2024年公司檔案管理制度（三篇）

第7頁共7頁2024年公司檔案管理制度第十八條對(duì)于經(jīng)鑒定確認(rèn)可銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)遵循以下銷毀程序進(jìn)行：(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)需編制詳盡的會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，明確列出擬銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、原定保管期限、已保管期限及計(jì)劃銷毀時(shí)間等關(guān)鍵信息。(二)銷毀清冊(cè)需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人及會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人逐一審閱并簽署意見，以示確認(rèn)。(三)銷毀工作由單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)具體實(shí)施，并需與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)聯(lián)合派遣人員共同監(jiān)督銷毀過程。銷毀前，監(jiān)銷人需依據(jù)銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容逐一核對(duì)無誤；銷毀后，監(jiān)銷人需在銷毀清冊(cè)上簽字或蓋章以示完成。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀，還需遵循國家關(guān)于電子檔案的相關(guān)規(guī)定，并由檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)及信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)督銷毀。第十九條對(duì)于保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證及涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證，不得擅自銷毀。此類紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)單獨(dú)抽出并重新立卷，電子會(huì)計(jì)檔案則需單獨(dú)轉(zhuǎn)存，直至相關(guān)未了事項(xiàng)處理完畢為止。對(duì)于單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，需在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、銷毀清冊(cè)及保管清冊(cè)中明確標(biāo)注。第二十條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因終止時(shí)，其終止前或辦理注銷登記手續(xù)前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處置。第二十一條單位分立后，若原單位繼續(xù)存在，則其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可按規(guī)定查閱、復(fù)制與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。若原單位解散，則會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)各方協(xié)商后確定由其中一方代管或按國家檔案管理規(guī)定處理，各方均可查閱、復(fù)制與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)于分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出并由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，同時(shí)按規(guī)定辦理交接手續(xù)。對(duì)于因業(yè)務(wù)移交至其他單位所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十二條單位合并后，若原各單位解散或一方存續(xù)而其他方解散，則原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。若合并后原各單位仍存續(xù)，則其會(huì)計(jì)檔案仍由原各單位分別保管。第二十三條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)在完成竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)辦理移交手續(xù)，并按規(guī)定進(jìn)行交接。第二十四條單位間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)。移交方需編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)列出移交檔案的各項(xiàng)信息；交接時(shí)，雙方應(yīng)按清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)核對(duì)無誤后，由雙方單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人監(jiān)督簽字或蓋章確認(rèn)。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并移交；特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案還需提供其讀取平臺(tái)。接收方應(yīng)對(duì)接收的電子會(huì)計(jì)檔案載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性。第二十五條單位需將會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件攜帶、寄運(yùn)或傳輸至境外的，必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十六條單位若委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬，應(yīng)在書面委托合同中明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及雙方責(zé)任。第二十七條對(duì)于違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，將由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理處罰。第二十八條預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料的管理應(yīng)遵循文書檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不適用本辦法。第二十九條對(duì)于不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位以及依法建賬的個(gè)體工商戶，其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作可參照本辦法執(zhí)行。第三十條各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門以及中央相關(guān)部門可根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。第三十一條本辦法由財(cái)政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋，并自指定日期起施行。同時(shí)廢止之前發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔編號(hào)〕號(hào)）。附表：1.企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表2.財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表2024年公司檔案管理制度（二）一、檔案修復(fù)與管理1.對(duì)于珠筆、熱敏紙等易損材料制成的檔案文件，一旦發(fā)現(xiàn)破損，需立即進(jìn)行專業(yè)修復(fù)處理，以確保檔案信息的完整性和可讀性。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料形成的自然規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，同時(shí)根據(jù)檔案的價(jià)值差異進(jìn)行區(qū)分，以便于后續(xù)的保管和有效利用。3.檔案盒表面應(yīng)明確標(biāo)注《檔案目錄》，對(duì)于盒內(nèi)無明確標(biāo)題的文件，檔案人員需根據(jù)文件內(nèi)容擬定準(zhǔn)確、簡潔的標(biāo)題。4.檔案盒封面必須注明立卷人、審核人及立卷時(shí)間，以確保檔案來源的清晰可追溯。二、立檔規(guī)則1.檔案文件材料的排列應(yīng)遵循批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后的原則，對(duì)于重要法規(guī)性文件的歷次稿件，應(yīng)排列在定稿之后。2.跨年度文件的處理應(yīng)視情況而定：有批復(fù)的請(qǐng)示與批復(fù)應(yīng)放在批復(fù)年立卷；無批復(fù)的請(qǐng)示則放在請(qǐng)示年立卷；跨年度會(huì)議文件應(yīng)放在會(huì)議開幕年立卷；跨年度規(guī)劃應(yīng)放在第一年立卷；跨年度總結(jié)則放在最后一年立卷。3.檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇埃瘴脑诤?；?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙、發(fā)文底稿。三、檔案分類與編號(hào)1.檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一、簡明扼要的名稱，以充分反映檔案內(nèi)容的性質(zhì)，避免籠統(tǒng)含糊。分類名稱一經(jīng)確定，非經(jīng)必要程序不得隨意修改。2.公司檔案大致分為證照類、文件類、制度類、合同類、計(jì)劃總結(jié)類、會(huì)議紀(jì)要類等幾大類，每類下再細(xì)分具體子類。3.檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)應(yīng)編制成《檔案登記目錄表》，并按一定順序排列，以便查閱。四、檔案歸檔及保存1.歸檔的文件資料應(yīng)遵循其自然形成規(guī)律，保持歷史聯(lián)系，根據(jù)歸檔要求及文件內(nèi)容特征進(jìn)行歸檔。2.同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)分別裝訂，確保每一類文件的完整性和有序性。3.公司可根據(jù)實(shí)際情況制定文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定，以確保檔案信息的時(shí)效性和價(jià)值性。4.歸檔文件資料的種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均需齊全完整，正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)等不得分開。5.歸檔文件需按要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄表，并對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一排列和編號(hào)。五、檔案日常管理1.借閱管理：借閱檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批并填寫借閱審批單，借閱人需在借閱登記表上簽字。借閱期間，借閱人需妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改。借閱期滿應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如需續(xù)借需重新辦理借閱手續(xù)。2.移交管理：檔案移交需經(jīng)審核批準(zhǔn)并指定監(jiān)交人后進(jìn)行，移交雙方需核對(duì)清冊(cè)并簽字確認(rèn)。《檔案移交登記表》需詳細(xì)記錄移交內(nèi)容、時(shí)間、原因等信息，并由移交方、接收方及監(jiān)交人簽章確認(rèn)。3.保密管理：檔案室應(yīng)集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，確保檔案的完整和安全。檔案管理員需遵守保密紀(jì)律，未經(jīng)許可任何無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。同時(shí)，檔案管理員應(yīng)積極主動(dòng)地為利用者提供檔案資料服務(wù)。2024年公司檔案管理制度（三）(三)庫內(nèi)應(yīng)配置溫濕度計(jì)，并堅(jiān)持對(duì)庫內(nèi)溫濕度進(jìn)行定期測量與記錄。同時(shí)，庫內(nèi)應(yīng)設(shè)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等必要設(shè)施，以確保檔案的安全與完好。(四)庫內(nèi)嚴(yán)禁辦公活動(dòng)，且無雜物堆放，需保持庫房的清潔衛(wèi)生，以維護(hù)檔案的保存環(huán)境。(五)定期對(duì)檔案的保管狀況及“八防”措施進(jìn)行檢查，每年至少核對(duì)案卷數(shù)一次，確保數(shù)字準(zhǔn)確、案卷與目錄相符。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的破損和變質(zhì)檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，并詳細(xì)記錄處理過程。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。(六)建立全宗卷，用于存貯本單位檔案的立卷情況說明、分類方案、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等相關(guān)材料，以便于檔案的長期管理和利用。(七)庫房鑰匙由綜合檔案室的檔案員專門保管，非檔案人員未經(jīng)許可不得擅自進(jìn)入檔案庫房。進(jìn)出庫房時(shí)，應(yīng)隨手關(guān)門，確保庫房安全。(八)當(dāng)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須對(duì)所管理的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的移交手續(xù)。交接雙方及監(jiān)交人均需在移交清單上簽名確認(rèn)，以確保檔案的連續(xù)性和完整性。檔案保密制度(一)檔案管理人員及檔案利用者，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得隨意談?wù)摫Ｃ軝n案材料的情況及內(nèi)容。非檔案人員未經(jīng)許可不得私自開箱或翻閱檔案材料。(二)檔案利用者只能查閱與本單位或本人工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，其他檔案內(nèi)容不得隨意翻閱摘抄。(三)查閱或復(fù)制機(jī)密檔案材料時(shí)，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定。(四)借閱檔案資料需進(jìn)行登記，并在收回時(shí)核對(duì)無誤后及時(shí)入庫。借閱者不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶至家中、公共場所等非工作場所。(五)檔案室箱柜應(yīng)加鎖，進(jìn)出檔案室時(shí)隨手關(guān)門、關(guān)燈，確保檔案安全。(六)銷毀期滿檔案需經(jīng)檔案鑒定小組鑒定并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀過程需登記造冊(cè)并報(bào)有關(guān)部門備案，同時(shí)嚴(yán)把廢紙出售關(guān)，防止泄密。檔案利用制度(一)本單位工作人員因工作需要可查閱本單位形成的檔案資料。如需借閱，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在一周內(nèi)歸還。(二)外單位需查閱本單位檔案資料時(shí)，需出示介紹信并說明查閱目的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。一般情況下，檔案資料不予外借。(三)查閱檔案者需愛護(hù)檔案材料，嚴(yán)禁在檔案上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁或拆卷等行為。借閱的檔案需妥善保管并按時(shí)歸還，如有損壞或遺失將依法追究責(zé)任。(四)查閱檔案需履行登記手續(xù)，并將利用目的及取得的效益及時(shí)反饋給綜合檔案室。檔案人員崗位責(zé)任制(一)貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)，負(fù)責(zé)制定本單位檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。(二)熱愛檔案工作并熟悉業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)檔案的分類編號(hào)、上架排列及編制各種檔案目錄和臺(tái)帳等工作。同時(shí)做好檔案的登記、統(tǒng)計(jì)工作。(三)集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案材料，并開展檔案史料的編研工作。積極為各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。(四)負(fù)責(zé)收集本單位各部門的文件材料并進(jìn)行歸檔工作，同時(shí)對(duì)各部門的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。(五)根據(jù)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。(六)嚴(yán)格遵守檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度并積極宣傳檔案工作的重要性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案支持。(七)負(fù)責(zé)對(duì)本單位到期檔案的鑒定工作并按規(guī)定銷毀無保存價(jià)值的檔案材料。(八)按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案材料。檔案統(tǒng)計(jì)制度(一)檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)遵循