集團檔案管理制度

集團檔案管理制度XX司監(jiān)字[2023]17號2023年7月19日印發(fā)一、總則1、為加強對本公司各類檔案的規(guī)范管理，確保檔案保管和使用的安全，提高利用效率，更好地為集團經(jīng)營管理服務(wù)，為適應(yīng)公司發(fā)展要求，特修訂本辦法。2、本制度所稱的檔案是指公司成立以來，在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，具有備用、備查價值的各類資質(zhì)證照，文書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實物等不同形式的歷史記錄。3、檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一地管理集團系統(tǒng)檔案，維護檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。4、根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點制定本制度，管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和融資類檔案，須由公司相應(yīng)職能部門負責(zé)制定三類專項檔案的具體管理辦法，監(jiān)察室具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。二、檔案管理機構(gòu)及主要職責(zé)1、管理模式監(jiān)察室是集團系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門，集團系統(tǒng)檔案管理采取公司總部直管模式，即集團總部監(jiān)察室和下屬公司、地區(qū)公司監(jiān)察分室檔案人員的聘任、獎懲、職務(wù)晉升、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由集團總部監(jiān)察室直線管理。2、各公司預(yù)決算、招投標、總工室、工程口和品牌宣傳等部門，須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜，并設(shè)專職人員保管，其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。3、監(jiān)察室主要職責(zé)：（1）維護檔案的完整和安全，做好安全防范、修復(fù)和保護工作。（2）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)和方針政策，根據(jù)公司實際經(jīng)營管理現(xiàn)狀，制定集團系統(tǒng)文件材料歸檔和檔案保管利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。（3）確定集團系統(tǒng)全宗編號原則，并制定檔案分類體系標準。建立檔案管理規(guī)范化標準，加強檔案工作規(guī)范化建設(shè)。（5）統(tǒng)籌負責(zé)集團系統(tǒng)檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。（6）發(fā)揮集團總部管理監(jiān)督職能，定期對下屬單位檔案工作進行檢查，督促各單位嚴格執(zhí)行檔案管理制度。（7）推行集團系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，促進檔案工作更加標準化和規(guī)范化。三、檔案的歸檔、立卷和移交（一）檔案歸檔范圍及歸檔時間（見附件一、附件二）（二）歸檔要求1、歸檔專業(yè)技術(shù)要求：（1）歸檔文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔。熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處。（2）歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集，工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（3）文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。（4）聲像類、實物類檔案要清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標準，并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。2、相關(guān)工作要求：（1）對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，向本公司檔案室移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己、拒絕移交。（2）原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使用，否則，如因此項原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等，一律對當(dāng)事人和部門負責(zé)人失職問責(zé)嚴肅處理。（3）如因工作需要不能及時歸檔，應(yīng)主動向檔案室備案，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔。（4）必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者，扣罰歸檔經(jīng)辦人或部門專兼職資料員100元/天，扣罰該部門負責(zé)人50元/天。（三）檔案立卷1、立卷原則：綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊。2、立卷時間：綜合檔案室立卷時間為每年2月前。技術(shù)檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷，該工程項目完工后45天內(nèi)完成組卷工作。3、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理，按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔，并做好檔案預(yù)立卷工作。（四）檔案移交1、檔案對外移交地區(qū)公司按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時，須上報公司董事長審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖，在政府有關(guān)部門需回收時，檔案室須留存復(fù)印件備查。2、公司內(nèi)部檔案移交流程見附件三。移交要求如下：（1）檔案室接收檔案時，應(yīng)根據(jù)移交目錄，與移交人共同逐頁清點，雙方在每一頁都要簽名確認，經(jīng)查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。（2）全部移交手續(xù)辦理完畢后，移交部門和檔案室負責(zé)人均簽署“同意”意見或加蓋部門印章，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。3、對調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案。沒有檔案室簽字，人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。四、檔案的利用（一）檔案借閱基本程序1、僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權(quán)限呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還，不得私自帶出復(fù)印。2、集團本部借閱、各公司之間互調(diào)檔案，以及部門之間檔案資料借閱的具體工作流程見附件四。（二）檔案借閱事項規(guī)定1、借閱檔案必須按時歸還，并及時辦理清檔手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù)。無故延遲歸還的，扣罰借用人50元/天，扣罰相關(guān)部門負責(zé)人30元/天。2、一般情況下，借閱檔案應(yīng)根據(jù)實際工作需要填寫借閱時間，須盡早歸還。凡借閱檔案原件，若一次性借閱時間超過7個工作日，地區(qū)公司須上報董事長審批。3、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記。4、嚴格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密。5、新入職和未轉(zhuǎn)正員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報集團副總裁或地區(qū)公司副總經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。6、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時，必須及時歸還檔案。7、借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應(yīng)立即向檔案部門報備，按公司規(guī)定失職問責(zé)處理。8、外單位借閱檔案，應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閱內(nèi)容，經(jīng)集團董事局領(lǐng)導(dǎo)或地區(qū)公司董事長批準，由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱。9、實物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。（三）檔案資料借閱審批權(quán)限（含原件和復(fù)印件）如無董事局主席批示，絕密類檔案一律不得復(fù)制。詳見附件五、附件六（四）復(fù)印件管理要求1、借用復(fù)印件，檔案室須加蓋“再復(fù)印無效”印章。2、復(fù)印件借用經(jīng)辦人，須根據(jù)審批要求使用復(fù)印件，且不允許私自再次復(fù)印，以免造成資料外泄。（五）檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。密級檔案保管要求如下：1、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準，不得復(fù)制和摘抄。2、查閱機密檔案資料，只能在閱覽室內(nèi)查閱。3、屬于集團公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負責(zé)執(zhí)行，采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責(zé)保密。4、須在設(shè)備完好的保險裝置中保存密級檔案，且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖。5、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴肅處理。6、不準在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密，不準在公共場所談?wù)摴久孛埽粶释ㄟ^其他方式傳遞公司秘密。7、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用：（1）涉及公司商業(yè)機密；（2）涉及公司專利或技術(shù)秘密；（3）涉及公司員工個人隱私；（4）檔案形成部門規(guī)定限制使用。（六）檔案統(tǒng)計檔案部門應(yīng)在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。五、檔案保管和鑒定（一）檔案庫房設(shè)置及管理規(guī)定1、集團本部、下屬公司和地區(qū)公司均應(yīng)設(shè)置獨立的檔案庫房，并保證庫房安全。檔案室由專人管理，無關(guān)人員一律不許進入庫房。檔案管理員離開庫房要隨時關(guān)好門窗，確保檔案安全。2、檔案室（庫）應(yīng)按照“十防”進行管理，即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風(fēng)。3、庫房內(nèi)嚴禁存放與檔案無關(guān)的物品，嚴禁吸煙，嚴防火災(zāi)。4、定期對庫房進行檢查，每半年進行一次全面盤查，對庫房設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。（二）檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔，未經(jīng)鑒定，未報公司領(lǐng)導(dǎo)批準，任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由監(jiān)察室負責(zé)組織，與相關(guān)部門負責(zé)人組成鑒定小組。1、不屬于歸檔范圍的文件資料鑒定與銷毀流程和已入庫檔案的鑒定銷毀流程見附件七。2、檔案鑒定要求（1）經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進行鑒定。（2）技術(shù)檔案鑒定時，需附工程口技術(shù)部門的專業(yè)意見。（3）鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。3、檔案銷毀規(guī)定（1）經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案部門負責(zé)妥善安排，不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售。（2）銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字。（3）檔案室應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。六、附則1、本制度為2023年第一次修訂，檔案管理辦法以本制度為準，解釋權(quán)歸集團監(jiān)察室。2、本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。附件二：地區(qū)公司各部分檔案歸檔工作相關(guān)要求責(zé)任部門序號歸檔范圍歸檔要求與時間整理方法備注行政人事部1辦理完工商登記的公司各類證照相關(guān)資料，如基本證照（營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶許可證）、公司章程、各單位董事的決議資料等辦理完畢1個工作日以內(nèi)歸檔按公司分類裝盒，編制順序號，掃描并輸入檔案管理系統(tǒng)2以本公司名義發(fā)出或制定的文件，包括決議、決定、通知、通報、紀要、制度等文件發(fā)出立即歸檔各單位下發(fā)的公司級文件，根據(jù)發(fā)文字號（起草部門和文件內(nèi)容）歸檔，分別編制順序號3公司領(lǐng)導(dǎo)簽字的各類批示，包括請示、報告、批復(fù)、證明、委托書、承諾函等承諾函須批辦完畢立即歸檔；其它批示先由部門保管，每半年移交監(jiān)察分室歸檔根據(jù)簽批類型分類，可隨與相之相關(guān)的的檔案一同存檔，裝盒編號4公司資產(chǎn)和車輛保險等材料，包括：申請購買設(shè)備的資產(chǎn)購置審批表（注明原件存財務(wù)）、資產(chǎn)調(diào)撥單、資產(chǎn)盤點表、資產(chǎn)報廢表等，以及車輛購買保險相關(guān)資料部門保管，每半年移交監(jiān)察分室歸檔按設(shè)備資產(chǎn)分類保管，編制順序號5政府部門下發(fā)的與本公司職能有密切關(guān)系或由本公司承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件或批示文件接收后1個工作日以內(nèi)歸檔按發(fā)文內(nèi)容分別接收裝盒，并編制保管順序號綜合計劃部1公司年度、季度和月度重要節(jié)點工作計劃，包括工程開發(fā)建設(shè)計劃、融資計劃和銷售計劃等（含電子版）計劃相關(guān)文件下發(fā)后1個工作日以內(nèi)歸檔按根據(jù)發(fā)文字號歸檔裝盒，并編制保管順序號開發(fā)部1開發(fā)報建過程中取得的用地類、報建類各類證照、政府批文、圖紙及附圖、備案等相關(guān)資料，

1、報建類資料如：建筑工程消防設(shè)計審核書、建設(shè)工程報建審核書、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附圖、建筑工程施工許可證及附圖、建設(shè)工程施工圖審查合格書、建設(shè)工程規(guī)劃驗收合格證、監(jiān)理許可證、修建性詳細規(guī)劃批復(fù)、防空地下室建設(shè)意見書、商品房預(yù)售許可證及附圖、違法建設(shè)行政處罰決定書、建設(shè)項目環(huán)境影響申請書及報告表、環(huán)境影響報告書、送審建筑設(shè)計方案復(fù)函等

2、用地類資料如：房屋拆遷公告及附圖、房屋拆遷許可證、拍賣成交確認書、用地紅線圖、房屋建設(shè)計劃預(yù)備項目表、征地拆遷補償協(xié)議書、建設(shè)項目選址申請表、選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證報批表、建設(shè)用地規(guī)劃講可證及附圖、建設(shè)用地批準書及附圖、建設(shè)用地通知書及附圖、國有土地使用證及附圖、國有土地使用權(quán)出讓合同、合作開發(fā)合同等取得后24小時內(nèi)完成歸檔按項目-單位工程-資料類型分類，裝盒并編制保管順序號2開發(fā)報建工作集團董事局和地區(qū)公司領(lǐng)導(dǎo)的重要批示續(xù)表開發(fā)部3開發(fā)部簽訂的相關(guān)合同取得后24小時內(nèi)完成歸檔按照合同要求歸檔4政府部門下發(fā)的與本公司職能有密切關(guān)系或由本公司承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件或批示文件接收后1個工作日以內(nèi)歸檔按發(fā)文內(nèi)容分類，如與項目相關(guān)可存于項目檔案，裝盒并編制保管順序號合同管理部1所有經(jīng)合同管理部門審查報批的各類合同用印完畢即歸檔；我方先用印的合同，須由合同部跟進，對方用印完畢后及時歸檔按合同類型將接收到的合同分別放入行政廣告、工程、報建、特殊等類型并分開編制順序號2公司各種訴訟法律文書，包括：傳票、訴狀、判決書、裁決書、律師函等案件結(jié)案后5個工作日內(nèi)完成歸檔按案件類型分類裝盒，編制順序號3政府部門下發(fā)的與本公司職能有密切關(guān)系或由本公司承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件或批示文件接收后1個工作日以內(nèi)歸檔按文件內(nèi)容分別接收裝盒，并編制保管順序號招投標部1征召投標單位的資料資格審查合格單位、初選單位基本情況表、入圍單位聯(lián)系情況表、《營業(yè)執(zhí)照》副本、快遞投遞申請登記表合同簽訂且生效之日起20日內(nèi)移交單位檔案室將接收到的招投標檔案按項目分類型分內(nèi)容，即立項報批、資格審查、開標議標、投標單位資料、綜合資料等類型分別歸檔編制順序號。[具體分類參考招投標部檔案歸檔范圍]

2招標項目立項書、搜集單位通知書、委托書、企業(yè)基本情況表、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、社保清單、近兩年業(yè)績清單、典型業(yè)績合同3約見單位記錄表、考察時間安排表、考察單位記錄表、考察報告招投標部4定標資料移交清單定標審批表、招標立項意見書、資格審查合格單位表、開標情況統(tǒng)計表、招標文件、議標呈批報告合同簽訂且生效之日起20日內(nèi)移交單位檔案室5預(yù)決算審計部出具的定標價格審核報告、預(yù)決算審計部蓋章確認的最終報價清單、招標文件和招標答疑收發(fā)記錄、對招標文件澄清、答疑、修改的文件6技術(shù)標評標報告、中標通知書、落標通知書7中標人投標文件正/副本(包括投標報價的投標函、報價匯總表等)、未中標人投標文件正/副本、需歸檔的其他資料8單項文件不隨具體項目歸檔或多個項目共用，且有地區(qū)公司領(lǐng)導(dǎo)或集團董事局領(lǐng)導(dǎo)批示的招投標類資料 續(xù)表營銷部1項目營銷文書類與營銷策劃、品牌推廣等有關(guān)的合同、協(xié)議用印完畢1個工作日以內(nèi)歸檔按照合同要求歸檔2與銷售有關(guān)的認購書、商品房買賣合同、按揭協(xié)議等資料房產(chǎn)證辦理完畢1個月內(nèi)歸檔3項目營銷文書類許主席審批的媒體投放審批和各類廣告投放立項報告等與申請用印的文件同時交監(jiān)察分室歸檔按項目分類-根據(jù)時間順序依次進行整理裝盒并編制保管順序號；4項目樓盤平面廣告、樓盤新聞（報紙、雜志類）刊登后相應(yīng)報刊雜志3日內(nèi)歸檔5銷售物料（畫冊、樓書、銷售單張、戶型手冊等）印刷完畢3日以內(nèi)歸檔6品牌文書類刊登董事局領(lǐng)導(dǎo)接受訪問的報刊、雜志；刊登后相應(yīng)報刊雜志3日以內(nèi)歸檔按主題活動-時間順序依次進行整理裝盒并編制保管順序號；（如不是大型品牌活動，按時間順序依次排列）7公司品牌宣傳方面的形象廣告和新聞宣傳8刊登本公司重要管理和業(yè)務(wù)活動的畫冊、報紙、雜志、簡摘等企業(yè)文化和品牌宣傳刊物；9公司重要活動，慶典和重大儀式等策劃活動方案和實施計劃文件下發(fā)當(dāng)即歸檔10公司和樓盤表彰評選、議程等重要資料（含上級部門或評選組織機構(gòu)的來文、評選文件、獲獎文件等）頒獎結(jié)束后3日以內(nèi)歸檔按評選獎項（包括評選獎項的所有文件資料）-根據(jù)時間順序依次進行整理裝盒11聲像檔案各個時期領(lǐng)導(dǎo)班子及有關(guān)重要活動，及反映公司各個歷史時期建設(shè)面貌的聲像資料；聲像文件最終形成后當(dāng)天歸檔按分項分類對接收到的聲像檔案進行檢查，如攝制時間、地點、人物及相關(guān)內(nèi)容是否齊全，要求相關(guān)責(zé)任人員補充完整并分類編制順序號

12本公司內(nèi)外部組織或參加的重要會議及活動聲像資料；13反映本公司主要職能活動和工作成果的聲像資料；14級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料；15上級領(lǐng)導(dǎo)來本單位視察、檢查工作形成的聲像材料；16聲像文件最終形成后當(dāng)天歸檔17榮獲各種榮譽證書、獎狀、獎旗、獎杯等的聲像材料；18其它具有新聞價值和保存價值的聲像材料等續(xù)表營銷部19實物檔案受到上級獎勵的獎狀、獎牌、獎杯、獎?wù)潞蜆s譽證書，公司大型活動中獲得的錦旗、禮品、紀念品（冊）、上級領(lǐng)導(dǎo)題詞及在對外交往中獲贈的重要紀念品等相關(guān)活動結(jié)束后3個工作日內(nèi)歸檔按錦旗、獎牌、獎杯、題詞、其它分類，編制卷內(nèi)目錄，制作實物檔案標簽貼于其背面左上角。拍照，與目錄一起上傳至檔案管理系統(tǒng)。20上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士等贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等預(yù)決算部1所有項目的工程結(jié)算審核資料，包括：工程結(jié)算審核表、工程竣工圖、預(yù)決算部結(jié)算書、施工單位結(jié)算書、各種樁基礎(chǔ)施工記錄、勘察鉆探工程原始記錄及勘探成果報告、甲供材料供貨記錄和憑證、工程簽證單（含轉(zhuǎn)扣簽證）、主體工程施工進度申請表、施工組織設(shè)計、工程結(jié)算申請表、施工圖會審記錄、隱蔽驗收記錄、變更通知（設(shè)計變更、工程變更等）、工程開工令及乙方回執(zhí)、工程延期申請及批復(fù)表、工程竣工驗收報驗表、竣工驗收記錄、材料、設(shè)備使用變更審批表、工程委托書、合同、材料設(shè)備使用許可證、調(diào)試報告、工作聯(lián)系單、來往函件、監(jiān)理通知等、社保金繳納憑證、結(jié)算需要的其它未列項工程結(jié)算完成后3個工作日以內(nèi)歸檔按結(jié)算完的項目（或項目-單位工程）分類，裝訂，給予每本結(jié)算書分別編制順序號每本結(jié)算資料內(nèi)容根據(jù)具體項目結(jié)算情況而定總工室1關(guān)于項目設(shè)計事宜的往來函件、圖紙校審會簽表、設(shè)計變更通知、會議紀要由總工室資料室實時歸檔保管，項目竣工后移交單位檔案室按項目-單位工程-資料類型分類，裝盒并編制順序號2關(guān)于項目設(shè)計事項的請示報告3方案圖（附帶方案確認書）、方案調(diào)整申報表（附帶圖紙）按各項目-單位工程（規(guī)劃、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、裝修、園林、其他類別整理編目裝盒編制順序號)。4總工室下發(fā)的各類施工圖（建筑、結(jié)構(gòu)、水電、空調(diào)、配套圖等）

按各項目-單位工程-專業(yè)進行分類整理、編目裝盒編制順序號個別零星工程圖紙較少的（如圍墻、泳池結(jié)構(gòu)、電梯、道路、管線圖等），歸為綜合配套總類，再按專業(yè)分類整理編目存檔續(xù)表采購部1與采購工作有關(guān)的重要領(lǐng)導(dǎo)批示采購?fù)瓿珊?個工作日內(nèi)交監(jiān)察分室歸檔按項目-單位工程-資料類型裝盒，并分別編制順序號2涉及采購工作的詢價、報價單、定價表等相關(guān)資料工程部11監(jiān)理日志；2監(jiān)理日報、月報、總結(jié)等；3監(jiān)理規(guī)劃、細則；4監(jiān)理工程師聯(lián)系單及批復(fù)；5監(jiān)理工作聯(lián)系單；6旁站記錄；7材料進場報驗；8分包資質(zhì)進場報驗等；9檢驗批驗收記錄；10工程總結(jié)日常由工程部門資料室負責(zé)保管，單位工程竣工后30日內(nèi)移交監(jiān)察分室按項目-單位工程進展先后所形成的資料類型裝盒，編制順序號，工程檔案存放順序可依次分為工程準備、工程監(jiān)理、工程施工、工程合同、工程材料、工程竣工等。211工程開工令、延期批復(fù)；12施工組織設(shè)計、各分部工程施工方案；13與相關(guān)單位的往來函件（尤其是施工單位向我司發(fā)出的索賠相關(guān)函件）314施工過程形成的聲像資料；15施工過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄資料及質(zhì)保資料4竣工備案資料（含工程準備階段、監(jiān)理資料、施工過程資料、竣工驗收資料及竣工圖）；其它1其它事關(guān)公司經(jīng)營管理和重要事項的相關(guān)資料資料產(chǎn)生后，業(yè)務(wù)部門及時與監(jiān)察分室溝通，意見明確后按要求歸檔注:本表中“歸檔”均指向監(jiān)察分室歸檔。附件五：集團總部檔案借閱權(quán)限審批表序號檔案類別主要借閱內(nèi)容檔案性質(zhì)審批權(quán)人備注1普通類公司發(fā)文文件下發(fā)時注明適合公開的各類通知、紀要、制度、規(guī)定等原件部門負責(zé)人復(fù)印件2機密或絕密類公司發(fā)文文件下發(fā)時注明機密或絕密等不適合公開的各類通知、紀要、制度、規(guī)定等原件文件簽發(fā)人復(fù)印件3公司經(jīng)營過程中的特殊資料土地及項目購買、開發(fā)報建、備案等工作中形成的特殊文件資料原件副總裁級以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件4境外公司所有資料包括章程、開業(yè)證明、董事名冊、股東名冊等原件董事局主席復(fù)印件5除境外公司以外的公司證照營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、驗資報告、公司章程、董事會決議等原件副總裁級以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件6土地合同土地使用權(quán)成交確認書、國有土地使用權(quán)出讓合同、一級土地整理合同、土地合作開發(fā)協(xié)議、為取得土地使用權(quán)而簽訂的股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、拆遷協(xié)議、征地拆遷補償協(xié)議書

為履行土地購買合同而簽署的補充協(xié)議、承諾書、借款協(xié)議、解約協(xié)議、會議紀要、備忘錄，以及其他為履行土地購買合同而簽訂的相關(guān)協(xié)議等原件副總裁級以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件7除土地合同之外的其它合同公司日常經(jīng)營管理中簽訂的各類合同原件副總裁及以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件8項目用地資料房屋拆遷公告及附圖、房屋拆遷許可證、用地紅線圖、房屋建設(shè)計劃預(yù)備項目表、建設(shè)項目選址申請表、選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證報批表、建設(shè)用地規(guī)劃講可證及附圖、建設(shè)用地批準書及附圖、建設(shè)用地通知書及附圖、國有土地使用證及附圖等原件公司總裁助理以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件9項目報建資料建筑工程消防設(shè)計審核書、建設(shè)工程報建審核書、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附圖、建筑工程施工許可證及附圖、建設(shè)工程施工圖審查合格書原件

復(fù)印件公司總裁助理級以上領(lǐng)導(dǎo)9項目報建資料建設(shè)工程規(guī)劃驗收合格證、監(jiān)理許可證、修建性詳細規(guī)劃批復(fù)、防空地下室建設(shè)意見書、商品房預(yù)售許可證及附圖、違法建設(shè)行政處罰決定書、建設(shè)項目環(huán)境影響申請書及報告表、環(huán)境影響報告書、送審建筑設(shè)計方案復(fù)函等原件

復(fù)印件公司總裁助理級以上領(lǐng)導(dǎo)10招投標檔案征召投標單位的資料，定標資料移交清單，以及不隨具體項目或多個項目共用，且有地區(qū)公司領(lǐng)導(dǎo)或集團董事局領(lǐng)導(dǎo)批示的招投標類資料原件副總裁級以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件11訴訟檔案各類訴訟案件的原始檔案原件董事局分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件12工程檔案按照集團歸檔要求，工程竣工后移交監(jiān)察分室保管的工程類檔案原件公司總裁助理級以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件13項目結(jié)算檔案與項目結(jié)算有關(guān)的結(jié)算檔案原件公司總裁助理級以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件14聲像檔案光盤、磁碟等原件公司總裁助理級以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件15實物檔案獎牌、獎杯、證書、紀念品等原件公司總裁助理級以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件附件六：地區(qū)公司檔案原件借閱權(quán)限審批表序號檔案類別主要借閱內(nèi)容檔案性質(zhì)審批權(quán)人備注1普通類公司發(fā)文文件下發(fā)時注明適合公開的各類通知、紀要、制度、規(guī)定等原件地區(qū)公司

部門負責(zé)人復(fù)印件2機密或絕密類公司發(fā)文文件下發(fā)時注明機密或絕密等不適合公開的各類通知、紀要、制度、規(guī)定等原件文件簽發(fā)人復(fù)