面資料（含工商、法務、財務、工程、市場、人力等文件）。（4）工程項目檔案。包括土地獲取、項目報建、勘查設計、招投標、工程管理、監(jiān)理、施工、竣工驗收、結(jié)算等各階段形成的檔案。（5）公司及下屬項目公司所獲榮譽。注：公司及下屬項目公司發(fā)生撤銷、拆分、合并等情況導致檔案不能安全保管，須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。七、檔案管理（一）檔案管理員接收檔案資料后，應按照項目分類進行保管，按檔案編號順序規(guī)則存放，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學化，以利于檔案的保管和使用。（二）檔案存檔分類主要以公司、項目、資料類型等建立檔案盒/檔案柜，在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細表，且在檔案柜上標注公司/項目名稱和柜號，并在電腦上做好臺賬登記（表格/文檔），保證能從目錄匯總或電腦系統(tǒng)中以編號、關鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。（三）檔案管理員應至少每月一次對檔案保管狀況進行檢查，切實做好檔案“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)問題應及時報告部門領導，并采取補救措施，減少檔案的損失。（四）檔案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管，檔案室非檔案管理員不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)禁止吸煙和大聲喧嘩。八、檔案利用（一）公司部門員工因工作需要，可以借閱與其工作有關的檔案資料。（二）借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》，經(jīng)部門負責人―綜合管理部―總經(jīng)理/董事長審批后方可借閱。檔案借閱方式為：借出、復印、掃描、查詢。填寫要求：（1）《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關內(nèi)容，申請部門填寫申請人所在的部門，文件標題或摘要填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件名稱，根據(jù)需要在“是否電子檔”或“是否復印”選擇是或否，用途填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項。（2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關內(nèi)容，申請部門填寫經(jīng)辦人所在的部門，主送單位（或合作、上報單位等）填寫外借物品所辦理事項的主要單位，外借物品清單及借用時間填寫所外借的物品，借用時間必須填寫明確，如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位，涉及金額根據(jù)實際情況填寫，用途填寫所要外借文件用于辦理的事項。（三）檔案管理員對檔案借閱進行登記，填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閱人的責任，構(gòu)成犯罪的依法追究法律責任。（三）檔案應按期歸還，歸還時檔案管理人員要對檔案進行清點和檢查，包括檔案的件數(shù)、頁數(shù)，檔案原件完整，無損壞、無涂改等，并在《檔案借閱登記表》注明。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告部門領導。檔案到期仍需繼續(xù)使用的，借閱人需在到期前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)檔案保管部門所在公司總經(jīng)理審核批準后方可調(diào)閱。（五）檔案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份復印件存檔，以便其他工作人員的查閱。九、本制度自簽批之日起執(zhí)行。單位檔案室管理制度篇六一、村檔案工作是村管理工作的緊要構(gòu)成部分。建立健全村種類檔案，目的緊要在于為村領導和上級有關領導部門分析、總結(jié)、部署及調(diào)度村工作和對村工作做出決策，供應精準、牢靠的依據(jù)。村要成立檔案管理領導小組，設立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好村的檔案建設。二、村建立綜合檔案室，統(tǒng)一存放各種門類的檔案，包含文書檔案、會計檔案、基建檔案、榮譽檔案、學籍檔案、村民檔案、特別載體等。三、檔案室要訂立檔案文件資料收集細目，檔案員要依照這一細目全面適時地搜集各類檔案資料，并定期征集歸檔、建檔。四、建立健全并認真落實好檔案工作的各項規(guī)章制度，包含歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度及監(jiān)督檢查制度等。有檔案達標計劃，使村檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化、科學化。五、嚴格完善歸檔制度。檔案員和各處組室要依照國家檔案部門統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)格和要求，明確歸檔范圍，適時搜集立卷，嚴格立卷質(zhì)量和保管期限。六、檔案員要認真學習檔案法規(guī)和處理程序，諳習村各方面的工作，加強檔案業(yè)務訓練，努力提高本身的業(yè)務水平和管理水平。七、檔案員要定時向上級主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。八、村內(nèi)人員借閱業(yè)務性檔案，須經(jīng)有關領導同意后方可查閱，并辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。村外人員來校查閱檔案，必需持有單位介紹信，經(jīng)村緊要負責人批準后方可查閱檔案。查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料，必需經(jīng)檔案室人員認真核對簽署看法。九、健全各種檢索工具，開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不絕挖掘檔案信息，編制