公司（學(xué)校）采購管理制度

XXX有限公司

XXXTechnologyCo.,Ltd.

編碼：XXX適用范圍：內(nèi)部使用

合同與采購管理制度

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綜合管理部

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因

A黃詩琪初版20xx-6-5全部

目錄

第一章總則.....................................................4

第二章職責(zé).....................................................4

第三章采購臨時(shí)組織管理.........................................7

第四章采購管理的基本原則.......................................8

第五章采購流程管理.............................................10

第六章合同履行與執(zhí)行管理.......................................16

第七章供應(yīng)商管理...............................................19

第八章合同文檔管理............................................21

第九章附則....................................................21

第十章參考文件................................................21

附件............................................................22

足性。

2.2.8負(fù)責(zé)建立與管理合格供應(yīng)商庫°

2.3歸口/使用部門

2.3.1根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出采購立項(xiàng)申請，跟蹤立項(xiàng)審批。

2.3.2負(fù)責(zé)提供詢價(jià)所需的技術(shù)規(guī)范書，編寫招標(biāo)文件的技術(shù)標(biāo)書。

2.3.3參加供應(yīng)商資格評審，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商技術(shù)能力的審查，并出具技術(shù)方面

的資格審查評價(jià)。

2.3.4參與采購/銷售合同談判，負(fù)責(zé)合同的技術(shù)條款（包括工作范圍、技術(shù)規(guī)

范、質(zhì)量要求、進(jìn)度計(jì)劃、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保修條款等技術(shù)內(nèi)容）的起草和

審核，對合同技術(shù)條款負(fù)責(zé)，控制合同技術(shù)方面的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3.5負(fù)責(zé)采購合同的履行，包括合同履行過程中有關(guān)問題的處理、項(xiàng)目進(jìn)

度管理及驗(yàn)收等，出具書面驗(yàn)收報(bào)告，確認(rèn)支付條件的滿足性，并及

時(shí)對供應(yīng)商履約能力做出反饋。

2.4綜合管理部

2.4.1負(fù)責(zé)車輛、房屋、捐贈、辦公設(shè)備、辦公用品、行政后勤物資、車輛

租賃、辦公室裝修維修與改造、通訊設(shè)備、辦公禮品、宣傳品、會議、

計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及其安裝、調(diào)試、信息化建設(shè)與維護(hù)、文印、書報(bào)

信息、資料等事項(xiàng)的歸口管理。

2.4.2負(fù)責(zé)上述采購項(xiàng)目履行過程中有關(guān)問題的處理、項(xiàng)目進(jìn)度管理及驗(yàn)收。

2.5財(cái)務(wù)部

2.5.1負(fù)責(zé)所有采購立項(xiàng)、合同推薦、合同變更等的審核，審查成本費(fèi)用預(yù)

算、支付、稅務(wù)等條款，負(fù)責(zé)控制合同文本中的成本、支付、稅務(wù)、

匯率和資金風(fēng)險(xiǎn)。

2.5.2參與供應(yīng)商資格評審，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商財(cái)務(wù)能力及相關(guān)財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行評

價(jià)。

2.5.3參與合同支付的審核，負(fù)責(zé)交叉審核支付條件的滿足性及支付支持文

件的完整性和有效性，規(guī)劃和安排資金，及時(shí)辦理合同支付。

2.6法律

2.6.1負(fù)責(zé)與公司常年法律顧問的接口溝通工作。

根據(jù)采購項(xiàng)目的需要，參與合同談判，提供法律方面的專業(yè)支持。

2.6.2審查合同結(jié)構(gòu)和法律條款，負(fù)責(zé)控制合同活動中的法律風(fēng)險(xiǎn)。參與合

同推薦、合同變更的審核。

2.6.3參與供應(yīng)商資格評審，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商主體資質(zhì)合法性及相關(guān)法律事項(xiàng)

進(jìn)行評價(jià)。

2.6.4當(dāng)合同活動涉及重大法律問題，發(fā)生索賠或爭議事項(xiàng)時(shí)，負(fù)責(zé)組織法

律應(yīng)對措施工作。

2.7審計(jì)

2.7.1負(fù)責(zé)對合同與采購活動的過程和內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)，視需要監(jiān)督供

應(yīng)商資審、招評標(biāo)和商務(wù)談判。視需要對采購項(xiàng)目的招評標(biāo)及合同管

理的重要流程講行不宗期的審杳和評價(jià)。

2.7.2根據(jù)公司管理需要，有權(quán)對存在重大風(fēng)險(xiǎn)的采購活動加強(qiáng)實(shí)施監(jiān)督措

施。

2.7.3有權(quán)對合同活動中嚴(yán)重違法違規(guī)、嚴(yán)重?fù)p失浪費(fèi)行為，做出制止決定。

2.8安全質(zhì)保

2.8.1負(fù)責(zé)牽頭組織供應(yīng)商資格評審，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的質(zhì)保能力進(jìn)行審查。

2.8.2對采購活動和供應(yīng)商合同履行情況進(jìn)行質(zhì)保監(jiān)查和監(jiān)督。

2.8.3參與涉及核安全和質(zhì)保要求的采購立項(xiàng)的審核、項(xiàng)目評審，負(fù)責(zé)安全

和質(zhì)保相關(guān)內(nèi)容的評價(jià)。

2.8.4對于涉及核安全和質(zhì)保要求的采購，根據(jù)項(xiàng)目需要參與合同談判，提

供核安全及質(zhì)保方面的專業(yè)支持，參與合同推薦的審核，負(fù)責(zé)對合同

中質(zhì)保條款的審查。

第三章采購臨時(shí)組織管理

3.1采購小組

3.1.1對于立項(xiàng)金額為50,000元人民幣以上的采購項(xiàng)目，實(shí)行“技商分立”的

采購管理模式。歸口/使用部門負(fù)責(zé)辦理立項(xiàng)并提供技術(shù)規(guī)范書的內(nèi)容，

投資經(jīng)營部行使商務(wù)采購職能牽頭成立采購小組，歸口/使用部門、法律

事務(wù)、財(cái)務(wù)部、安全質(zhì)保、審計(jì)，分別從法律、財(cái)務(wù)、質(zhì)保、審計(jì)角度,

參與合同談判或?qū)徍斯ぷ鳌?/p>

3.1.2對于立項(xiàng)金額為50,000元人民幣以下的采購項(xiàng)目，實(shí)行“用戶自辦”

的采購管理模式，由歸口/使用部門負(fù)責(zé)自行采購。保證至少兩名或以

上人員參與并見證采購過程，形成有效的詢價(jià)報(bào)價(jià)文件、商務(wù)談判書

面記錄（必要時(shí)）、談判結(jié)果請示報(bào)告以及審批結(jié)果c投資經(jīng)營部、法

律事務(wù)、財(cái)務(wù)部、安全質(zhì)保、審計(jì)，分別從商務(wù)、法律、財(cái)務(wù)、質(zhì)保、

審計(jì)角度，對采購過程進(jìn)行監(jiān)督。

3.2供應(yīng)商資格評審小組

供應(yīng)商資格評審，應(yīng)由安全質(zhì)保牽頭，歸口/使用部門、投資經(jīng)營部、財(cái)

務(wù)部、法律事務(wù)（必要時(shí)）參加，組成供應(yīng)商資格評審小組，負(fù)責(zé)對潛在

供應(yīng)商的安全質(zhì)保能力、技術(shù)、資質(zhì)狀況、財(cái)務(wù)、法律關(guān)系進(jìn)行評審，形

成記錄文件。

3.3索賠小組

由投資經(jīng)營部牽頭，聯(lián)合歸口/使用部門、財(cái)務(wù)部、法律事務(wù)組成索賠小

組，必要時(shí)邀請常年法務(wù)顧問參加，負(fù)責(zé)實(shí)施索賠行動。

第四章采購管理的基本原則

4.1基本原則

4.1.1合法合規(guī)、公平、公：E、誠實(shí)信用原則：合同與采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國

家的相關(guān)法律、法規(guī)、安全環(huán)保要求，以及集團(tuán)公司及公司有關(guān)政策、

制度和程序，并遵循公平、公正、誠實(shí)信用的原則。

4.1.2競爭性優(yōu)先原則：合同與采購活動遵循競爭性程度高的采購方式優(yōu)先的

原則，并應(yīng)盡可能做到從源頭采購，充分引入競爭，以降低成本。

4.1.3分級授權(quán)原則：合同與采購活動的相應(yīng)環(huán)節(jié)應(yīng)按照公司各級人員財(cái)務(wù)管

理權(quán)限的規(guī)定取得相應(yīng)授權(quán)人的批準(zhǔn)。

4.1.4相互制約原則：采購立項(xiàng)、合同推薦與支付的批準(zhǔn)不得為同一授權(quán)人，

除非上述授權(quán)批準(zhǔn)人均為公司總經(jīng)理。任何采購項(xiàng)巨不得由一個(gè)人單獨(dú)

完成采購全過程；商務(wù)或技術(shù)談判時(shí)，公司應(yīng)至少二人以上（原則上應(yīng)

是不同部門）參加。

4.1.5"預(yù)算r立項(xiàng)T承諾-＞支付"順序不可逆原則：沒有預(yù)算不得立項(xiàng)，沒

有立項(xiàng)不得承諾，沒有承諾不得支付。

4.1.6內(nèi)部控制原則：采購和合同管理工作應(yīng)做到有章可循、有人負(fù)責(zé)、有人

監(jiān)督、有據(jù)可查。視需要制定合同與采購過程各個(gè)環(huán)節(jié)所涉及的程序和

制度供遵循；每項(xiàng)采購和合同管理過程均需有完整的文件記錄，并有經(jīng)

辦人或/和負(fù)責(zé)人簽字；審計(jì)人員對合同與采購活動實(shí)行監(jiān)督，提出糾正

意見或改進(jìn)要求。

4.1.7資源優(yōu)化配置原則：頻繁發(fā)生的采購項(xiàng)目及辦公后勤、勞保物資采購，

盡可能采取長期定點(diǎn)合同或協(xié)議的方式，簡化采購過程，建立優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)

定的采購渠道，達(dá)到合理優(yōu)化公司管理資源的目的。

4.2一般性規(guī)定

4.2.1任何項(xiàng)目的合同談判應(yīng)有二名以上人員參加。

4.2.2所有參加合同活動的人員要遵守商業(yè)和職業(yè)道德，保守商業(yè)秘密，避

免利益沖突，并遵守《中國廣東核電集團(tuán)商務(wù)人員廉潔從業(yè)行為指南》。

4.2.3已明確為重復(fù)的采購項(xiàng)目，優(yōu)先向已簽訂框架合同的供應(yīng)商進(jìn)行采購。

通常情況下，采購框架合同簽訂期限不得超過四年。框架合同到期后，

應(yīng)重新進(jìn)行合同采購的商務(wù)流程。

4.2.4合同采購的付款方式原則上采用項(xiàng)目完成后付款或按進(jìn)度分期付款，

除單一采購渠道或稀缺資源產(chǎn)品的項(xiàng)目外，一般不接受先付款后實(shí)施

或托收承付方式，原則上預(yù)付款比例不應(yīng)超過采購金額的30%o

4.2.5歸口/使用部門應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行市場調(diào)研和技術(shù)調(diào)研，但不得對供應(yīng)商做

出任何承諾，亦不得以任何方式提示供應(yīng)商，以導(dǎo)致不公平競爭。

4.2.6合同采購實(shí)施過程中，應(yīng)形成有效的詢價(jià)報(bào)價(jià)文件、市場比價(jià)分析、

商務(wù)談判書面記錄或談判過程報(bào)告。商務(wù)談判書面記錄或談判過程匯

報(bào)書面文件是合同推薦表的必要附件。

4.2.7合同承諾金額不得超過立項(xiàng)金額，否則須提交補(bǔ)充立項(xiàng)申請，報(bào)原授

權(quán)人或上一級授權(quán)人批準(zhǔn)。

4.2.8采購立項(xiàng)、合同推薦、合同變更和索賠、違約處理等審批過程中，各

審核環(huán)節(jié)應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核工作，特殊原因不能完成應(yīng)進(jìn)行

備注；有問題應(yīng)主動溝通和澄清，不得擅自拖延時(shí)間，影響工作進(jìn)度。

第五章采購流程管理

5.1預(yù)算

5.1.1歸口/使用部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際采購需求制定采購預(yù)算。

5.1.2財(cái)務(wù)部進(jìn)行預(yù)算審核。

5.2立項(xiàng)

5.2.1立項(xiàng)申請

5.2.1.1歸口/使用部門為立項(xiàng)申請的發(fā)起部門，負(fù)責(zé)完整、準(zhǔn)確地填寫采購

立項(xiàng)申請單信息，并根據(jù)要求提供相應(yīng)附件；負(fù)責(zé)答復(fù)各審批環(huán)節(jié)提

出的疑問，并視需要修改、補(bǔ)充采購立項(xiàng)信息。

5.2.1.2立項(xiàng)申請項(xiàng)目須在預(yù)算范圍內(nèi)，價(jià)格合理。

5.2.1.3一個(gè)采購立項(xiàng)只能對單一項(xiàng)目的采購事項(xiàng)進(jìn)行申請。

5.2.1.4凡超出原采購立項(xiàng)批準(zhǔn)金額，需要對超出部分做補(bǔ)充立項(xiàng)。補(bǔ)充立項(xiàng)

的項(xiàng)目類型、立項(xiàng)規(guī)則及附件明細(xì)要與主采購立項(xiàng)保持一致，并添加

已批準(zhǔn)的主采購立項(xiàng)作為附件。

5.2.1.5采購立項(xiàng)自批準(zhǔn)之內(nèi)起至當(dāng)年12月31日內(nèi)有效，原則上不跨年使用，

當(dāng)年未使用應(yīng)做作廢處理。

5.2.2立項(xiàng)審批

審批環(huán)節(jié)審批部門審批內(nèi)容

1.申請采購項(xiàng)目費(fèi)用的歸屬管理是否在本部門

2.申請采購項(xiàng)目是否確屬工作或工程需要

3.應(yīng)對項(xiàng)目市場情況進(jìn)行必要的分析，建議合理的采購方式、

歸口/采購策略及實(shí)施計(jì)劃。

歸口環(huán)節(jié)

使用部門

4.若開展采購方式為以非競爭性方式的，需在“采購立項(xiàng)申請

表”中附上詳細(xì)的說明報(bào)告充分說明理由，并對如何有效確定和

控制項(xiàng)目成本提出明確措施或方案，經(jīng)公司總經(jīng)理部分管領(lǐng)導(dǎo)授

權(quán)人批準(zhǔn)

采購立項(xiàng)金額是否超預(yù)算、項(xiàng)目是否超概算

財(cái)務(wù)部

采購立項(xiàng)與財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容是否正確

采購立項(xiàng)是否符合程序

批準(zhǔn)環(huán)節(jié)審計(jì)人員

全過程中是否存在異常情況

授權(quán)人批準(zhǔn)立項(xiàng)及其采購方式

財(cái)務(wù)部確定項(xiàng)目費(fèi)用承擔(dān)單位、預(yù)算編碼和申請表編號，并分發(fā)歸檔

5.2.3續(xù)簽合同按照新項(xiàng)目重新辦理采購立項(xiàng)，歸口/使用部門提出立項(xiàng)申請

的同時(shí)應(yīng)附上履約情況報(bào)告和評價(jià)意見，供相關(guān)部匚審核。立項(xiàng)申請

表模板見表2-1o

5.3采購方式及其實(shí)施

采購方式由歸口/使用部門在采購立項(xiàng)中提出，經(jīng)批準(zhǔn)后按已批準(zhǔn)的采購方

式執(zhí)行。采購方式包括競爭性采購和非競爭性采購。競爭性采購包括公開

招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判；非競爭性采購包括議標(biāo)、無合同采

購。

采購

定義適用范圍實(shí)施過程

方式

以招標(biāo)公告1.適用于所有采購。1.確定招標(biāo)方案、編制招標(biāo)文件。

公開招的方式邀請2.立項(xiàng)金額大于50萬元的服務(wù)類2.召開標(biāo)前會

標(biāo)3家或以上采購，立項(xiàng)金額大于100萬元的設(shè)對潛在投標(biāo)人資質(zhì)和名單、技術(shù)要求、報(bào)

不特定的法備、材料的采購，立項(xiàng)金額大于200價(jià)要求和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（或評標(biāo)因素）、關(guān)鍵

人或者其他萬元的工程施工項(xiàng)目，原則上按國合同條款等所有實(shí)質(zhì)性要求和條件以及招

組織投標(biāo)。家招投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)公司標(biāo)進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行審核。會議紀(jì)要模版見表

招投標(biāo)管理規(guī)定，委托有資質(zhì)的招2-2。

標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行公開招標(biāo)。3.發(fā)起招標(biāo)請示

投資經(jīng)營部發(fā)起請示，附上標(biāo)前會會議紀(jì)

要作為附件，報(bào)總經(jīng)理部審批。招標(biāo)請示

模版見表2-3。

4.發(fā)招標(biāo)公告

投資經(jīng)營部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在國家

指定媒體上發(fā)布。

5.開標(biāo)

開標(biāo)時(shí)間應(yīng)當(dāng)為提交投標(biāo)文件截止時(shí)間的

同一時(shí)間。由投資經(jīng)營部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)招標(biāo)代

理機(jī)構(gòu)組織，審計(jì)人員現(xiàn)場監(jiān)督。

6.評標(biāo)

歸口/使用部門選派符合相關(guān)資質(zhì)的人員

作為招標(biāo)人代表，擔(dān)任依法組建的評標(biāo)委

員會成員，參與評標(biāo)。任何單位和個(gè)人不

得非法干預(yù)和影響評標(biāo)的過程和結(jié)果.

7.定標(biāo)

（1）投資經(jīng)營部根據(jù)評標(biāo)委員會的書面報(bào)

告和推薦的中標(biāo)候選人名單通過推薦預(yù)中

標(biāo)人請示方式報(bào)歸口/使用、財(cái)務(wù)等部門及

審計(jì)人員會簽，并報(bào)總經(jīng)理部審批。

（2）投資經(jīng)營部須推薦排名第一的中標(biāo)候

選人為預(yù)中標(biāo)人，如出現(xiàn)按法律規(guī)定第一

中標(biāo)候選人不能簽訂合同的，應(yīng)根據(jù)評標(biāo)

報(bào)告推薦順序遞補(bǔ)。

（3）投資經(jīng)營部可視需要在發(fā)起推薦預(yù)中

標(biāo)人請示前組織招標(biāo)小組召開標(biāo)后會，先

對評標(biāo)報(bào)告進(jìn)行審查。

詢價(jià)邀請3家或采購標(biāo)的的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，貨源1.編制詢價(jià)文件

以上特定對充足，價(jià)格變化幅度小，且不在招由投資經(jīng)營部牽頭，歸口/使用部門、財(cái)務(wù)

象一次性報(bào)投標(biāo)法規(guī)定必須招標(biāo)的范圍內(nèi)部按分工參與編制和審核。

價(jià)詢價(jià)函模版見附件4。

2.發(fā)詢價(jià)文件

投資經(jīng)營部向詢價(jià)啟動會上確定的潛在供

應(yīng)商發(fā)詢價(jià)文件。詢價(jià)模板見表2-4。

1.受理報(bào)價(jià)文件

報(bào)價(jià)截至?xí)r間前收到的密封報(bào)價(jià)文件的拆

封紀(jì)錄工作由采購小組中兩個(gè)以上部門共

同協(xié)作完成。審計(jì)人員視情況監(jiān)督過程。

2.詢價(jià)比選

詢價(jià)小組根據(jù)詢價(jià)啟動會上確定的比選標(biāo)

準(zhǔn)進(jìn)行比選。在滿足技術(shù)要求的前提下，

原則上采取最低價(jià)者中標(biāo)法。審計(jì)人員視

情況監(jiān)督過程、結(jié)果。

詢價(jià)比選表模版見表2-5。

3.定標(biāo)

投資經(jīng)營部根據(jù)比選結(jié)果通過推薦預(yù)中標(biāo)

人請示方式報(bào)歸口/使用、財(cái)務(wù)部門及審計(jì)

人員會簽，并報(bào)總經(jīng)理部審批。

1.編制談判文件

投資經(jīng)營部牽頭，采購小組負(fù)責(zé)。

2.召開競爭性談判啟動會

1.招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合

競爭性談判小組對潛在供應(yīng)商名單、談判

邀請3家或格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。

程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款、評定

以上特定對2.技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能規(guī)定

競爭性成交的標(biāo)準(zhǔn)以及詢價(jià)進(jìn)度計(jì)劃等進(jìn)行審

象談判，并詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。

談判核。

允許談判對3.采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶

1.發(fā)談判文件

象二次報(bào)價(jià)緊急需要的。

投資經(jīng)營部聯(lián)系競爭性啟動會上確定的潛

4.不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。

在供應(yīng)商，向有意向的潛在供應(yīng)商發(fā)談判

文件。

4.受理談判申請文件

申請截至?xí)r間前收到的密封談判申請文件

的拆封紀(jì)錄工作由競爭性談判小組中兩個(gè)

以上部門共同協(xié)作完成。審計(jì)人員視情況

監(jiān)督過程。

5.談判

由談判小組和相關(guān)專家逐一與供應(yīng)商談

判。

在談判過程中，不得透露與談判有關(guān)的其

他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價(jià)格和其他信息。

6.受理最終報(bào)價(jià)

規(guī)定截至?xí)r間前收到的密封最終報(bào)價(jià)文件

的拆封紀(jì)錄工作由競爭性談判小組中兩個(gè)

以上部門共同協(xié)作完成。審計(jì)人員視情況

監(jiān)督過程。

7.編寫評估報(bào)告

投資經(jīng)營部牽頭，競爭性談判小組負(fù)責(zé)。

8.定標(biāo)

投資經(jīng)營部根據(jù)評估報(bào)告通過推薦預(yù)中標(biāo)

人請示方式報(bào)歸口/使用、財(cái)務(wù)部門及審計(jì)

人員會簽，并報(bào)總經(jīng)理部審批。

1.無法形成競爭的項(xiàng)目。已經(jīng)采用1-受理報(bào)價(jià)文件

競爭性采購方式，但邀請投標(biāo)后無投資經(jīng)營部接受并紀(jì)錄議標(biāo)對象的書面報(bào)

投標(biāo)商應(yīng)標(biāo)或者提供有效報(bào)價(jià)的供價(jià)文件。

應(yīng)商不足三家，且再重新進(jìn)行競爭如2家議標(biāo)單位，且要求議標(biāo)單位密封報(bào)

性采購也不能構(gòu)成競爭的項(xiàng)目O價(jià)，則報(bào)價(jià)文件的拆封紀(jì)錄工作由議標(biāo)小

直接與1至2

2.向優(yōu)先級供應(yīng)商采購。指已經(jīng)從組中兩個(gè)以上部門共同協(xié)作完成。審計(jì)人

議標(biāo)家特定對象

該供應(yīng)商處采購了物資、工程或服員視情況監(jiān)督過程。

進(jìn)行談判

務(wù)，出于統(tǒng)一性考慮需要與現(xiàn)有的2.定標(biāo)

物資、工程或服務(wù)配套，并且前次投資經(jīng)營部根據(jù)采購小組評估結(jié)果通過推

從該供應(yīng)商處的采購能夠有效滿足薦預(yù)中標(biāo)人請示方式報(bào)歸口/使用、財(cái)務(wù)部

要求，目前可以證明該供應(yīng)商報(bào)價(jià)門及審計(jì)人員會簽，并報(bào)總經(jīng)理部審批。

合理。2.招標(biāo)/詢價(jià)轉(zhuǎn)議標(biāo)

3.壟斷行業(yè)或特殊服務(wù)項(xiàng)目。指只若屬于招標(biāo)/詢價(jià)轉(zhuǎn)議標(biāo)的項(xiàng)目，需經(jīng)審計(jì)

有獨(dú)家供應(yīng)商，或技術(shù)復(fù)雜，性質(zhì)確認(rèn)后，采購小組以書面形式報(bào)主管副總

特殊，不能完全確定技術(shù)要求而無經(jīng)理（包括總會計(jì)師、總經(jīng)理助理、總工

法進(jìn)行競爭性采購的項(xiàng)目。程師）審批后，才可按議標(biāo)方式進(jìn)行采購。

4.10個(gè)工作日內(nèi)必須完成的緊急3.緊急采購

采購項(xiàng)目。緊急采購項(xiàng)目指按正常若屬于緊急采購項(xiàng)目，應(yīng)事前辦理書面申

采購程序，時(shí)間上不能滿足進(jìn)度要請報(bào)告或口頭報(bào)告（在特別緊急情況時(shí)），

求的采購。說明緊急情況，按財(cái)務(wù)管理權(quán)限報(bào)授權(quán)人

5.續(xù)簽合同項(xiàng)目（需附上履約情況批準(zhǔn)后實(shí)施，在采購?fù)瓿蓱?yīng)補(bǔ)辦相應(yīng)的手

報(bào)告和評價(jià)意見）續(xù)。

6.因政府機(jī)構(gòu)或主管部門建議所

形成的采購行為。

7.集團(tuán)公司或集團(tuán)成員企業(yè)可提

供相關(guān)服務(wù)的。

1.單次采購交易風(fēng)險(xiǎn)較低且金額

較低、費(fèi)用分散，不需簽訂合同的。

2.其他無法簽訂合同的、臨時(shí)性

不簽訂書面

無合同（無庫存、又急需）的采購，如名

合同進(jìn)行采由歸口/使用部門參照議標(biāo)采購程序自行

采購片印制、緊急、零星辦公設(shè)施的維采購。

購

護(hù)、維修；員工福利物品購買、臨

時(shí)性的會務(wù)服務(wù)、個(gè)別聘請專家、

涉及行政或事業(yè)性收費(fèi)項(xiàng)目。

5.4合同談判、推薦與簽訂

5.4.1合同在簽訂之前，采購小組與預(yù)中標(biāo)人進(jìn)行合同談判。合同談判至少有

采購臨時(shí)組織中兩個(gè)以上部門參與。

5.4.2公司推行標(biāo)準(zhǔn)化合同文本，特別是通用條款。對于有標(biāo)準(zhǔn)化合同文本

的業(yè)務(wù)，采購小組應(yīng)使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同文本與對方商談。特殊情況

下，經(jīng)與商務(wù)采購溝通后，可以使用對方提供的版本或其他版本。

5.4.3除本程序3.1.2條所規(guī)定的“用戶自辦”類采購?fù)猓赏顿Y經(jīng)營部發(fā)

起合同推薦，經(jīng)歸口;使用部門、財(cái)務(wù)部、審計(jì)人員會簽后，由授權(quán)人

根據(jù)《XXX有限公司授權(quán)管理暫行規(guī)定》進(jìn)行合同簽署授權(quán)。

5.4.4合同推薦應(yīng)附上必要的附件，包括相應(yīng)的采購報(bào)告、合同談判會議紀(jì)

要以及其他能夠記錄采購過程重要事項(xiàng)和說明的報(bào)告等。簽訂合同/訂

單推薦表見表2-6。

5.4.5合同、協(xié)議或者訂單需由相應(yīng)授權(quán)人簽署，加蓋公司印章或合同專用

章，并由投資經(jīng)營部辦理登記歸檔。

第六章合同履行與執(zhí)行管理

6.1驗(yàn)收

6.1.1歸口/使用部門負(fù)責(zé)按合同規(guī)定對采購項(xiàng)目的質(zhì)量和技術(shù)要求進(jìn)行驗(yàn)收，

填寫完整的驗(yàn)收記錄。

6.1.2如歸口/使用部門驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量缺陷或不符合合同技術(shù)要求的情

況，應(yīng)及時(shí)通知安全質(zhì)保。對于有保證期的采購項(xiàng)目，由歸口/使用部門

牽頭，安全質(zhì)保、商務(wù)采購配合，按合同索賠的處理程序，向供應(yīng)商提

出索賠。

6.1.3若合同規(guī)定保證期滿后須簽發(fā)最終驗(yàn)收證書，應(yīng)確保全部技術(shù)/商務(wù)問題

均已按合同解決，并獲得授權(quán)人員批準(zhǔn)，才能最終驗(yàn)收。

6.2支付

6.2.1合同支付由歸口/使用部門填寫合同支付申請單（見表2-9）報(bào)投資經(jīng)營

部、財(cái)務(wù)部會簽，經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行支付。

6.2.2財(cái)務(wù)部經(jīng)審核支付申請單、供應(yīng)商提交的有效發(fā)票正本以及驗(yàn)收支持性

文件，并與合同核對無誤后，根據(jù)授權(quán)人批準(zhǔn)的支付申請中要求的支付

時(shí)間完成支付。

6.3合同變更

6.3.1變更的提出

6.3.1.1合同簽訂前，應(yīng)充分預(yù)計(jì)到各種可能的變更，并納入合同條款，以免

合同執(zhí)行中產(chǎn)生糾紛，減少合同變更情況的發(fā)生。除非涉及重大質(zhì)量

安全問題或可以為公司爭取到明顯的效益，一般不應(yīng)進(jìn)行設(shè)計(jì)和技術(shù)

要求的變更。

6.3.1.2若變更建議由供應(yīng)商提出，供應(yīng)商應(yīng)提交書面申請及相關(guān)材料，詳細(xì)

說明變更的理由、變更的范圍、變更的條件及變更的價(jià)格（若變更涉

及價(jià)格的話）。

6.3.1.3若變更建議由我司提出，申請人應(yīng)事前與投資經(jīng)營部一起研究該變更

對合同價(jià)格、進(jìn)度及對其它合同執(zhí)行的直接或間接影響，設(shè)法使這些

影響降低到最低限度。

6.3.1.4由投資經(jīng)營部牽頭，相關(guān)部門參與談判，共同起草合同變更文件。

6.3.2變更的審批

6.3.2.1合同變更由歸口/技術(shù)填寫合同變更申請表（見表2-7）,附上相關(guān)支

持性文件，有關(guān)部門會簽，最后報(bào)授權(quán)人審批。

6.3.2.2不涉及合同價(jià)的變更審批：如合同主體發(fā)生變更，視為合同金額100%

變更，由原合同推薦批準(zhǔn)授權(quán)人審批；如果合同法度或質(zhì)量要求及技

術(shù)要求發(fā)生變更，由投資經(jīng)營部和歸口/使用部I'二授權(quán)人審批；如支

付方式發(fā)生變更，由投資經(jīng)營部及財(cái)務(wù)部授權(quán)人聯(lián)合審批；其他變更

由投資經(jīng)營部授權(quán)人審批。

6.3.2.3凡涉及合同價(jià)的變更依照授權(quán)管理制度，由批準(zhǔn)授權(quán)人審批。

6.3.2.4如合同出現(xiàn)主體、金額、支付方式、合同進(jìn)度、質(zhì)量要求及技術(shù)要求

等多項(xiàng)變更，則由上述相應(yīng)變更授權(quán)批準(zhǔn)部門聯(lián)合審批并簽署合同變

更申請表。

6.3.2.5針對竣工結(jié)算的變更情況，工程竣工結(jié)算審批即可視為合同變更審

批。

6.3.2.6當(dāng)變更后合同累積金額超出預(yù)算時(shí)，立項(xiàng)申請部門應(yīng)補(bǔ)充立項(xiàng)，財(cái)務(wù)

部視需要相應(yīng)辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。

6.3.3變更的發(fā)出、記錄及跟蹤

6.3.3.1所有合同變更通知（見表2-8）均應(yīng)在變更實(shí)施前通過投資經(jīng)營部發(fā)

出，并保存一份完整的變更記錄，定期更新匯總。

6.3.3.2歸口/使用部門負(fù)責(zé)對變更項(xiàng)目的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，應(yīng)做好有關(guān)記

錄，即時(shí)送交投資經(jīng)營部。

6.4合同暫停與終止

6.4.1合同對方一旦提出暫停或終止合同，投資經(jīng)營部應(yīng)負(fù)責(zé)召集公司相關(guān)

部門會商，共同研究處理因合同暫?；蚪K止而可能發(fā)生的金額補(bǔ)償或

損失等問題，并按公司授權(quán)管理規(guī)定，報(bào)授權(quán)人批準(zhǔn)。

6.4.2在緊急情況下（如國家法令的規(guī)定、公司政策的變化等），可由投資經(jīng)

營部負(fù)責(zé)，立即要求及通知供應(yīng)商暫停或終止合同,

6.5合同索賠

6.5.1合同索賠由索賠小組負(fù)責(zé)實(shí)施。

6.5.2供應(yīng)商提出索賠或違約罰金要求以及公司根據(jù)合同句供應(yīng)商收取連

約金時(shí)，必須由索賠小組進(jìn)行評審，按公司授權(quán)規(guī)定報(bào)授權(quán)人批準(zhǔn)。

6.6仲裁與訴訟

出現(xiàn)仲裁或爭議事件時(shí)，應(yīng)及時(shí)處理和解決。投資經(jīng)營部或歸口/使用部

門在收到合同對方提出仲裁或訴訟的書面通知后，或認(rèn)為應(yīng)對合同對方采

取仲裁或訴訟行為時(shí)，應(yīng)立即通知法律事務(wù)，由其牽頭組織處理。

第七章供應(yīng)商管理

7.1供應(yīng)商的選擇

7.1.1提供的產(chǎn)品與服務(wù)應(yīng)與公司的采購目的相一致.

7.1.2具有良好的技術(shù)能力和質(zhì)保體系，商業(yè)信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況良好，有能力

以最佳成本來滿足采購需求。

7.1.3采購小組應(yīng)盡力選擇足夠數(shù)量、能力相當(dāng)?shù)墓?yīng)商參與競爭。

7.1.4采購小組應(yīng)主動了解項(xiàng)目需求、供應(yīng)商的技術(shù)能力等情況，推薦合適

的供應(yīng)商。

7.1.5被XXX范圍內(nèi)任成員公司列入黑名單的供應(yīng)商，自行列入公司供應(yīng)

商不良表現(xiàn)記錄。

7.2供應(yīng)商的管理

7.2.1引入新的供應(yīng)商，必須進(jìn)行供應(yīng)商評審。

7.2.2對技術(shù)服務(wù)類供應(yīng)商，鼓勵與有實(shí)力、有信譽(yù)、有能力并有良好合作

經(jīng)歷的供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。

7.2.3應(yīng)全面收集與公司有合作記錄的供應(yīng)商的履約情況。

7.3供應(yīng)商資格評審

7.3.1合格供應(yīng)商評價(jià)準(zhǔn)則

7.3.1.1經(jīng)營資質(zhì)

從事放射性同位素產(chǎn)品銷售的國內(nèi)供應(yīng)商必須具備輻射安全許可證,

從事放射性藥品生產(chǎn)和經(jīng)營的企業(yè)有《放射性藥品生產(chǎn)許可證》或

《放射性藥品經(jīng)營許可證》，從事醫(yī)療器械生產(chǎn)和經(jīng)營的企業(yè)有《醫(yī)

療器械生產(chǎn)許可證》或《醫(yī)療器械經(jīng)營許可證》。從事報(bào)關(guān)和和放射

性物品運(yùn)輸?shù)钠髽I(yè)應(yīng)有國家批準(zhǔn)的相應(yīng)的資質(zhì)。

其他產(chǎn)品及服務(wù)類供應(yīng)商應(yīng)提供有效期內(nèi)的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》、

《組織機(jī)構(gòu)代碼證》、《稅務(wù)登記證》以及行業(yè)從業(yè)許可證等資質(zhì)文

件。

7.3.1.2質(zhì)量管理能力

(1)供應(yīng)商通過IS09001：2000質(zhì)量管理體系認(rèn)證；

(2)放射性藥品企業(yè)通過GMP認(rèn)證且產(chǎn)品有相應(yīng)的注冊文號；

(3)醫(yī)療器械產(chǎn)品有相應(yīng)的注冊文號；

(4)提供的產(chǎn)品通過產(chǎn)品認(rèn)證或其他規(guī)定的認(rèn)證；

(5)產(chǎn)品質(zhì)量良好穩(wěn)定、經(jīng)營業(yè)績良好且供貨及時(shí)且資信度可靠：

(6)對放射性藥品和醫(yī)療器械產(chǎn)品的銷售，若該產(chǎn)品的品名為該公

司首次經(jīng)營,應(yīng)按公司相關(guān)規(guī)定經(jīng)審核并得到批準(zhǔn)。

7.3.2評價(jià)及確定

供應(yīng)商資格評審小組根據(jù)供應(yīng)商提供的資料,按7.3.1條評價(jià)準(zhǔn)則對供

應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，并形成評審文件。

7.3.3批準(zhǔn)

7.3.3.1評審文件經(jīng)公司主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，該供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名

單》。

7.3.3.2XXX成員公司、國際著名廠商、國家機(jī)關(guān)、國家事業(yè)單位、中央企

業(yè)，根據(jù)其以往產(chǎn)品質(zhì)量情況可直接列入《合格供應(yīng)商名單》。

7.3.4再評價(jià)

7.3.4.1每兩年依據(jù)“與供應(yīng)商合作期間，其供應(yīng)的產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量、產(chǎn)品

性能、供貨周期(及時(shí)性)、價(jià)格評價(jià)”的準(zhǔn)則，對合格供應(yīng)商進(jìn)

行評價(jià)確定其是否合格，形成評審文件。

7.3.4.2同一供應(yīng)商同一產(chǎn)品連續(xù)二次出現(xiàn)不合格時(shí)，對其再評價(jià)確認(rèn)，

并記錄。

合格供應(yīng)商有重大變化時(shí)，再評價(jià)確認(rèn)，并記錄。

第八章合同文檔管理

8.1合同文檔管理

綜合管理部為公司文檔管理的歸口部門，負(fù)責(zé)立項(xiàng)單、合同、協(xié)議的編號管

理，對采購過程文件的收集、整理，各部門采購的合同、協(xié)議文本的分發(fā)，

以及采購過程文件的臺帳管理。

8.2歸檔

投資經(jīng)營部或歸口/使用部門在合同履行完畢后，將所有過程文件的原件及

時(shí)移交綜合管理部，包括啟動會議紀(jì)要、招標(biāo)請示、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)函、詢價(jià)

比選表、評估報(bào)告、合同推薦、合同文本、支付申請函、驗(yàn)收文件、變更審

批表等。

第九章附則

9.1所有立項(xiàng)過程、合同實(shí)施過程、合同執(zhí)行過程中形成的文件及信息均屬于公

司秘密，相關(guān)工作人員須遵守公司有關(guān)的保密政策，嚴(yán)格保密，不得透露給

公司內(nèi)部其他無關(guān)人員及公司外部人員或單位。

9.2公司紀(jì)律守則等其它規(guī)定，廉潔自律，維護(hù)公司的利益，并接受審計(jì)、監(jiān)察

部門的監(jiān)督和檢查。

9.3參與公司合同活動的工作人員因玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊、索賄受賄、

泄露合同機(jī)密、越權(quán)審批、提供虛假工作或考勤記錄以及其它違反本政策的

規(guī)定，給公司利益造成損失的行為，應(yīng)依照公司紀(jì)律守則辦理。

9.4本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，原版本制度同時(shí)作廢。

第十章參考文件

本制度參考文件包括：

《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》

《中華人民共和國合同法》

《集團(tuán)合同與采購管理制度》

《XXX有限公司授權(quán)管理暫行規(guī)定》

附件

附件1流程圖

圖1T：采購立項(xiàng)申請流程圖

圖1-2：合同談判、推薦、簽訂及履行流程圖（立項(xiàng)金額50,000元人民幣以上）

圖1-3：合同談判、推薦、簽訂及履行流程圖（立項(xiàng)金額50,000元人民幣以下）

圖1-4采購總圖流程

附件2表格

表2T采購立項(xiàng)申請表模板

表2-2招標(biāo)小組標(biāo)前會會議紀(jì)要模版

表2-3招標(biāo)請示模版

表2-4詢價(jià)函模版

表2-5詢價(jià)比選表模版

表2-6簽訂合同/訂單推薦表模版

表2-7合同變更表模版

表2-8合同變更通知模版

表2-9合同支付申請表模版

附件1:流程圖

圖IT：采購立項(xiàng)申請流程圖

50,000元以

圖?2:合同談判、推薦、簽訂及履行流程圖（立項(xiàng)金額50,000元人民幣以上）

圖1-3：合同談判、推薦、簽訂及履行流程圖(立項(xiàng)金額5(),000元人民幣以下)

圖14：采購總圖流程

立項(xiàng)申請

立

使用8支術(shù)

項(xiàng)

流

程

立項(xiàng)審批—供

—潛在供應(yīng)商選擇

—

應(yīng)

技術(shù)儒務(wù)明務(wù)廝討/總經(jīng)理部。董事會）—

—商務(wù)俄末

商

—

二

—

評

—

采

—

審

—

購

—

一供應(yīng)商評審

采購準(zhǔn)備（含采購文件編制）J

啟.

動技術(shù)府務(wù)（財(cái)務(wù)體計(jì)）技術(shù)倘務(wù)」財(cái)務(wù)

]............

標(biāo)前金能標(biāo)語示競談判文件發(fā)送旗收

詢價(jià)版價(jià)接收

爭~~商務(wù)日支術(shù)

商務(wù)武支術(shù)盟務(wù)體計(jì),

性商務(wù)〃支術(shù)

總經(jīng)理部

談

公

判競爭性談判

開

招發(fā)標(biāo)/開標(biāo)

談判小蛆

標(biāo)

商務(wù)4支術(shù)庫計(jì)

最終報(bào)價(jià)揍收餅估

評標(biāo)

商務(wù)假卡財(cái)務(wù)俸計(jì)；

評標(biāo)委員會

......

確預(yù)中標(biāo)人確定