工程建設行業(yè)標準《城建檔案業(yè)務管理規(guī)范》

工程建設行業(yè)標準《城建檔案業(yè)務管理規(guī)范》城建檔案業(yè)務管理規(guī)范CodeforManagementofUrbanConstructionArchives前言本規(guī)范是根據建設部“關于印發(fā)《二00六年度工程建設行業(yè)標準制訂、修訂計劃》的通知”（建標[2006]77號）的要求，由建設部城建檔案工作辦公室、北京市城建檔案館會同有關單位編制而成的。在標準編制過程中，編制組開展了專題研究，進行了深入的調查研究，總結了新中國建立以來，尤其是近30年來城建檔案工作的經驗，參考借鑒了國家檔案局制定的有關標準，并以多種方式廣泛征求了全國有關單位的意見，對主要問題進行了反復修改，最后經有關專家審查定稿。本標準規(guī)定了城建檔案業(yè)務指導、收集與移交、整理、編目、統(tǒng)計、鑒定、保管與保護、電子文件與電子檔案管理、聲像檔案、信息化與信息安全、檔案編研、信息公開與服務、綜合評估體系等方面業(yè)務工作的內容與程序、管理方法與要求等，并對城建檔案的基本工作用表、目錄等進行了統(tǒng)一示例，為全國統(tǒng)一信息平臺、實現(xiàn)城建檔案信息資源共享奠定了基礎。本規(guī)范中以黑體字標志的條文為強制性條文，必須嚴格執(zhí)行。本規(guī)范由建設部負責管理，建設部城建檔案工作辦公室負責具體技術內容的解釋。為了提高本規(guī)范質量，請各單位在執(zhí)行過程中，注意總結經驗，積累資料，隨時將有關意見和建議反饋給建設部城建檔案工作辦公室（地址：北京市海淀區(qū)三里河路9號，郵政編碼100835），以供今后修訂時參考。本規(guī)范主編單位、參編單位和主要起草人：主編單位：住房和城鄉(xiāng)建設部城建檔案工作辦公室北京市城建檔案館參編單位：南京市城建檔案館天津市城建檔案館滄州市城建檔案館江西省住房和城鄉(xiāng)建設廳城建檔案辦公室參加單位：青島市城建檔案館主要起草人：姜中橋周健民張斌劉福利劉志清秦屹梅白石王恩江胡士剛趙丹群鄧尚元主要審查人：目錄1總則(1)2術語(2)3基本規(guī)定(5)4業(yè)務指導(7)4.1原則與要求(7)4.2類型與內容(7)4.3方法和形式(9)5收集與移交(10)5.1形成、積累與歸檔要求(10)5.2接收與移交(11)5.3征集(12)6整理(14)6.1整理的原則和內容(14)6.2組卷(14)6.3案卷與卷內文件的排列(15)6.4案卷編目(16)７編目(17)7.1編目工作的內容(17)7.2著錄(17)7.3檔案標引(18)7.4目錄的編制與組織(19)7.5必備目錄(20)8統(tǒng)計(21)8.1統(tǒng)計工作內容和任務(21)8.2統(tǒng)計工作的要求(21)8.3統(tǒng)計工作的步驟和方法(21)8.4主要統(tǒng)計報表(22)9鑒定(23)9.2鑒定工作的要求(23)9.3鑒定的基本工作方法(23)9.4檔案室鑒定工作(24)9.5檔案館鑒定工作(24)9.6檔案的降密、解密與銷毀(25)10保管與保護(26)10.1檔案室?guī)旆恳?26)10.2工程建設中文件材料管理要求(26)10.3城建檔案館（室）館庫、設備、裝具要求(26)10.4城建檔案館（室）日常設備管理要求(27)10.5城建檔案館（室）庫房管理(27)10.6保護(28)10.7縮微(30)10.8修復(31)11電子文件與電子檔案管理(33)11.1電子文件與電子檔案管理的基本要求(33)11.2電子文件的收集與積累(33)11.3電子文件整理與歸檔的方式及要求(34)11.4電子檔案的管理與利用(35)12聲像檔案(36)12.1收集范圍與內容(36)12.2照片檔案收集與歸檔要求(37)12.3錄音、錄像檔案歸檔要求(37)12.4聲像檔案整理(37)12.5聲像檔案編目(39)12.6聲像檔案保管(40)13信息化與信息安全(41)13.1信息化建設的原則與要求(41)13.2檔案管理系統(tǒng)(42)13.4城建檔案數字化(43)13.5信息安全(44)14檔案編研(46)14.1檔案編研的原則與要求(46)14.2檔案編研的內容和程序(46)15信息公開與服務(48)15.1信息公開(48)15.2檔案的開放與控制利用(48)15.3提供利用服務(49)15.4技術服務(50)16城建檔案管理綜合評估體系(51)16.1綜合評估內容(51)16.2等級劃分(54)16.3組織實施(54)16.4綜合評估程序(55)附錄Ａ建設工程檔案報送責任書(56)附錄Ｂ建設工程檔案專項驗收意見書(58)附錄Ｃ建設工程檔案接收證明書(59)附錄Ｄ城建檔案移交書(60)附錄Ｅ城建檔案移交目錄(61)附錄Ｆ城建檔案工程(項目)總目錄(62)附錄Ｇ城建檔案案卷總目錄(63)附錄Ｈ城建檔案工程（項目）分類目錄(64)附錄Ｊ城建檔案案卷分類目錄(65)附錄Ｋ城建檔案工作基本情況統(tǒng)計報表(67)附錄Ｌ城建檔案館館藏檔案分類統(tǒng)計表(70)附錄Ｍ城建檔案接收、移出、銷毀統(tǒng)計表(71)附錄Ｎ城建檔案鑒定情況統(tǒng)計(72)附錄Ｐ城建檔案構成情況統(tǒng)計表(73)附錄Ｑ城建檔案館檔案利用情況統(tǒng)計表(74)附錄Ｒ城建檔案鑒定表(75)附錄Ｓ檔案庫房溫濕度記錄簿(76)附錄Ｔ照片芯頁格式參考示例(77)附錄Ｕ城建檔案資料查閱登記表(78)附錄Ｖ城建檔案利用效果反饋表(79)本規(guī)范用詞說明(80)1總則1.0.1為了加強城鄉(xiāng)建設檔案（以下簡稱城建檔案）工作的業(yè)務建設，提高城建檔案的標準化、規(guī)范化、科學化管理水平，特制定本規(guī)范。1.0.2本規(guī)范適用于城建檔案管理機構、建設系統(tǒng)各業(yè)務管理部門和建設工程檔案形成單位的檔案業(yè)務管理工作。1.0.3開展城建檔案業(yè)務管理工作，除應符合本規(guī)范外，尚應符合國家現(xiàn)行有關標準的規(guī)定。2術語2.0.1城鄉(xiāng)建設檔案urbanandruraldevelopmentarchives在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實物等不同形式和載體的歷史記錄，簡稱城建檔案。2.0.2建設工程文件engineeringdocument在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，簡稱工程文件。2.0.3建設工程檔案engineeringarchive在工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實物等各種形式和載體的歷史記錄，簡稱工程檔案。2.0.4建設系統(tǒng)業(yè)務管理檔案administrationarchivesofconstructionsystem建設系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門(包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設、村鎮(zhèn)建設、建筑業(yè)、住宅房地產業(yè)、勘察設計咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門，以及供水、排水、燃氣、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運、規(guī)劃、勘測、設計、監(jiān)理、抗震、人防、拆遷等專業(yè)管理單位)在其業(yè)務管理和業(yè)務技術活動中形成的業(yè)務管理及業(yè)務技術檔案，簡稱業(yè)務管理檔案。2.0.5城鄉(xiāng)建設聲像檔案audio-visualarchivesgeneratedfromurbanandruraldevelopment記錄反映城鄉(xiāng)面貌和城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設、管理活動，具有保存價值的，用照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等記載的聲音或影像檔案。2.0.6城建檔案業(yè)務管理urbanandruraldevelopmentarchivesmanagement為管理城建檔案而開展的一系列活動，包括業(yè)務指導、收集與移交、整理、編目、統(tǒng)計、鑒定、保管與保護、電子文件管理、聲像檔案管理、信息化和信息安全、信息開發(fā)、信息服務、綜合評估等。2.0.7城建檔案管理機構urbandevelopmentarchivesorganization指城鄉(xiāng)建設（或規(guī)劃）行政主管部門設置的負責管理本地區(qū)城建檔案事業(yè)的機構，或者受城鄉(xiāng)建設（或規(guī)劃）行政主管部門委托管理本地區(qū)城建檔案工作的機構，以及收集、保管和提供利用本地區(qū)城建檔案的城建檔案館（室）。2.0.8業(yè)務指導guidanceforarchivalworks城建檔案管理機構依據有關城建檔案的法律、法規(guī)、規(guī)章和技術規(guī)范，對下級城建檔案機構、建設系統(tǒng)各行業(yè)（專業(yè)）管理部門、建設工程檔案形成單位的檔案形成、積累、整理、編目、歸檔、移交等業(yè)務，進行登記、告知、督促、檢查、驗收以及提供咨詢、培訓、示范等的過程。2.0.9接收receive城建檔案館（室）按照規(guī)定收存有關單位移交的城建檔案和有價值的歷史資料的過程。2.0.10移交transfer建設系統(tǒng)各業(yè)務管理部門和建設工程檔案形成單位按規(guī)定將城建檔案報送城建檔案管理機構保存的過程。2.0.11工程檔案移交責任書contractfortransferingengineeringarchive建設單位在辦理建設工程規(guī)劃許可證或建設工程施工許可證前，與當地城建檔案管理機構簽訂的關于工程檔案移交內容、移交期限、有關要求、雙方責任等內容的協(xié)議。2.0.12建設工程檔案預驗收pre-acceptanceofengineringarchive城建檔案管理機構按照有關規(guī)定，在工程竣工驗收前，對建設工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)性進行驗收和評價的過程，亦可稱工程檔案專項驗收。2.0.13建設工程檔案接收證明書certificateofreceivingengineeringarchive城建檔案管理機構在接收到建設單位所移交的符合規(guī)定要求的建設工程檔案后，向建設單位出具的檔案交接文據。2.0.14征集collection城建檔案管理機構向社會征收、收集散存、散失的城建檔案和其他文獻的活動。2.0.15總目錄generalcatalogue城建檔案管理機構按檔案接收時間的先后順序進行登記而形成的目錄。2.0.16必備目錄requisitecatalogue為確保在脫離計算機狀況下仍能查找、檢索檔案，城建檔案管理機構必須具備的檔案目錄。2.0.17檔案信息化archivesinformatization在檔案工作領域，廣泛應用現(xiàn)代信息技術，建設先進的信息基礎設施，有效開發(fā)利用檔案信息資源，不斷提高檔案工作綜合水平和效率，加速檔案工作現(xiàn)代化進程的歷史過程。主要內容應包括：檔案信息管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)或商品軟件的選用，硬件設備的配備，網絡體系的建設（包括局域網的建設、與政府網的連接、國際互聯(lián)網的利用），信息資源數據庫的建設，標準體系的建立，業(yè)務隊伍的建設，管理方式和工作方式的規(guī)范等，簡稱信息化。2.0.18檔案數字化digitizationofrecords用計算機技術將傳統(tǒng)的檔案信息，包括文字、字符、數字、聲音、圖形、圖像等轉換為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字信號的處理過程。2.0.19編研compilationandresearch以城建檔案為主要對象，對城市規(guī)劃、建設和管理中經常需要利用的信息，按照一定題目，經過選材、加工、分析、編輯和研究，匯總成一定專題資料的研究性工作。2.0.20技術服務technicalservice根據用戶需求，利用檔案管理技術、數字化處理設備、聲像設備和人才資源，為用戶提供檔案整理編目、電子檔案制作和聲像檔案制作等服務的經濟活動。2.0.21信息咨詢服務informationconsultationservice根據用戶委托，利用各種信息處理技術，通過搜集、加工、整理、匯總、分析館藏檔案信息和其它各類信息，提供檔案信息增值服務，滿足用戶提出的信息需求的經濟活動。3基本規(guī)定3.0.1城建檔案管理機構的業(yè)務工作應包括下列內容：1指導和管理本地區(qū)城建檔案工作，擬訂城建檔案工作的發(fā)展規(guī)劃與工作計劃并指導實施；2研究擬訂本地區(qū)城建檔案工作的法規(guī)規(guī)章和政策性文件，組織擬訂有關城建檔案工作的業(yè)務標準和技術規(guī)范并指導實施；3對本地區(qū)貫徹落實和執(zhí)行檔案、城建檔案方面的法律法規(guī)、部門規(guī)章及業(yè)務標準、技術規(guī)范等情況進行指導、監(jiān)督和檢查；4負責本地區(qū)城建檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導，組織經驗交流；5負責本地區(qū)城建檔案人員的業(yè)務培訓工作；6參加本地區(qū)重點工程（項目）檔案的驗收，對其工作進行檢查、指導；7組織并指導城建檔案理論、檔案技術與檔案信息利用的科學研究，及其成果的推廣工作；8指導本地區(qū)城建檔案協(xié)作組、學會、研究會開展城建檔案理論研究與學術交流等活動；9統(tǒng)一收集、保管和科學管理本地區(qū)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理活動中形成的重要城建檔案及有關資料，維護檔案的完整與安全；10積極開發(fā)城建檔案信息資源，面向政府、面向社會，積極對外提供利用，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。3.0.2城建檔案館（室）應重點管理下列城建檔案：1各類城鄉(xiāng)建設工程檔案：1）工業(yè)、民用建筑工程；2）市政基礎設施工程；3）公用基礎設施工程；4）交通基礎設施工程；5）園林建設、風景名勝建設工程；6）市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程；7）城市防洪、抗震、人防工程；8）軍事工程中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越城鄉(xiāng)行政區(qū)域的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。2建設系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門形成的建設系統(tǒng)業(yè)務管理檔案和業(yè)務技術檔案。3有關城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學研究成果和城鄉(xiāng)歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。3.0.3為滿足工作需要，城建檔案管理機構除配備檔案管理、工程建設、聲像制作等專業(yè)人才外，還應加強配備計算機、勘察測繪等專業(yè)技術人才。3.0.4建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門的檔案機構負責本單位城建檔案的收集、積累、歸檔、保管和提供利用工作，并將到期的、需要長期和永久保存的城建檔案向城建檔案館（室）移交。3.0.5建設、勘測、設計、施工、監(jiān)理等建設工程檔案形成單位負責收集、管理本單位在工程建設活動中形成的檔案，并向工程建設單位移交。3.0.6工程建設單位應設置檔案保管場所，配備城建檔案工作人員，及時收集、妥善保管工程建設過程中產生的檔案材料，并按規(guī)定向當地城建檔案館（室）移交。3.0.7城建檔案管理機構、建設系統(tǒng)各業(yè)務管理部門和建設工程檔案形成單位配備的檔案工作人員應定期接受崗位培訓。4業(yè)務指導4.1原則與要求4.1.1業(yè)務指導應遵循以下原則:1統(tǒng)一指導；2分級指導；3分類指導；4重點指導。4.1.2業(yè)務指導應符合下列要求:1嚴格執(zhí)行黨和國家的法律法規(guī)，貫徹有關標準規(guī)范；2面向基層，面向用戶，調查研究，熱情服務；3積極采用現(xiàn)代化手段，改革傳統(tǒng)的工作模式，改進工作方式，不斷提高公共管理水平和效能，為社會提供高效優(yōu)質的服務。4.2類型與內容4.2.1業(yè)務指導通常包括以下三種類型：1上級建設（規(guī)劃）行政主管部門的城建檔案管理機構對下級城建檔案管理機構城建檔案工作的指導；2城建檔案管理機構對建設系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門城建檔案工作的指導；3城建檔案管理機構對建設工程檔案形成單位的城建檔案工作的指導。4.2.2上級建設（規(guī)劃）行政主管部門的城建檔案管理機構對下一級城建檔案管理機構的業(yè)務指導應包括下列內容：1指導、幫助下級城建檔案管理機構了解、掌握國家有關檔案工作、城建檔案工作的方針政策和法律法規(guī)，掌握業(yè)務監(jiān)督、指導的基本方法；2幫助下級城建檔案管理機構理解和掌握各項技術規(guī)范、標準和規(guī)程，指導建立、健全和組織實施城建檔案工作的各項規(guī)章制度與業(yè)務技術規(guī)范、標準和規(guī)程；3對下級城建檔案機構的具體業(yè)務工作進行監(jiān)督、檢查和指導；4對下級城建檔案機構的工作開展情況進行綜合評估，并對存在的問題提出整改意見和建議；5對下級城建檔案機構其他各項工作的指導，包括對城建檔案理論與科學技術研究的指導、對城建檔案工作人員培訓和繼續(xù)教育的指導、對城建檔案宣傳、出版工作的指導等。4.2.3城建檔案管理機構對建設系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門的指導應包括如下內容：1指導各部門、各單位全面理解和掌握國家有關城建檔案工作的方針政策和法律法規(guī)；2幫助各部門、各單位全面理解和掌握城建檔案工作基本知識和業(yè)務標準、技術規(guī)范，對其檔案工作人員進行業(yè)務培訓；3指導制訂城建文件材料管理工作的計劃、制度、辦法；4指導、檢查文件材料的形成、積累和立卷工作；5指導案卷的整理與歸檔；6參加重要活動文件材料的收集和驗收；7指導城建檔案移交工作。4.2.4城建檔案管理機構對建設工程檔案形成單位城建檔案工作的指導應包括下列內容：1幫助各單位全面理解和掌握國家有關城建檔案工作的方針政策、法律法規(guī)和行政規(guī)章，使各單位了解和掌握應承擔的責任和要求；2與工程檔案形成單位簽訂工程檔案移交責任書（示例見附錄Ａ），并履行告知義務；3幫助各單位全面理解和掌握城建檔案工作基本知識和業(yè)務標準、技術規(guī)范，督促、指導各單位按《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328和《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》CJJ/T117的要求，收集、匯總勘測、設計、施工、監(jiān)理等過程中所形成的建設工程文件材料；4指導建設、勘測、設計、施工、監(jiān)理等單位落實檔案管理人員，設置檔案保管場所，建立健全檔案工作制度，做好工程文件材料的形成、積累工作；5在工程項目竣工驗收前，對建設工程檔案進行預驗收，審核其內在質量和外在質量，對預驗收合格的，出具建設工程檔案預驗收認可文件（示例見附錄Ｂ），作為建設工程規(guī)劃驗收、竣工驗收和辦理建設工程竣工備案手續(xù)的依據之一；對不符合要求的提出限期整改意見；6指導檔案預驗收合格的工程建設單位辦理檔案移交手續(xù)，出具建設工程檔案接收證明書（示例見附錄Ｃ）。4.3方法和形式4.3.1業(yè)務指導可采取以下幾種方法：1組織本地區(qū)從業(yè)人員進行業(yè)務培訓；2對本地區(qū)的城建檔案工作進行檢查評比；3召開城建檔案工作會議；4組織交流城建檔案工作經驗；5組織開展對城建檔案工作的研討；6樹立樣板、設立典型，對城建檔案工作實行示范指導；7表彰先進集體和個人；8開展城建檔案專項指導；4.3.2業(yè)務指導可采取以下形式：1面對面地進行傳授、指導；2運用電話、電報、傳真、有線電視、可視電話系統(tǒng)等電信方式對有關問題和人員進行指導；3運用影片、錄音、錄像制品以及網站（頁）等手段和工具來進行業(yè)務指導；4運用計算機技術、網絡通訊技術進行網上指導。5收集與移交5.1形成、積累與歸檔要求5.1.1城建檔案形成單位的檔案收集工作應按下列分工進行：1工程建設、勘測、設計、施工、監(jiān)理等單位負責收集本單位在工程建設活動中形成的應歸檔的工程文件。2工程建設單位負責匯總勘測、設計、施工、監(jiān)理等單位收集的工程文件。3建設系統(tǒng)各專業(yè)和行業(yè)管理部門的檔案室負責收集本單位產生的應歸檔的業(yè)務管理文件。5.1.2城建檔案形成單位應建立健全文件材料的形成、積累與歸檔的規(guī)章制度，明確歸檔途徑與方法。5.1.3工程建設單位在工程招標及與勘測、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應對工程文件的套數、費用、質量、移交時間等提出明確要求。5.1.4工程文件形成單位應將文件的形成、積累和歸檔納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)，納入有關人員的職責范圍和考核內容中。5.1.5工程文件形成單位應明確專人負責收集和積累工程文件，做到工程文件的收集、整理、歸檔與建設工程的進度保持同步。5.1.6工程建設單位的檔案部門應主動參與建設工程的竣工驗收，檢查檔案的真實性、完整性、準確性和系統(tǒng)性。只有檔案通過驗收，該工程才能進行竣工驗收。5.1.7城建檔案館（室）收集本行政區(qū)域內形成的重要工程檔案、建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的應當永久和長期保管的業(yè)務管理檔案，收集與歸檔的范圍按《城市建設檔案管理規(guī)定》（建設部令第90號）和《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328的規(guī)定執(zhí)行。5.1.8歸檔文件應為原件，內容必須真實、準確。5.1.9歸檔文件的質量應符合下列要求：1歸檔文件的紙張應采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張；2歸檔文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等；3計算機輸出文字和圖件應使用激光打印，不宜使用色帶式打印機、水性墨打印機和熱敏打印機；4歸檔文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；5歸檔文件材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm），圖紙宜采用國家標準圖幅；6歸檔文件必須經過分類整理，并組成符合要求的案卷（冊、盒）。5.2接收與移交5.2.1接收和移交檔案必須辦理交接手續(xù)。5.2.1城建檔案管理機構對建設系統(tǒng)業(yè)務管理檔案的接收可按下列步驟進行：1擬定年度接收工作任務目標；2確定接收工作的重點及對象；3組織實施人員分工；4對擬接收檔案的單位開展接收前的業(yè)務指導和服務；5審核準備移交的檔案內容；6審核檔案的內、外在質量；7辦理接收手續(xù)，核對移交清單與實物；8雙方在移交清單上簽名蓋章。5.2.2城建檔案管理機構對建設工程檔案的接收應按下列步驟進行：1核對移交清單和檔案實物；2辦理接收