某地產(chǎn)檔案分類方案及檔號(hào)編制規(guī)則

1/4檔案分類方案及檔號(hào)編制規(guī)則目的為規(guī)范檔案工作流程，統(tǒng)一檔號(hào)編制規(guī)則，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)以公司全部檔案為對(duì)象進(jìn)行分類，制定了統(tǒng)一的分類方案及檔號(hào)編制規(guī)則，適用于集團(tuán)各部門及城市公司（地產(chǎn)板塊）、商管、酒管、物業(yè)公司等檔案管理工作。術(shù)語全宗號(hào)全宗，指一個(gè)獨(dú)立公司或單位在經(jīng)營活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。比如，一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目公司形成的全部檔案就構(gòu)成一個(gè)全宗。本標(biāo)準(zhǔn)中所說的全宗號(hào)，是指為方便管理檔案，人為給立檔單位編制的一個(gè)代號(hào)。不同公司的檔案以全宗號(hào)區(qū)分開來。分類分類號(hào)是以字母、數(shù)字形式標(biāo)識(shí)檔案內(nèi)容、載體、特征，使之有序排列的一種編碼，是檔號(hào)的重要組成部分。每個(gè)分類號(hào)下的案卷，均從“1”開始編號(hào)。項(xiàng)目號(hào)項(xiàng)目即取得一地塊土地使用權(quán)后進(jìn)行開發(fā)建設(shè)的一個(gè)工程項(xiàng)目。為此項(xiàng)目編制的代碼即為項(xiàng)目號(hào)。案卷號(hào)若干具有有機(jī)聯(lián)系的文件組合而成即為案卷，案卷是檔案保管的基本單位。將案卷按照一定的規(guī)則進(jìn)行有序排列形成的順序號(hào)，即為案卷號(hào)。一般以一盒為一卷，特殊情況也可一盒裝多卷。件號(hào)件號(hào)即卷內(nèi)文件順序號(hào)，反映文件在該卷內(nèi)的位置，每一個(gè)案卷卷內(nèi)文件件號(hào)均從1開始編寫。檔號(hào)檔案編號(hào)，簡稱檔號(hào)，是以字符形式賦予文件實(shí)體的一組代碼，通常用以固定和反映文件排列順序。本標(biāo)準(zhǔn)中檔號(hào)主要由全宗號(hào)、分類號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)等通過特定方式排列組合而成。檔號(hào)要求具有唯一性，不得重復(fù)。檔案分類規(guī)則本標(biāo)準(zhǔn)采用“問題（或事件）”分類法，即按照檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行分類，不采用“機(jī)構(gòu)”分類法，即按文件形成部門進(jìn)行分類的方法。根據(jù)公司檔案產(chǎn)生情況，初步分為九大類：證照檔案、合同檔案、文書檔案、項(xiàng)目檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、專題檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案。一級(jí)類目設(shè)置本標(biāo)準(zhǔn)共設(shè)置一級(jí)類目九個(gè)，采用英文字母作為類目代碼。部分行業(yè)如有檔案難以歸入上述九大類時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目，但需報(bào)集團(tuán)行政管理部備案。一級(jí)類目代碼一級(jí)類目代碼證照檔案A實(shí)物檔案F合同檔案B專題檔案G文書檔案C會(huì)計(jì)檔案H項(xiàng)目檔案D人資檔案J聲像檔案E其他……檔案分類類目一般不超過四級(jí)，具體二、三、四級(jí)類目，參見《集團(tuán)文件資料歸檔范圍、歸檔時(shí)限和保管期限表》。檔號(hào)編制規(guī)則檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-年度/項(xiàng)目號(hào)-分類號(hào)-案卷號(hào)-件號(hào)全宗號(hào)編制說明6.2.1公司全宗號(hào)由兩部分組成。6.2.2第一部分由集團(tuán)代碼和所屬業(yè)務(wù)板塊代碼組成。集團(tuán)代碼用兩位英文字母標(biāo)識(shí)，業(yè)務(wù)板塊用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。例如：集團(tuán)代碼：“”取“ZR”兩字母表示；業(yè)務(wù)板塊：“1”表示地產(chǎn)，“2”表示物業(yè)，“3”表示商管，“4”表示酒管，以此類推。6.2.3第二部分由城市公司名稱縮寫代碼組成。例如：福州公司的表示方法：[FUZ]。6.2.4全宗號(hào)編制舉例說明例如：福州地產(chǎn)公司：ZR1[FUZ]福州物業(yè)公司：ZR2[FUZ]福州商管公司：ZR3[FUZ]福州酒管公司：ZR4[FUZ]以此類推。6.2.5集團(tuán)對(duì)各級(jí)公司設(shè)立了統(tǒng)一的全宗代碼，不宜隨意修改。如有新增公司及項(xiàng)目，應(yīng)報(bào)集團(tuán)行政管理部備案，集團(tuán)給予編號(hào)，以免混淆。具體參見《全宗代碼一覽表》(附件1)。年度/項(xiàng)目號(hào)6.3.1項(xiàng)目號(hào)由拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字共同組成，例如：項(xiàng)目1表示為XM01。每家城市公司開發(fā)的項(xiàng)目均從XM01開始計(jì)數(shù)，XM02，XM03……以此類推。6.3.2集團(tuán)對(duì)各級(jí)公司設(shè)立統(tǒng)一的項(xiàng)目號(hào)，不宜隨意修改。如有新增公司及項(xiàng)目，應(yīng)報(bào)集團(tuán)行政管理部備案，集團(tuán)給予編號(hào)，以免混淆。具體參見《項(xiàng)目代碼一覽表》(附件2)。分類號(hào)分類號(hào)由英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成，可根據(jù)需要，靈活設(shè)置類別的層級(jí)，不同層級(jí)的類別之間用“.”隔開。具體參見《集團(tuán)文件資料歸檔范圍、歸檔時(shí)限和保管期限表》。例如：一級(jí)類目二級(jí)類目三級(jí)類目四級(jí)類目分類號(hào)文書檔案(C)公文管理(1)公司收發(fā)文(1)/C1.1案卷號(hào)6.5.1案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，同一分類下的案卷依次按流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。6.5.2案卷組卷方式有多種，需靈活應(yīng)用。可一盒一卷，如文書檔案，綜合類合同檔案；有按照單個(gè)項(xiàng)目組卷，如項(xiàng)目檔案；有一戶一卷，如拆遷戶檔案；有以公司為單位組卷，如企業(yè)注冊(cè)證照類等。件號(hào)件號(hào)用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，按照文件順序由“0001”開始往下排列。檔號(hào)編制示例本標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為五級(jí)結(jié)構(gòu)，即：全宗號(hào)-年度/項(xiàng)目號(hào)-分類號(hào)-卷號(hào)-件號(hào)。7.1.1在第二級(jí)結(jié)構(gòu)“年度/項(xiàng)目號(hào)”中，凡是類目中涉及項(xiàng)目類的均取項(xiàng)目號(hào)，不取年度，即檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-項(xiàng)目號(hào)-分類號(hào)-卷號(hào)-件號(hào)；凡是不涉及項(xiàng)目類的，一律取年度，不取項(xiàng)目號(hào)。7.1.2檔號(hào)中，其他級(jí)結(jié)構(gòu)不變。檔號(hào)編制示例7.2.1非項(xiàng)目類，以文書檔案為例：ZR1[FUZ]-2014-C1.1-001-0001檔號(hào)格式：ZR1[FUZ]-2014-C1.1-001-0001件號(hào)案卷號(hào)分類號(hào)年度全宗號(hào)：福州公司注意：“企業(yè)注冊(cè)證照”整理時(shí)不分年度，同一家公司的證照放在一起，其檔號(hào)格式為：全宗號(hào)-分類號(hào)-卷號(hào)-件號(hào)。7.2.2項(xiàng)目類，以項(xiàng)目檔案為例：ZR1[FUZ]-XM01-D1.1-001-0001檔號(hào)格式：ZR1[FUZ]-XM01-D1.1-001-0001件號(hào)案卷號(hào)分類號(hào)項(xiàng)目號(hào)：潤城全宗號(hào)：福州公司注意：項(xiàng)目檔案中“項(xiàng)目綜合類”是指包含多個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容的文件，無法納入某個(gè)具體項(xiàng)目中，故項(xiàng)目號(hào)統(tǒng)一設(shè)置