建筑公司經(jīng)營采購中心管理制度匯編

頁第十一章附則本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。本辦法由經(jīng)營采購中心負(fù)責(zé)解釋。附表：1、《某有限公司合同分發(fā)范圍表》2、《合同評審會議記錄》3、《合同會簽表》4、《月度采購付款申請表》5、《設(shè)備、物資付款審批單》

附表1：合同分發(fā)范圍表序號合同名稱正本副本1A類合同檔案室合同執(zhí)行單位、財務(wù)管理中心、經(jīng)營采購中心、工程技術(shù)中心、設(shè)計院2B類合同檔案室合同執(zhí)行單位、經(jīng)營采購中心、財務(wù)管理中心、工程技術(shù)部、設(shè)計院3C類合同檔案室財務(wù)部、經(jīng)營采購中心

附表2合同評審會議記錄公司領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門：合同經(jīng)過與發(fā)（承）包方初步洽商，形成合同文本(初稿)，根據(jù)公司《經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》規(guī)定，現(xiàn)將合同文本(初稿)提請本次會議評審，（主辦部門名稱）將根據(jù)本次評審意見再次與中標(biāo)單位洽商。（主辦部門名稱）：主辦人：年月日評審意見或結(jié)論參加人員董事長總經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計院工程技術(shù)中心財務(wù)管理中心法務(wù)部主辦部門

附表3：合同會簽表公司領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門：合同經(jīng)過與發(fā)（承）包方初步洽商，形成合同文本(初稿)，合同金額為：元，根據(jù)公司《經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》規(guī)定，現(xiàn)將合同文本(初稿)報請相關(guān)部門會簽和領(lǐng)導(dǎo)審批。主辦部門：（章）主辦部門主管：主辦人：年月日領(lǐng)導(dǎo)、部門意見簽名總經(jīng)理（或董事長）分管領(lǐng)導(dǎo)法務(wù)部設(shè)計院工程技術(shù)中心財務(wù)管理中心其他有關(guān)部門注：部門會簽不分先后，請相互傳遞，部門會簽完后送主辦部門匯總會簽意見，分包和采購合同原則上由董事長授權(quán)總經(jīng)理簽署，總經(jīng)理根據(jù)授權(quán)認(rèn)為需要董事長審批時，由主辦人部報董事長批準(zhǔn)。第四部分物資付款流程第一條目的為規(guī)范經(jīng)營采購中心采購各階段付款，確保公司資金合理使用，保證采購物資及時滿足項(xiàng)目現(xiàn)場需要，現(xiàn)結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本流程。第二條適用范圍適用于振發(fā)新能源經(jīng)營采購中心各項(xiàng)目材料及設(shè)備采購款項(xiàng)支付。第三條部門職責(zé)1.1經(jīng)營采購中心主要職責(zé)1.1.1負(fù)責(zé)根據(jù)采購合同要求負(fù)責(zé)辦理采購付款手續(xù)，負(fù)責(zé)收集財務(wù)收據(jù)、采購發(fā)票、到貨證明等付款證明。1.1.2合同預(yù)付款的支付：由經(jīng)營采購中心根據(jù)合同規(guī)定填報《設(shè)備、物資預(yù)付款審批單》，同時附收款單位財務(wù)收據(jù)，報財務(wù)總裁、董事長審批。1.1.3設(shè)備進(jìn)度款的支付：由經(jīng)營采購中心根據(jù)采購合同和財務(wù)部門提供的月度付款信息編制《月度采購付款申請表》，每月10號前報公司資金平衡會議討論，討論通過后簽字形成《月度采購付款計劃表》交財務(wù)部門。1.1.4經(jīng)營采購中心根據(jù)《月度采購付款計劃表》，編制《設(shè)備、物資進(jìn)度款審批單》經(jīng)過項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)報采購總裁審批后送報財務(wù)部審核付款，送財務(wù)部應(yīng)同時附到貨證明（安裝完工證明或質(zhì)保期完成證明）。1.2.財務(wù)部門主要職責(zé)1.2.1每月初第二個工作日提供前一個月項(xiàng)目合同付款情況表，包括合同當(dāng)月付款、累計付款等信息。1.2.2審核經(jīng)營采購中心提供的月度付款計劃。1.2.3審核經(jīng)營采購中心申報的項(xiàng)目合同《設(shè)備、物資預(yù)付款審批單》，審核無誤后付款。1.2.4按照付款條件審核各進(jìn)度設(shè)備、物資付款資料的完整性，在資料滿足付款條件時及時付款。第四條、《月度采購付款申請表》的編制和審批采購工程師根據(jù)采購合同付款方式、到貨憑證、銷售發(fā)票、財務(wù)已付款信息等情況編制《月度采購付款申請表》，部門經(jīng)理審核后交公司資金平衡會議討論批準(zhǔn)。第五條、設(shè)備、物資付款審批單的編制和審批未列入《月度采購付款計劃表》的臨時性付款由采購工程師根據(jù)采購合同付款條件《設(shè)備、物資付款審批單》，經(jīng)過財務(wù)審核后報公司董事長批準(zhǔn)。第六條付款1.1除支付預(yù)付款和已簽有合作協(xié)議付款以及合同另行規(guī)定發(fā)票到票情況外，原則上必須收到供應(yīng)商的正規(guī)增值稅發(fā)票和供應(yīng)商財務(wù)對賬單后，才能辦理最后一筆貨款支付。1.2當(dāng)接到對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)提出投訴或出現(xiàn)重大不良品事故時，采購工程師應(yīng)及時向上級主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，得到上級領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后，通知財務(wù)部停止對該供應(yīng)商的付款，直到投訴或不良品問題得到妥善解決后，方可繼續(xù)付款。第七條發(fā)票資料管理：對于采購收到的發(fā)票做好及時審核工作，包括開票名稱、開票明細(xì)和開票金額，并錄入發(fā)票臺帳。入庫手續(xù)辦齊后及時上交公司財務(wù)，財務(wù)收到發(fā)票后需簽收發(fā)票復(fù)印件并交與采購合同管理員存檔。附：物資付款流程圖經(jīng)營采購中心根據(jù)合同和財務(wù)提經(jīng)營采購中心根據(jù)合同和財務(wù)提供的實(shí)際付款情況表編制月度采購付款申請表月度采購付款申請表董事長董事長財務(wù)部有關(guān)人員財務(wù)總監(jiān)財務(wù)部有關(guān)人員財務(wù)總監(jiān)資金平衡會議討論批準(zhǔn)資金平衡會議討論批準(zhǔn)工程部有關(guān)人員工程部有關(guān)人員經(jīng)營采購中心有關(guān)人員經(jīng)營采購中心有關(guān)人員采購總監(jiān) 月度采購付款計劃表月度采購付款計劃表提貨款、到貨款等進(jìn)度付款審批表預(yù)付款審批表提貨款、到貨款等進(jìn)度付款審批表預(yù)付款審批表1、收據(jù)（發(fā)票）2、收料單（入庫單、完工驗(yàn)收證書）1、收據(jù)（發(fā)票）2、收料單（入庫單、完工驗(yàn)收證書）收據(jù)（發(fā)票）合同收據(jù)（發(fā)票）合同財務(wù)部辦理付款財務(wù)部辦理付款附表1：月度采購付款申請表XXX光伏并網(wǎng)發(fā)電項(xiàng)目X月份付款申請表序號設(shè)備物資名稱對方單位合同金額付款情況未付款X月應(yīng)付款建議付款12345合計：采購部經(jīng)辦人：財務(wù)復(fù)核：總經(jīng)理審批：采購領(lǐng)導(dǎo)審批：財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批：董事長審批意見：附表2：設(shè)備、物資付款審批單附表2-1振發(fā)新能源科技有限公司設(shè)備、物資進(jìn)度付款審批單項(xiàng)目名稱：申請日期：設(shè)備合同物資名稱合同金額：付款進(jìn)度預(yù)付款提貨款到貨款安裝款質(zhì)保金應(yīng)付金額合計已付本次就付金額：（大寫）：（小寫）：收款單位全稱：收款單位賬號：收款開戶銀行：本款項(xiàng)經(jīng)辦人:分管領(lǐng)導(dǎo)審批：項(xiàng)目經(jīng)理：采購部經(jīng)理：財務(wù)審核憑證、付款：備注：此表為資金計劃批準(zhǔn)后的財務(wù)付款審批表。由經(jīng)營采購中心填制，財務(wù)付款時按合同進(jìn)度應(yīng)分別提供到貨證明、安裝驗(yàn)收證明、質(zhì)保期證明及相應(yīng)的財務(wù)收據(jù)和發(fā)票財務(wù)審核無誤付款。附表2-2振發(fā)新能源科技有限公司設(shè)備、物資預(yù)付款審批單項(xiàng)目名稱：申請日期：設(shè)備合同物資名稱合同金額：付款進(jìn)度預(yù)付款提貨款到貨款安裝款質(zhì)保金應(yīng)付金額合計已付本次應(yīng)付金額：（大寫）：（小寫）：收款單位全稱：收款單位賬號：收款開戶銀行：本款項(xiàng)經(jīng)辦人:項(xiàng)目經(jīng)理：年月日經(jīng)營采購中心：總經(jīng)理審批：年月日董事長審批：年月日財務(wù)復(fù)核付款：說明：此表為預(yù)付款審批表，由經(jīng)營采購中心根據(jù)合同填制、報批，報批時應(yīng)附合同、財務(wù)收據(jù)。

附表2-3振發(fā)新能源科技有限公司設(shè)備、物資（計劃外）付款審批單項(xiàng)目名稱：申請日期：設(shè)備合同物資名稱合同金額：付款進(jìn)度預(yù)付款提貨款到貨款安裝款質(zhì)保金應(yīng)付金額合計已付本次應(yīng)付金額：（大寫）：（小寫）：收款單位全稱：收款單位賬號：收款開戶銀行：本款項(xiàng)經(jīng)辦人:部門經(jīng)理：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)意見：年月日財務(wù)審核：財務(wù)總裁審批：總經(jīng)理審批：董事長審批：年月日說明：此表為計劃外臨時性付款申請表，由提出部門填報，按上表審批流程報批。財務(wù)按照付款性質(zhì)審核相應(yīng)資料。

附表2-4振發(fā)新能源科技有限公司發(fā)票核銷單項(xiàng)目名稱：XXXMWp項(xiàng)目采購單位：江蘇振發(fā)新能源發(fā)票內(nèi)容：XXXXX供應(yīng)商：***有限公司合同編號：ZFC-合同金額：000.00發(fā)票清單：序號貨物名稱發(fā)票號碼單位數(shù)量金額備注12345合計：張合同未開票金額：經(jīng)辦人：審核人：接收人：第五部分物資詢價比價實(shí)施細(xì)則（暫行）為了更好地執(zhí)行公司《招標(biāo)管理辦法》，便于詢價比價工作的實(shí)際操作和管理，特制訂本實(shí)施細(xì)則。本實(shí)施細(xì)則適用于公司《招標(biāo)管理辦法》和《物資管理辦法》中規(guī)定所有須詢價比價的工作。公司招標(biāo)辦公室是詢價比價工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。承辦部門（或項(xiàng)目部）負(fù)責(zé)詢價比價的組織工作。詢價比價評標(biāo)小組根據(jù)詢價比價項(xiàng)目情況，在公司進(jìn)行的詢價比價應(yīng)臨時成立詢價比價評標(biāo)小組。成員必須有：承辦部門、專業(yè)工程技術(shù)人員、財務(wù)部等人員組成，參加人員不少于三人；在項(xiàng)目部進(jìn)行的詢價比價工作由項(xiàng)目經(jīng)理組織，指定專人負(fù)責(zé)，參加人員不少于三人。詢價比價準(zhǔn)備5.1.詢價比價準(zhǔn)備工作由承辦部門或承辦人負(fù)責(zé)。5.2.經(jīng)營采購中心（或項(xiàng)目部）負(fù)責(zé)編寫詢價書。技術(shù)規(guī)范書由工程部技術(shù)人員或項(xiàng)目部技術(shù)人員編寫。5.3.承辦部門根據(jù)詢價比價項(xiàng)目進(jìn)行詢價邀請，并進(jìn)行必要的資格預(yù)審。邀請單位不得少于兩家，重要物資不得少于三家。5.4.項(xiàng)目部負(fù)責(zé)的詢價比價將上述資料發(fā)公司經(jīng)營采購中心審核，審核人員應(yīng)在兩個工作日內(nèi)反饋意見。5.5.承辦部門根據(jù)批準(zhǔn)的詢價比價申請表發(fā)放詢價書。6．詢價比價的投標(biāo)6.1詢價書的截止日期須在詢價書中明確。6.2詢價書應(yīng)密封完好，由綜合部監(jiān)督人員統(tǒng)一接收.。6.3詢價保證金。是否收取詢價保證金根據(jù)詢價比價項(xiàng)目的重要性確定。如要收取，必須在詢價書明確。7．詢價比價的開標(biāo)7.1.開標(biāo)時間須在詢價文件或詢價書中明確。7.2承辦部門要做好詢價比價記錄（見附表一），參加人員要在詢價比價開標(biāo)記錄表上簽字。7.3.需要二次報價的須在詢價書中明確。二次報價的開標(biāo)也應(yīng)采取公開開標(biāo)，同標(biāo)做好開標(biāo)記錄。8.詢價比價的評標(biāo)8.1詢價比價的評標(biāo)由評標(biāo)小組進(jìn)行。8.2評標(biāo)小組首先應(yīng)進(jìn)行投標(biāo)文件對招標(biāo)文件的響應(yīng)性進(jìn)行評價。對于各投標(biāo)單位的承包、服務(wù)或供貨范圍及技術(shù)要求等合同條件要統(tǒng)一到同一標(biāo)準(zhǔn)上。各投標(biāo)單位二次報價應(yīng)在同一標(biāo)準(zhǔn)上報出。8.3評標(biāo)小組根據(jù)各投標(biāo)單位的二次報價，綜合各投標(biāo)單位的資信、業(yè)績、技術(shù)條件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等因素進(jìn)行預(yù)中標(biāo)排序。9．詢價比價的定標(biāo)9.1承辦部門根據(jù)評標(biāo)小組的預(yù)中標(biāo)排序填寫招標(biāo)結(jié)果匯總審批表（見附表二），連同詢價比價開標(biāo)記錄表、專業(yè)技術(shù)人員的書面推薦意見報公司招標(biāo)辦成員匯簽。10．10萬元人民幣以下2萬元人民幣及以上的小額通用物資采購，承辦部門可直接向供貨單位發(fā)詢價書，按照供貨單位的報價書的報價，填報小額物資詢價比價推薦表（見附表三），推薦供貨單位，報分管領(lǐng)導(dǎo)審查、總經(jīng)理批準(zhǔn)。11．承辦部門負(fù)責(zé)詢價比價招投標(biāo)資料的收集整理工作，并按公司檔案管理辦法進(jìn)行歸檔。12.承辦部門根據(jù)公司經(jīng)濟(jì)合同管理辦法商談、簽訂合同。13．本細(xì)則由經(jīng)營采購中心負(fù)責(zé)解釋。14．本細(xì)則自發(fā)布之日起實(shí)行。附表一：詢價比價申請表附表二：詢價比價開標(biāo)記錄表附表三：招標(biāo)結(jié)果匯總審批表附表四：小額物資詢價比價推薦表附表一某有限公司詢價比價開標(biāo)記錄表序號詢價比價項(xiàng)目投標(biāo)單位第一次報價第二次報價備注參加人員：記錄人；附表二某有限公司詢價結(jié)果匯總審批表項(xiàng)目概況估算價承辦部門招標(biāo)方式發(fā)標(biāo)時間截標(biāo)時間開標(biāo)時間投標(biāo)單位第一次報價第一次報價簡要評估預(yù)中標(biāo)排序評標(biāo)小組人員（簽名）公司招標(biāo)辦公室成員（簽名）備注附表三某有限公司小額物資詢價比價推薦表序號詢價項(xiàng)目投標(biāo)單位第一次報價第二次報價推薦供貨單位分管領(lǐng)導(dǎo)：部門負(fù)責(zé)人：承辦人：

第六部分項(xiàng)目部現(xiàn)場物資管理相關(guān)規(guī)定為規(guī)范項(xiàng)目部現(xiàn)場物資的管理，特制訂以下規(guī)定：項(xiàng)目現(xiàn)場物資共分為三大類：施工專用設(shè)備：施工過程中，為加快施工進(jìn)程、方便施工而購賣的各類專用工具、設(shè)備、運(yùn)輸工具等，施工過程中可反復(fù)使用的資產(chǎn)；施工材料：施工過程中的各種消耗性物資；項(xiàng)目安裝設(shè)備：總承包合同中，由我公司代為采購的各類設(shè)備；總承包項(xiàng)目：項(xiàng)目部必須明確專職的材料保管員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目現(xiàn)場所有材料的收發(fā)及保管工作；分包項(xiàng)目：項(xiàng)目部必須指定專人兼職材料保管員的工作；到現(xiàn)場物資的質(zhì)量、抽檢、品質(zhì)的保證，由項(xiàng)目部經(jīng)理根據(jù)具體情況，指定專業(yè)人員進(jìn)行，材料保管員只負(fù)責(zé)數(shù)量、重量的確認(rèn)工作；材料保管員的職責(zé)：根據(jù)項(xiàng)目采購人員的通知，對送到項(xiàng)目現(xiàn)場的物資，組織現(xiàn)場數(shù)量的清點(diǎn)工作，根據(jù)實(shí)際清點(diǎn)情況，簽收材料收貨單；根據(jù)項(xiàng)目現(xiàn)場的實(shí)際情況，組織物資的臨時堆放及保管；根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理簽發(fā)的物資領(lǐng)用單，發(fā)放物資，由領(lǐng)用人及分包方在物資領(lǐng)用單上簽收；對現(xiàn)場物資的管理負(fù)首要責(zé)任。項(xiàng)目財務(wù)人員的職責(zé)：建立物資收發(fā)存臺帳；建立施工專用設(shè)備管理臺帳；歸檔保管各類原始憑證：供應(yīng)商送貨清單、化驗(yàn)單、質(zhì)保書、收料單、領(lǐng)料單等原始憑證，并分別按收料、領(lǐng)料進(jìn)行整理，裝訂成冊；每周同材料保管員核對現(xiàn)場物資收發(fā)存情況，盤點(diǎn)現(xiàn)場庫存；對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行跟蹤，并上報項(xiàng)目部及公司財務(wù)部；以每月25日為項(xiàng)目現(xiàn)場物資結(jié)帳日期，每月30日前將物資報表報項(xiàng)目經(jīng)理、公司財務(wù)部；項(xiàng)目結(jié)束，將上述資料移交公司財務(wù)部進(jìn)行歸檔保管。項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)：在材料保管員