工程項目現(xiàn)場監(jiān)理資料管理辦法(2015年版)

工程項目現(xiàn)場監(jiān)理資料管理辦法（2015年版）1、目的為保證在工程監(jiān)理過程中有效實施“四控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”、南網(wǎng)基建一體化和安全生產(chǎn)風險管理體系，使監(jiān)理工作切實做到“凡事有章可循，凡事有人負責，凡事有案可查，凡事有人監(jiān)督”，準確反映監(jiān)理工作，客觀評定監(jiān)理工作，為界定監(jiān)理責任提供、保留證據(jù)，通過規(guī)范現(xiàn)場監(jiān)理項目部的文檔資料管理工作，全面提高監(jiān)理工作服務水平和監(jiān)理工作質(zhì)量，助推監(jiān)理工作有效開展，特制訂本辦法。2、職責2.1總監(jiān)理工程師或監(jiān)理項目部負責人負責組織開展監(jiān)理項目部的監(jiān)理資料管理工作，按要求編寫好總監(jiān)監(jiān)理日志，領(lǐng)導項目監(jiān)理人員及時編制、簽署、收集、移交相關(guān)監(jiān)理資料，組織編寫工程協(xié)調(diào)會議紀要、監(jiān)理匯報材料和監(jiān)理工作總結(jié)，指導信息管理員正確、及時地收集、整理、保管和歸檔好全部監(jiān)理資料。當總監(jiān)或監(jiān)理項目部負責人代行監(jiān)理工程師、監(jiān)理員、信息管理員職責時，還必須按其相應的職責負責監(jiān)理資料的收集、整理和移交。2.2專業(yè)監(jiān)理工程師（包括安全質(zhì)量監(jiān)理工程師）負責本專業(yè)的原材料送檢、產(chǎn)品質(zhì)量開包驗收、分項工程的驗收、報審資料、旁站記錄、監(jiān)理工程師監(jiān)理日志、分部和單項工程竣工總結(jié)及有關(guān)監(jiān)理資料(含附件)的編寫、收集匯總、整理和及時歸檔，標段、分部工程驗收完畢，應將完整、真實的監(jiān)理資料交信息管理員驗收歸檔。當監(jiān)理工程師代行監(jiān)理員、信息管理員職責時，還必須按其相應的職責負責監(jiān)理資料的收集、整理和移交。2.3監(jiān)理員負責旁站記錄、監(jiān)理員日志及有關(guān)監(jiān)理資料(含附件)的編寫、收集匯總、整理和及時歸檔，分部、單項工程驗收完畢，即應將完整、真實的監(jiān)理資料交信息管理員驗收歸檔。2.4信息管理員負責監(jiān)理資料的驗收、分類整理、文檔移交，負責監(jiān)理項目部收發(fā)文管理、核實并處理往來報表（包括考勤表），負責收集工程建設及監(jiān)理工作的各種信息，協(xié)助編寫出版會議紀要、監(jiān)理日報、月報、周報和監(jiān)理大事記等。3、工作要求公司定期或不定期派人到各現(xiàn)場監(jiān)理部培訓、指導文員如何做好監(jiān)理資料的收集、整理。3.1對總監(jiān)的要求3.1.1總監(jiān)自始至終都是工程監(jiān)理資料管理的第一責任人，總監(jiān)在調(diào)往其它工程仍要對以前所擔任總監(jiān)期間的工程監(jiān)理資料負責?？偙O(jiān)有責任對整個工程的監(jiān)理資料的管理提出目標要求，組織開展本工程監(jiān)理項目部監(jiān)理資料管理，及時編制、簽署、收集相關(guān)工程監(jiān)理資料，要求信息管理員正確、及時、收集、整理、保管歸檔好全部監(jiān)理資料。監(jiān)理項目部監(jiān)理資料管理的規(guī)范與否是衡量總監(jiān)和監(jiān)理項目部管理水平的一項重要考核指標。3.1.2按規(guī)定起草、審查、簽署相關(guān)監(jiān)理文件，并及時轉(zhuǎn)信息管理員歸檔。3.1.3按規(guī)定檢查監(jiān)理人員的監(jiān)理資料（包括日志、表單、文件），督促其完善、移交歸檔。3.1.4每月檢查監(jiān)理人員的見證記錄、監(jiān)理日志和信息管理員的項目監(jiān)理資料管理工作。3.1.5關(guān)注三標體系和安風體系相關(guān)記錄表格是否同步產(chǎn)生。3.1.6檢查是否落實南網(wǎng)基建一體化管理要求，表格填寫齊全、正確。3.2對監(jiān)理工程師、監(jiān)理員的要求3.2.1監(jiān)理工程師需審核施工報審資料，對工程施工全過程進行監(jiān)理檢查，以驗證施工資料的真實性、完整性、規(guī)范性，對工序、分項、分部工程細分項目，層層把關(guān)，報審材料簽字蓋章手續(xù)完成后一周內(nèi)交信息管理員歸檔。3.2.2監(jiān)理工程師要負責本專業(yè)范圍WHS表格的填寫工作，每月30日前將WHS表格交信息管理員。3.2.3監(jiān)理員重點做好旁站和巡視監(jiān)理，必須保證在監(jiān)理日志中記錄當天的監(jiān)理工作，旁站和巡視的監(jiān)理記錄應當天填寫。旁站和巡視記錄完整、客觀、真實，與其他監(jiān)理資料同時移交信息管理員歸檔，每月30日前。3.2.4監(jiān)理工程師、監(jiān)理員要處理和保留好一線監(jiān)理信息資料，確保原始資料的全面性和可靠性。3.2.5監(jiān)理工程師、監(jiān)理員要服從總監(jiān)領(lǐng)導，按照項目監(jiān)理資料歸檔要求配合信息管理員收集、整理完善監(jiān)理資料。3.3對信息管理員的要求3.3.1信息管理員須熟練掌握電腦和相關(guān)辦公設備的使用及檔案系統(tǒng)的錄入和操作，提高寫作和文書能力，了解電力、建筑工程基本技術(shù)和監(jiān)理專業(yè)知識以及工程監(jiān)理檔案管理技術(shù)。3.3.2信息管理員需按照總監(jiān)的要求協(xié)助管理好整個監(jiān)理過程資料，有責任對工程監(jiān)理過程中的管理性文件、過程監(jiān)理文件主動收集，及時、準確、完整、有條理地進行整理、歸檔；對資料收集、整理、分類、歸檔中存在的問題要及時向總監(jiān)匯報，并協(xié)助解決。保證在處理監(jiān)理資料業(yè)務時，做到對監(jiān)理資料不丟失、無遺漏、方便查閱和可追溯。3.3.3信息管理員要協(xié)助總監(jiān)充分調(diào)動監(jiān)理項目部所有成員的積極性，有責任按規(guī)定要求全體監(jiān)理人員有效完成監(jiān)理資料的收集、整理工作。3.3.4主動協(xié)助總監(jiān)進行監(jiān)理工作檢查，特別是總監(jiān)按期查閱監(jiān)理人員的監(jiān)理日志和旁站記錄；注意檢查施工過程中形成的監(jiān)理工作表單是否完備以及符合業(yè)主的要求，重要的監(jiān)理文件是否符合項目監(jiān)理合同和項目目標的要求。3.3.5按照業(yè)主單位檔案管理要求把工程監(jiān)理資料進行收集、整理、裝訂歸檔、輸入檔案系統(tǒng)，最后移交業(yè)主檔案部門。3.4監(jiān)理資料應隨著工程進展而及時收集、整理，通過整理及時發(fā)現(xiàn)和處理監(jiān)理工作中存在的問題，杜絕工程結(jié)束后再補資料的現(xiàn)象，確保資料真實、完整移交，防止缺失資料無法后補。3.5監(jiān)理項目部實行監(jiān)理人員輪休工作替代制度，保證各監(jiān)理和信息管理員崗位不缺人，工作有人做，資料有人管，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性和完整性。3.6伴隨工程的開展，從進場開始，檔案系統(tǒng)的圖像和文字錄入工作就需爭取與工程同步進行，以提高監(jiān)理資料整理工作效率，便于在工程結(jié)束時，監(jiān)理資料也能同步整理完畢而順利移交。4、工作程序4.1在項目開工前，監(jiān)理項目部應就監(jiān)理文件資料的填寫要求、份數(shù)、文件資料傳遞流程等內(nèi)容在內(nèi)部統(tǒng)一認識，并與建設單位、設計單位、承包單位取得一致。4.2在項目開展一周內(nèi)，信息管理員應按照公司和工程項目監(jiān)理要求，建立本項目監(jiān)理檔案目錄，公司工程監(jiān)理檔案案卷目錄參見記錄1：《工程項目監(jiān)理文檔案卷目錄》。案卷分類的原則是要按照業(yè)主項目最終歸檔要求的《檔案管理辦法》和公司工程項目監(jiān)理檔案管理的要求以及監(jiān)理工作管理的要求為目標，建立卷內(nèi)目錄，反映出監(jiān)理文件之間的有機聯(lián)系，一切目的是以做到方便工作，便于管理、查找和移交。4.3監(jiān)理項目部資料收集、分類、整理、歸檔工作要貫穿整個監(jiān)理過程。在進駐現(xiàn)場后，即要配置現(xiàn)場監(jiān)理資料檔案盒，現(xiàn)場監(jiān)理資料檔案盒標準和目錄要求參考如下：4.3.1監(jiān)理資料檔案盒規(guī)格：（1）線路工程要準備3厘米、2厘米檔案盒，線路長、施工點多的準備30個，加固工程，改接線工程則準備10個；（2）新建換流站準備3厘米、2厘米檔案盒各30個，5厘米10個；（3）新建變電站準備3厘米、2厘米檔案盒各20個，5厘米5個；（4）換流站、變電站改擴建工程準備15個3厘米檔案盒；（5）零星工程根據(jù)工程具體情況準備基本數(shù)量的檔案盒。4.3.2監(jiān)理資料檔案盒編寫要求：（1）檔案盒正面的案卷題名打印文件、資料名稱；（2）編制單位填寫×××監(jiān)理項目部；（3）檔案號為工程拼音縮寫，其他可不填寫；（4）脊背用紙打印貼上，尺寸根據(jù)盒子厚度，貼在案卷題名下橫線與保管期限上橫線之間，內(nèi)容為工程拼音縮寫（字體小三黑體）、文件資料名稱（字體小二黑體）、盒子編號（字體小二黑體）、天廣監(jiān)理拼音縮寫（字體小三黑體）；（5）如編號第一的盒子裝滿，可增加一個01A、01B、……的盒子而不影響后面資料盒子排序。檔案盒標準以穗東換流站為例如圖-1所示。4.3.3卷內(nèi)目錄監(jiān)理資料檔案盒應按案卷目錄表分卷，每卷編制有卷內(nèi)目錄表。案卷目錄表和卷內(nèi)目錄表如表-1和表-2所示。4.4資料盒內(nèi)文件，編號小的在上面，編號大的在下面；發(fā)文日期早的在上面，發(fā)文日期晚的在下面。4.5凡監(jiān)理人員編寫材料需要進行文件編碼的，編碼由信息管理員提供，信息管理員要按公司體系文件規(guī)定的編碼規(guī)則指導編碼。4.6文件資料盒要豎立擺放，盒子脊背向查閱人方向。資料柜中的南網(wǎng)基建一體化管理文件、公司體系文件、驗收規(guī)范標準要求豎立擺放，施工圖紙整齊擺放。圖-1檔案盒標準SDHLZ檔號：SDHLZ-01檔案館（室）號：相細微號：關(guān)建科技檔案設單案卷題名：國家頒發(fā)的法律法規(guī)位編制單位：穗東換流站工程監(jiān)理部文件保管期限：××GDTG表-1×××監(jiān)理項目部文件資料案卷目錄備注：本表后面要附上各卷內(nèi)目錄，并用文件夾裝訂成1本，方便查閱和換頁表-2《法律、法規(guī)》卷內(nèi)目錄序號文件資料名稱發(fā)文單位收文日期整理人備注1234.7對外收、發(fā)文件和單證必須在“收、發(fā)文記錄簿”上進行簽收和發(fā)文登記，凡蓋有監(jiān)理項目部印章發(fā)出的文件和單證均須留底一份（或拍照備查），凡是借閱已生效的監(jiān)理文件和單證，也必須有借據(jù)和登記，在“文件借閱登記簿”上記載，保證做到有效保管和有可追溯性。4.8監(jiān)理項目部監(jiān)理人員、信息管理員、司機在改變崗位、請假離崗、調(diào)離崗位、辭職前，都必須填寫記錄2《人員變動監(jiān)理資料移交表》進行監(jiān)理資料的移交簽證，辦理包括監(jiān)理日志、監(jiān)理表單、工程簽證情況、監(jiān)理總結(jié)、監(jiān)理設備等移交手續(xù)，未辦理完移交手續(xù)的，除監(jiān)理項目部內(nèi)部改變崗位外，公司將不予辦理變動手續(xù)。4.9零星工程由于公司未配置辦公設備，一般情況匯只有1名監(jiān)理工程師或1名監(jiān)理員，在工程監(jiān)理過程中，監(jiān)理人員要妥善保管好監(jiān)理規(guī)劃、細則、旁站記錄、承包單位報審文件、監(jiān)理日志、公章，防止丟失，在工程結(jié)束時寄公司監(jiān)理部或公司指定的人員保管，不得存放在施工單位。5、工程竣工監(jiān)理檔案資料移交5.1為確保工程監(jiān)理資料管理的連續(xù)性，無特殊情況，監(jiān)理項目部的信息管理員要始終負責工程監(jiān)理資料管理工作，工程建設過程無特殊情況不做調(diào)動，直到工程監(jiān)理檔案資料移交。5.2工程竣工投產(chǎn)后，工程監(jiān)理資料仍未移交給建設單位，工程監(jiān)理資料要寄回公司存放或由信息管理員帶到下一個工程，不得存放在施工單位處。5.3公司監(jiān)理部根據(jù)各工程監(jiān)理項目的信息管理員的工作飽滿程度，適時安排信息管理員負責其它工程項目的監(jiān)理檔案資料移交工作，各項目總監(jiān)應積極配合公司的工作安排。5.4工程項目結(jié)束后，如原項目監(jiān)理資料需要完善，仍由原項目總監(jiān)負責組織完成，如補辦簽證單、補充編制監(jiān)理文件、進行原項目監(jiān)理工作匯報等。5.5重點工程項目，在工程投產(chǎn)一個月內(nèi)完成相關(guān)資料收集，監(jiān)理項目部撤場時必須具備移交給建設單位檔案管理部門檢查的條件。5.6一般工程項目如變電站擴建工程、220千伏新建線路工程等，建設單位無要求延遲移交監(jiān)理檔案資料、需與施工單位一起移交等情況，在工程投產(chǎn)后兩個月內(nèi)必須完成工程監(jiān)理檔案資料移交工作。5.7線路遷改、設備更換、地線防腐蝕改造等零星工程，在工程投產(chǎn)后一個月內(nèi)必須完成工程監(jiān)理檔案移交工作。5.8重點工程項目、新建220千伏變電站工程、新建220千伏線路工程等必須留有一份工程監(jiān)理檔案資料復印件、相冊、檔案資料光盤并移交公司綜合部檔案，零星工程只需要提供工程監(jiān)理檔案資料光盤1張。6、考核6.1工程監(jiān)理竣工檔案資料由工程項目的總監(jiān)負責督促信息管理管做好整理、移交工作,需要總監(jiān)組織整改的工程監(jiān)理檔案資料，總監(jiān)以各種理由推脫責任，季度績效考核為B2。6.2總監(jiān)未填寫監(jiān)理日志，其它監(jiān)理人員監(jiān)理日志、旁站記錄等資料欠缺嚴重、丟失而導致影響工程監(jiān)理檔案資料移交，相關(guān)責任人季度績效考核為B2。6.3公司監(jiān)理部安排信息管理員移交其它工程項目監(jiān)理資料，拒不執(zhí)行者，季度績效考核為B3。6.4公司安排的信息管理員負責移交工程監(jiān)理檔案資料，采用拖延、怠慢的態(tài)度而導致監(jiān)理檔案資料無法移交，影響工程監(jiān)理進度款收款工作，季度績效考核為C。記錄1工程監(jiān)理項目部監(jiān)理文檔案卷目錄檔案卷號檔案名稱卷內(nèi)目錄（基本內(nèi)容）建檔要求1法律、法規(guī)1、法律、法規(guī)有效文本（電子版）；2、法律、法規(guī)學習記錄。監(jiān)理項目部設立后一周內(nèi)2規(guī)范、標準1、國家建設工程管理條例、規(guī)范有效文本（電子版）；2、電力行業(yè)、南網(wǎng)公司基建一體化文件、規(guī)范有效文本（紙質(zhì)）；3、工程監(jiān)理相關(guān)技術(shù)標準有效文本（紙質(zhì)）；4、學習記錄。監(jiān)理項目部設立后一周內(nèi)完成3體系文件、管理制度1、公司三標一體綜合管理體系、安全生產(chǎn)風險管理體系和安全生產(chǎn)標準化有效文本（單行本）；2、公司各項制度、通知、通報；3、學習記錄和相關(guān)記錄表格。監(jiān)理項目部設立后一周內(nèi)開始建立4相關(guān)建設單位文件建設單位的相關(guān)工程建設管理文件、通知；施工單位的文件、報告；設計單位的文件；物資部門的相關(guān)文件。監(jiān)理項目部設立后一周內(nèi)開始建立5文件管理監(jiān)理項目部文件、通知、報告等公文；文件收文登記表；文件外發(fā)登記表；文件借閱登記表。監(jiān)理項目部設立后一周內(nèi)開始建立6合同、協(xié)議1、施工、調(diào)試合同；2、監(jiān)理合同、委托函。監(jiān)理項目部設立后一周內(nèi)完成7監(jiān)理資源1、項目/人事1.1、公司執(zhí)照、資質(zhì)等文件掃描件；1.2、項目設立文件（原件）；1.3、項目組成審批表；1.4、總監(jiān)任命函（原件）；1.5、崗位承諾書（原件）；1.6、1.7、人員調(diào)動文件（調(diào)令、監(jiān)理工作和資料移交表）；1.8、考勤表管理（合訂）；1.9、本項目人事歷史臺帳；1.10、其他；2、監(jiān)理物資設備2.1、2.2、《工程監(jiān)理物資設備領(lǐng)用清單》；2.3、《辦公用品購置/調(diào)配申請表》；2.4、《工程監(jiān)理物資設備交接表》；3、其他3.1、租房、電話、網(wǎng)絡開通等文件；3.2、各類報告、申請；3.3、項目部開支成本臺帳。監(jiān)理項目部設立后一周內(nèi)完成8監(jiān)理規(guī)劃、細則、創(chuàng)優(yōu)、強條、綠色施工監(jiān)理監(jiān)理規(guī)劃、細則1.1、監(jiān)理規(guī)劃；1.2、監(jiān)理實施細則。強制性條文2.1、2.2、強條執(zhí)行檢查記錄；2.3、強條學習記錄；2.4、強條執(zhí)行實施總結(jié)。3、達標投產(chǎn)、創(chuàng)優(yōu)文件3.1、達標投產(chǎn)、創(chuàng)優(yōu)實施細則；3.2、達標投產(chǎn)、創(chuàng)優(yōu)實施記錄。4、綠色施工監(jiān)理4.1、綠色環(huán)保施工監(jiān)理檢查計劃；4.2、綠色環(huán)保施工監(jiān)理檢查表；4.3、綠色施工導則學習記錄。監(jiān)理項目部設立后兩周內(nèi)完成9安、健、環(huán)管理安全、健康與環(huán)境監(jiān)理實施細則；安全、健康與環(huán)境監(jiān)理檢查記錄表，5S實施相關(guān)記錄表；環(huán)境因素識別排查表、環(huán)境因素評價表、重要環(huán)境因素清單；危險源識別表、危險源登記表、風險評價表、重大風險及其控制措施一覽表；監(jiān)理工作應急預案：自然災害應急預案、火災事故應急預案、臺風應急預案、化學品泄漏應急預案、觸電事故應急預案、機械及設備重大事故應急預案；應急救援準備預案學習記錄；應急救援準備預案評審記錄表；應急救援準備預案演練評估報告表。監(jiān)理項目部設立后兩周內(nèi)完成建立10施工圖紙1、施工圖清單；2、施工圖會審（檢）紀要。根據(jù)工程展開情況建立11會議紀要開工審查會議（包括第一次工地會議）1.1、開工條件審查會；1.2、安全技術(shù)交底會；1.3、2、施工組織設計審查會；3、安全檢查會；4、中間檢查、驗收會；5、工地例會和施工協(xié)調(diào)會；6、監(jiān)理部內(nèi)部會議。根據(jù)工程展開情況建立12開工（分部/單位工程開工）審查、分包商審查線路復測報審表；工程開工（分部/單位工程開工）/復工報審表；施工管理人員資格報審表；項目管理體系報審表；施工組織設計（方案）報審表；工程安健環(huán)策劃報審表；應急預案報審表；工程創(chuàng)優(yōu)實施計劃/細則報審表；施工/調(diào)試方案報審表；10、分包單位資質(zhì)報審表；11、施工單位質(zhì)量體系報審表。根據(jù)工程展開情況及時建立13施工人員、工器具、試品試驗報審1、特殊工種人員統(tǒng)計；2、主要測量計量器具/試驗設備報審表；3、試驗/檢測單位資格和試品/試件試驗報告等報審表。根據(jù)工程展開情況建立14工程材料/設備審查1、3、主要材料/設備開箱檢查申請及記錄；4、見證取樣和送檢記錄；4、施工進度計劃報審表；5、大中型施工機械進出場報審表；6、設備缺陷通知單、處理報驗表。根據(jù)工程展開情況建立15通知單、聯(lián)系單、暫停令/復工令監(jiān)理工程師通知單、回復單；監(jiān)理工作聯(lián)系單；工程聯(lián)系單；暫停令/復工令；監(jiān)理初/復驗消缺問題通知單。根據(jù)工程展開情況建立16施工進度控制、進度款審查施工/調(diào)試進度計劃報審表；施工/調(diào)試進度調(diào)整計劃報審表；變更工期報審表；工程進度款報審表；工程進度款審批記錄表；工程進度協(xié)調(diào)文件。根據(jù)工程展開情況建立17月報（周報）、日報（快報）監(jiān)理月報/半月報；監(jiān)理周報；日報、快報、簡報。根據(jù)工程展開情況建立18質(zhì)量監(jiān)督分部/單位工程質(zhì)量監(jiān)督檢查報告（質(zhì)檢中心站）；根據(jù)工程展開情況建立19設計變更