企業(yè)貴賓接待管理制度

公司制度貴賓接待管理制度行政部編第4頁共4頁歡喜歡喜有限公司人力資源部擬稿審核批準文件名稱貴賓接待管理制度簽批意見：文件編號ZD-XZ001-A發(fā)布日期2006年2月21日第一章總則第一條：為了配合公司快速發(fā)展，進一步規(guī)范和開展好對重要團體和重要來賓的接待管理工作，展示我司良好的企業(yè)形象和企業(yè)文化，結(jié)合實際情況制訂本制度。第二條：本制度由行政部制訂、修改，及執(zhí)行過程相關(guān)問題的解決。行政部負責貴賓來訪接待的總體協(xié)調(diào)，各部門均應(yīng)密切配合。第三條：本制度所稱的“貴賓”是指政府各級官員、重要客戶、特邀外賓和客人、金融財團和其他社會各界重要團體，如造紙協(xié)會、新聞媒體等。第二章貴賓接待的組織第四條：公司成立接待管理辦公室，負責貴賓接待統(tǒng)籌、管理，接待管理辦公室成員由總經(jīng)辦、總經(jīng)理秘書及監(jiān)管會、行政部和相關(guān)部門負責人組成，總經(jīng)理秘書負責接待管理辦公室的日常事務(wù)工作。第五條：在接到重要團體或重要來賓到訪的通知后，對口接待部門應(yīng)立即將相關(guān)信息報接待管理辦公室，由總經(jīng)理秘書匯報總經(jīng)理決定是否啟動公司層面的接待工作。第六條：由接待組織機構(gòu)根據(jù)實際情況制定詳細的接待方案，報公司領(lǐng)導(dǎo)審定后，通知相關(guān)部門按既定方案嚴格執(zhí)行。第七條：公司全體員工在貴賓來訪期間應(yīng)保持飽滿工作熱情，遇客人應(yīng)禮貌客氣、有禮有節(jié)。第三章接待方案的制訂第八條：行政部應(yīng)根據(jù)接待方案要求確定車輛的類別和數(shù)量，并告知司機的行車和?？柯肪€，接待車輛司機必須著公司統(tǒng)一服裝、佩帶白手套，做好車輛引導(dǎo)、停放工作。第九條：對口接待部門負責聯(lián)系微機科制作辦公大廳電子屏幕“歡迎詞”，于貴賓到訪前4小時確保落實。第十條：行政部負責歡迎旗幟、標語的懸掛、張貼及鮮花、盆景的布置，會議橫幅、宣傳條幅由監(jiān)管會負責落實。第十一條：行政部應(yīng)根據(jù)來訪人數(shù)安排合適的會議室，會議室要求配置咖啡桌、咖啡車、茶水、飲料、水果和紙巾，必要時還應(yīng)放置鮮花和會標（橫幅）。一般情況下，安排在三樓會議室即可，如果人數(shù)較多可以安排在二樓會議。第十二條：接待管理辦公室應(yīng)根據(jù)來賓的不同，準備不同的講解稿，講解稿的內(nèi)容必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)的審定，保持與所有對外交流信息的一致性。第十三條：根據(jù)不同的來賓及參觀路線，公司選拔2-3名講解員負責客人的參觀講解工作，其中宏觀的解說（如公司發(fā)展方向等）由公司高層領(lǐng)導(dǎo)負責，其他涉及車間、碼頭、污水、土地等問題的解說，解說詞由接待管理辦公室準備，技術(shù)副總把關(guān)，總經(jīng)理審定后報集團公司領(lǐng)導(dǎo)確認。第十四條：現(xiàn)場的攝影、拍照和談話記錄工作（包括會議室的談話交流等）由監(jiān)管會安排人員負責落實。第十五條：就餐和住宿安排,根據(jù)接待方案的要求和標準，由行政部負責落實。第四章接待管理細則第十六條：貴賓來訪接待由公司接待管理辦公室統(tǒng)一安排，總經(jīng)理或第一副總（總經(jīng)理出差時由第一副總代替）負責接待，行政副總、相關(guān)副總、總經(jīng)理秘書、監(jiān)管會、行政部和對口接待部門負責人應(yīng)隨同參加接待。第十七條：接到貴賓來訪的通知后，監(jiān)管會負責下發(fā)相關(guān)現(xiàn)場衛(wèi)生清理工作的通知，接待期間所有員工時刻以高標準、嚴要求做好迎接準備：廠區(qū)垃圾、“三廢”物資應(yīng)規(guī)范堆放，并及時處理、徹底處理，參觀通道要嚴格按照關(guān)于流程進行規(guī)范，每個車間都要有緊急疏散方案；辦公樓特別是接待室的現(xiàn)場環(huán)境，如頂棚清潔、過道綠化、領(lǐng)導(dǎo)辦公室及會議桌上的盆景布置、廁所異味清除等問題，應(yīng)重點解決。第十八條：如屬于省部級等重要領(lǐng)導(dǎo)來我司參觀，根據(jù)來訪參觀的路線，行政部下達行車路線全面戒嚴命令，在廠區(qū)各個道口或路段增派安保，嚴禁任何行人和車輛通行，直至戒嚴命令解除，同時，電話通知各部門，各部門必須密切配合執(zhí)行。第十九條：行政部負責參觀車輛的安排及參觀所需“貴賓安全帽”、耳塞、熱毛巾（車間參觀使用）等用具的準備及歸口管理。第二十條：貴賓車隊進入廠區(qū)，大門崗做好車隊放行準備，在車輛進出門崗時，值班安保應(yīng)列隊歡迎。導(dǎo)行車輛駕駛員應(yīng)做好準備，熟悉參觀路線，車速保持在20公里/小時；其他各安保崗位，凡是遇見貴賓參觀，安保人員應(yīng)行軍禮致意。第二十一條：辦公樓應(yīng)于辦公大廳外雨臺下配站一名安保，待客人進入辦公樓后，引導(dǎo)來訪車輛停放。貴賓車隊抵達公司辦公樓后，兩臺電梯必須處于開啟狀態(tài)，每臺電梯內(nèi)各站一名服務(wù)員，將客人送到相應(yīng)的樓層，再由樓層服務(wù)員將客人引進會議室，會后，同樣由服務(wù)員將客人送回大廳里。第二十二條：會議期間，在會議室的門口外面站一名服務(wù)員，負責會議室門的開關(guān)和客人服務(wù)需要的導(dǎo)向。會議室內(nèi)配一名服務(wù)員，負責整個會議期間的服務(wù)工作。第二十三條：會議開始后，由公司領(lǐng)導(dǎo)負責對客人做介紹，并主持會議的議程；監(jiān)管會作好會議記錄和攝影照相工作。第二十四條：對需要進入車間參觀的貴賓，由總經(jīng)理秘書、監(jiān)管會、行政部和對口接待部門的相關(guān)出席人員，給客人發(fā)放“貴賓安全帽”、耳塞等物品，參觀完畢后，及時負責收回，由行政部統(tǒng)一歸口保管。第二十五條：參觀開始時，由引導(dǎo)車在前面帶路，在相應(yīng)的停車地點?？?，并在相應(yīng)的參觀出口等候（應(yīng)及時通知到整個車隊的駕駛員，緊跟引導(dǎo)車）。第二十六條：在參觀的進出門口，各站一名安保，負責開門；在參觀的過程中，由講解員負責對參觀客人作好講解工作，領(lǐng)隊的客人由總經(jīng)理負責陪同，其他隨同人員作好相應(yīng)的客人照顧工作。第二十七條：現(xiàn)場參觀完畢后，需要用餐和住宿的客人，行政部按照接待方案的要求執(zhí)行；馬上離開的客人，接待人員歡送到大門口。第二十八條：監(jiān)管會負責整個活動的拍照、記錄和錄音工作