秘書參謀職能概論第三章

第三章秘書參謀機理第一節(jié)參謀職能基礎(chǔ)一、秘書參謀機理的概念

秘書參謀機理指的是秘書參謀活動的職能基礎(chǔ)、實踐需要、參謀特質(zhì)、參謀功能等。

二、秘書參謀職能的前提因素

1、領(lǐng)導的本質(zhì)需要2、系統(tǒng)的中介位置3、民主管理的環(huán)節(jié)（一）領(lǐng)導的本質(zhì)需要

1、領(lǐng)導活動的本質(zhì)是有效地帶領(lǐng)被領(lǐng)導者實現(xiàn)組織系統(tǒng)既定的目標。2、從領(lǐng)導是一種社會實踐過程來看，跟蹤參與領(lǐng)導活動全過程的秘書參謀輔助，是不可或缺的組成部分。3、從領(lǐng)導活動的主體看，領(lǐng)導者屬于主導和支配地位，需要秘書的近身輔助。4、從被領(lǐng)導者方面看，秘書可以隨時協(xié)助領(lǐng)導者消除與被領(lǐng)導者之間可能出現(xiàn)的種種矛盾。5、從領(lǐng)導活動的目標指向看，秘書可以提出參謀意見，協(xié)助領(lǐng)導者把握正確的整體目標。6、從領(lǐng)導活動環(huán)境看，秘書能夠了解環(huán)境變化的狀態(tài)和趨勢，協(xié)助領(lǐng)導者有效利用環(huán)境資源，促進事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。7、從領(lǐng)導人承擔的權(quán)責壓力來看，領(lǐng)導擁有最高決策權(quán)，會產(chǎn)生壓力，需要秘書充分發(fā)揮參謀輔助作用，使自己減少失誤。8、從科學決策的需要看，領(lǐng)導人最關(guān)鍵是進行科學有效地決策，因此需要秘書參謀輔助。（二）系統(tǒng)的中介位置1、秘書和秘書機構(gòu)處于組織管理和領(lǐng)導活動的中介位置。2、秘書在縱向上是決策與執(zhí)行的中介。3、秘書在橫向職能管理系統(tǒng)中處于職能綜合的中介位置。4、與分管副職領(lǐng)導人和各職能部門負責人相比，更具有全局綜合性；與各局部具體工作人員的參謀建議相比，更具有全面性；與組織外專家的參謀咨詢相比，更具有及時性。（三）民主管理的環(huán)節(jié)1、秘書工作及其參謀活動，是民主管理不可或缺的環(huán)節(jié)。2、引導和組織群眾參與管理，是實施民主管理的重要手段。三、參謀主體的角色優(yōu)勢

1、綜合輔助的條件2、溝通樞紐的條件3、近身服務(wù)條件從觀察事物的空間范圍看從認識事物的流程看從適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境發(fā)展看從參謀內(nèi)容的廣度看從實踐角度看從管理信息網(wǎng)絡(luò)的框架看從正式組織溝通的運作看從非正式組織溝通的引導上看從信息溝通的閉環(huán)回路上看秘書與領(lǐng)導的溝通既有常規(guī)溝通又有人際溝通必須具有實事求是、務(wù)實求真的態(tài)度四、秘書近身服務(wù)的條件體現(xiàn)在哪些方面？

1、謀斷契合的便利2、直接溝通的便利3、相互理解信賴的基礎(chǔ)4、相互補償?shù)男Ч诙?jié)秘書參謀特質(zhì)一、秘書參謀的特質(zhì)包括1、職能的自覺性2、內(nèi)涵的綜合性3、活動的受制性4、作用的隨機性二、秘書職能的自覺性（一）體現(xiàn)在1、擔任參謀角色的自覺性2、參謀思考的自覺性（二）缺乏參謀思考自覺性的原因1、唯上觀念2、守舊觀念三、內(nèi)涵的綜合性（一）內(nèi)涵綜合性的內(nèi)容1、對領(lǐng)導各項職能的綜合參謀2、對領(lǐng)導各項活動的綜合參謀3、對領(lǐng)導處理各種關(guān)系的綜合參謀（二）對領(lǐng)導各項職能的綜合參謀的體現(xiàn)1、全局綜合管理2、各項職能管理3、全局信息的綜合管理（三）對領(lǐng)導各項活動的綜合參謀的體現(xiàn)1、跟蹤全過程的綜合參謀2、對具體活動的運籌與領(lǐng)導整體需要的結(jié)合3、提供預(yù)備建議與細節(jié)的提醒補益相結(jié)合（四）對領(lǐng)導處理各種關(guān)系的綜合參謀的體現(xiàn)1、處理上下級關(guān)系的綜合性參謀2、對內(nèi)外關(guān)系的綜合性參謀3、協(xié)調(diào)各種利益的綜合參謀四、活動的受制性（一）體現(xiàn)1、受制于領(lǐng)導者（參謀對象）2、受制于組織環(huán)境3、受制于秘書自身（二）受制于領(lǐng)導者的體現(xiàn)1、受制于領(lǐng)導權(quán)限和管理意向2、受制于領(lǐng)導者的素質(zhì)3、受制于領(lǐng)導者信任程度4、受制于領(lǐng)導者的認知狀況5、受制于領(lǐng)導心理情緒（三）受制于組織環(huán)境1、管理民主程度較高的組織2、缺乏民主管理氣氛的組織（四）受制于秘書自身的體現(xiàn)1、思想觀念2、認識水平3、知識經(jīng)驗與態(tài)度五、作用的隨機性（一）秘書參謀隨機性的定義：秘書基于近身、綜合輔助領(lǐng)導者的職能條件，必須也可以隨時適應(yīng)領(lǐng)導者的各種輔助需要，及時、靈活而有效地發(fā)揮對口參謀效應(yīng)。（二）作用隨機性的體現(xiàn)：1、承擔參謀任務(wù)的隨機性2、進行參謀輔助的隨機性第三節(jié)秘書參謀功能一、秘書參謀功能的定義

秘書部門及相關(guān)秘書的參謀職能所應(yīng)該發(fā)揮的實際作用。由職能基礎(chǔ)、職能特質(zhì)及活動機制決定。

二、秘書參謀功能的內(nèi)容1、綜合的信息、職能支持2、跟蹤的系統(tǒng)參謀輔助3、貼近的拾遺補闕輔助三、綜合的信息、職能支持是秘書參謀的基本功能1、初始信息的本質(zhì)挖掘2、特殊信息的典型研究3、動態(tài)信息的發(fā)展預(yù)測注意：秘書向領(lǐng)導者提供的預(yù)測信息，必須立足現(xiàn)實特定環(huán)境四、跟蹤的系統(tǒng)參謀輔助

1、對決策管理的跟蹤參謀2、對管理各環(huán)節(jié)的系統(tǒng)參謀3、對發(fā)展各階段的全程參謀五、貼近的拾遺補闕輔助1、對領(lǐng)導者認知的拾遺補闕2、對領(lǐng)導者管理行為的拾遺補闕3、對領(lǐng)導者個人缺失的監(jiān)督輔助簡答題

3.1．從領(lǐng)導人承擔的權(quán)責壓力的角度看對秘書參謀有何需要?3.2．簡析從決策看領(lǐng)導對秘書參謀活動的需要。3.3．簡析秘書在組織機構(gòu)中的中介位置對其參謀活動提供的便利條件。3.4．簡述秘書要立足于中介位置發(fā)揮參謀作用必須克服的錯誤傾向。3.5．簡述秘書參謀內(nèi)涵綜合性的體現(xiàn)。3.6．為什么說秘書的參謀活動受制于組織環(huán)境?3.7．簡述秘書參謀受制性的體現(xiàn)。3.8．簡述秘書參謀隨機性的體現(xiàn)。3.9．秘書加工初始信息對領(lǐng)導者有何參謀作用?3.10．簡述秘書加工預(yù)測信息的立足點和可能出現(xiàn)的誤區(qū)。論述題

3.1．怎樣理解秘書的參謀作用是領(lǐng)導的本質(zhì)需要?3.2．