公文寫作規(guī)范手冊

公文寫作規(guī)范手冊TOC\o"1-2"\h\u22384第一章總論 15525第二章公文格式 221463第三章公文寫作原則 429746第四章公文寫作技巧 529230第五章請示報告類公文 618886第六章通知通報類公文 716969第七章函電類公文 816140第八章會議類公文 1010569第九章規(guī)章制度類公文 1120147第十章公文處理與歸檔 13第一章總論一、公文概述公文，即公務文書，是機關、企事業(yè)單位及其他社會組織在處理公務活動中，按照特定格式和程序制作、發(fā)布的文字材料。公文具有明確的行文對象、特定的行文目的和法定的權威性。它是傳遞信息、指導工作、處理問題、溝通交流的重要工具。公文主要包括以下特點：（1）法定性：公文必須依法制定和發(fā)布，具有法律效力。（2）規(guī)范性：公文格式、文字表述和行文程序都有統(tǒng)一規(guī)范。（3）正式性：公文是正式的公務文書，具有嚴肅性。（4）針對性：公文針對具體問題、特定對象，具有明確的行文目的。（5）時效性：公文在一定時間內(nèi)具有有效性，逾期失效。二、公文種類根據(jù)不同的分類標準，公文可分為以下幾種：（1）按照用途分類：指示性公文：用于對下級機關、單位進行工作指導。報告性公文：用于向上級機關、單位匯報工作、反映情況。通知性公文：用于告知有關事項、傳達上級精神。批復性公文：用于答復下級機關、單位的請示事項。函件：用于機關、單位之間的商洽、詢問、答復等事務。（2）按照格式分類：文字公文：以文字為主要表達形式的公文。表格公文：以表格為主要表達形式的公文。圖表公文：以圖表為主要表達形式的公文。（3）按照行文方向分類：上行文：由下級機關、單位向上級機關、單位行文。平行文：由同一級別的機關、單位之間行文。下行文：由上級機關、單位向下級機關、單位行文。三、公文作用公文在機關、企事業(yè)單位及其他社會組織中具有重要作用，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）傳遞信息：公文是傳遞政策、法規(guī)、指令、通知等信息的有效載體。（2）指導工作：公文可以指導下級機關、單位開展具體工作，保證工作順利進行。（3）處理問題：公文可以解決工作中的問題，如請示、報告、答復等。（4）溝通交流：公文是機關、單位之間溝通、協(xié)商、協(xié)作的重要手段。（5）記錄憑證：公文是機關、單位工作活動的記錄，具有憑證作用。（6）督促檢查：公文可以用于督促下級機關、單位完成工作任務，檢查工作落實情況。第二章公文格式一、公文紙張規(guī)格（一）紙張尺寸公文應采用國際標準A4型紙，其尺寸為210毫米×297毫米。（二）紙張質(zhì)量公文用紙應選用優(yōu)質(zhì)、耐久、環(huán)保的紙張，以保證公文在長期保存過程中的穩(wěn)定性和安全性。（三）裝訂要求公文應采用左側裝訂，裝訂線距離頁面邊緣為20毫米，保證裝訂牢固、美觀。二、公文版頭設計（一）版頭內(nèi)容（1）發(fā)文機關標志：采用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，字號為小標宋體。（2）發(fā)文字號：位于發(fā)文機關標志下方，居中排布，字號為仿宋體。（3）公文位于發(fā)文字號下方，居中排布，字號為小標宋體。（4）公文位于標題下方，字體為仿宋體。（二）版頭格式（1）版頭部分應采用統(tǒng)一的字體、字號和顏色，以體現(xiàn)公文的正式性和嚴肅性。（2）版頭與正文之間應留有適當間距，一般不小于20毫米。三、公文正文格式（一）正文結構（1）引言：簡要說明發(fā)文的目的、依據(jù)和背景。（2）包括敘述、議論、說明等部分，內(nèi)容應條理清晰、層次分明。（3）結尾：對正文內(nèi)容進行概括和歸納，提出具體要求或建議。（二）正文格式（1）正文部分應采用仿宋體，字號為五號。（2）正文段落之間應采用單倍行距，段落首行縮進兩個字符。（3）對于重要的名詞、術語或解釋，可使用加粗、斜體等字體樣式進行強調(diào)。四、公文附件格式（一）附件內(nèi)容附件應包括與公文正文密切相關的圖表、數(shù)據(jù)、文件等材料。（二）附件格式（1）附件位于正文下方，左側對齊，字號為仿宋體。（2）附件內(nèi)容：采用與正文相同的字體和字號，段落格式與正文保持一致。（3）附件編號：附件應按順序編號，編號位于附件標題左側，使用阿拉伯數(shù)字。（4）附件頁碼：附件內(nèi)容較多的，應標注頁碼，頁碼位于頁面底端，居中排布。（5）附件裝訂：附件應與公文正文一同裝訂，保證整齊美觀。第三章公文寫作原則一、合法性原則公文寫作必須遵循合法性原則，即遵循國家的法律法規(guī)、政策規(guī)定以及單位的規(guī)章制度。公文的內(nèi)容應當符合國家法律、法規(guī)的要求，不得違反國家政策，保證公文的合法性。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）公文的內(nèi)容應當符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定，不得與國家法律、法規(guī)相抵觸。（2）公文應當遵循國家政策，體現(xiàn)國家政策精神，不得違背國家政策。（3）公文應當遵循單位的規(guī)章制度，符合單位的管理要求，不得違反單位規(guī)章制度。二、客觀性原則公文寫作應遵循客觀性原則，即公文內(nèi)容應當客觀、真實、準確，反映事物的本來面目。具體要求如下：（1）公文內(nèi)容應當真實，不得編造、虛構事實。（2）公文內(nèi)容應當準確，數(shù)據(jù)、事實應當準確無誤，避免使用模糊、不確定的表述。（3）公文應當全面反映事物的各個方面，避免片面、偏頗的表述。三、簡潔性原則公文寫作應遵循簡潔性原則，即公文內(nèi)容應當簡潔明了，避免冗長、復雜的表述。具體要求如下：（1）公文結構應當清晰，層次分明，便于閱讀。（2）公文語言應當簡練，避免使用冗余、重復的詞語。（3）公文內(nèi)容應當緊湊，避免出現(xiàn)空泛、無意義的表述。四、明確性原則公文寫作應遵循明確性原則，即公文內(nèi)容應當明確具體，避免含糊不清、模棱兩可的表述。具體要求如下：（1）公文應當明確表述目的、意義、任務和措施，使讀者能夠明確了解公文的主旨。（2）公文應當明確界定責任主體，明確責任分工，保證公文的執(zhí)行力。（3）公文應當明確表述時間、地點、數(shù)量等具體要素，便于執(zhí)行和落實。第四章公文寫作技巧一、標題撰寫（一）標題的基本要求（1）簡潔明了：標題應簡明扼要，概括公文的主要內(nèi)容，便于讀者迅速了解公文的核心信息。（2）規(guī)范統(tǒng)一：標題應遵循國家有關公文寫作的規(guī)范，使用規(guī)范的漢字、標點符號和格式。（3）準確具體：標題應準確反映公文的內(nèi)容，避免使用模糊、抽象的詞匯。（二）標題的撰寫方法（1）按照公文類型：根據(jù)公文的性質(zhì)和用途，選擇合適的公文類型作為標題。（2）突出核心內(nèi)容：提取公文中的核心信息，概括為簡潔明了的標題。（3）結構清晰：標題應具有明確的結構，包括發(fā)文單位、事由、文種等要素。二、正文撰寫（一）正文的基本要求（1）語言簡練：正文應使用簡練、明確的文字，避免冗長、復雜的表述。（2）結構嚴謹：正文應具有清晰的結構，包括導語、主體、結尾等部分。（3）邏輯性強：正文內(nèi)容應條理分明，層次清晰，邏輯嚴密。（二）正文的撰寫方法（1）簡要說明公文的背景、目的和意義，為正文主體部分做好鋪墊。（2）主體：闡述公文的具體內(nèi)容，包括事項的描述、分析、解決辦法等。（3）結尾：提出建議、要求或希望，為公文寫作畫上圓滿的句號。三、結尾撰寫（一）結尾的基本要求（1）嚴謹簡潔：結尾應簡潔明了，避免過多的修飾和冗余。（2）呼應開頭：結尾應與開頭相呼應，使公文內(nèi)容形成一個完整的整體。（3）明確具體：結尾應明確具體，提出具體的建議或要求。（二）結尾的撰寫方法（1）總結全文：概括正文內(nèi)容，強調(diào)公文的核心觀點。（2）提出建議：根據(jù)正文內(nèi)容，提出解決問題的建議或措施。（3）表達期望：對公文接收方的期望或要求，以示公文的目的和意義。四、注意事項（1）嚴格遵守國家有關公文寫作的規(guī)范和標準。（2）注意文字表述的準確性、規(guī)范性和嚴謹性。（3）保持公文的客觀性，避免主觀臆斷和情感色彩。（4）保證公文內(nèi)容的完整性和連貫性。（5）注意公文的格式、排版和美觀度。（6）在撰寫過程中，充分溝通、協(xié)商，保證公文內(nèi)容的準確性和可行性。第五章請示報告類公文一、請示報告概述（一）定義與作用請示報告類公文，是機關、企事業(yè)單位及社會團體在辦理某項事務時，向上級機關或領導請示意見、報告工作進展、反映情況、提出建議等所使用的文書。此類公文具有明確的目的性、嚴謹?shù)慕Y構性和規(guī)范的語言特點。（二）分類請示報告類公文可分為請示性公文和報告性公文。請示性公文主要向上級機關請示事項，報告性公文則向上級機關報告工作情況。二、請示報告格式（一）標題請示報告的標題應簡明扼要，概括公文的主要內(nèi)容。通常采用“請示事由文種”或“報告事由文種”的格式。（二）主送機關請示報告的主送機關應明確具體，一般為單位或個人的上級機關。（三）正文請示報告的正文分為開頭、主體和結尾三個部分。（1）開頭：簡要說明請示或報告的緣由、目的，為正文主體鋪墊。（2）主體：詳細闡述請示或報告的事項，包括事項的背景、現(xiàn)狀、存在的問題、擬采取的措施等。（3）結尾：對請示事項提出明確要求，或對報告事項進行簡要總結。（四）附件如有附件，應在正文后注明附件名稱。（五）落款請示報告的落款應注明單位名稱、成文日期，并加蓋公章。三、請示報告寫作要點（一）內(nèi)容真實、準確請示報告的內(nèi)容應真實、準確，不得夸大或縮小事實，以保證上級機關能夠全面了解情況。（二）語言簡練、嚴謹請示報告的語言應簡練、嚴謹，避免使用模糊、不確定的詞語，以提高公文的可讀性和可操作性。（三）結構清晰、層次分明請示報告的結構應清晰，層次分明，便于上級機關閱讀和理解。（四）格式規(guī)范、美觀請示報告的格式應規(guī)范、美觀，符合公文寫作的統(tǒng)一要求。（五）注意時效性請示報告應注重時效性，及時向上級機關報告工作進展，以便上級機關及時了解和掌握情況。第六章通知通報類公文一、通知概述通知是機關、團體、企事業(yè)單位用于傳達要求下級機關、單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，或者轉達上級機關、不相隸屬機關的公文。其目的在于保證信息的準確傳遞，提高工作效率，強化管理秩序。二、通知格式通知一般包括以下幾個部分：（1）位于正文上方，居中排列，通常使用“關于事由的通知”格式。（2）稱謂：位于標題下方，左側頂格，明確通知對象。（3）包括以下幾個要素：簡要說明通知的背景、目的。主體：詳細闡述通知的具體內(nèi)容、要求、措施等。提出希望或要求，或對執(zhí)行情況進行說明。（4）落款：位于正文下方，包括發(fā)文單位名稱和成文日期。（5）附件：如有附件，應在落款下方注明附件名稱。三、通報概述通報是用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況的一種公文。通報具有指導性、教育性和信息性，旨在對特定事項進行評價，推廣經(jīng)驗，糾正錯誤，提高認識。四、通報格式通報一般包括以下幾個部分：（1）位于正文上方，居中排列，通常使用“關于事由的通報”格式。（2）稱謂：位于標題下方，左側頂格，明確通報對象。（3）包括以下幾個要素：簡要說明通報的背景、目的。主體：詳細闡述通報的具體內(nèi)容，包括表彰或批評的事實、理由、依據(jù)等。結論：對通報事項的評價、要求或建議。（4）落款：位于正文下方，包括發(fā)文單位名稱和成文日期。（5）附件：如有附件，應在落款下方注明附件名稱。在撰寫通知和通報時，應保證語言準確、嚴謹，內(nèi)容詳實，格式規(guī)范，以充分發(fā)揮公文的功能和效力。第七章函電類公文一、函電概述（一）定義及作用函電是指以書面形式，通過郵政、電信或其他通訊手段，用于機關、企事業(yè)單位之間以及與個人之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求幫助和支持等事務的公文。函電具有傳遞信息迅速、形式靈活、語言簡潔等特點，是日常工作中的重要通訊工具。（二）分類（1）按性質(zhì)分：商洽函、詢問函、答復函、請求函等。（2）按內(nèi)容分：告知函、邀請函、催辦函、感謝函等。二、函電格式（一）標題函電的標題應簡潔明了，概括函電內(nèi)容，一般由函電類型和事由組成。（二）稱呼函電的稱呼應準確無誤，尊重對方，一般使用“尊敬的單位名稱”或“尊敬的職務姓名”。（三）正文（1）開頭：簡要介紹函電的背景和目的。（2）正文內(nèi)容：根據(jù)函電類型和事由，明確闡述函電的具體內(nèi)容。（3）結尾：表示敬意和期望，一般使用“敬請函復”、“敬請關注”等詞語。（四）落款（1）函電發(fā)送單位：單位全稱或簡稱。（2）聯(lián)系人：發(fā)送單位指定的聯(lián)系人姓名。（3）聯(lián)系方式：發(fā)送單位的聯(lián)系電話。（4）日期：函電發(fā)送的日期。三、函電寫作要點（一）明確函電類型和事由，保證內(nèi)容準確、具體。（二）語言簡練、嚴謹，避免使用模糊不清的詞語。（三）尊重對方，注意禮貌用語，體現(xiàn)誠意。（四）結構清晰，層次分明，便于閱讀。（五）注意函電的格式規(guī)范，美觀大方。四、函電回復（一）及時回復，避免拖延。（二）針對函電內(nèi)容，給出明確、具體的答復。（三）語言嚴謹，表達清晰，避免產(chǎn)生誤解。（四）保持函電格式規(guī)范，體現(xiàn)單位形象。（五）在回復函電時，注意以下事項：（1）確認收到原函電，并簡要說明回復的依據(jù)。（2）針對原函電的內(nèi)容，逐一答復，保證無遺漏。（3）如有需要，可在回復函電中提出建議或請求。（4）表達感謝，期待雙方繼續(xù)保持良好溝通與合作。第八章會議類公文一、會議紀要概述（一）定義與作用會議紀要是記錄會議內(nèi)容和成果的書面文件，是反映會議基本情況、討論事項、議定事項和執(zhí)行要求的重要文獻。會議紀要對于傳達會議精神、指導工作、推動決策落實具有重要意義。（二）特點（1）客觀性：會議紀要應真實、準確地反映會議內(nèi)容和討論成果。（2）指導性：會議紀要應明確會議的決策和執(zhí)行要求，對相關工作具有指導作用。（3）簡潔性：會議紀要應簡明扼要，避免冗長和啰嗦。二、會議紀要格式（一）標題標題應簡明扼要地反映會議主題和性質(zhì)，一般包括會議名稱、時間和地點。（二）正文（1）引言：簡要介紹會議的背景、目的和意義。（2）會議議程：列出會議討論的主要議題。（3）會議內(nèi)容：詳細記錄會議討論的每個議題，包括發(fā)言人的觀點、意見和建議。（4）會議結論：概括會議達成的共識和決策。（5）執(zhí)行要求：明確會議決議的執(zhí)行期限、責任人和監(jiān)督部門。（三）附件如有相關文件、資料等，可作為附件附在會議紀要后面。三、會議記錄概述（一）定義與作用會議記錄是記錄會議內(nèi)容、討論事項和參會人員發(fā)言的書面材料，是會議紀要的重要來源。會議記錄對于整理會議紀要、回顧會議內(nèi)容和推動工作落實具有重要意義。（二）特點（1）客觀性：會議記錄應真實、準確地反映會議內(nèi)容和參會人員的發(fā)言。（2）完整性：會議記錄應包含會議的各個階段和重要內(nèi)容。（3）系統(tǒng)性：會議記錄應按照會議議程順序進行記錄，保持內(nèi)容的連貫性。四、會議記錄格式（一）標題標題應包括會議名稱、時間和地點。（二）正文（1）會議議程：列出會議討論的主要議題。（2）會議內(nèi)容：詳細記錄會議討論的每個議題，包括發(fā)言人的觀點、意見和建議。（3）會議結論：概括會議達成的共識和決策。（4）參會人員：記錄參會人員的姓名、職務和單位。（5）記錄人：記錄記錄人的姓名和職務。（三）附件如有相關文件、資料等，可作為附件附在會議記錄后面。第九章規(guī)章制度類公文一、規(guī)章制度概述（一）定義及作用規(guī)章制度是指在一定范圍內(nèi)，為了規(guī)范組織、單位或個人行為，維護工作秩序，提高工作效率，保障合法權益而制定的具有約束力的規(guī)范性文件。規(guī)章制度類公文是各類組織、單位在管理活動中常用的一種公文形式，其作用在于明確職責、規(guī)范行為、保障權益。（二）分類規(guī)章制度類公文根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)可分為以下幾類：（1）組織管理制度：如公司章程、學校章程等；（2）工作管理制度：如財務管理規(guī)定、辦公秩序規(guī)定等；（3）人事管理制度：如員工招聘與離職規(guī)定、工資福利制度等；（4）安全管理制度：如消防安全規(guī)定、保密規(guī)定等。二、規(guī)章制度格式（一）標題規(guī)章制度類公文的標題應簡明扼要，準確反映文件內(nèi)容，一般由“單位名稱事由文種”構成。（二）正文（1）引言：簡要說明制定規(guī)章制度的背景、目的和依據(jù)；（2）條文：分為總則、分則和附則?？倓t闡述制定規(guī)章制度的原則、適用范圍等；分則詳細規(guī)定各項具體制度；附則說明解釋權、修改權等；（3）結構：條文結構一般采用章條式，每一條為一個獨立的內(nèi)容，依次排列；（4）語言：要求嚴謹、規(guī)范，避免使用模糊、含糊的詞語。三、規(guī)章制度寫作要點（一）明確寫作目的在寫作規(guī)章制度時，首先要明確制定的目的，保證文件內(nèi)容與目的相一致。（二）充分調(diào)查研究在制定規(guī)章制度前，要充分調(diào)查研究，了解實際情況，保證制定的規(guī)章制度具有針對性和實用性。（三）遵循法律法規(guī)規(guī)章制度的內(nèi)容不得與國家法律法規(guī)相抵觸，要保證文件合法有效。（四）注意條款間的邏輯關系規(guī)章制度中的條款應具有嚴密的邏輯關系，避免出現(xiàn)相互矛盾、重復或遺漏的情況。（五）注重可操作性和實用性規(guī)章制度應具有可操作性和實用性，便于執(zhí)行和監(jiān)督。（六）廣泛征求意見在制定規(guī)章制度過程中，要廣泛征求相關人員的意見，充分吸納合理化建議。（七）適時修訂和完善工作實際的變化，應及時對規(guī)章制度進行修訂和完善，保證其適應時代發(fā)展需要。第十章公文處理與歸檔一、公文處理流程（一）收文處理（1）收文登記：收