桂平市會議費管理制度

桂平市會議費管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為確保桂平市會議的有序、高效召開，規(guī)范會議費用的使用與管理，根據(jù)《中華人民共和國財政違法行為處罰條例》和《桂平市財政預(yù)算管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于桂平市全市各級黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和事業(yè)單位召開的各類工作性會議。包括但不限于以下類型：

1.市委、市政府全體會議；

2.各部門、各單位的工作會議；

3.專題研討會、座談會；

4.其他需要使用財政資金支持的業(yè)務(wù)會議。

第三條會議分類

根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和重要程度，將會議分為以下三類：

1.高層會議：主要包括市委全會、市政府全會等；

2.中層會議：主要包括各部門、各單位組織的重要工作會議；

3.常規(guī)會議：包括日常業(yè)務(wù)會議、例會等。

第四條會議原則

會議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡高效：嚴(yán)格控制會議數(shù)量和規(guī)模，減少不必要會議，提高會議效率；

2.節(jié)約務(wù)實：合理預(yù)算會議費用，避免鋪張浪費，注重會議實際效果；

3.公開透明：會議費用支出應(yīng)公開透明，接受社會監(jiān)督。

第五條責(zé)任主體

1.會議的申請、審批、組織和管理由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)；

2.財政部門負(fù)責(zé)會議費用的預(yù)算、審批、報銷和監(jiān)管；

3.監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對會議費用的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

第六條會議費用的構(gòu)成

會議費用主要包括以下幾部分：

1.場地租賃費：會議室租賃、布置等費用；

2.交通費：參會人員的往返交通費用；

3.住宿費：參會人員在外住宿的費用；

4.餐飲費：會議期間餐飲的費用；

5.材料費：會議所需材料的制作、印刷等費用；

6.其他費用：與會議相關(guān)的其他合理支出。

第七條違規(guī)處理

違反本制度規(guī)定的，將按照《桂平市財政違法行為處罰條例》等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的，將追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。

第二章會議流程

第一條會議籌備

會議籌備階段主要包括以下工作：

1.確定會議主題和目標(biāo)：明確會議的主要議題、預(yù)期成果和參會人員范圍；

2.擬定會議方案：制定會議議程、時間表、參會人員名單等；

3.報批程序：會議方案需報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，按照審批結(jié)果進(jìn)行籌備；

4.通知參會人員：通過電話、短信、電子郵件等方式，提前通知參會人員會議時間、地點、議程等信息；

5.準(zhǔn)備會議材料：根據(jù)會議主題和議程，提前準(zhǔn)備相關(guān)文件、報告、圖表等材料。

第二條會議召開

會議召開階段應(yīng)遵循以下流程：

1.會前簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會人員到齊；

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員；

3.按照議程安排，逐項進(jìn)行會議議題討論；

4.與會人員充分發(fā)表意見，展開討論；

5.會議主持人總結(jié)發(fā)言，形成會議決議或結(jié)論；

6.如有必要，可邀請專家、領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行講話或指導(dǎo)。

第三條會議記錄

會議記錄是會議過程中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)做好以下工作：

1.指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整；

2.記錄會議時間、地點、主持人、參會人員等信息；

3.記錄會議討論的主要議題、發(fā)言要點、結(jié)論和決議；

4.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，以便于后續(xù)跟蹤落實。

第四條會議總結(jié)與反饋

會議結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行以下工作：

1.對會議成果進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時限；

2.將會議紀(jì)要、決議等材料及時分發(fā)給相關(guān)人員；

3.對會議效果進(jìn)行評估，收集參會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議組織和管理。

第五條緊急情況處理

如會議過程中出現(xiàn)緊急情況，應(yīng)采取以下措施：

1.立即報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行應(yīng)對；

2.臨時調(diào)整會議議程，確保會議順利進(jìn)行；

3.如有必要，啟動應(yīng)急預(yù)案，確保會議安全。

第六條會后工作

會后工作主要包括以下方面：

1.會后整理：對會議室進(jìn)行清理，確保設(shè)施設(shè)備完好；

2.資料歸檔：將會議相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以便于日后查閱；

3.跟蹤落實：對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保會議成果得到有效落實。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第一條會議紀(jì)要的編制與審批

會議紀(jì)要是會議成果的重要體現(xiàn)，其編制與審批應(yīng)遵循以下流程：

1.會議記錄員應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的初稿，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤；

2.會議紀(jì)要初稿提交給會議主持人或指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核；

3.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)盡快分發(fā)給所有參會人員，征求反饋意見；

4.根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改完善，形成最終版會議紀(jì)要；

5.最終版會議紀(jì)要需經(jīng)會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，確認(rèn)生效。

第二條會議決議的分解與責(zé)任分配

為了確保會議紀(jì)要中提出的決議得到有效執(zhí)行，應(yīng)進(jìn)行以下工作：

1.將會議決議分解為具體的行動計劃，明確每項行動的責(zé)任人、完成時限和預(yù)期成果；

2.將行動計劃以書面形式通知相關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人，確保責(zé)任人明確任務(wù)要求；

3.建立跟蹤機(jī)制，對每項行動計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行實時監(jiān)控。

第三條執(zhí)行情況的反饋與監(jiān)督

會議紀(jì)要的執(zhí)行情況反饋與監(jiān)督是保證會議成果落實的關(guān)鍵環(huán)節(jié)：

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會議主持人或指定負(fù)責(zé)人匯報行動計劃執(zhí)行情況；

2.建立會議紀(jì)要執(zhí)行情況報告制度，要求責(zé)任人在規(guī)定時間內(nèi)提交執(zhí)行報告；

3.對執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，確保行動計劃順利推進(jìn)；

4.定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，對未按期完成的任務(wù)進(jìn)行分析，提出整改措施。

第四條跟蹤落實結(jié)果的運用

會議紀(jì)要的跟蹤落實結(jié)果應(yīng)作為以下方面的參考：

1.作為考核評價相關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人工作績效的依據(jù)；

2.作為改進(jìn)會議組織和管理的重要依據(jù)，不斷提升會議質(zhì)量和效果；

3.作為決策參考，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)和改進(jìn)方向。

第五條持續(xù)改進(jìn)

為不斷提高會議紀(jì)要的跟蹤落實效果，應(yīng)持續(xù)進(jìn)行以下工作：

1.定期收集會議紀(jì)要執(zhí)行過程中的問題和建議，不斷完善跟蹤落實機(jī)制；

2.對會議紀(jì)要的編制、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，提高工作效率；

3.加強(qiáng)對責(zé)任部門和責(zé)任人的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提升其執(zhí)行能力和責(zé)任心。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂

為確保會議室的高效利用，預(yù)訂會議室應(yīng)遵循以下規(guī)定：

1.提前預(yù)訂：各部門或單位需提前向會議室管理部門提交書面申請，明確會議時間、地點、參會人數(shù)等信息；

2.審批流程：會議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請進(jìn)行審批，合理安排會議室使用；

3.優(yōu)先級原則：在會議室資源緊張時，應(yīng)根據(jù)會議的重要性和緊急程度確定優(yōu)先使用權(quán)；

4.及時反饋：會議室管理部門應(yīng)及時反饋預(yù)訂結(jié)果，以便申請部門做好會議準(zhǔn)備工作。

第二條會議室布置與設(shè)施

會議室的布置與設(shè)施應(yīng)滿足以下要求：

1.根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，合理布置會議室座位，確保舒適度；

2.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、話筒、白板等；

3.定期檢查設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行，避免會議過程中出現(xiàn)故障；

4.保持會議室整潔，提供良好的會議環(huán)境。

第三條會議室使用規(guī)范

會議室使用過程中，應(yīng)遵守以下規(guī)范：

1.嚴(yán)格按照預(yù)訂時間使用會議室，不得提前占用或延遲退場；

2.會議期間，保持安靜，遵守會議紀(jì)律，禁止吸煙、進(jìn)食等不文明行為；

3.愛護(hù)會議室設(shè)施設(shè)備，使用完畢后應(yīng)恢復(fù)原狀，如有損壞，需照價賠償；

4.未經(jīng)允許，不得私自攜帶外來設(shè)備進(jìn)入會議室。

第四條會議室安全管理

會議室安全管理至關(guān)重要，應(yīng)做好以下工作：

1.定期進(jìn)行消防安全檢查，確保消防設(shè)施設(shè)備完好；

2.會議期間，保持緊急出口暢通，明確逃生路線；

3.加強(qiáng)會議保密工作，對涉密會議采取相應(yīng)的保密措施；

4.如遇突發(fā)事件，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，確保參會人員安全。

第五條會議室維護(hù)與保養(yǎng)

為延長會議室使用壽命，應(yīng)進(jìn)行以下維護(hù)與保養(yǎng)工作：

1.定期對會議室進(jìn)行清潔、消毒，保持環(huán)境整潔；

2.對會議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期檢查、保養(yǎng)，確保其正常運行；

3.及時修復(fù)損壞的設(shè)施設(shè)備，以免影響會議的正常召開；

4.會議室管理部門應(yīng)建立維護(hù)保養(yǎng)檔案，記錄相關(guān)情況。

第六條違規(guī)處理

違反會議室管理規(guī)定的，將視情節(jié)輕重給予以下處理：

1.通報批評，要求限期整改；

2.取消違規(guī)部門或單位的會議室預(yù)訂資格；

3.追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，依法給予處分。

第五章附則

第一條解釋權(quán)