公文寫(xiě)作培訓(xùn)提綱

第頁(yè)公文寫(xiě)作培訓(xùn)提綱第一部分公文基礎(chǔ)知識(shí)

一、公文定義

國(guó)務(wù)院辦公廳2001年頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)行政機(jī)關(guān)公文的定義為：行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。中央辦公廳對(duì)黨的公文的定義與國(guó)務(wù)院辦公廳對(duì)公文的定義表述基本一致。從這個(gè)定義可以看到3點(diǎn)：第一，行政公文的制作主體（作者）是行政機(jī)關(guān)，一般公文可以擴(kuò)大至人民團(tuán)體、企事業(yè)單位；第二，行政公文的形成環(huán)境是“在行政管理過(guò)程中”，其他活動(dòng)被排除在外。第三，行政公文具有特定的性質(zhì)——法定效力和規(guī)范體式。我們平常所發(fā)的公文就屬于這個(gè)范疇。

二、公文的種類

公文的種類簡(jiǎn)稱文種。行政機(jī)關(guān)的公文共有13類13種。這些公文是：

1.命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。（例如“國(guó)家主席令”、嘉獎(jiǎng)令）2.決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（比如關(guān)于表彰先進(jìn)的決定等）3.公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（發(fā)布的規(guī)格最高，一般得省級(jí)以上權(quán)力機(jī)關(guān)發(fā)布，現(xiàn)在公告有用濫的情況）4.通告適用于公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（公安機(jī)關(guān)經(jīng)常發(fā)布通告）5.通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（適用范圍最廣使用頻率最高）6.通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

7.議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。（不同于提案，提案是人民代表向同級(jí)人民代表大會(huì)提交審議事項(xiàng)，議案是政府向同級(jí)人大提請(qǐng)審議事項(xiàng)，程序）8.報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

9.請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)。10批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

11.意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

12.函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

13.會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。如果按照行文方向則分為三種：上級(jí)→下級(jí)（下行文）包括命令（令）決定公告通告通知通報(bào)批復(fù)。下級(jí)→上級(jí)（上行文）包括請(qǐng)示報(bào)告。平級(jí)、不相隸屬機(jī)關(guān)之間（平行文）包括函議案。不明去向：會(huì)議紀(jì)要意見(jiàn)。公文的種類和1體式取決于公文的性質(zhì)和公務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容與方式。不同的文種反映著公文不同的內(nèi)容與作用。因此，在擬制公文時(shí)，必須從實(shí)際需要出發(fā)，根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，所處地位與發(fā)文目的，正確使用文種。

三、公文的特點(diǎn)

行政公文寫(xiě)作同文學(xué)寫(xiě)作、新聞寫(xiě)作、學(xué)術(shù)寫(xiě)作等雖有共同之處，即都要構(gòu)思立意、布局謀篇、遣詞造句等，但區(qū)別又是相當(dāng)明顯的。它有自己的特點(diǎn)和規(guī)律性，只有準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)它的特點(diǎn)，把握它的規(guī)律，才能較好的掌握寫(xiě)作要領(lǐng)和方法，寫(xiě)出高質(zhì)量的行政公文。行政公文概括起來(lái)主要有以下5個(gè)特點(diǎn)：

1.內(nèi)容上具有鮮明的政治性。行政公文是社會(huì)政治的產(chǎn)物，是發(fā)文者意志的表現(xiàn)，具有鮮明的政治性。不同時(shí)代、不同性質(zhì)的政黨和國(guó)家，有著不同的為政治服務(wù)地公文。在我國(guó)，行政公文具有傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，處理機(jī)關(guān)行政公務(wù)的重要職能，這就決定了它的基本內(nèi)容是國(guó)家政權(quán)機(jī)關(guān)的指揮意圖，行政意向，是公務(wù)往來(lái)活動(dòng)情況的系統(tǒng)記錄。因此，任何公文的內(nèi)容不能由個(gè)人意志決定，必須代表國(guó)家和人民的根本利益。否則，公文將無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的效用。

2.法定的權(quán)威性和行政束力。行政公文的權(quán)威性是由公文法定作者的權(quán)威性決定的。公文的法定作者，是指依法成立，并能以自己的名義行使權(quán)力和擔(dān)當(dāng)義務(wù)的組織。由于公文是法定作者制發(fā)，代表一定機(jī)關(guān)的法定職能，凡在法定職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)的公文，就代表制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)言，具有法規(guī)和行政的強(qiáng)制性，受文機(jī)關(guān)必須嚴(yán)肅對(duì)待，認(rèn)真理解，嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

3.規(guī)范的格式和處理程序。為了維護(hù)公文的權(quán)威性、確保公文的強(qiáng)制性、充分發(fā)揮公文效用，國(guó)家對(duì)公文從文種名稱到行文關(guān)系、從制發(fā)程序到文體格式都作了嚴(yán)格規(guī)定。任何機(jī)關(guān)都必須嚴(yán)格遵守國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)定，不能隨心所欲的擬寫(xiě)印發(fā)。因此，行政公文比起其他文體來(lái)，無(wú)論制作還是處理，都更嚴(yán)格、更規(guī)范。公文的這個(gè)特點(diǎn)，是保證公文正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保證國(guó)家機(jī)關(guān)之間按照一定組織關(guān)系有秩序進(jìn)行活動(dòng)的需要，也是公文適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)發(fā)展，走向國(guó)際化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化辦公的需要。

4.一定范圍和使用時(shí)間。一份公文對(duì)應(yīng)某一方面的工作、發(fā)給一定的受文對(duì)象，這就限定了公文的空間范圍，超出該范圍，公文便失去其效能。此外，公文的效能還受一定時(shí)間的限制。公文皆為解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題而制發(fā)，一般要求限期傳達(dá)執(zhí)行，緊急公文更強(qiáng)調(diào)了它的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。公文總是在規(guī)定的空間范圍內(nèi)和時(shí)間效力范圍內(nèi)生效，一旦工作完成了，問(wèn)題解決了，或新的有關(guān)公文制發(fā)出來(lái)了，原公文的效用也結(jié)束了。

5.準(zhǔn)確莊重的文風(fēng)。撰制公文是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，公文要維護(hù)其政治性和權(quán)威性，就必須保持準(zhǔn)確、嚴(yán)肅、莊重的文體特點(diǎn)。這就要求反映事物客觀實(shí)際，表達(dá)意見(jiàn)態(tài)度明朗，選詞用語(yǔ)嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，從而形成理正辭嚴(yán)、簡(jiǎn)練明達(dá)、莊重有力的公文風(fēng)格。

四、公文的作用

2公文的具體作用，可歸納為四個(gè)方面。一是領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。上級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、決定和規(guī)定等公文，必然要對(duì)下屬機(jī)關(guān)產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)作用。而批復(fù)等公文，則對(duì)具體工作產(chǎn)生指導(dǎo)作用。二是行為規(guī)范作用。相當(dāng)一部分公文，體現(xiàn)了政府機(jī)關(guān)對(duì)人們行為的要求，要求人們堅(jiān)決執(zhí)行。通過(guò)公文發(fā)布的一些法律、法令和行政法規(guī)等，同樣對(duì)所轄成員起著規(guī)范和準(zhǔn)繩作用。三是聯(lián)系知照作用。有關(guān)機(jī)關(guān)之間的許多工作是通過(guò)公文進(jìn)行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的，許多具體問(wèn)題也是因此而得到及時(shí)處理的，還有許多對(duì)工作的開(kāi)展具有重要意義的信息資料也是這樣獲得的。公文在保證各機(jī)關(guān)正常而有秩序地開(kāi)展工作上，起著極大的作用。與聯(lián)系作用緊密相聯(lián)的是知照作用，如公告、通告、通知、通報(bào)等知照性的公文，主要是告知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)。四是依據(jù)和憑證作用。各種公文都反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖，都具有法定的效力，受文機(jī)關(guān)則以此作為處理工作、解決問(wèn)題的依據(jù)。因此，公文都具有依據(jù)作用。有些公文，如會(huì)議紀(jì)要等，還具有某項(xiàng)活動(dòng)的憑證作用。事實(shí)上，應(yīng)該說(shuō)所有的公文都具有某種意義上的憑證作用。因此，公文不僅僅是傳達(dá)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，同時(shí)也是證實(shí)這一意圖的最好憑證。

第二部分公文寫(xiě)作要求

一、總體要求

公文是一種特殊的“文章”，因此，在撰擬文稿的過(guò)程中必須遵循特有的規(guī)律，達(dá)到特有的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)?！稐l例》第十六條對(duì)起草公文提出了七個(gè)方面的要求，《辦法》第二十五條對(duì)起草公文提出了九個(gè)方面的要求。這些要求既有內(nèi)容上的，也有形式上的，歸納起來(lái)包括幾方面：合法、屬實(shí)、（內(nèi)容）準(zhǔn)確、規(guī)范、有序（表達(dá)形式）。具體來(lái)說(shuō)就是公文要符合黨和國(guó)家的路線方針政策和法律法規(guī)，符合上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示，能夠完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖和反映客觀實(shí)際情況，提出的政策、措施切實(shí)可行，文種使用和行文結(jié)構(gòu)合乎規(guī)范，文字表述準(zhǔn)確嚴(yán)密、精煉得當(dāng)。

二、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)要求

從公文內(nèi)容要求來(lái)看，不外乎三個(gè)方面：一是要干什么、二是這樣干的依據(jù)、三是怎樣干。這就是公文內(nèi)容的三要素：主旨、依據(jù)、分旨。主旨是指一篇公文最主要的意義和目的。回答公文要“干什么”的問(wèn)題。任何一篇公文，無(wú)論篇幅長(zhǎng)短，總應(yīng)該有它的某種目的和意圖，這就是公文的主旨。依據(jù)是指一篇公文主旨提出和成立的理由及根據(jù)。回答公文中“為什么”的問(wèn)題，包括理論依據(jù)和事實(shí)依據(jù)。理論依據(jù)可細(xì)分為

1、黨和國(guó)家的政策法規(guī)，

2、文件會(huì)議精神，

3、領(lǐng)導(dǎo)指示，

4、發(fā)文主體自發(fā)的議論等；事實(shí)依據(jù)，可細(xì)分為

1、現(xiàn)實(shí)狀況，

2、過(guò)去事實(shí)等。其中來(lái)文來(lái)函、會(huì)議通過(guò)等是經(jīng)常使用的事實(shí)依據(jù)。分旨是指一篇公文中為實(shí)現(xiàn)主旨而制定的具體辦法、要求或補(bǔ)充詳述的具體事項(xiàng)，它回答的是一篇公文中“怎么樣”的問(wèn)題。我們舉一個(gè)例子進(jìn)行說(shuō)明，如中華人民共和國(guó)主席特赦令（1963年3月30日公布）根據(jù)第二屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第九次會(huì)議的決定（依據(jù)），對(duì)于確實(shí)改3惡從善的蔣介石集團(tuán)、偽滿洲國(guó)和偽蒙疆自治政府的戰(zhàn)爭(zhēng)罪犯，實(shí)行特赦。（主旨）具體如下：

一、蔣介石集團(tuán)、偽滿洲國(guó)和偽蒙疆自治政府的戰(zhàn)爭(zhēng)罪犯，關(guān)押已滿十年，確實(shí)改惡從善的，予以釋放。

一、判處死刑、緩期二年執(zhí)行的戰(zhàn)爭(zhēng)罪犯，緩刑時(shí)間已滿一年、確實(shí)有改惡從善表現(xiàn)的可以減為無(wú)期徒刑和十五年以上有期徒刑。

二、判處無(wú)期徒刑的戰(zhàn)爭(zhēng)罪犯，服刑時(shí)間已滿七年，確實(shí)有改惡從善的表現(xiàn)的，可以減為十年以上有期徒刑。這個(gè)命令，由最高人民法院和高級(jí)人民法院執(zhí)行。（分旨）中華人民共和國(guó)主席劉少奇。明確了公文內(nèi)容的三個(gè)要素，還要明確三要素之間的因果關(guān)系：依據(jù)與主旨之間是因果關(guān)系，依據(jù)是主旨提出和成立的理由和根據(jù)，主旨是依據(jù)產(chǎn)生的結(jié)果。主旨與分旨之間也是因果關(guān)系，分旨是為實(shí)現(xiàn)主旨而制定的具體辦法或分述的具體事項(xiàng)，分旨是產(chǎn)生于主旨的結(jié)果，按照前因后果的邏輯，自然應(yīng)當(dāng)主旨在前分旨在后。了解了三者之間的關(guān)系，其實(shí)公文的結(jié)構(gòu)安排就是水到渠成的事了。無(wú)非是要么三要素齊全，依據(jù)—主旨—分旨，要么省略依據(jù)或分旨，要么由主旨單一組成。當(dāng)然，具體來(lái)講還要明了行文過(guò)程中公文結(jié)構(gòu)的一些基本要求。一是完整連貫，首尾圓合。所謂完整是指文章的結(jié)構(gòu)布局有頭有尾，首尾對(duì)應(yīng)，通篇一體。要求文章的部分與部分之間，片斷與片斷之間，前言與后語(yǔ)之間，都要緊密連接，以一貫之，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、完美。二是疏密相間，錯(cuò)落有致。我們?cè)诎才艑哟魏投温鋾r(shí)，長(zhǎng)短要適當(dāng)搭配，要根據(jù)公文主題表達(dá)的需要，有詳密、有疏落，使全篇布局疏密相間，錯(cuò)落有致。三是波瀾起伏，曲折變化。文似看山不喜平。文章布局應(yīng)該崇曲忌直。謀篇布局的波瀾起伏和曲折變化，反映了客觀事物的錯(cuò)綜復(fù)雜和發(fā)展變化，同時(shí)，也能滿足讀者、聽(tīng)者的審美要求。但是，必須合乎法度，要使開(kāi)合、起落、曲直、伸縮等等，恰到好處。四是要有一縷貫穿的線索和脈絡(luò)。作為我們行政機(jī)關(guān)，平時(shí)處理的公文主要是說(shuō)理性質(zhì)的文體，基本遵循“提出問(wèn)題--分析問(wèn)題--解決問(wèn)題”的脈絡(luò)形態(tài)，它自身必須要具有條理性、貫通性和嚴(yán)謹(jǐn)性，即：分清先后順序，有條不紊地表達(dá)思想；合乎邏輯，合乎人們的思維形式，使文章流暢貫通；思想脈絡(luò)細(xì)密周嚴(yán)，沒(méi)有縫隙，沒(méi)有漏洞。

三、語(yǔ)言和表述要求

準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、嚴(yán)謹(jǐn)、莊重、生動(dòng)，是公文語(yǔ)言的基本要求。所謂準(zhǔn)確，是說(shuō)公文在語(yǔ)言表達(dá)上完全符合客觀實(shí)際，明確無(wú)誤。公文代表著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)集體的聲音和意見(jiàn)，不準(zhǔn)確，含糊不清，摸棱兩可，執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)就不好把握，就不好執(zhí)行。

簡(jiǎn)煉。嚴(yán)格意義上的公文，其語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)練到多一字不可，少一字也不可的程度。長(zhǎng)而無(wú)物是寫(xiě)作大忌。能把一件小事寫(xiě)成“萬(wàn)言書(shū)”未必是真功夫，而把一件大事寫(xiě)成“千字文”、“百字文”才是真功夫。

例文：a：“寒冷的冬天就要到了，我們處里還沒(méi)有取暖電器，希望你們資產(chǎn)處盡量調(diào)撥給我們，好用來(lái)滿足緊急需要。是不是可以，等待你們迅速答復(fù)?！?/p>

b?！皣?yán)冬在即，我處尚無(wú)取暖電器。請(qǐng)速調(diào)撥配給，以應(yīng)急需。可否，盼復(fù)。”

4a和b兩篇例文，誰(shuí)更簡(jiǎn)練，一目了然。那么怎樣才能使文稿簡(jiǎn)練呢。

一是要善于概括、歸納、提煉。二是要開(kāi)門見(jiàn)山，少穿靴戴帽。有些文稿，開(kāi)頭總是“在什么什么形勢(shì)下”，“在什么什么領(lǐng)導(dǎo)下”，“下”了半天才是我們?nèi)绾稳绾?，這樣的文稿看上去鄭重其事，實(shí)際上廢話連篇。三是少說(shuō)空話套話假話。公文是施行行政措施，指導(dǎo)和布臵工作的重要工具，施行行政措施，指導(dǎo)和布臵工作，歸根到底是一個(gè)干什么、什么時(shí)候干、怎么干、干成什么樣子的問(wèn)題，和這個(gè)問(wèn)題無(wú)關(guān)聯(lián)或關(guān)聯(lián)不大的話都是沒(méi)用的話，都不應(yīng)寫(xiě)入文稿。當(dāng)然，語(yǔ)言精煉和用語(yǔ)茍簡(jiǎn)是兩回事，隨意茍且簡(jiǎn)略是無(wú)助于語(yǔ)言精煉的，而且容易產(chǎn)生歧義。（講一玩笑）

嚴(yán)謹(jǐn)。所謂嚴(yán)謹(jǐn)，指的是態(tài)度嚴(yán)肅，交代清楚，行文自然，結(jié)構(gòu)嚴(yán)密。在寫(xiě)作時(shí)只有做到敘事周全，說(shuō)理透徹，要求精當(dāng)，用詞選句貼切無(wú)誤，才能使公文符合實(shí)際，合乎邏輯。

莊重。所謂莊重，是指公文的語(yǔ)言端莊、持重、嚴(yán)肅。這是由公文具有行政約束力和法定強(qiáng)制力這一特點(diǎn)決定的。公文在語(yǔ)言的運(yùn)用上要達(dá)到莊重，起碼要做到兩點(diǎn)：一是要用規(guī)范的書(shū)面語(yǔ)言。公文的用詞造句，要符合現(xiàn)代漢語(yǔ)的規(guī)范要求。一般不要使用口語(yǔ)、方言、土語(yǔ)。如“改革開(kāi)放后，農(nóng)民的錢包一年比一年脹，日子越過(guò)越好，就像吃甘蔗由尾吃到頭越吃越甜”。這是口語(yǔ)，要把這樣的意思寫(xiě)入公文，得改為：“改革開(kāi)放后，農(nóng)民的收入年年增加，生活越過(guò)越幸福?！边@是書(shū)面語(yǔ)言。口頭語(yǔ)言和書(shū)面語(yǔ)言的意思雖然沒(méi)有什么差別，但后者要比前者來(lái)得端莊、鄭重。二是恰當(dāng)?shù)厥褂脤Ｓ谜Z(yǔ)。在長(zhǎng)期的公務(wù)實(shí)踐中，由于行文關(guān)系和處理程序的需要，公文逐漸形成了一套常用的專用語(yǔ)，即公文特定用語(yǔ)。如，常用的開(kāi)頭詞：根據(jù)、最近、為了、按照、遵照、當(dāng)前、目前等等；常用的稱謂詞：本（我）辦、貴（你）處、該單位；常用的表態(tài)詞：應(yīng)、應(yīng)當(dāng)、責(zé)成、同意、擬同意、請(qǐng)即試行、遵照?qǐng)?zhí)行、即將下達(dá)、現(xiàn)予公布等；常用的詢問(wèn)詞：妥否、是否妥當(dāng)、是否可行、如無(wú)不當(dāng)、如無(wú)不妥；常用的結(jié)尾詞：特此報(bào)告、現(xiàn)予公布、為盼、貫徹執(zhí)行、將...報(bào)告給我們等等。

生動(dòng)。從某種程度上說(shuō)，寫(xiě)公文比寫(xiě)文藝作品更需要生動(dòng)。但公文語(yǔ)言的生動(dòng)和文藝作品的生動(dòng)有著本質(zhì)的區(qū)別。文藝作品的生動(dòng)主要通過(guò)情節(jié)的發(fā)展、細(xì)節(jié)的渲染、場(chǎng)面的描寫(xiě)、人物心理的刻畫(huà)來(lái)實(shí)現(xiàn)，而公文語(yǔ)言的生動(dòng)則主要借助于觀點(diǎn)新穎和材料新穎來(lái)實(shí)現(xiàn)。做到觀點(diǎn)新穎，就要學(xué)會(huì)科學(xué)的概括，準(zhǔn)確的提煉，從錯(cuò)綜復(fù)雜的現(xiàn)象中提出不落俗套的概念和判斷來(lái)。做到材料新穎，關(guān)鍵要選擇出最符合客觀實(shí)際情況、最有說(shuō)服力的典型事例來(lái)。如：某系在《關(guān)于本系課程改革情況的報(bào)告》中，在談到改革之初一些干部教師對(duì)課程改革認(rèn)識(shí)模糊時(shí)說(shuō)：“一些同志認(rèn)為，正常上課是“硬任務(wù)”，課程改革是“軟指標(biāo)”，“軟”的要服從“硬”的；還有同志認(rèn)為，“好漢難敲三面鼓，雙手難捉兩條魚(yú)”。擔(dān)心抓了課程改革，影響了正常教學(xué)。”這段公文選取的事例比較典型，語(yǔ)言比較形象，自然就增強(qiáng)了公文的生動(dòng)性。

四、行文格式要求（具體不講，可參看相關(guān)規(guī)定）《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章，專門談公文的格式要求包括公文用紙都有明確的規(guī)定。

第三部分機(jī)關(guān)常見(jiàn)公文的寫(xiě)作

一、通知的寫(xiě)作

（一）通知的基本格式

標(biāo)題、收文單位、發(fā)文緣由、通知事項(xiàng)、執(zhí)行要求、結(jié)束語(yǔ)、發(fā)文日期

（二）通知的一般寫(xiě)法

1、通知標(biāo)題的寫(xiě)作。通知的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成。在實(shí)際工作中，因文件版頭已印明發(fā)文機(jī)關(guān)，故有一些單位省略了發(fā)文機(jī)關(guān)，直接寫(xiě)發(fā)文事由和通知。

在一些特殊情況下，為了突出和強(qiáng)調(diào)所發(fā)通知的某種性質(zhì)，往往需對(duì)標(biāo)題中的通知加以點(diǎn)注和說(shuō)明。“××聯(lián)合通知”、“×××緊急通知”、“××重要通知”、“××補(bǔ)充通知”

轉(zhuǎn)發(fā)通知，事由自擬。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件，如其標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)，可以自擬題目摘要轉(zhuǎn)發(fā)。在通知標(biāo)題中，我們經(jīng)常使用一些修飾事由的定性用語(yǔ)。如“印發(fā)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”等。

2、通知正文的寫(xiě)作。一般來(lái)講，通知正文的寫(xiě)作內(nèi)容主要由擬發(fā)緣由、通知事項(xiàng)和通知要求三項(xiàng)內(nèi)容組成。

擬發(fā)緣由。要寫(xiě)明擬發(fā)通知的起因或背景，闡述擬發(fā)通知的目的或依據(jù)。在寫(xiě)作擬發(fā)緣由時(shí)，一定要言簡(jiǎn)意賅，簡(jiǎn)明扼要，點(diǎn)到為止，切忌拖泥帶水。

通知事項(xiàng)。通知事項(xiàng)是通知的主體內(nèi)容，是通知的核心。通知擬發(fā)緣由和通知要求都必須緊緊圍繞通知事項(xiàng)來(lái)寫(xiě)，為通知事項(xiàng)服務(wù)。書(shū)寫(xiě)通知事項(xiàng)，要層次分明，條理清晰，用詞用語(yǔ)要準(zhǔn)確達(dá)意。

通知要求。通知要求表明了發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)執(zhí)行通知事項(xiàng)的態(tài)度，并以此作為通知的結(jié)語(yǔ)，結(jié)束全文。

以上是通知正文的一般寫(xiě)法，根據(jù)通知種類的不同，寫(xiě)法上要有所區(qū)別。通知的種類包括：會(huì)議通知、發(fā)布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解釋性通知、任免聘用通知。不再一一敘述。

二、請(qǐng)示的寫(xiě)作

請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)向直屬上級(jí)機(jī)關(guān)或其他領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送的一種請(qǐng)示性公文。是下級(jí)機(jī)關(guān)用來(lái)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示，批準(zhǔn)事項(xiàng)的上行公文。

（一）請(qǐng)示的分類。根據(jù)請(qǐng)示的不同內(nèi)容與寫(xiě)作意圖，可將其分為三類：

1、政策性請(qǐng)示

這類請(qǐng)示，一般是因政策問(wèn)題而制發(fā)。如。襄樊學(xué)院關(guān)于建華路校區(qū)部分土地轉(zhuǎn)讓有關(guān)

6問(wèn)題的請(qǐng)示

2、核準(zhǔn)重大問(wèn)題的請(qǐng)示

這類請(qǐng)示多涉及人事、機(jī)構(gòu)等方面的問(wèn)題。如。關(guān)于成立學(xué)科建設(shè)辦公室的請(qǐng)示

3、事務(wù)性請(qǐng)示

這類請(qǐng)示，大多涉及機(jī)關(guān)日常工作中一些具體事項(xiàng)，如請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)增撥業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)、基建投資、救補(bǔ)助費(fèi)用、變更機(jī)構(gòu)名稱、新建改建辦公設(shè)施等。例：關(guān)于補(bǔ)助學(xué)生工作經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示

（二）請(qǐng)示的基本格式標(biāo)題

收文單位請(qǐng)示緣由請(qǐng)示事項(xiàng)結(jié)束語(yǔ)

發(fā)文日期

（三）撰寫(xiě)請(qǐng)示注意的事項(xiàng)

1、撰寫(xiě)請(qǐng)示的注意事項(xiàng)

（1）請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不要在同一公文中請(qǐng)示兩個(gè)或幾個(gè)互不相關(guān)的問(wèn)題，以免拖延處理時(shí)間，貽誤工作。

（2）下級(jí)機(jī)關(guān)一般不得越級(jí)請(qǐng)示。因特殊情況（如重大災(zāi)害、重大案件、重大事故或者下級(jí)機(jī)關(guān)反映其直接上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的問(wèn)題等）必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。

（3）不要搞多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。

（4）請(qǐng)示不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示中的意見(jiàn)在末被批準(zhǔn)之前并不生效，所請(qǐng)示的事項(xiàng)有時(shí)不被批準(zhǔn)，如果抄送下級(jí)機(jī)關(guān)，會(huì)使下級(jí)工作人員思想混亂，不利于工作。

（5）領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

（6）請(qǐng)示與報(bào)告要嚴(yán)格分開(kāi)，不得混用。報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。在請(qǐng)示標(biāo)題中，也不許用兩個(gè)公文名稱。

2、請(qǐng)示寫(xiě)作中的常見(jiàn)病誤－－請(qǐng)示與報(bào)告混用

（1）把“請(qǐng)示”與報(bào)告混用，在標(biāo)題中出現(xiàn)兩個(gè)公文文種。

出現(xiàn)“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混用的原因，是起草公文的同志沒(méi)有搞清楚“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的不同之處：

第一，“請(qǐng)示”是下級(jí)機(jī)關(guān)主動(dòng)請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予批示或解答問(wèn)題；而“報(bào)告”是下級(jí)機(jī)7關(guān)根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)要求和安排必須做出的書(shū)面匯報(bào)。

第二，“請(qǐng)示”是事前行文；“報(bào)告”是事后或事情進(jìn)行中行文。

第三，“請(qǐng)示”要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予批復(fù)；“報(bào)告”上級(jí)不予批復(fù)。只有一些反映情況和問(wèn)題，并提出解決辦法和意見(jiàn)的報(bào)告，上級(jí)才予批轉(zhuǎn)。

因此，不能把“請(qǐng)示”與“報(bào)告”兩個(gè)文種混用。不能搞約定俗成，習(xí)慣成自然。

三、報(bào)告的寫(xiě)作

報(bào)告，是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，提出建議時(shí)使用的上行文。報(bào)告的使用范圍相當(dāng)廣泛，頻率相當(dāng)高，它同“通知”一起成為黨政機(jī)關(guān)一上一下兩大基礎(chǔ)文種。

（一）報(bào)告的分類

工作報(bào)告。在某項(xiàng)工作進(jìn)行到一定階段，或工作已經(jīng)完成時(shí)，下級(jí)機(jī)關(guān)需要將工作情況、取得的成績(jī)、存在的問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等項(xiàng)內(nèi)容，向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)時(shí)使用。如：關(guān)于XXX試點(diǎn)工作的報(bào)告，可以寫(xiě)成：基本情況、主要做法，取得的成效、存在的問(wèn)題、今后工作意見(jiàn)等幾個(gè)部分。

情況報(bào)告。是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)近期出現(xiàn)或發(fā)生的某種情況，某一問(wèn)題，或工作中某些方面的狀況。

建議報(bào)告。是指工作中出現(xiàn)的許多新情況新問(wèn)題，經(jīng)過(guò)調(diào)查研究，提出本機(jī)關(guān)的處理建議，向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)時(shí)使用的一種。上級(jí)機(jī)關(guān)如果認(rèn)為這些建議比較好，有推廣參考價(jià)值，也可批轉(zhuǎn)所屬下級(jí)各機(jī)關(guān)參照?qǐng)?zhí)行。

回復(fù)報(bào)告。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)查詢、查辦、催辦的事項(xiàng)，作出專門回答時(shí)使用。

報(bào)送報(bào)告。指下級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)常向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送各種材料，包括下級(jí)機(jī)關(guān)主動(dòng)呈送的，或者上級(jí)機(jī)關(guān)要求報(bào)送的。例：

襄樊學(xué)院關(guān)于報(bào)送二oo七年度黨政工作要點(diǎn)的報(bào)告

（二）報(bào)告的基本格式標(biāo)題

收文單位概述情況詳述情況結(jié)束語(yǔ)

發(fā)文日期

（三）報(bào)告正文的一般寫(xiě)法

報(bào)告的正文一般包括三項(xiàng)內(nèi)容。概述情況、詳述情況和結(jié)束語(yǔ)。概述情況。用概括性語(yǔ)言簡(jiǎn)要介紹報(bào)告事項(xiàng)的整體情況。

詳述情況。詳述情況一般從五個(gè)方面入手。工作過(guò)程、工作做法、取得的成績(jī)、存在的8問(wèn)題、今后打算（意見(jiàn)或建議）

結(jié)束語(yǔ)。報(bào)告一般要有結(jié)束語(yǔ)。報(bào)告結(jié)束語(yǔ)的位臵是在正文之后，另起一行空兩格的位臵。常用的結(jié)束語(yǔ)是：“特此報(bào)告”；“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”；“以上報(bào)告，請(qǐng)指正”“以上報(bào)告，如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)予批轉(zhuǎn)”。

（四）撰寫(xiě)報(bào)告的注意事項(xiàng)

一是要堅(jiān)持實(shí)事求是。不能合理想象、任意撥高，以偏概全，也不能只報(bào)喜不報(bào)憂。二是要突出中心。根據(jù)報(bào)告主旨選擇材料，不要面面俱到，把報(bào)告寫(xiě)成流水帳。三是要注意在報(bào)告中不要夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)報(bào)告一般是只閱不答復(fù)。

四、工作總結(jié)的寫(xiě)作

（一）總結(jié)的概念及分類。

總結(jié)是一個(gè)單位或個(gè)人對(duì)前一階段社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)或某一特定工作、任務(wù)的完成情況進(jìn)行回顧、分析和評(píng)價(jià)時(shí)使用的文體?？偨Y(jié)從理論的高度進(jìn)行回顧，目的是從中發(fā)現(xiàn)和歸納規(guī)律性的東西，明確經(jīng)驗(yàn)和不足，以期對(duì)今后的工作進(jìn)行指導(dǎo)。

通過(guò)總結(jié)，可以把獲得的感性認(rèn)識(shí)，經(jīng)過(guò)分析和綜合，抽象和概括，上升為理性認(rèn)識(shí)，揭示事物的本質(zhì)和內(nèi)在聯(lián)系，從而掌握規(guī)律，獲得經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)今后的工作少走彎路。事實(shí)上，很多規(guī)律的東西都是通過(guò)總結(jié)活動(dòng)來(lái)發(fā)現(xiàn)的。正如毛澤東同志指出的：“人類總是不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有所發(fā)現(xiàn)，有所發(fā)明，有所創(chuàng)造，有所前進(jìn)”。

從不同的角度，可將總結(jié)劃分為不同的類型。按內(nèi)容分，有工作總結(jié)、業(yè)務(wù)總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)等；按范圍分，有單位總結(jié)、部門總結(jié)、個(gè)人總結(jié)；按時(shí)間分，有年度總結(jié)、季度總結(jié)、月份總結(jié)、階段總結(jié)等；按性質(zhì)分，有綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。

（二）總結(jié)的基本結(jié)構(gòu)圖示及寫(xiě)法標(biāo)題

開(kāi)頭（前言部分）

成績(jī)和做法（主體部分）

取得的主要經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)或存在的不足

結(jié)尾：今后工作努力方向或打算或整改措施

開(kāi)頭部分即前言部分。總結(jié)的開(kāi)頭主要用來(lái)概述基本情況，作出基本評(píng)價(jià)。包括工作性質(zhì)、主要任務(wù)、時(shí)代背景、指導(dǎo)思想，以及總結(jié)目的、主要內(nèi)容提示等。作為開(kāi)頭部分，要注意簡(jiǎn)明扼要，開(kāi)門見(jiàn)山，文字不可過(guò)多。

主體部分是總結(jié)的主要部分，內(nèi)容包括成績(jī)和做法、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等方面。這部分篇幅大、內(nèi)容多，要特別注意層次分明、條理清楚?？偨Y(jié)的主體部分很容易寫(xiě)得千篇一律、缺乏個(gè)性。當(dāng)然，總結(jié)不是文學(xué)作品，無(wú)需刻意追求個(gè)性特色，但千篇一律的文章是不會(huì)總結(jié)出本單位的特色工作的。要寫(xiě)出個(gè)性，總結(jié)就要有獨(dú)到的發(fā)現(xiàn)、獨(dú)到的體會(huì)、新鮮的角度、新穎的材9料。

結(jié)尾部分。分析存在問(wèn)題，提出今后方向。也有的總結(jié)將工作中存在的缺點(diǎn)和問(wèn)題，寫(xiě)在正文中的有關(guān)部分，結(jié)尾針對(duì)存在問(wèn)題，明確提出今后工作的努力方向。

（三）綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)的寫(xiě)作

各單位年度工作總結(jié)就是綜合性總結(jié)。開(kāi)展機(jī)關(guān)工作作風(fēng)建設(shè)宣傳月活動(dòng)的總結(jié)就是專題性總結(jié)。

（四）總結(jié)寫(xiě)作中的幾個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題。

1、不能總結(jié)單位開(kāi)展的特色工作，千篇一律，綜合性總結(jié)年年一個(gè)樣，專題性總結(jié)放之四海而皆準(zhǔn)。

2、采取工作項(xiàng)目列舉式，記流水帳，不概括，不撥高。

3、只講成績(jī)，不講不足，不分析存在的問(wèn)題，也不歸納經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。報(bào)喜不報(bào)憂。下面來(lái)講綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)的具體寫(xiě)法

1、綜合性總結(jié)。綜合性總結(jié)，要求比較全面地對(duì)一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門或一個(gè)單位在某一時(shí)期的所有情況進(jìn)行全面反映和評(píng)析的總結(jié)。這種總結(jié)內(nèi)容比較全面，涉及問(wèn)題也較多。但全面總結(jié)不是面面俱到，報(bào)流水賬，而要把工作中主要成就和問(wèn)題以及貫徹執(zhí)行方針政策的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)反映出來(lái)，以展現(xiàn)所總結(jié)的單位工作的全貌。

綜合性總結(jié)的基本內(nèi)容大致是。（1）概述基本情況，包括介紹工作過(guò)程、環(huán)境和基礎(chǔ)，必要時(shí)交代一些背景情況；簡(jiǎn)要敘述工作進(jìn)程、基本成績(jī)、收獲和總的認(rèn)識(shí)等，給讀者以總體認(rèn)識(shí)。（2）敘述主要成績(jī)、做法和經(jīng)驗(yàn)，這是總結(jié)的主要內(nèi)容和重點(diǎn)所在。敘述成績(jī)表現(xiàn)在哪些方面，收獲有多大，列出確切的數(shù)據(jù)和典型事例；概括基本做法，闡述成績(jī)是如何取得的；也可歸納為若干條經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行深入的分析、論證，提到政策與理論的高度，從中找出規(guī)律性的東西。（3）分析存在的問(wèn)題和教訓(xùn)。在陳述成績(jī)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，找出工作中的矛盾和差距，對(duì)存在的缺點(diǎn)和問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真分析，找出原因，引出教訓(xùn)。（4）提出改進(jìn)意見(jiàn)和今后打算。針對(duì)存在的問(wèn)題和工作中薄弱環(huán)節(jié)，提出切實(shí)可行的改進(jìn)措施和意見(jiàn)，并根據(jù)當(dāng)前形勢(shì)和任務(wù)，提出今后的工作打算和努力方向。

2、專題性總結(jié)。專題性總結(jié)，是就某一項(xiàng)工作的情況或某個(gè)對(duì)象在某個(gè)時(shí)期的或某個(gè)方面的情況進(jìn)行專門反映和評(píng)析的總結(jié)。它內(nèi)容集中、單純、可以寫(xiě)得具體、深刻，針對(duì)性也較強(qiáng)，因而更能發(fā)揮指導(dǎo)作用。它的內(nèi)容要求著重寫(xiě)某項(xiàng)工作的主要成績(jī)，介紹做法和經(jīng)驗(yàn)；有的還簡(jiǎn)要提出今后工作改革的思路。

綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)，各有不同的勝任，前者內(nèi)容要求全，后者內(nèi)容要求專。要根據(jù)總結(jié)的內(nèi)容和目的來(lái)確定采取哪種總結(jié)為宜；但不論哪種總結(jié)都需要有點(diǎn)有面，點(diǎn)面結(jié)合，使總結(jié)內(nèi)容具體扎實(shí)，富有新意。

信息寫(xiě)作

政務(wù)信息基本上有四個(gè)定位。一是下情上達(dá)、上情下達(dá)。二是宣傳工作，展示自我。三是爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)支持，推動(dòng)難點(diǎn)問(wèn)題解決。四是展現(xiàn)單位面貌，樹(shù)立單位形象。

一、寫(xiě)作的要求

第一是時(shí)效。信息寫(xiě)作一般要求短平快，沒(méi)有時(shí)間觀念，再好的素材也是曇花一現(xiàn)，再好的寫(xiě)作也只能成為馬后炮。必須要做到：不過(guò)夜，就是當(dāng)天發(fā)生、發(fā)現(xiàn)的工作和素材，必須當(dāng)天寫(xiě)好，不能推到明天；不轉(zhuǎn)移，就是這項(xiàng)寫(xiě)作任務(wù)在完成之前，要一直停留于自己的腦海，不能閃轉(zhuǎn)騰挪；不跟后，不要等到別人相同的題材都發(fā)表了、見(jiàn)報(bào)了，你還在寫(xiě)作之中。第二是思考。要弄清楚為什么要寫(xiě)這篇材料，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)這個(gè)材料最想反映什么問(wèn)題或者傳遞什么信息。要透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，從形形色色的資料中總結(jié)出規(guī)律性的東西。要在資料信息與實(shí)際情況的結(jié)合上、在領(lǐng)導(dǎo)要求與實(shí)際工作的結(jié)合上進(jìn)行思考，力求有真知灼見(jiàn)。第三是不斷修改。就是針對(duì)通讀時(shí)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題實(shí)施初步設(shè)想的修改方案，包括對(duì)原稿的內(nèi)容、文字結(jié)構(gòu)、標(biāo)題進(jìn)行修改；對(duì)原稿中不準(zhǔn)確的內(nèi)容核實(shí)后進(jìn)行更正；對(duì)原稿中殘缺的內(nèi)容經(jīng)調(diào)查了解之后予以補(bǔ)充。好文章都是改出來(lái)的，信息寫(xiě)作也是如此。

二、信息類型

從主體各部分反映的內(nèi)容看，信息基本類型有四種：

（1）動(dòng)態(tài)信息。包括下級(jí)貫徹落實(shí)上級(jí)某一重要指示精神的情況，機(jī)關(guān)的重要活動(dòng)、重大部署、工作動(dòng)態(tài)、敵情、社情、災(zāi)情、突發(fā)事件等，其主體部分的基本結(jié)構(gòu)形式是：“做法—效果”，或“情況—處理結(jié)果”。

（2）經(jīng)驗(yàn)信息。即介紹可資