工程項目材料采購流程管理制度方案

工程項目材料采購流程管理制度方案為加強工程材料程序化管理，有效的控制資金使用，更好的做好材料成本控制工作，了解各項目材料用款，對外欠款。結(jié)合公司實際情況，特制定相關(guān)材料采購流程，望各項目部嚴格按照此制度執(zhí)行。一﹑預算部預算，項目部統(tǒng)計，審核采購材料的數(shù)量工程中標后，預算部對本工程所需的各種材料進行預算，為工程的資金投入提供依據(jù)(注：提供詳細的材料使用節(jié)點計劃，此計劃作為項目收款計劃主要支撐依據(jù))。項目部根據(jù)中標書（中標合同清單）和施工圖紙認真嚴格計算本項目的材料需求，填報材料采購總計劃表交公司相關(guān)領(lǐng)導審批。同時此材料需求總表要一式三份，工程部，采購部，項目部各一份。二﹑項目部申請材料采購計劃1．在進場前，項目部要提前做出由工程部認可的材料總需求計劃，如果部分材料是甲方指定的，項目必須注明指定材料名稱，品牌，規(guī)格型號，數(shù)量，到場時間，聯(lián)系方式等。有加工圖紙的材料要附上圖紙，且有項目部項目經(jīng)理簽字，（結(jié)合工程實際情況，項目部必須考慮到定制加工材料的加工周期，給采購部合理的采購時間）。2.材料采購申請單一一式三份，采購部，項目部，工程部各一份。為了杜絕浪費和其他不合理情況發(fā)生，材料采購申請表上面必須有材料申請人，項目工程部負責人，項目經(jīng)理簽字，缺一不可（詳見樣表）。否則公司采購部有權(quán)拒絕接收材料采購申請表。公司采購部原則上不接收項目部任何人電話通知供貨要求，如果有特殊情況，一定要有公司領(lǐng)導批準同意，由公司領(lǐng)導通知公司采購部負責人，公司采購部負責人在接收到公司領(lǐng)導批準同意采購，方可安排公司采購部相關(guān)人員進行采購。在公司采購部進行材料采購的同時，項目部相關(guān)人員必須及時的補交材料采購申請表，并且按正常的審批程序進行審批，然后將審批通過的材料采購申請表交至公司采購部。3.項目中變更或增加材料用量，以甲方書面通知或簽證為主。項目部及時將甲方書面通知或簽證發(fā)公司預算部備案，同時，項目部按材料采購流程申請材料采購。預算部收到變更或增加材料用量申請表后，必須進行核算，并報公司工程部、公司采購部、公司領(lǐng)導審批（特殊情況除外）。三、公司采購部在接收到批準后的材料采購申請表，應(yīng)該按照工程施工流程和請購材料的緩急。由公司采購部負責人安排采購人員去進行采購。1．采購人員在接到采購部負責人安排的材料采購申請表后，采購人員要參考市場行情以及以前采購記錄和供應(yīng)商報價。優(yōu)先選擇供貨準時，材料質(zhì)量好，價格優(yōu)惠，實力強的供應(yīng)商，進行采購。主要材料或是采購量大的材料，采購人員要選擇三家以上的供應(yīng)商進行報價比價，并把供應(yīng)商的材料樣品，交貨時間和報價上報給公司采購部負責人和公司領(lǐng)導進行審批，采購人員在接收到審批后的供應(yīng)商名單后，進行相對應(yīng)的材料采購。如果是采購量或者是采購金額比較大的材料采購時，為了保護供需雙方的合法權(quán)益和避免以后的采購糾紛，公司采購部一定要和供應(yīng)商簽訂材料采購合同。少量的輔助材料采購人員可以從和公司長期固定合作的供應(yīng)商進行優(yōu)先選擇采購。四、采購下單和送貨的時間安排采購人員和供應(yīng)商確定了采購意向，采購人員要嚴格按照材料采購申請表上面的數(shù)量給供應(yīng)商下單，采購人員一定要向供應(yīng)商確定材料的送（提）貨時間和付款方式。為了不影響工程正常施工，采購人員盡量要求供應(yīng)商把送貨時間往前安排。盡量讓供應(yīng)商送貨到我們工程的項目，如果是因為材料采購量少或者是供應(yīng)商離我們的項目比較遠。供應(yīng)商不送貨，采購人員可以和供應(yīng)商協(xié)商，由我們出運費，讓供應(yīng)商送貨到我們項目，并同時告訴公司采購部相關(guān)領(lǐng)導。五、無法及時供貨的匯報說明因市場和行業(yè)缺貨因素，或供材商的原因，無法按期進行采購到位的材料。采購部相關(guān)人員應(yīng)該立即通知材料請購部門，并且要說明原因。六、供應(yīng)商送貨事項1.供應(yīng)商在準備送貨前，一定要通知采購人員或者項目收貨人員（項目經(jīng)理，施工員，倉管），項目現(xiàn)場人員好安排材料的存放地點。供應(yīng)商送貨到項目現(xiàn)場，原則上是由采購人員和項目材料采購申請人一起了驗收供應(yīng)商送的材料。如果項目工地在外地，采購人員無法到現(xiàn)場參加材料驗收，由項目經(jīng)理和相關(guān)人員組織驗收。2.供應(yīng)商在送貨時，要嚴格按照采購人員下給供應(yīng)商的材料采購清單上面的數(shù)量送貨。送貨單上面要有，送貨項目的名稱，材料采購申請單的編號，以及供應(yīng)商所送的材料名稱，數(shù)量，價格，規(guī)格型號。送貨單上面要蓋供應(yīng)商的公章?，F(xiàn)場收貨人員要拿項目下給公司采購部的材料采購申請表和供應(yīng)商的送貨單進行確認，看供應(yīng)商所送材料是否是本項目所下的材料。如果供應(yīng)商所送材料和項目材料采購申請單一致，項目現(xiàn)場人員可以進行供應(yīng)商所送材料驗收。在驗收供應(yīng)商所送材料同時，供應(yīng)商要提供每種材料的合格檢測報告，有效產(chǎn)品合格證，質(zhì)量保證書?，F(xiàn)場驗收人員確認了供應(yīng)商所送材料符合相關(guān)質(zhì)量標準。現(xiàn)場驗收人員可以進行對供應(yīng)商所送材料的驗收入庫工作?，F(xiàn)場驗收人員和項目經(jīng)理要在供應(yīng)商的送貨單上面簽字確認。供應(yīng)商的送貨單必須一份三聯(lián)，一份供應(yīng)商自己留底，一份給工地現(xiàn)場驗收人員，一份給公司采購人員。3.現(xiàn)場驗收人員在驗收供應(yīng)商材料時，一定要仔細，如果供應(yīng)商的送貨單和所送的實物材料名稱，數(shù)量，品牌，規(guī)格型號不符?，F(xiàn)場驗收人員一定要及時反饋給采購人員并做記錄。如果是材料質(zhì)量不合格，現(xiàn)場驗收人員一律拒絕收貨（質(zhì)檢報告、合格證等未隨貨送到者，現(xiàn)場驗收人員也可拒絕收貨，并及時告知公司采購人員協(xié)調(diào)）。并且及時通知公司采購部相關(guān)人員。資料員所需的各項合格證、檢驗報告等現(xiàn)場驗收人員必須清點完畢才能驗收。七、供應(yīng)商的結(jié)算嚴格按合同的付款條款所定的時間節(jié)點執(zhí)行。原則上供應(yīng)商所有的材料結(jié)算以整月為周期，本月結(jié)算上個月的材料款（1—30號）。結(jié)算時間是每個月1-5號，由供應(yīng)商提供上個月的結(jié)算相關(guān)材料到公司采購部，每個月5-10是公司相關(guān)部門對供應(yīng)商結(jié)算材料的審核時間。每個月15—20由公司財務(wù)為供應(yīng)商打材料款。供應(yīng)商要帶有項目經(jīng)理，采購人員和現(xiàn)場驗收人員簽字的送貨單和合同約定的發(fā)票，到公司采購部統(tǒng)一辦理結(jié)算。供應(yīng)商的材料數(shù)量，價格，是以供應(yīng)商所提供的有公司，項目相關(guān)人員簽字的送貨單為標準。（此結(jié)算方式是少量的輔材料，結(jié)算標準）。對于有采購合同的供應(yīng)商，供應(yīng)商在結(jié)算時，要以有簽字的送貨單和采購合同一起，到公司采購部辦理結(jié)算。八、工程材料采購合同管理工作流程根據(jù)公司的工程項目和《根據(jù)公司的工程項目和《合同管理辦法》《招標管理辦法》，制作本流程項目論證決策﹐簽訂施工合同項目論證決策﹐簽訂施工合同預算部下發(fā)計劃材料單，財務(wù)部列入預算預算部下發(fā)計劃材料單，財務(wù)部列入預算采購部組織市場調(diào)研合同履行部門組織市場調(diào)研采購部組織市場調(diào)研合同履行部門組織市場調(diào)研進行選用或招標進行選用或招標確定項目負責人，辦理合同履行單確定項目負責人，辦理合同履行單合同會簽、會審批準修改合同會簽、會審批準修改合同管理部門對合同的合法性、合規(guī)性進行審核合同管理部門領(lǐng)導簽字合同登記歸檔合同登記歸檔合同履行完畢，相關(guān)部門在合同履行完畢，相關(guān)部門在履行單上簽字字財務(wù)見履行單后付款合同登記歸檔財務(wù)見履行單后付款合同登記歸檔九、貨物采購流程（一）先款后貨的貨物采購□首批貨物的采購：公司采購部必須在總經(jīng)理授權(quán)下與供貨方簽訂供需合同。公司采購部采購員根據(jù)合同，綜合商務(wù)部大多數(shù)人意見，并經(jīng)商務(wù)部經(jīng)理審核簽字向供貨方下發(fā)正式訂單。公司采購部采購員憑合同、有效材料申請計劃單填寫請款單并經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理簽字核準；獲財務(wù)核準的請款單送至總經(jīng)理核批后返至財務(wù)部予以付款。付款后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項目部辦理入庫；并及時向材料供應(yīng)商獲取購貨發(fā)票送至總經(jīng)理簽字后交至財務(wù)入帳。經(jīng)采購部負責人核實簽字后發(fā)票由采購部送至總經(jīng)理簽字交于財務(wù)入帳?！鹾笃谪浳锏难a貨：項目部（庫管、工程師、項目經(jīng)理）根據(jù)庫存及業(yè)務(wù)需要擬下經(jīng)項目經(jīng)理簽字的材料采購申請計劃。材料采購申請計劃送至公司采購部，采購部負責人和預算部負責人核實簽字后下發(fā)給采購員，采購員下單給相應(yīng)材料供應(yīng)商。由采購部采購員根據(jù)下發(fā)至材料供應(yīng)商的有效材料采購申請計劃訂單填寫請款單，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理簽字核準、總經(jīng)理核批后返至財務(wù)部予以付款。付款后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項目部辦理入庫；并及時向材料供應(yīng)商獲取購貨發(fā)票送至總經(jīng)理簽字后交至財務(wù)入帳。（二）先貨后款的貨物采購□首批貨物的采購：公司采購部必須在總經(jīng)理授權(quán)下與供貨方簽訂供需合同。公司采購部采購員根據(jù)合同，綜合商務(wù)部大多數(shù)人意見，并經(jīng)商務(wù)部經(jīng)理審核簽字向供貨方下發(fā)正式訂單。下發(fā)正式訂單后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項目部辦理入庫；并及時向供貨方索要購貨發(fā)票并轉(zhuǎn)交至物資部。采購部采購員材料采購部負責人和預算部負責人核實簽字后的購貨發(fā)票至財務(wù)部填寫請款單，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理簽字核準、總經(jīng)理在對請款單、發(fā)票予以核批后返至財務(wù)部予以付款和入帳?！鹾笃谪浳锏难a貨：項目部（庫管、工程師、項目經(jīng)理）根據(jù)庫存及業(yè)務(wù)需要擬下經(jīng)項目經(jīng)理簽字的材料采購申請計劃。材料采購申請計劃送至公司采購部，采購部負責人和預算部負責人核實簽字后下發(fā)給采購員，采購員下單給相應(yīng)材料供應(yīng)商。下發(fā)正式材料采購訂單后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項目部辦理入庫；并及時向供貨方索要購貨發(fā)票。采購部采購員根據(jù)《工程項目材料采購流程和有關(guān)規(guī)定》辦理材料結(jié)算十、采購相關(guān)樣表附件一：供貨通知書（適用于未簽署供貨合同）供貨通知書公司：我司根據(jù)實際需要，考慮到項目急需要首先進行施工建設(shè)，該部位的材料用量不大，雖然供貨合同未簽訂，但請貴司積極配合。請貴司按下表所列材料(設(shè)備)名稱、品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期向我司指定的交貨地點送貨。項目名稱：交貨日期：201年月日交貨地點：序號材料(設(shè)備)名稱品牌型號（編號）規(guī)格單位數(shù)量部位12345678注：1.具體單價按今后雙方所簽定的合同及附件《產(chǎn)品及價格清單》。2．自本供貨通知書送達之日起1工作日內(nèi)，請貴司將經(jīng)蓋章確認的本通知書以傳真方式送我方經(jīng)辦人備案，并在5工作日內(nèi)將原件送達我方。購貨單位：供貨單位：公司名稱：公司名稱：經(jīng)辦人：確認人：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：負責人：傳真號碼：傳真號碼：日期：日期：附件二：供貨通知書（適用于已簽署供貨合同）供貨通知書公司：我司根據(jù)實際需要，以年月日簽訂的《工程材料(設(shè)備)供貨合同》為依據(jù)，請貴司按下表所列材料(設(shè)備)名稱、品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期向我司指定的交貨地點送貨。項目名稱：交貨日期：201年月日交貨地點：序號材料(設(shè)備)名稱品牌型號（編號）規(guī)格單位數(shù)量部位12345678備注注：1.具體結(jié)算單價按雙方所簽定的合同附件《產(chǎn)品及價格清單》。2．自本供貨通知書送達之日起1工作日內(nèi)，請貴司將經(jīng)蓋章確認的本通知書以傳真方式送我方經(jīng)辦人備案，并在5工作日內(nèi)將原件送達我方。購貨單位：供貨單位：公司名稱：公司名稱：經(jīng)辦人：確認人：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：負責人：傳真號碼：傳真號碼：日期：日期：附件三：材料(設(shè)備)收料單項目名稱：交貨日期：交貨地點：序號材料(設(shè)備)名稱品牌型號（編號）規(guī)格單位數(shù)量12345678說明：購貨單位委派的收料員，僅限于對材料的數(shù)量進行如實收貨。以上材料(設(shè)備)已供貨至購貨單位交貨地點；具體結(jié)算價格按雙方所簽定的合同附件《產(chǎn)品及價格清單》。購貨單位：供貨單位：經(jīng)辦人：確認人：負責人：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：確認日期：日期：注：本原件一分兩份，供貨單位持一份，購貨單位持一份；附表四：月度材料（設(shè)備）款匯總表月度材料（設(shè)備）款匯總表項目名稱：時間：序號材料名稱收款單位金額（元）備注12345合計說明：各類材料的《材料（設(shè)備）收料單》原件作為本表的附件附后。附件共份。購貨單位：（公章）供貨單位：（公章）公司名稱：公司名稱：經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：負責人：負責人：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：日期：日期：注：本原件一分兩份，供貨單位持一份，購貨單位持一份；材料/用品申購單項目名稱：申請人：申購日期：201年月日序號材料/用品名稱規(guī)格數(shù)量到位時間用途項目經(jīng)理：日期：年月日總經(jīng)理：日期：年月日說明：收料單№項目名稱：核算單位工程：日期：年月日送貨單位：送貨單號：合同號：倉庫類別：編號貨物名稱規(guī)格單位送貨數(shù)量實收數(shù)量單價金額萬千百十元角分金額（大寫）：萬仟百拾元角分整小寫￥＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿送貨人：倉庫：收料員：質(zhì)檢員（專業(yè)人員）：備注：一式三聯(lián)單；第一聯(lián)項目部留存；第二聯(lián)會計記賬；第三聯(lián)供貨單位留存；領(lǐng)料單№領(lǐng)料項目：日期：年月日領(lǐng)料單位：編號貨物名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額萬千百十元角分合計金額（大寫）：萬仟百拾元角分整小寫￥＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿項目經(jīng)理：主管施工：倉庫發(fā)料員：領(lǐng)料班組：領(lǐng)料人：備注：一式三聯(lián)單；第一聯(lián)倉庫留存；第二聯(lián)會計記賬；第三聯(lián)施工單位。入庫單№科目：日期：年月日貨號品名單位數(shù)量單價金額萬千百十元角分合計金額（大寫）：萬仟百拾元角分整小寫￥材料員：會計：保管員：經(jīng)手人：備注：一式四聯(lián)單；第一聯(lián)倉庫留存統(tǒng)計；第二聯(lián)項目會計記賬；第三聯(lián)倉庫統(tǒng)計員；第四聯(lián)送貨單位結(jié)賬。 退料單項目名稱：核算單位工程：日期：年月日退料單位：收料單位：合同號：倉庫類別：編號貨物名稱規(guī)格單位申退數(shù)量實退數(shù)量單價金額萬千百十元角分合計金額（大寫）：萬仟百拾元角分整小寫￥