杭州會(huì)議室管理制度規(guī)定

杭州會(huì)議室管理制度規(guī)定第一章總則

為加強(qiáng)杭州會(huì)議室的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議有序進(jìn)行，特制定本管理制度。本規(guī)定適用于杭州公司內(nèi)部所有會(huì)議室的使用及相關(guān)管理活動(dòng)。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會(huì)議組織、召開(kāi)、服務(wù)和管理工作，保障公司會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.會(huì)議管理遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉、環(huán)保的原則，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本。

二、適用范圍

1.本制度適用于杭州公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于：董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

2.本制度適用于公司內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)定、使用、維護(hù)和管理。

三、責(zé)任主體

1.會(huì)議的組織者、參與者及服務(wù)管理人員應(yīng)遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序。

2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)的會(huì)議管理工作負(fù)責(zé)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

四、會(huì)議分類

1.按照會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容，會(huì)議分為：例行會(huì)議、專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。

2.各類會(huì)議的組織、召開(kāi)、服務(wù)和管理工作應(yīng)遵循本制度的相關(guān)規(guī)定。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議參與者應(yīng)按時(shí)參加，不得無(wú)故缺席、遲到或早退。

2.會(huì)議期間，手機(jī)等通訊工具應(yīng)關(guān)閉或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會(huì)場(chǎng)安靜。

3.會(huì)議參與者應(yīng)尊重發(fā)言者，不隨意打斷他人發(fā)言，積極參與討論，提高會(huì)議效率。

六、本制度的解釋權(quán)歸杭州公司行政管理部門(mén)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議目的和內(nèi)容，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。

2.會(huì)議組織者提前至少三個(gè)工作日向行政管理部門(mén)提交會(huì)議申請(qǐng)，包括會(huì)議相關(guān)信息及所需資源。

3.行政管理部門(mén)收到會(huì)議申請(qǐng)后，負(fù)責(zé)安排會(huì)議室、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議資料等，并在會(huì)議前至少兩個(gè)工作日通知參會(huì)人員。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議組織者通過(guò)電子郵件、電話、即時(shí)通訊工具等方式，將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員。

2.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、會(huì)議要求等。

3.參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，如有特殊情況需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)置簽到臺(tái)，準(zhǔn)備簽到表、會(huì)議資料等。

2.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到。

3.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前5分鐘，對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行點(diǎn)到，確認(rèn)參會(huì)人員是否到齊。

四、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議主持人按照議程主持會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

2.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員積極發(fā)言，控制會(huì)議時(shí)間，避免跑題。

3.會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、發(fā)言要點(diǎn)、決議等。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束時(shí)，會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，明確會(huì)議成果、決議及下一步工作安排。

2.會(huì)議主持人征求參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見(jiàn)和建議，以便改進(jìn)會(huì)議組織和服務(wù)工作。

六、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄員應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、討論內(nèi)容、決議等。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織者審核后，發(fā)送給參會(huì)人員，抄送相關(guān)部門(mén)。

3.參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后48小時(shí)內(nèi)，對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時(shí)提出。

七、會(huì)議資料的歸檔

1.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)將會(huì)議資料、會(huì)議紀(jì)要等歸檔，保存期限為至少一年。

2.如有需要，會(huì)議資料可提供相關(guān)部門(mén)查閱或復(fù)印。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議決議執(zhí)行

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決議和任務(wù)分配，相關(guān)責(zé)任部門(mén)和個(gè)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)予以執(zhí)行。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查決議執(zhí)行情況，對(duì)執(zhí)行不力的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

3.如遇特殊情況導(dǎo)致決議無(wú)法按時(shí)完成，相關(guān)責(zé)任部門(mén)和個(gè)人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者報(bào)告，并說(shuō)明原因及解決方案。

二、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤

1.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)建立會(huì)議紀(jì)要跟蹤機(jī)制，確保會(huì)議決議的落實(shí)。

2.會(huì)議紀(jì)要跟蹤應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：決議執(zhí)行進(jìn)度、存在的問(wèn)題、需協(xié)調(diào)的事項(xiàng)、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等。

3.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)跟蹤情況，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行更新，并在必要時(shí)召開(kāi)補(bǔ)充會(huì)議，以確保決議的順利實(shí)施。

三、反饋與評(píng)估

1.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中，相關(guān)責(zé)任部門(mén)和個(gè)人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋執(zhí)行情況，以便掌握整體進(jìn)度。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。

3.對(duì)于執(zhí)行效果良好的決議，應(yīng)予以肯定和表?yè)P(yáng)；對(duì)于執(zhí)行不力的，應(yīng)查找原因，制定整改措施。

四、溝通與協(xié)調(diào)

1.在會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中，如遇到跨部門(mén)協(xié)作問(wèn)題，會(huì)議組織者應(yīng)主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)，確保決議順利推進(jìn)。

2.各部門(mén)應(yīng)積極配合會(huì)議組織者，共同解決會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，提高工作效率。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要跟蹤完成后，行政管理部門(mén)應(yīng)將相關(guān)資料整理歸檔，便于今后查閱。

2.公司員工有權(quán)查閱會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)資料，了解公司決策和執(zhí)行情況。

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔和查閱應(yīng)遵循公司保密規(guī)定，確保信息安全。

六、定期回顧與總結(jié)

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期組織回顧會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高會(huì)議決策的質(zhì)量和效率。

2.定期回顧會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況，有助于發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題，為公司決策提供有益參考。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向行政管理部門(mén)提交會(huì)議室申請(qǐng)。

2.行政管理部門(mén)根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理安排會(huì)議室資源，確保會(huì)議需求得到滿足。

3.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，申請(qǐng)部門(mén)需提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便行政管理部門(mén)做好會(huì)議室布置和設(shè)備準(zhǔn)備。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室使用遵循“先用先得”原則，已預(yù)訂的會(huì)議室不得隨意占用或更改。

2.會(huì)議開(kāi)始前，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)提前到場(chǎng)檢查會(huì)議室設(shè)備、環(huán)境等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，保持環(huán)境整潔，遵守會(huì)議紀(jì)律。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的維護(hù)、管理和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議組織者應(yīng)提前向行政管理部門(mén)報(bào)備所需設(shè)備，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)在會(huì)議前調(diào)試設(shè)備，確保設(shè)備滿足會(huì)議需求。

3.如會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門(mén)報(bào)告，以便及時(shí)處理。

四、會(huì)議室衛(wèi)生與安全

1.行政管理部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、消毒，保持會(huì)議室環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

2.會(huì)議室應(yīng)配置消防設(shè)施、安全通道等，確保會(huì)議安全。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室安全管理規(guī)定，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。

五、會(huì)議室使用情況的反饋

1.會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行反饋，包括設(shè)備運(yùn)行情況、環(huán)境整潔度等。

2.行政管理部門(mén)根據(jù)反饋意見(jiàn)，及時(shí)改進(jìn)會(huì)議室管理工作，提高會(huì)議室使用效率。

六、會(huì)議室的臨時(shí)調(diào)配

1.如遇特殊情況，行政管理部門(mén)有權(quán)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行臨時(shí)調(diào)配，以保障公司重要會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.會(huì)議室臨時(shí)調(diào)配時(shí)，行政管理部門(mén)應(yīng)提前通知受影響的部門(mén)，并盡量協(xié)商解決。

七、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，行政管理部門(mén)有權(quán)進(jìn)行提醒、警告等處理。

2.違規(guī)行為嚴(yán)重者，將按公司相關(guān)規(guī)定予以處罰，并納入個(gè)人或部門(mén)績(jī)效考核。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸杭州公司行政管