2024年辦事處管理制度（五篇）

第4頁共4頁2024年辦事處管理制度一、總則1.為確保辦事處管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性與制度化，特制定本規(guī)定，以強(qiáng)化辦事處管理。2.本規(guī)定適用于所有辦事處的設(shè)立與管理過程。3.辦事處應(yīng)秉持公司營銷策略，勇于開拓創(chuàng)新，團(tuán)結(jié)協(xié)作，追求卓越，高效執(zhí)行，以圓滿完成公司既定目標(biāo)。二、辦事處的設(shè)立、職責(zé)及其管理1.辦事處的設(shè)立、機(jī)構(gòu)架構(gòu)及人員配置均需經(jīng)公司審核批準(zhǔn)。2.辦事處作為營銷部的直屬分支機(jī)構(gòu)，直接接受營銷部的管理與指導(dǎo)。3.辦事處職責(zé)包括但不限于：確定區(qū)域銷售目標(biāo)及促銷策略組合，經(jīng)營銷部批準(zhǔn)后執(zhí)行；在營銷部指導(dǎo)下，制定并實(shí)施具體執(zhí)行計劃；負(fù)責(zé)本區(qū)域內(nèi)營銷管理工作的全面開展；負(fù)責(zé)F級人員的招聘、培訓(xùn)、考核及晉升等工作；負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)信息的收集、整理、分析及傳遞；組織或協(xié)助代理商舉辦各類產(chǎn)品促銷活動；完成公司臨時指派的其他任務(wù)。4.辦事處實(shí)行業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)制，主管需全面負(fù)責(zé)辦事處的各項(xiàng)工作。5.辦事處會議制度具體規(guī)定如下：辦事處負(fù)責(zé)人需于每年指定月份上旬回公司參加全國銷售會議；辦事處及其下屬業(yè)務(wù)人員需每季度首月上旬召開區(qū)域銷售會議；辦事處所在城市業(yè)務(wù)人員每周五下午召開周會；臨時會議根據(jù)通知確定召開；會議內(nèi)容涵蓋工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流、問題研究、計劃制定及任務(wù)落實(shí)等；會議由銷售總監(jiān)或辦事處負(fù)責(zé)人主持，負(fù)責(zé)人缺席時，指定他人代為主持；會議總結(jié)需及時上報公司。6.辦事處需按時向公司提交各類報表，包括但不限于周報、月報及年報，內(nèi)容詳盡，格式規(guī)范。三、辦事處人事管理1.辦事處應(yīng)嚴(yán)格遵守公司人事管理制度，加強(qiáng)人事及檔案管理工作，確保人事管理的制度化與規(guī)范化。2.辦事處負(fù)責(zé)人及財務(wù)負(fù)責(zé)人的任免由公司決定；一般員工的調(diào)動需經(jīng)辦事處提出意見，公司批準(zhǔn)后辦理正式手續(xù)。3.辦事處應(yīng)全面執(zhí)行公司管理規(guī)章制度及營銷策略、方案、計劃。辦事處負(fù)責(zé)人的任免應(yīng)廣泛聽取辦事處業(yè)務(wù)人員意見，并經(jīng)公司審核通過后實(shí)施。4.辦事處負(fù)責(zé)人及財務(wù)負(fù)責(zé)人實(shí)行任期制，一般為二至三年，根據(jù)工作需要可連任。5.辦事處負(fù)責(zé)人及財務(wù)負(fù)責(zé)人原則上實(shí)行輪換制，每三年輪換一次，特殊情況下可不受年限限制。6.辦事處人員需具備大專及以上學(xué)歷，身體健康，年富力強(qiáng)，素質(zhì)優(yōu)良，具備獨(dú)立工作能力。7.公司將定期向辦事處派駐管理人員進(jìn)行巡回管理，并安排新聘員工分期分批到辦事處進(jìn)行實(shí)踐鍛煉。派駐期一般為指定月數(shù)，期滿后由公司統(tǒng)一安排。派駐人員不納入辦事處編制，薪酬及其他福利由公司負(fù)責(zé)。8.辦事處負(fù)責(zé)人及財務(wù)負(fù)責(zé)人的親屬不得調(diào)入本辦事處工作。9.公司依據(jù)《目標(biāo)管理制度》及《客戶管理制度》對辦事處人員進(jìn)行考核。10.辦事處應(yīng)堅(jiān)持民主原則，加強(qiáng)內(nèi)部團(tuán)結(jié)，努力提升全體人員整體素質(zhì)，充分調(diào)動員工工作積極性。11.辦事處應(yīng)重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，不斷提升員工的業(yè)務(wù)能力和工作效率。四、辦事處的財務(wù)管理1.辦事處應(yīng)加強(qiáng)對財務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)財務(wù)管理制度。2.辦事處應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算與決算制度，如實(shí)反映財務(wù)收支情況，并嚴(yán)格遵守公司對辦事處工作人員補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，不得擅自調(diào)整補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)。3.辦事處應(yīng)強(qiáng)化財務(wù)管理的自檢自查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。公司財務(wù)部門將根據(jù)需要對辦事處財務(wù)管理情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，嚴(yán)防財經(jīng)違紀(jì)行為的發(fā)生。4.辦事處應(yīng)加強(qiáng)管理力度，提升服務(wù)質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)效益。5.辦事處財務(wù)管理流程需明確費(fèi)用支出及貨款回籠的具體流程與操作規(guī)范。6.對于違反財務(wù)制度、提供虛假財務(wù)信息、偽造會計憑證等行為以及因工作失誤給公司造成損失的人員，公司將依據(jù)相關(guān)規(guī)定予以嚴(yán)肅處理，包括但不限于解除聘用關(guān)系。2024年辦事處管理制度（二）二、回收賬款所有客戶的付款，需統(tǒng)一通過銀行結(jié)算方式，由客戶直接匯入公司指定賬戶。三、應(yīng)收賬款的責(zé)任1.辦事處業(yè)務(wù)人員需對其所在區(qū)域內(nèi)產(chǎn)生的全部應(yīng)收賬款負(fù)有直接責(zé)任。2.公司業(yè)務(wù)部和財務(wù)部將共同負(fù)責(zé)監(jiān)督并管理貨款的回收情況，確保資金回籠的及時性和準(zhǔn)確性。十、辦事處人員管理規(guī)定1.駐辦事處業(yè)務(wù)人員應(yīng)秉持“團(tuán)結(jié)協(xié)作、實(shí)事求是”的原則，積極開拓業(yè)務(wù)，勇于進(jìn)取，不斷提升個人及團(tuán)隊(duì)業(yè)績。2.全體員工需自覺遵守公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，積極維護(hù)公司利益和形象，規(guī)范操作行為，嚴(yán)禁違法亂紀(jì)。3.業(yè)務(wù)人員需按要求建立并維護(hù)客戶檔案，以保持良好的客戶關(guān)系。同時，應(yīng)定期檢查和整理相關(guān)文件和資料，確保公司資料、文件的完整性和有序性，以便快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行資料查詢，并對文件資料進(jìn)行分類管理。4.駐外辦事處的財產(chǎn)應(yīng)詳細(xì)列入《辦事處財產(chǎn)登記表》，并傳真至公司總部存檔。辦事處人員需對公司財產(chǎn)負(fù)有保管和愛護(hù)的責(zé)任。5.駐外辦事處的業(yè)務(wù)人員應(yīng)保持良好的職業(yè)形象和精神狀態(tài)，言談舉止得體。在辦公時間內(nèi)，應(yīng)著裝整齊、儀表端莊，不得穿著拖鞋、睡衣或接待與工作無關(guān)的人員。6.辦事處辦公區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯標(biāo)識，營造濃厚的辦公氛圍，同時保持工作場所的整潔和有序。7.駐外辦事處人員或駐外機(jī)構(gòu)如需更換聯(lián)系電話號碼或辦公地址，必須提前向公司本部提交申請并獲得批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自更改聯(lián)系方式或搬遷辦公地址，導(dǎo)致公司無法聯(lián)系者，將受到嚴(yán)厲處罰。8.在管理期間內(nèi)，如辦事處業(yè)務(wù)人員所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)出現(xiàn)呆賬、壞賬情況，業(yè)務(wù)人員有責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行清理或配合公司協(xié)調(diào)解決。若業(yè)務(wù)人員無法正確陳述理由且經(jīng)界定責(zé)任后，將根據(jù)實(shí)際情況由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。9.嚴(yán)禁駐辦事處人員私自直接向客戶結(jié)款或借支現(xiàn)金等違規(guī)行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理。十一、基本工資與獎勵制度1.辦事處業(yè)務(wù)人員的基本工資將根據(jù)公司規(guī)定發(fā)放。2.為激勵員工積極工作，公司將根據(jù)業(yè)務(wù)回款情況給予相應(yīng)的提成獎勵。提成獎勵按月發(fā)放一定比例，剩余部分在年底根據(jù)投入產(chǎn)出比控制情況統(tǒng)一發(fā)放。3.辦事處經(jīng)理的考核獎金將根據(jù)所負(fù)責(zé)區(qū)域的月度回款與月度目標(biāo)的達(dá)成率進(jìn)行計算。若目標(biāo)達(dá)成率未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，將取消當(dāng)月考核獎金。十二、相關(guān)費(fèi)用的報結(jié)制度1.辦事處人員需將相關(guān)費(fèi)用單據(jù)按月匯總并在月末寄回公司財務(wù)部進(jìn)行審核報銷。財務(wù)部將負(fù)責(zé)辦理核報手續(xù)并將報銷款項(xiàng)匯款給具體費(fèi)用報銷人同時取得相應(yīng)的付款憑證。2.公司所有人員在符合公司費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)的情況下均需及時按財務(wù)規(guī)定程序辦理好財務(wù)報銷手續(xù)。當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用開支單據(jù)應(yīng)在當(dāng)月報銷結(jié)清；對于在月底發(fā)生的費(fèi)用單據(jù)允許在次月規(guī)定日期內(nèi)按財務(wù)規(guī)定程序辦理好報銷手續(xù)。超期未報銷結(jié)算的費(fèi)用單據(jù)財務(wù)部有權(quán)不再予以報銷。3.報銷費(fèi)用項(xiàng)目包括但不限于長途車、船費(fèi)、各項(xiàng)補(bǔ)助（如辦事處租房費(fèi)用、固話費(fèi)用、辦公費(fèi)用等）。報銷時需注意相關(guān)事項(xiàng)如填寫出差申請表、提供有效財務(wù)票據(jù)等并按規(guī)定時間提交報銷材料以免影響報銷進(jìn)度和結(jié)果。4.對于借有?？罨騻溆媒鸬馁M(fèi)用開支而未按規(guī)定時間與程序報銷的人員財務(wù)部有權(quán)從其本人當(dāng)月及其隨后月份工資中扣回借支款以確保公司財務(wù)的穩(wěn)健運(yùn)行。5.公司財務(wù)部將根據(jù)營銷費(fèi)用政策嚴(yán)格審核業(yè)務(wù)人員的借款單以確保借款的合規(guī)性和必要性。2024年辦事處管理制度（三）辦事處日常管理規(guī)定一、工作時間安排1.辦事處員工的工作日為每周一至周六。2.每日工作時間為早上8:30至下午12:00，下午13:00至17:30，中午12:00至13:00為午休時間。3.員工需在每個工作日的18:30返回辦事處，進(jìn)行工作總結(jié)并規(guī)劃次日工作。4.法定節(jié)假日遵循國家規(guī)定執(zhí)行。5.若有曠工情況，每次將扣除____元，一年內(nèi)累計三次曠工將面臨解雇。二、報表管理1.所有員工需嚴(yán)格遵守公司及辦事處的報表提交規(guī)定。2.提交報表前，務(wù)必仔細(xì)檢查無錯字、語句通順、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及表達(dá)清晰。三、人際交往規(guī)范1.員工接聽電話時需保持禮貌和耐心。2.遇到訪客，辦事處員工應(yīng)主動迎接并提供茶水服務(wù)，所有員工應(yīng)積極參與接待工作。3.員工應(yīng)秉持團(tuán)隊(duì)精神，禁止拉幫結(jié)派，違者將被解雇。4.員工代表公司形象，因此請注意個人形象，避免發(fā)表損害公司形象的言論，不做有損公司利益的行為。四、衛(wèi)生規(guī)定1.辦事處實(shí)行輪值制度，值日員工需提前半小時上班以確保辦公環(huán)境整潔。2.工作結(jié)束前10分鐘，每位員工需整理好個人桌面并歸檔文件，違反者每次罰款____元。3.每周六進(jìn)行一次全面清潔，確保工作和生活區(qū)域的衛(wèi)生狀況。五、電話使用1.禁止使用公司____撥打私人電話，違規(guī)者每次罰款____元。2.長話短說，如無特殊情況，每次通話不得超過____分鐘。六、會議安排1.每個工作日的8:00-8:30為晨會時間，員工需進(jìn)行工作匯報，會議時間不得超過____分鐘。2.每周六下午16:30-18:00為周會，員工需做本周工作總結(jié)及下周工作計劃，時間不超過____小時。七、請假流程1.所有辦事處員工請假需提前一天以書面形式向負(fù)責(zé)人申請，電話、短信等其他形式的請假將被視為曠工處理。2024年辦事處管理制度（四）辦事處日常管理規(guī)定一、工作時間安排1.辦事處員工的工作日為每周一至周六。2.每日工作時間為早上8:30至下午12:00，下午13:00至17:30，中午12:00至13:00為午休時間。3.員工需在每個工作日的18:30返回辦事處，進(jìn)行工作總結(jié)并規(guī)劃次日工作。4.法定節(jié)假日遵循國家規(guī)定執(zhí)行。5.若有曠工情況，每次將扣除____元，一年內(nèi)累計三次曠工將面臨解雇。二、報表管理1.所有員工需嚴(yán)格遵守公司及辦事處的報表提交規(guī)定。2.提交報表前，務(wù)必仔細(xì)檢查無錯字、語句通順、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及表達(dá)清晰。三、人際交往規(guī)范1.員工接聽電話時需保持禮貌和耐心。2.遇到訪客，辦事處員工應(yīng)主動迎接并提供茶水服務(wù)，所有員工應(yīng)積極參與接待工作。3.員工應(yīng)秉持團(tuán)隊(duì)精神，禁止拉幫結(jié)派，違者將被解雇。4.員工代表公司形象，因此請注意個人形象，避免發(fā)表損害公司形象的言論，不做有損公司利益的行為。四、衛(wèi)生規(guī)定1.辦事處實(shí)行輪值制度，值日員工需提前半小時上班以確保辦公環(huán)境整潔。2.工作結(jié)束前10分鐘，每位員工需整理好個人桌面并歸檔文件，違反者每次罰款____元。3.每周六進(jìn)行一次全面清潔，確保工作和生活區(qū)域的衛(wèi)生狀況。五、電話使用1.禁止使用公司____撥打私人電話，違規(guī)者每次罰款____元。2.長話短說，如無特殊情況，每次通話不得超過____分鐘。六、會議安排1.每個工作日的8:00-8:30為晨會時間，員工需進(jìn)行工作匯報，會議時間不得超過____分鐘。2.每周六下午16:30-18:00為周會，員工需做本周工作總結(jié)及下周工作計劃，時間不超過____小時。七、請假流程1.所有辦事處員工請假需提前一天以書面形式向負(fù)責(zé)人申請，電話、短信等其他形式的請假將被視為曠工處理。2024年辦事處管理制度（五）二、賬款回收所有客戶的付款應(yīng)統(tǒng)一通過銀行結(jié)算方式完成，確?？蛻糁苯訉⒖铐?xiàng)匯入公司指定賬戶。三、應(yīng)收賬款責(zé)任制度1.辦事處業(yè)務(wù)人員需對其負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)的全部應(yīng)收賬款承擔(dān)直接責(zé)任。2.公司業(yè)務(wù)部與財務(wù)部將共同負(fù)責(zé)監(jiān)督并管理貨款的回收工作，確保資金回籠的及時性和準(zhǔn)確性。十、駐外辦事處人員管理?xiàng)l例1.駐外辦事處業(yè)務(wù)人員應(yīng)秉持“團(tuán)結(jié)協(xié)作、實(shí)事求是”的原則，積極拓展業(yè)務(wù)，不斷追求卓越。2.嚴(yán)格遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，積極維護(hù)公司利益及形象，確保所有操作均符合法律法規(guī)要求，杜絕違法亂紀(jì)行為。3.建立并維護(hù)完善的客戶檔案體系，保持與客戶的良好關(guān)系。定期對文件和資料進(jìn)行檢查與整理，確保公司資料與文件的完整性、有序性，便于快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行資料查詢與分類管理。4.駐外辦事處的財產(chǎn)應(yīng)詳細(xì)記錄于《辦事處財產(chǎn)登記表》中，并通過傳真方式提交至公司存檔。辦事處人員需對公司財產(chǎn)負(fù)有妥善保管與愛護(hù)的義務(wù)。5.駐外業(yè)務(wù)人員應(yīng)保持良好的職業(yè)形象，言談舉止得體。辦公時間內(nèi)需著裝整齊、儀表端莊，嚴(yán)禁穿著拖鞋、睡衣或接待與工作無關(guān)的人員。6.辦事處辦公區(qū)域應(yīng)突出且具備明顯的辦公氛圍，保持工作場所的整潔與有序。7.駐外辦事處人員及機(jī)構(gòu)在更換聯(lián)系方式或地址時，必須提前向公司本部提交申請并獲得批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自更改聯(lián)系方式或搬遷地址導(dǎo)致公司無法聯(lián)系者，將受到嚴(yán)厲處罰。8.在管理期間內(nèi)出現(xiàn)的呆賬、壞賬問題，辦事處業(yè)務(wù)人員有責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行清理；或由公司協(xié)調(diào)解決。對于無法合理解釋的情況，將根據(jù)實(shí)際情況界定責(zé)任并由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)后果。9.嚴(yán)禁駐辦事處人員私自向客戶收取款項(xiàng)或借支現(xiàn)金，以確保資金流動的規(guī)范性和安全性?；竟べY與獎勵機(jī)制基本工資根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行。辦事處業(yè)務(wù)人員：每月根據(jù)回款情況發(fā)放一定比例的提成；剩余部分將在年底根據(jù)投入產(chǎn)出比控制情況發(fā)放。同時設(shè)立月度考核獎勵機(jī)制：1.考核獎金計算方法：辦事處經(jīng)理的考核獎金將基于其負(fù)責(zé)區(qū)域的月度回款與月度目標(biāo)的達(dá)成情況計算；如目標(biāo)達(dá)成率未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，則取消當(dāng)月考核獎金。2.相關(guān)補(bǔ)助政策包括市內(nèi)交通補(bǔ)助（需符合特定條件并提供有效票據(jù)報銷）、通訊補(bǔ)助以及出差補(bǔ)助（針對因業(yè)務(wù)需要離開辦事處所在地且當(dāng)晚無法返回的出差情況）。十二、費(fèi)用報銷制度（一）辦事處人員需按月將相關(guān)費(fèi)用單據(jù)匯總后寄回公司財務(wù)部辦理核報手續(xù)；財務(wù)