圖書資料與檔案管理制度

圖書資料與檔案管理制度1.前言本制度的訂立旨在規(guī)范和優(yōu)化企業(yè)內部圖書資料和檔案的管理，提高信息的準確性和可訪問性，確保各部門能夠快速有效地取得所需的圖書資料和檔案信息，以支持企業(yè)的日常運營和發(fā)展。本制度適用于全體員工及相關管理人員。2.定義和分類2.1圖書資料圖書資料是指企業(yè)內部收集、購買、編撰的書籍和文檔，包含但不限于企業(yè)發(fā)行的內部刊物、技術手冊、規(guī)章制度、行業(yè)研究報告等。2.2檔案檔案是指企業(yè)內部緊要的文件、資料和記錄，包含但不限于合同、協(xié)議、出書物、報告、備忘錄、會議紀要、電子郵件等。檔案依照其保管期限和價值可分為永久檔案、長期檔案和臨時檔案。3.負責人和管理責任3.1負責人公司負責人為圖書資料和檔案的最終責任人，負責圖書資料和檔案的采購、分類、歸檔和保管。3.2管理責任部門負責人負責本部門的圖書資料和檔案的管理工作，包含但不限于：確保圖書資料和檔案的完整性和準確性；監(jiān)督員工遵守本制度，妥當保管圖書資料和檔案；定期進行圖書資料和檔案的清點和盤點；供應必需的培訓和引導，確保員工了解并遵守相關規(guī)定；4.圖書資料的采購與管理4.1采購流程部門負責人依據(jù)本部門的需求提出圖書資料采購申請；采購部門負責人依據(jù)采購申請進行評估，并供應采購建議；負責人審核采購申請，并依據(jù)采購預算進行決策；采購部門負責人負責與供應商進行洽談和簽訂采購合同；采購部門負責人收到圖書資料后，進行驗收并記錄入庫。4.2分類與編號部門負責人負責對收到的圖書資料進行分類和編號，并建立相應的分類和編號系統(tǒng)；分類和編號系統(tǒng)需要在企業(yè)內部通知和培訓，以確保員工能夠正確使用和查找圖書資料。4.3借閱與歸還員工在借閱圖書資料之前，需要填寫借閱申請表，并經(jīng)主管審批；借閱期限為30天，到期前員工需申請續(xù)借，每次續(xù)借期限不得超出30天；借閱圖書資料需嚴格依照資料登記冊進行登記，包含借閱日期、借閱人、借閱期限等信息；借閱圖書資料需保證資料的完整和安全，不得私自涂寫、損壞或遺失；歸還圖書資料時，員工需要填寫歸還單，并由部門負責人或主管進行確認。4.4保管與傾銷圖書資料應妥當保管，避開遺失、損壞或泄露；對于已過期或長期未被使用的圖書資料，部門負責人應及時進行清理和傾銷，確保企業(yè)資料庫的更新和有效性。5.檔案的管理與保管5.1歸檔流程涉及檔案的部門負責人應依照保管期限和價值對檔案進行分類和編號，并建立相應的檔案管理系統(tǒng)；在檔案歸檔前，部門負責人應對檔案進行備份和整理，保證檔案的完整性和準確性；檔案管理人員負責將檔案進行依照檔案管理系統(tǒng)進行歸檔，并填寫相關歸檔登記表。5.2檔案的借閱與歸還員工在借閱檔案之前，需要填寫借閱申請表，并經(jīng)部門負責人或主管審批；檔案借閱期限依據(jù)檔案的價值和緊要性進行設定，并在借閱申請表上明確注明；借閱檔案需嚴格依照檔案登記表進行登記，包含借閱日期、借閱人、借閱期限等信息；在借閱檔案期間，員工需妥當保管檔案，不得私自涂寫、損壞或遺失；歸還檔案時，員工需要填寫歸還單，并由部門負責人或主管進行確認。5.3檔案的保密與銷毀檔案應妥當保密，嚴禁泄露涉及企業(yè)的機密、商業(yè)秘密以及員工個人隱私；涉及到檔案的銷毀，需經(jīng)過部門負責人和法務部門的審批，并依照相關規(guī)定進行銷毀，并留有銷毀記錄。6.監(jiān)督與違規(guī)處理6.1監(jiān)督公司負責人負責對圖書資料和檔案的管理進行監(jiān)督，包含但不限于定期檢查、抽查、調查等方式，確保各部門和員工遵守本制度。6.2違規(guī)處理對于違反本制度的行為，將按公司內部相關規(guī)定進行處理，包含但不限于提示、警告、記過、停職、開除等紀律處分。同時，如涉及到違法行為，將移交給相關部門進行處理。7.改進與更新為了不絕提升圖書資料和檔案管理的效率和規(guī)范化水平，本制度將依據(jù)實際情況進行動態(tài)管理和改進，并在有需要時進行相應的更新和修訂。8.附則本制度于訂立后立刻生效，并對全部員工和相關管理人員具有管束力。如有需要，本制度可依據(jù)