《Wor 2021基礎(chǔ)與應(yīng)用》 課件 項(xiàng)目九 Wor 2021 的其他常用功能

09Word2021的其他常用功能606任務(wù)1使用修訂標(biāo)記任務(wù)2使用批注任務(wù)3字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)任務(wù)4使用書簽任務(wù)5創(chuàng)建信封607使用修訂標(biāo)記任務(wù)1608學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能使用修訂工具修訂文檔。2.能接受或拒絕修訂。609任務(wù)描述編輯完文檔后，經(jīng)常需要請(qǐng)他人審閱。為了避免審閱者對(duì)文檔做出永久性的修改，凡是審閱者對(duì)文檔改動(dòng)過的地方都可以設(shè)置一個(gè)標(biāo)記。這樣，用戶就可以明白哪些地方進(jìn)行了修改，然后再?zèng)Q定哪些修改是可以接受的，哪些修改是不可以接受的。使用修訂功能時(shí)，每位審閱者的每一次插入、刪除或格式更改操作都會(huì)被標(biāo)記出來，當(dāng)用戶查看修訂時(shí)，可以選擇接受或拒絕每處的修改。610如圖所示就是一個(gè)修訂過的文檔。611修訂過的文檔相關(guān)知識(shí)單擊“審閱”選項(xiàng)卡下“修訂”組中的對(duì)話框啟動(dòng)器，打開“修訂選項(xiàng)”對(duì)話框，如圖所示。在“修訂選項(xiàng)”對(duì)話框中單擊“高級(jí)選項(xiàng)”按鈕，打開“高級(jí)修訂選項(xiàng)”對(duì)話框，如圖所示。用戶可以根據(jù)需要設(shè)置修訂標(biāo)記及批注框的格式等，然后單擊“確定”按鈕。612613“修訂選項(xiàng)”對(duì)話框“高級(jí)修訂選項(xiàng)”對(duì)話框?qū)嵺`操作在編輯過程中進(jìn)行修訂的操作步驟如下：（1）打開需要修訂的文檔。（2）單擊“審閱”選項(xiàng)卡下“修訂”組中的“修訂”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“修訂”選項(xiàng)。此時(shí)“修訂”命令按鈕呈灰色選中狀態(tài)，說明文檔已經(jīng)處于修訂狀態(tài)下，如圖所示。614“修訂”按鈕呈選中狀態(tài)（3）通過插入、刪除、移動(dòng)文字或圖形進(jìn)行所需要的更改，還可以更改格式。如圖所示是刪除文字后顯示的修訂標(biāo)記。（4）修訂完成后，再次單擊“修訂”按鈕，可以結(jié)束修訂。615刪除文字后顯示的修訂標(biāo)記（5）如果接受當(dāng)前修訂，在修訂文字上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“接受刪除”選項(xiàng)，如圖所示。隨著修訂內(nèi)容不同，快捷菜單中的接受修訂選項(xiàng)會(huì)有所不同。（6）反之，如果不接受修訂，可以在如圖所示的快捷菜單中選擇“拒絕刪除”選項(xiàng)。616確認(rèn)修訂內(nèi)容使用批注任務(wù)2617學(xué)習(xí)目標(biāo)能添加及刪除批注。618任務(wù)描述與修訂不同的是，使用批注形式將不直接在文檔上進(jìn)行修改，而是在文檔相應(yīng)處添加注釋，不會(huì)影響文章的格式。本任務(wù)以一個(gè)錯(cuò)誤較多的《在技能大賽頒獎(jiǎng)大會(huì)上的發(fā)言》文檔為例進(jìn)行批注，如圖所示。619620對(duì)文檔進(jìn)行批注相關(guān)知識(shí)批注是文章的作者或?qū)忛喺咴谖臋n中添加的注釋，Word2021的批注功能非常強(qiáng)大，對(duì)于多個(gè)用戶協(xié)作編輯和審閱的文檔，批注功能可以帶來很多便利。621實(shí)踐操作插入批注的操作步驟如下：（1）選中文檔中需要修訂的文本，單擊“審閱”選項(xiàng)卡下“批注”組中的“新建批注”按鈕，在插入的批注框中輸入批注文字，如圖所示。622插入批注（2）逐一對(duì)文檔批注后，如果要?jiǎng)h除批注，可以用鼠標(biāo)右鍵單擊需要?jiǎng)h除的批注，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除批注”選項(xiàng)，如圖所示。（3）如果要?jiǎng)h除所有批注，在“批注”組中單擊“刪除”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“刪除文檔中的所有批注”選項(xiàng)即可。623刪除批注字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)任務(wù)3624學(xué)習(xí)目標(biāo)能查看文檔字?jǐn)?shù)。625任務(wù)描述對(duì)紙質(zhì)文檔中的字?jǐn)?shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)是一件十分煩瑣的事，而在Word2021中，利用字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)功能可以方便、快捷地實(shí)現(xiàn)這一操作。626相關(guān)知識(shí)Word2021可以統(tǒng)計(jì)文檔中的頁(yè)數(shù)、段落數(shù)、行數(shù)，以及包含或不包含空格的字符數(shù)。用戶可以在Word2021狀態(tài)欄上看到字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，如圖所示。627狀態(tài)欄上的字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果實(shí)踐操作單擊上圖中的“295個(gè)字”可以打開“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”對(duì)話框，如圖所示，在該對(duì)話框中顯示了各種統(tǒng)計(jì)信息。628“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”對(duì)話框如果狀態(tài)欄上沒有顯示字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)，可以將光標(biāo)定位到狀態(tài)欄上，單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出如圖所示的快捷菜單，選中“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”即可。629快捷菜單使用書簽任務(wù)4630學(xué)習(xí)目標(biāo)能創(chuàng)建書簽。631任務(wù)描述Word2021中書簽的用法與平時(shí)看書、讀報(bào)、翻閱雜志時(shí)在書頁(yè)中放上一張書簽以標(biāo)記閱讀進(jìn)度、重要提示等功能相同?？梢詾槲臋n中某個(gè)特定位置或某段范圍命名，該名稱被稱為“書簽”。632如圖所示為一個(gè)書簽。633書簽相關(guān)知識(shí)在Word2021中使用書簽的目的一般有以下幾種：●快速找到標(biāo)注的位置?！窨衫脴?biāo)注的數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算，并將結(jié)果插入文檔中?！裼面溄拥姆绞綄?biāo)注的文本內(nèi)容插入另一篇文檔中，并自動(dòng)更新?！駝?chuàng)建文本交叉引用。●自動(dòng)更新鏈接的文本。一般文檔中可以加入多個(gè)書簽，書簽并不會(huì)被顯示或打印出來，只用于標(biāo)注位置。634實(shí)踐操作添加書簽的具體操作步驟如下：（1）在文檔中選擇要標(biāo)示的文本、項(xiàng)目或位置。（2）單擊“插入”選項(xiàng)卡下“鏈接”組中的“書簽”按鈕。（3）在彈出的“書簽”對(duì)話框的“書簽名”文本框中輸入書簽名稱，然后單擊“添加”按鈕即可，如圖所示。635636插入書簽（4）一般情況下，Word2021默認(rèn)不顯示書簽，如果要顯示書簽，可以單擊“文件”菜單，在打開的菜單中單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)，彈出“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，選擇“高級(jí)”選項(xiàng)，勾選“顯示文檔內(nèi)容”組中的“顯示書簽”復(fù)選框，如圖所示。637設(shè)置顯示書簽創(chuàng)建信封任務(wù)5638學(xué)習(xí)目標(biāo)能利用信封工具創(chuàng)建信封。639任務(wù)描述在Word2021功能區(qū)中，將“郵件”作為一個(gè)單獨(dú)的選項(xiàng)卡列出來，在這個(gè)選項(xiàng)卡的“創(chuàng)建”組中包含“中文信封”“信封”和“標(biāo)簽”三個(gè)按鈕。通過這些按鈕可以創(chuàng)建傳統(tǒng)的信封樣式，如圖所示。640信封相關(guān)知識(shí)在實(shí)際工作中經(jīng)常使用中文信封，通過系統(tǒng)提供的“中文信封”功能可以創(chuàng)建出標(biāo)準(zhǔn)信封，并實(shí)現(xiàn)批量處理。641實(shí)踐操作創(chuàng)建信封的具體操作步驟如下：（1）創(chuàng)建一個(gè)空白文檔，然后單擊“郵件”選項(xiàng)卡下“創(chuàng)建”組中的“中文信封”按鈕，打開圖所示的信封制作向?qū)А?42信封制作向?qū)В?）單擊“下一步”按鈕，打開“信封樣式”下拉菜單，選擇所需要的信封大小，如圖所示