《ISO 41001-2018 設施管理- 管理體系 要求及使用指南》專業(yè)解讀與應用指導材料之4：“4 組織環(huán)境-4.4設施管理體系”（雷澤佳編制-2024）

《ISO41001-2018設施管理-管理體系要求及使用指南》專業(yè)解讀與應用指導材料之4：“4組織環(huán)境-4.4設施管理體系”《ISO41001-2018設施管理-管理體系要求及使用指南》《ISO41001-2018設施管理-管理體系要求及使用指南》4.4設施管理體系組織應按照本文件的要求，建立、實施、保持和持續(xù)改進設施管理體系，包括所需過程及其相互作用。組織環(huán)境設施管理體系采用過程方法立與實施設施管理體系；過程方法的應用；過程方法的定義：過程方法是指通過系統(tǒng)地識別和管理一個組織所使用的過程，特別是這些過程之間的相互作用，來實現(xiàn)組織目標的方法；在設施管理中的應用：在設施管理體系中，過程方法意味著組織需要識別、規(guī)定、管理并持續(xù)改進與設施管理相關的各個過程，如設施規(guī)劃、設計、采購、安裝、運營、維護、更新和處置等。設施管理體系的建立與實施；體系的建立：組織應根據(jù)ISO41001標準的要求，建立設施管理體系，明確體系的范圍、目標、過程和程序，并分配相應的職責和權限；體系的實施：設施管理體系的實施應包括制定計劃、分配資源、執(zhí)行過程、監(jiān)視績效、采取糾正措施和持續(xù)改進等活動。采用過程方法立與實施設施管理體系目的；滿足顧客要求；顧客需求的識別：組織應明確其顧客（包括內部顧客和外部顧客）的需求和期望，這些需求和期望可能與設施的功能、性能、可靠性、安全性、成本效益以及環(huán)境影響等方面有關；顧客滿意的增強：通過有效地管理設施管理過程，確保設施符合顧客要求，并及時響應顧客反饋，組織可以持續(xù)增強顧客滿意，建立良好的顧客關系。提高管理體系的有效性：有效性的定義：完成策劃活動和實現(xiàn)策劃結果的程度；完成策劃活動：策劃活動是指組織為實現(xiàn)其設施管理目標而制定的一系列計劃、步驟和行動。這些活動可能包括設施規(guī)劃、設計、采購、安裝、運營、維護、更新和處置等各個階段。完成的程度指組織能夠按照策劃的要求，全面、準確地完成所有策劃活動。這包括確保每個階段的活動都得到妥善執(zhí)行，沒有遺漏或疏忽；策劃結果的實現(xiàn)：策劃結果是組織通過策劃活動所期望達到的目標或成果。這些目標可能與設施的性能、效率、可靠性、安全性、成本效益以及環(huán)境影響等方面有關。實現(xiàn)的程度指組織能夠成功實現(xiàn)其策劃的結果，即設施應達到預期的功能和用途，滿足顧客和相關方的需求和期望，同時實現(xiàn)組織的戰(zhàn)略目標。提高有效性的措施：組織應通過內部審核、管理評審、數(shù)據(jù)分析、持續(xù)改進等活動，不斷評估和改進設施管理體系的有效性，確保其持續(xù)滿足組織目標和顧客要求。組織應按照ISO41001標準的要求，建立、實施、保持和持續(xù)改進設施管理體系，包括所需過程及其相互作用；建立、實施、保持和持續(xù)改進設施管理體系；建立：組織應依據(jù)ISO41001標準，構建設施管理體系的框架和基礎。這包括確定設施管理體系的范圍、目標、方針和原則，以及所需的過程和流程；實施：在建立的基礎上，組織應將設施管理體系付諸實踐。這包括執(zhí)行設施管理體系的各項規(guī)定，確保所有過程得到有效運行，并滿足相關標準和要求；保持：組織應持續(xù)維護設施管理體系的有效性，確保其長期穩(wěn)定運行。這包括定期審查和更新設施管理體系，以應對內外部環(huán)境的變化和新的管理要求。持續(xù)改進：設施管理體系并非一成不變，而是應隨著組織的發(fā)展和外部環(huán)境的變化而不斷優(yōu)化和完善。組織應尋求改進的機會，通過評審、分析和采取糾正措施，持續(xù)提升設施管理體系的績效和有效性。設施管理體系及其過程包括；組織環(huán)境：理解和確定適當?shù)脑O施管理體系(見第4章)。組織環(huán)境是設施管理體系的基礎，它要求組織首先要對其所處的內外部環(huán)境有深入的理解和認識。這包括識別和分析與設施管理相關的各種外部因素（如法律法規(guī)、市場趨勢、技術進步等）和內部因素（如組織文化、戰(zhàn)略目標、資源狀況等）?；谶@些分析，組織可以確定一個與其環(huán)境相適應的設施管理體系，為后續(xù)的設施管理活動提供指導和支持；領導作用：理解組織的角色、職責、方針和權限(見第5章)。領導作用在設施管理體系中至關重要。最高管理者應確保制定明確的設施管理方針和目標，并將其與組織的戰(zhàn)略方向保持一致。同時，最高管理者還應分配相應的職責和權限，確保設施管理體系的各個要素都能得到有效執(zhí)行。此外，領導層還應通過持續(xù)的溝通和支持，激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力，推動設施管理體系的持續(xù)改進；——策劃：理解風險、戰(zhàn)略目標和現(xiàn)行方針(見第6章)。策劃過程是設施管理體系的核心之一。它要求組織在制定設施管理計劃時，充分考慮各種潛在的風險和機遇，并將其與組織的戰(zhàn)略目標緊密結合。通過策劃，組織可以明確設施管理的重點和方向，制定出切實可行的行動方案。同時，策劃過程還應包括對現(xiàn)有方針的評估和更新，以確保其持續(xù)有效；支持：理解在財務、人力、技術方面的可用資源與所需資源(見第7章)。支持過程涉及設施管理體系所需的各類資源，包括財務資源、人力資源和技術資源等。組織應確定這些資源的可用性和需求情況，并采取有效措施來確保資源的充足供應和合理利用。例如，組織可以通過培訓和教育來提高員工的專業(yè)技能，通過引進先進技術和設備來提升設施管理的效率和質量；運行：交付整合的設施管理服務(見第8章)。運行過程是設施管理體系的實際執(zhí)行階段。它要求組織按照策劃的要求，有效地整合各種設施管理職能和服務，確保設施管理活動的順利進行。在運行過程中，組織應密切關注服務的質量和效率，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施。同時，組織還應與相關方保持良好的溝通和協(xié)作，共同推動設施管理服務的持續(xù)改進；績效評價：基準比較分析標準、監(jiān)視和滿足目標要求(見第9章)?？冃гu價是評估設施管理體系有效性的重要手段。它要求組織建立明確的績效準則和指標，通過基準比較分析、監(jiān)視和測量等方法來評價設施管理活動的績效水平。通過績效評價，組織可以及時發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，并采取相應的改進措施來提升設施管理的績效；改進：評審基準比較分析標準，識別并實施過程改進舉措(見第10章)。改進過程是設施管理體系持續(xù)優(yōu)化和提升的關鍵。它要求組織定期對設施管理體系進行評審和反思，識別出存在的問題和改進的機會。通過實施有效的改進舉措，組織可以不斷提升設施管理體系的效率和質量，確保其能夠更好地滿足組織的需求和期望。同時，改進過程還應注重創(chuàng)新和變革，推動設施管理體系的不斷進步和發(fā)展。建立設施管理體系涉及：建立過程；目的：建立過程的目的是確保設施管理體系能夠靈活、有效地應對來自不同渠道（如其他管理體系、相關方等）的輸入，從而滿足組織的整體戰(zhàn)略目標；實施步驟。收集輸入：組織應全面收集來自其他已識別的體系（如ISO9001質量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系等）的輸入，這些輸入可能涉及設施管理的各個方面，如質量、環(huán)境、安全等。理解相關方需求：組織應深入理解相關方的需要和期望（見“4.2理解相關方的需要和期望”）；綜合分析與反應：在收集到所有必要的輸入后，組織需對這些輸入進行綜合分析，確定其對設施管理體系的具體影響，并據(jù)此做出適當?shù)姆磻?，如調整設施管理策略、優(yōu)化管理流程等。規(guī)定滿足經(jīng)識別的需要所需的輸出；目的：旨在明確設施管理體系應達到的具體目標或結果，這些目標或結果需與已識別的需要緊密相關；實施步驟。設定目標：基于已識別的需要，組織應設定清晰、可衡量的設施管理目標，這些目標應涵蓋設施管理的各個方面，如提高設施運營效率、降低能耗、提升客戶滿意度等；制定計劃：為實現(xiàn)這些目標，組織應制定詳細的實施計劃，包括具體的行動步驟、責任人、時間節(jié)點等；資源分配：同時，組織還需確保為實施計劃分配足夠的資源，包括人力、物力、財力等。記錄需要和輸出。目的：記錄的需要和輸出是設施管理體系持續(xù)改進和合規(guī)性的重要依據(jù)；實施步驟。建立記錄系統(tǒng)：組織應建立一套完善的記錄系統(tǒng)，用于記錄設施管理體系開發(fā)過程中的所有關鍵信息和數(shù)據(jù)，包括已識別的需要、設定的目標、實施計劃的執(zhí)行情況、輸出的成果等；定期審查與更新：記錄系統(tǒng)應定期接受審查，以確保其準確性、完整性和時效性。同時，根據(jù)組織內外部環(huán)境的變化，記錄系統(tǒng)也需進行相應的更新和調整。實施體系涉及：“6策劃”中闡述的活動策劃；明確管理目標：根據(jù)設備管理文件，企業(yè)應明確設備的安全管理目標，如減少事故發(fā)生率、提高設備運行效率等；制定管理計劃：為實現(xiàn)管理目標，需要制定詳細的管理計劃，包括設備購置、驗收、運行、維護、報廢等全生命周期的管理活動；風險評估與應對措施：在活動策劃階段，應識別設備運行過程中可能面臨的風險，并制定相應的應對措施，以預防或減少事故的發(fā)生?！?支持”中闡述的資源配置和溝通；資源配置；人力資源：組織應配備足夠的設備安全管理人員、檢測人員和作業(yè)人員，并確保他們具備必要的技能和資格；物質資源：提供必要的設備、工具、檢測儀器等，以確保設備管理工作的順利進行；信息資源：建立設備管理臺賬、安全技術檔案等，以便及時獲取設備的相關信息。溝通；內部溝通：設備管理部門、使用部門、安全生產管理部門等應保持良好的溝通，共同協(xié)作，確保設備管理工作的有序進行；外部溝通：與設備供方、維修服務商等相關方保持溝通，以便及時獲取技術支持和服務?！?.1運行的策劃和控制”中闡述的運行步驟；運行策劃；制定運行方案：根據(jù)設備的特點和運行需求，制定詳細的運行方案，包括設備的啟動、運行、停機等步驟；確定運行參數(shù)：明確設備的運行參數(shù)，如溫度、壓力、轉速等，以確保設備在安全、高效的狀態(tài)下運行。運行控制；日常點檢/巡檢：設備作業(yè)人員應按日常點檢/巡檢記錄進行點檢、巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并處理設備運行中的異常情況；維護保養(yǎng)：定期對設備進行維護保養(yǎng)，包括一級維護保養(yǎng)和二級維護保養(yǎng)，以延長設備的使用壽命；大修和項修：當設備出現(xiàn)故障或需要大修時，應落實“五定”原則，確保維修工作的順利進行；記錄管理：對設備的運行、維護、檢修等活動進行記錄，以便后續(xù)分析和改進。應急響應。制定應急預案：針對可能發(fā)生的設備事故或緊急情況，制定應急預案和現(xiàn)場處置方案；應急演練：定期組織應急預案演練，提高應對突發(fā)事件的能力。保持和持續(xù)改進體系涉及；“9績效評價”中閘述的績效評價；9.1監(jiān)視、測量、分析和評價；設備管理部門應定期收集設備運行數(shù)據(jù)、安全檢查結果、維護保養(yǎng)記錄等信息，進行統(tǒng)計分析，以評估設備的安全狀態(tài)和運行效率；根據(jù)分析結果，識別潛在的風險和改進點。9.2內部審核；定期進行內部審核，檢查設備管理體系的符合性和有效性；審核范圍應覆蓋所有關鍵的設備管理活動，包括驗收、運行、維護保養(yǎng)、檢維修等。9.3管理評審。最高管理者應定期參與管理評審，對設備管理體系的整體運行情況進行評價；評審結果應作為制定改進措施的重要依據(jù)?！?0改進”中闡述的改進。10.1持續(xù)改進過程；建立一個持續(xù)改進的過程，確?？冃гu價中發(fā)現(xiàn)的問題能夠得到及時有效的解決；持續(xù)改進過程應包括問題識別、原因分析、措施制定、實施與驗證等環(huán)節(jié)。10.2不符合和糾正措施；對績效評價中發(fā)現(xiàn)的不符合，應及時采取糾正措施，防止問題再次發(fā)生；糾正措施應經(jīng)過評審和驗證，確保其有效性。10.3預防措施：基于對歷史數(shù)據(jù)的分析和風險評估，制定預防措施，以減少潛在問題的發(fā)生；預防措施應具體、可行，并經(jīng)過評審和驗證。PDCA（策劃-實施-檢查-處置）循環(huán)能夠應用于所有過程以及整個設施管理體系。PDCA可簡要地描述如下：策劃(P):按照顧客要求和組織方針來建立交付成果所必需的目標和過程；顧客要求：在設施管理中，顧客可能包括內部用戶、外部客戶或相關利益方。需要明確他們的需求和期望，如設施的舒適度、安全性、能效等；組織方針：這是企業(yè)的戰(zhàn)略目標和價值觀在設施管理方面的具體體現(xiàn)。它指導設施管理的方向和重點；建立目標和過程：根據(jù)顧客要求和組織方針，設定具體的設施管理目標，并設計實現(xiàn)這些目標的過程。這些過程應涵蓋設備的安全管理、維護保養(yǎng)、運行監(jiān)控等方面。實施(D):執(zhí)行過程；執(zhí)行過程：按照策劃階段設定的目標和過程，進行具體的設施管理活動。這包括設備的采購、安裝、調試、運行、維護保養(yǎng)等；資源保障：為確保過程的順利實施，需要提供必要的資源，如人力、物力、財力等。檢查(C):對照方針、目標和產品要求來監(jiān)視、測量過程和產品并報告結果；監(jiān)視和測量：通過定期的檢查和評估，了解設施管理的實際效果是否達到策劃階段設定的目標和要求；報告結果：將檢查的結果進行記錄和報告，以便管理層和相關部門了解設施管理的現(xiàn)狀和存在的問題。處置(A)：采取措施來持續(xù)地改進過程績效。分析原因：對檢查階段發(fā)現(xiàn)的問題進行深入分析，找出問題的根本原因；采取措施：根據(jù)問題的原因，制定具體的改進措施，并付諸實施；驗證效果：對改進措施的效果進行驗證，確保問題得到有效解決；持續(xù)改進：將本次循環(huán)中發(fā)現(xiàn)的問題和改進措施作為經(jīng)驗總結，為下一輪PDCA循環(huán)提供參考。設施管理體系的內容應包括：關于其設施管理活動的完整過程模型或流程圖：設施管理活動涉及多個環(huán)節(jié)和部門之間的協(xié)作與配合。一個完整的過程模型或流程圖能夠清晰地展示這些活動的邏輯關系、先后順序以及責任分配。這有助于組織內部各成員明確自己的職責，確保設施管理活動的順利進行。同時，通過流程圖，組織還可以對設施管理過程進行可視化管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題；用于識別決策關鍵