2024年工程備用金使用制度（四篇）

第3頁共3頁2024年工程備用金使用制度備用金涵蓋范圍廣泛，具體包括以下內(nèi)容：一是項目預(yù)算完成后尚存遺漏的費用；二是因首次工作未達標而需進行的返工費用；三是項目執(zhí)行期間涉及的人工差旅開支；四是材料價格上漲所引發(fā)的額外費用增加；五是臨時性產(chǎn)生的其他各類費用等。關(guān)于備用金的使用流程，明確如下：一、活動執(zhí)行階段：1.在活動項目正式實施前，經(jīng)辦人員需依據(jù)總經(jīng)理簽字確認的項目費用預(yù)算表，向項目負責(zé)人提出書面申請（需填寫請款單并附上費用預(yù)算表）。2.財務(wù)部門在收到項目負責(zé)人簽字批準的請款單后，向經(jīng)辦人員發(fā)放相應(yīng)的項目備用金。3.經(jīng)辦人員必須在活動結(jié)束后三個工作日內(nèi)，憑有效單據(jù)完成所申請備用金的沖抵手續(xù)。二、項目執(zhí)行階段：1.對于臨時性執(zhí)行任務(wù)，經(jīng)辦人員需憑總經(jīng)理簽字核準的《臨時項目執(zhí)行通知單》向行政部門申請備用金。2.對于固定項目執(zhí)行，經(jīng)辦人員則需憑《固定項目執(zhí)行通知單》向行政部門申請備用金。無論何種情況，經(jīng)辦人員均需在每月指定日期前憑有效單據(jù)完成備用金的沖抵。關(guān)于項目應(yīng)急費用（即不可預(yù)見費用）的使用程序，特作如下說明：不可預(yù)見費用旨在應(yīng)對未能預(yù)見的事件或變化，以防范因失誤或疏忽導(dǎo)致的成本增加。其申請額度受到嚴格限制，一般不得超過項目總費用的某一固定比例（具體比例根據(jù)規(guī)定設(shè)定），特殊情況下可適當放寬但同樣設(shè)有上限。在項目執(zhí)行前，經(jīng)辦人員需將該費用納入《項目費用預(yù)算表》中，并報總經(jīng)理審批。為規(guī)范公司備用金管理，減少資金占用，加速資金周轉(zhuǎn)，提高資金使用效率，特制定公司備用金管理辦法。該辦法明確了備用金的使用范疇、借款審批制度、限額制度、借還流程等關(guān)鍵事項。具體內(nèi)容包括：一、備用金使用范疇：1.因公出差、物資采購等日常業(yè)務(wù)需要。2.處理公司事務(wù)性借款。3.公司對外收費多退少補的周轉(zhuǎn)金借款。二、實行項目負責(zé)人審批制度，確保借款申請經(jīng)過嚴格審核。三、執(zhí)行限額制度，根據(jù)出差、公務(wù)等不同情況設(shè)定具體的借款限額。四、借、還備用金必須由本人親自辦理，嚴禁代辦。五、個人所借備用金需在一個月內(nèi)報銷歸還，逾期未還者將停止后續(xù)備用金借支，并可能面臨從工資中扣取借款及滯返金的處罰。六、明確了借支備用金的具體程序，包括填寫《借款憑證》、部門負責(zé)人及總經(jīng)理簽字確認、財務(wù)部門辦理借款手續(xù)等步驟。2024年工程備用金使用制度（二）一、零星現(xiàn)金儲備為獨立的財務(wù)安排。二、備用金分為兩種形式：定額備用金和臨時備用金(借款)。三、定額備用金是為頻繁支出而設(shè)立的現(xiàn)金儲備，具有使用時間長、額度相對固定的特點。四、臨時備用金則是為應(yīng)對臨時性需求而進行的現(xiàn)金借款，其特點是臨時性、使用時間較短。第四章定額備用金與借款管理規(guī)定第一條備用金借款申請與報銷流程一、員工需臨時借用備用金時，應(yīng)先向財務(wù)部申請“借款單”，財務(wù)人員根據(jù)實際需求發(fā)放“借款單”，一式兩聯(lián)。員工需按規(guī)定的格式填寫并完成簽字流程。財務(wù)人員審核簽字后的“借款單”，確認無誤后辦理付款。二、借款人在完成業(yè)務(wù)后，須在三日內(nèi)向財務(wù)部申請“報銷單”，填寫完整并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將“報銷單”返回財務(wù)部。財務(wù)人員對“報銷單”進行審核，確認無誤后辦理報銷手續(xù)。三、報銷時，財務(wù)人員需查閱“備用金”記錄，核銷原借款金額。對于超支部分，應(yīng)及時退還給個人；對于低于備用金金額的，需退回余額以結(jié)清原借款。四、長期借用備用金的員工，財務(wù)部將根據(jù)實際情況核定固定額度，并規(guī)定使用范圍。使用部門應(yīng)指定專人管理定額備用金，管理人員需妥善保存相關(guān)收據(jù)和報銷憑證，并設(shè)立備用金登記簿，詳細記錄各項支出。管理人員需按月向財務(wù)部報告?zhèn)溆媒鹗褂们闆r，未清前賬不得繼續(xù)借款。特殊情況不能按時結(jié)算的，需提前向財務(wù)負責(zé)人說明原因，經(jīng)同意后可延期。五、財務(wù)部經(jīng)理對借款合理性進行復(fù)審，全面監(jiān)督借款情況，并根據(jù)前期現(xiàn)金使用情況做出判斷，確保符合現(xiàn)金管理制度。第二條備用金與借款額度一、零星采購借款，單次不得超過特定金額，超過特定金額的材料采購需由供應(yīng)商提供合法憑證，經(jīng)審批后在財務(wù)部辦理。單筆超過特定金額的采購，需按工程部制度，通過合同審批程序進行。二、員工因公出差借款，額度根據(jù)預(yù)計的差旅費用核定。三、各工程項目備用金，根據(jù)項目具體情況，設(shè)定每周特定范圍內(nèi)的額度。特殊情況需由項目經(jīng)理提前向總經(jīng)理申請審批。四、其他借款，金額根據(jù)實際需求確定。第三條備用金借款支付方式包括現(xiàn)金、支票和其他銀行結(jié)算方式。管理原則以工作需要和管理需要為依據(jù)，備用金額度根據(jù)支出業(yè)務(wù)變化，對使用對象和用途進行審定。一、實行專人負責(zé)制，不得轉(zhuǎn)借或以臨時備用金形式借予他人。二、以支票和銀行結(jié)算方式借款的，需在相關(guān)票據(jù)上簽收，并在付款憑單上注明票據(jù)號碼。三、理賠、押金等性質(zhì)的借款，需在取得正式收據(jù)后辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。四、具體借款人對借款負責(zé)，未經(jīng)財務(wù)手續(xù)轉(zhuǎn)借的，財務(wù)部不予認可。五、部門主管需監(jiān)督經(jīng)辦人及時辦理報銷歸還手續(xù)，為第一責(zé)任人。六、以現(xiàn)金方式借款的，通常由借款人以現(xiàn)金方式歸還，或通過個人費用報銷抵消。七、因個人困難等借款的，按原定歸還時間催收。未按時歸還的，財務(wù)部將從其工資中扣除，并通知人事部。八、定額備用金每年清理一次，最長借用時間不超過一年，每年清理時間為特定日期。如需繼續(xù)借用，需重新辦理申請審批手續(xù)。九、財務(wù)部有權(quán)隨時抽查各部門備用金使用情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用、挪用或占用的，有權(quán)收回借用的備用金。十、對于使用頻率不高的備用金，財務(wù)部將重新核定金額并收回差額部分。十一、如業(yè)務(wù)需要增加備用金額度，使用部門需按初次申請流程辦理?？缒甓仁褂脗溆媒鸬?，年底需重新辦理借款手續(xù)。十二、因人員調(diào)動或離職導(dǎo)致定額備用金責(zé)任人變更的，需辦理變更手續(xù)，原責(zé)任人還款，新責(zé)任人借款。十三、財務(wù)部需在每年年末對“其他應(yīng)收款-備用金”科目進行對賬，由借款人簽字確認。十四、所有涉及備用金的變動，均需遵守財務(wù)部的審批流程和規(guī)定。2024年工程備用金使用制度（三）一、零星現(xiàn)金儲備為獨立的財務(wù)安排。二、備用金分為兩種形式：定額備用金和臨時備用金(借款)。三、定額備用金是為頻繁支出而設(shè)立的現(xiàn)金儲備，具有使用時間長、額度相對固定的特點。四、臨時備用金則是為應(yīng)對臨時性需求而進行的現(xiàn)金借款，其特點是臨時性、使用時間較短。第四章定額備用金與借款管理規(guī)定第一條備用金借款申請與報銷流程一、員工需臨時借用備用金時，應(yīng)先向財務(wù)部申請“借款單”，財務(wù)人員根據(jù)實際需求發(fā)放“借款單”，一式兩聯(lián)。員工需按規(guī)定的格式填寫并完成簽字流程。財務(wù)人員審核簽字后的“借款單”，確認無誤后辦理付款。二、借款人在完成業(yè)務(wù)后，須在三日內(nèi)向財務(wù)部申請“報銷單”，填寫完整并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將“報銷單”返回財務(wù)部。財務(wù)人員對“報銷單”進行審核，確認無誤后辦理報銷手續(xù)。三、報銷時，財務(wù)人員需查閱“備用金”記錄，核銷原借款金額。對于超支部分，應(yīng)及時退還給個人；對于低于備用金金額的，需退回余額以結(jié)清原借款。四、長期借用備用金的員工，財務(wù)部將根據(jù)實際情況核定固定額度，并規(guī)定使用范圍。使用部門應(yīng)指定專人管理定額備用金，管理人員需妥善保存相關(guān)收據(jù)和報銷憑證，并設(shè)立備用金登記簿，詳細記錄各項支出。管理人員需按月向財務(wù)部報告?zhèn)溆媒鹗褂们闆r，未清前賬不得繼續(xù)借款。特殊情況不能按時結(jié)算的，需提前向財務(wù)負責(zé)人說明原因，經(jīng)同意后可延期。五、財務(wù)部經(jīng)理對借款合理性進行復(fù)審，全面監(jiān)督借款情況，并根據(jù)前期現(xiàn)金使用情況做出判斷，確保符合現(xiàn)金管理制度。第二條備用金與借款額度一、零星采購借款，單次不得超過特定金額，超過特定金額的材料采購需由供應(yīng)商提供合法憑證，經(jīng)審批后在財務(wù)部辦理。單筆超過特定金額的采購，需按工程部制度，通過合同審批程序進行。二、員工因公出差借款，額度根據(jù)預(yù)計的差旅費用核定。三、各工程項目備用金，根據(jù)項目具體情況，設(shè)定每周特定范圍內(nèi)的額度。特殊情況需由項目經(jīng)理提前向總經(jīng)理申請審批。四、其他借款，金額根據(jù)實際需求確定。第三條備用金借款支付方式包括現(xiàn)金、支票和其他銀行結(jié)算方式。管理原則以工作需要和管理需要為依據(jù)，備用金額度根據(jù)支出業(yè)務(wù)變化，對使用對象和用途進行審定。一、實行專人負責(zé)制，不得轉(zhuǎn)借或以臨時備用金形式借予他人。二、以支票和銀行結(jié)算方式借款的，需在相關(guān)票據(jù)上簽收，并在付款憑單上注明票據(jù)號碼。三、理賠、押金等性質(zhì)的借款，需在取得正式收據(jù)后辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。四、具體借款人對借款負責(zé)，未經(jīng)財務(wù)手續(xù)轉(zhuǎn)借的，財務(wù)部不予認可。五、部門主管需監(jiān)督經(jīng)辦人及時辦理報銷歸還手續(xù)，為第一責(zé)任人。六、以現(xiàn)金方式借款的，通常由借款人以現(xiàn)金方式歸還，或通過個人費用報銷抵消。七、因個人困難等借款的，按原定歸還時間催收。未按時歸還的，財務(wù)部將從其工資中扣除，并通知人事部。八、定額備用金每年清理一次，最長借用時間不超過一年，每年清理時間為特定日期。如需繼續(xù)借用，需重新辦理申請審批手續(xù)。九、財務(wù)部有權(quán)隨時抽查各部門備用金使用情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用、挪用或占用的，有權(quán)收回借用的備用金。十、對于使用頻率不高的備用金，財務(wù)部將重新核定金額并收回差額部分。十一、如業(yè)務(wù)需要增加備用金額度，使用部門需按初次申請流程辦理?？缒甓仁褂脗溆媒鸬?，年底需重新辦理借款手續(xù)。十二、因人員調(diào)動或離職導(dǎo)致定額備用金責(zé)任人變更的，需辦理變更手續(xù)，原責(zé)任人還款，新責(zé)任人借款。十三、財務(wù)部需在每年年末對“其他應(yīng)收款-備用金”科目進行對賬，由借款人簽字確認。十四、所有涉及備用金的變動，均需遵守財務(wù)部的審批流程和規(guī)定。2024年工程備用金使用制度（四）備用金管理制度第一章總則一、為確保日常小額支付需求，特設(shè)立專用備用金儲備。二、備用金分為定額備用金與臨時備用金（借款）兩類，以滿足不同情境下的資金需求。第二章備用金分類三、定額備用金系指因頻繁支出而需持續(xù)周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金，其特點在于使用時間長且相對固定。四、臨時備用金則針對臨時性需求而借支，具有一次性、使用時間較短的特點。第三章定額備用金與借款管理規(guī)定第一條備用金借款申請與報銷手續(xù)一、員工需臨時借用備用金時，應(yīng)首先向財務(wù)部申領(lǐng)“借款單”。財務(wù)人員依據(jù)實際需求發(fā)放一式兩聯(lián)的“借款單”，借款人需按規(guī)定格式填寫并辦理簽字手續(xù)。財務(wù)人員審核無誤后，方可辦理付款。二、業(yè)務(wù)完成后，借款人須在三日內(nèi)向財務(wù)部提交“報銷單”，填寫完整并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，返回財務(wù)部。財務(wù)人員依據(jù)財務(wù)制度審核無誤后，辦理報銷手續(xù)。三、報銷時，財務(wù)人員需查閱“備用金”臺賬，對超支部分及時退還，不足部分則要求借款人退回余額以結(jié)清原借款。四、長期借用備用金的人員，由財務(wù)部根據(jù)實際情況核定固定數(shù)額并明確使用范圍。使用部門應(yīng)設(shè)專人管理，妥善保存相關(guān)票據(jù)，并設(shè)立登記簿記錄支出情況。經(jīng)管人員需按月向財務(wù)部報告?zhèn)溆媒鹗褂们闆r，前賬未清不得續(xù)借。特殊情況下需延期結(jié)算的，需提前向財務(wù)負責(zé)人說明并獲批準。五、財務(wù)部經(jīng)理對借款合理性進行復(fù)審，并依據(jù)現(xiàn)金管理制度進行總體監(jiān)督與分析。第二條備用金與借款額度一、采購員零星采購用款單次限額為____元，超出此限額的材料采購應(yīng)由供貨方持合法憑證，經(jīng)審核批準后辦理支付手續(xù)。單筆超過____元的采購需遵循工程部合同審批程序。二、員工因公出差借款額度根據(jù)預(yù)計天數(shù)、費用等核定。三、各工程項目備用金額度根據(jù)項目情況暫定為每周____萬至____萬，特殊情況需由項目經(jīng)理向總經(jīng)理申請審批。四、其他借款額度根據(jù)實際情況核定。第三條備用金借款支付方式備用金與借款支付方式包括現(xiàn)金、支票及其他銀行結(jié)算方式，具體依據(jù)工作與管理需求辦理。備用金額度隨支出業(yè)務(wù)變化而調(diào)整，并對使用對象和用途進行嚴格審定。第四條備用金管理細則一、實行專人借支、專人負責(zé)制，嚴禁轉(zhuǎn)借或以臨時備用金性質(zhì)借支他人。二、以支票及銀行結(jié)算方式借款的，需在票據(jù)上簽收并注明票據(jù)號碼。三、理賠、押金等性質(zhì)借支在取得正式收據(jù)后，可及時辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。未經(jīng)財務(wù)手續(xù)轉(zhuǎn)借的，財務(wù)不予承認。四、部門審核主管為臨時性備用金歸還的第一責(zé)任人，需監(jiān)督經(jīng)辦人及時辦理報銷歸還手續(xù)。五、現(xiàn)金借款原則上由借款人以現(xiàn)金方式歸還或以費用報銷抵沖。六、因生活困難等原因的借款按核定歸還時間催收。七、出納需每月清理臨時性個人備