服裝公司采購控制程序文件

編號：S-QP-09

XXX服裝采購控制程序版本/修改狀態(tài)：A/0

程序文件生效日期：2002年月日

頁碼：第1頁，共7頁

擬制：審核：批準:

1.目的

確保面、輔料及外發(fā)加工品和其他物品的采購能滿足公司要求，供應商有

能力穩(wěn)定、準時地提供合格的產(chǎn)品。

2.合用圍

面料、輔料、外發(fā)加工、辦公文體用品、生產(chǎn)設備、檢驗設備等的采購控制。

3.職責

3.1外協(xié)部負責面、輔料、外發(fā)加工品及其他物品的采購控制和供應商的評

審及來料不合格的處理。

3.2前準備部布、輔料倉負責：

3.2.1來料的點收、初檢核對及入庫管理；

3.2.2半成品外發(fā)加工的點收、初檢。

3.3后整部負責成衣外發(fā)洗水和外發(fā)成衣加工的入庫管理。

3.4質檢科負責來料的檢驗判定。

4.工作程序（附流程圖）

4.1合格供應商的評審

4.1.1對提供面料、輔料、外發(fā)加工的供應商需進行評審。

4.1.2外協(xié)部采購員應積極尋覓面料、輔料及提供加工服務的供應商，根

據(jù)公司產(chǎn)品結構，由初步確定的供應商提供常用面、輔料或者外發(fā)

加工樣品交業(yè)務部或者質檢科進行樣品確認，填制“樣品確認單”

O

4L3樣品確認合格后，由外協(xié)部召集質檢科、設備管理部、工藝科組成評估小組。

4.1.4評估小組前往新供應商處依擬定項目進行評估，并于“供應商調(diào)查

表”記錄評審結果。

4.1.5經(jīng)現(xiàn)場評審合格的供應商，由外協(xié)部將評估結果呈總經(jīng)理核準后，

----------登錄至“合格供應商”。-----------------------------------------

編號：S-QP-09版/修：A/0頁碼：第2頁，共7頁

4.1.6若為國知名廠商且已通過第三方質量體系認證；制度建立前已配合

的供應商且往前追溯1個月無重大不良記錄；客戶特殊指定的供應

商；供應商地址位于珠江三角洲以外的區(qū)域者；均可免除供應商現(xiàn)

場評審步驟。由供應商提供相關評審資料，由業(yè)務部進行整理、匯

總呈總經(jīng)理核準后，登記合格供應商。

4.2供應商的定期考核

對供應商定期進行考核，以評審其持續(xù)提供合格產(chǎn)品的能力。

4.2.1每月交貨批次在5次（含）以上的供應商按月考核，每月交貨批次在

5次以下的供應商按季考核。

42.2考核比例為質量40分，交期20分,價格20分，服務20分。

4.2.3考核項目

1）質量：送貨批為全檢者以不良率表示，抽檢者以不良批次率表示，夕檢

者根據(jù)使用中挑選出的不良數(shù)除以總進貨使用數(shù)量進行計算。

不良（批）率二不良（批）數(shù)+總進貨（批）數(shù)X100%

質量評分二（1-不良〈批〉率）X40

2）交期：逾期交貨率二逾期交貨批數(shù)+應準時交貨批數(shù)X100%

評分二（1-逾期交貨率）X20

3）價格：

公平合理尚屬公平稍微偏高稍微偏高報價不合理

報價迅速報價緩慢報價迅速報價緩慢報價低效

20分15分10分5分0分

4）服務：

很滿意20分主動征詢意見，改善迅速。

較滿意15分接到抱怨后，改善迅速。

普通滿意10分接到抱怨后，尚能誠意改善，偶爾遲延。

不太滿意5分接到抱怨后，改善誠意不足，時常遲延。

不滿意0分接到抱怨后，置之不理。

編號：S-QP-09版/修：A/0頁碼:第3頁，共7頁

4.2.4考核部門及等級評定

項目評分標準等級考核部門

質量40分質檢科

90分70分60分59分

交期20分外協(xié)部

（含）至至（含）

價格20分外協(xié)部

以上89分69分以下

月艮務20分外協(xié)部

總評100分ABCD外協(xié)部

4.2.5經(jīng)考核為A級的供應商，公司根據(jù)實際情況賦予產(chǎn)品免檢，增加采

購份額，貨款結算時間縮短等優(yōu)惠條件；評為B級的供應商按正常

方式處理；評為C級的供應商，對其進行輔導，要求其進行改善，

若半年無法達到B級者，則降級為D級供應商；評為D級者為不合

格供應商。

4.2.6經(jīng)考核為D級的供應商或者由于各種原因喪失合格供貨能力的供應商

則由外協(xié)部填寫“供應商撤銷申請單”，經(jīng)總經(jīng)理允許后撤銷其合格

供應商資格。

4.3布、輔料的采購

4.3.1技術科紙樣員按照客戶定單要求編寫“服裝單件用料單”,經(jīng)技術科

主管審核后交業(yè)務部。

4.3.2業(yè)務部接到“服裝單件用料單”后，根據(jù)客戶定單數(shù)量計算布、輔

料總需用量，填寫“填制前準備表”，核實是客供還是自購。

4.3.3若為客戶提供布、輔料，業(yè)務跟單員根據(jù)總需用量及交貨期，提報

物料到貨計劃交客戶確認，采購員按4.6向客戶跟催物料。

4.3.4若部份或者全部布、輔料為本公司自購，業(yè)務跟單員需詳細了解該

款定單布、輔料庫存狀況，根據(jù)庫存數(shù)量扣減本批總采購量，填入“

布、輔料準備表”。

4.3.5業(yè)務跟單員將完成的“布、輔料準備表”分別交業(yè)務部主管及總經(jīng)

理審核批準。

編號：S-QP-09版/修：A/0頁碼：第4頁，共7頁

4.3.6采購員依據(jù)“布輔料準備表”中的自購需求，同合格供應商接洽,

儂也利1仆、以價、匕飾，仞步擬定物料價格，然后根a的

采購要求督.對各供應商，境主i“訂購-父或者泯購合卜Do

4.3.7“訂購單”或者采購合同幺乏業(yè)務主管審核元,,交總2女理或者甘:授權人\\二準。

4.3.8經(jīng)批準的訂購單或者米朋I合同的彳專真或者其他途彳:X傳讓給供

應冏及早用I認。

4.3.9一次性購買金額100元以下的輔料采購員可直接上門確認或者讓經(jīng)

銷商送貨上門確認，當場現(xiàn)金交易，并索取銷貨發(fā)票或者收據(jù)。

4.4半成品、成品的外發(fā)加工

4.4.1外發(fā)加工的時機

a.服裝的某些工序公司無特定的加工設備；

b.服裝的某些工藝本公司品質水平不足；

c.本公司生產(chǎn)能力法保證交期；

d.外協(xié)加工比公司加工成本低廉。

e.以上外發(fā)加工主要有繡花、印花、釘珠、洗水和成衣加工。

4.4.2業(yè)務部跟單員接定單后，依據(jù)公司的設備及生產(chǎn)能力，判斷需要外

發(fā)加工的項目，提出外協(xié)加工申請，交業(yè)務主管審核，總經(jīng)理批準。

4.4.3若是繡花、印花、釘珠、洗水等外發(fā)加工的項目，由工廠部根據(jù)訂

單工藝技術要求和交貨期確定工藝、數(shù)量和進度，編制“外發(fā)加工

工藝單”和“外協(xié)件到貨排期表”，交外協(xié)主管批準。

4.4.4若是成衣外發(fā)加工，業(yè)務跟單應擬定交貨期，并將客戶資料交由工

廠部編制“外發(fā)加工工藝單”，然后交業(yè)務主管核準。

4.4.5采購員依據(jù)批準的外I辦加工申請及核準后的工藝技術和交貨期要

求，同外協(xié)廠接洽、定價，然后針對各外協(xié)廠填寫加工承攬合同或

者

“外發(fā)加工通知單”，交業(yè)務主管審核，總經(jīng)理批準。

編號：S-QP-09版/修：A/0「第5一頁丁共L頁

4.5生產(chǎn)用備品備件工具，辦公文具等低值易耗品的存量采購。

口常生產(chǎn)、辦公類低彳直易耗品由采購依據(jù)保質期和口理'消耗情況,

擬定安全庫存量，交外協(xié)主笛；審核，」3、經(jīng)理批準，如作；況有變化

應及時調(diào)整安全庫存io

對女生存量米購的物鳧,倉盾在其保,半帳卡上標出女W二庫仔量，

物品庫存在;于安全在量時,為［與“中列表〃紓；一申購,交前準備

主管審核。

4.5.3采購員依據(jù)“申購表”同供應商接洽、詢價、金額在元以的

物品，由外協(xié)主管批準定價。在元以上的物品，由總經(jīng)理批

準定價。

4.5.4采購員根據(jù)議定價填寫“訂購單”，經(jīng)總經(jīng)理批準后，以傳真或者其

他途徑傳遞給供應商簽章確認。

4.6生產(chǎn)、檢測設備的采購

4.6.1當生產(chǎn)工藝、品質檢測、技術研究等原因需要購入設備時，由設備

管理部門對需求進行經(jīng)濟技術分析，并寫出“設備購置經(jīng)濟技術分

析報告”，附上“設備購置計劃”報總經(jīng)理審批。

4.6.2設備管理部門依批準的“設備購置計劃”,跟多家供應商洽談，依據(jù)

性價比、售后服務等因素議定供應商，報總經(jīng)理批準。

4.6.3設備管理部門起草采購合同，并按《合同管理制度》的規(guī)定報批。

4.6.4采購合同簽定后，由業(yè)務部采購或者總經(jīng)理指定人員跟蹤保證合同

規(guī)定容的履行。

4.7零星采購

4.7.1急需的維修專用配件和工作需要的圖書、禮品等暫時性非計劃物品，

由需求部門填寫“申購表”，報總經(jīng)理或者其授權人批準。

4.7.2零星采購普通為誰申購誰采購，確需采購員購買的，申購部門必須

提供采購信息。

編號：S-QP-09版/修：A/0頁碼：第6頁，共7頁

4.7.3采購回的暫時性非計劃物品，需交采購員簽字驗收后方可入庫。

4.8采購產(chǎn)品的跟催

4.8.1業(yè)務部采購員將所有需追蹤的面、輔料及外發(fā)加工的采購業(yè)務納入

“采購追蹤表”進行控制。

4.8.2為確保供應商能如期交貨，采購應于交貨前三天跟催供應商備貨、

交貨，如有可能延誤應記錄并預先通告各相關部門。

4.8.3對于已至交貨期，仍未交貨的物