物業(yè)保密會(huì)議管理制度

物業(yè)保密會(huì)議管理制度物業(yè)保密會(huì)議管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范物業(yè)管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）會(huì)議的組織、召開及管理，確保會(huì)議的效率與效果，加強(qiáng)會(huì)議內(nèi)容的保密工作，保障公司決策的安全性與權(quán)威性。

第二條本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等。

第三條會(huì)議管理制度遵循以下原則：

（一）高效原則：會(huì)議應(yīng)圍繞議題進(jìn)行，注重實(shí)效，避免形式主義，確保會(huì)議在規(guī)定時(shí)間內(nèi)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

（二）保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密事項(xiàng)的，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定執(zhí)行，參會(huì)人員需簽訂保密協(xié)議，保守會(huì)議秘密。

（三）公開原則：會(huì)議組織、召開、紀(jì)要等環(huán)節(jié)應(yīng)保持透明，便于公司內(nèi)部監(jiān)督。

（四）責(zé)任原則：會(huì)議相關(guān)人員應(yīng)明確自身職責(zé)，確保會(huì)議質(zhì)量，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行負(fù)責(zé)。

第四條本制度由公司總經(jīng)理辦公會(huì)負(fù)責(zé)解釋和修訂，各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第五條本制度的修訂和廢止，須經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過，并報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)。修訂后的制度自發(fā)布之日起生效。

第六條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。公司在執(zhí)行過程中，可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)本制度進(jìn)行調(diào)整。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.1會(huì)議主題與目的：會(huì)議召開前，由會(huì)議發(fā)起人或主管部門明確會(huì)議的主題、目的，并在必要時(shí)說明會(huì)議的背景及重要性。

1.2會(huì)議通知：會(huì)議發(fā)起人或主管部門應(yīng)在會(huì)議召開前，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。

1.3會(huì)議議程：會(huì)議議程應(yīng)明確會(huì)議討論的議題，按照議題的重要性和緊急程度進(jìn)行排序。會(huì)議議程應(yīng)在會(huì)議召開前至少1個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員。

1.4會(huì)議材料：會(huì)議材料應(yīng)與會(huì)議議程相匹配，包括但不限于報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表等。會(huì)議材料應(yīng)在會(huì)議召開前至少1個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

2.1會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會(huì)人員到場(chǎng)情況。

2.2會(huì)議主持人：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議按照議程進(jìn)行。

2.3議題討論：會(huì)議主持人按照議程逐項(xiàng)組織議題討論，參會(huì)人員應(yīng)積極參與，充分發(fā)表意見。

2.4會(huì)議決策：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，組織形成會(huì)議決策。對(duì)于重大事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行表決，并記錄表決結(jié)果。

2.5會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人員應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論過程、決策結(jié)果以及相關(guān)事項(xiàng)。

三、會(huì)議總結(jié)

3.1會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給參會(huì)人員確認(rèn)。

3.2決策執(zhí)行：會(huì)議決策的執(zhí)行責(zé)任人和完成時(shí)限應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要中明確，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決策積極推進(jìn)相關(guān)工作。

3.3會(huì)議反饋：參會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果和會(huì)議決策執(zhí)行情況可提出反饋意見，會(huì)議發(fā)起人或主管部門應(yīng)對(duì)反饋意見進(jìn)行匯總，并在必要時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。

四、會(huì)議資料的歸檔與管理

4.1會(huì)議資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的安全與保密。

4.2會(huì)議資料的查閱和借閱應(yīng)遵循公司檔案管理相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格控制資料流傳范圍。

4.3會(huì)議紀(jì)要的保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，到期后按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

會(huì)議紀(jì)要完成后，應(yīng)由會(huì)議記錄人員整理、校對(duì)，并在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員。參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的2個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時(shí)提出，并由會(huì)議記錄人員進(jìn)行核實(shí)和修改。

二、決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

2.1決策任務(wù)的分配：會(huì)議紀(jì)要中明確的決策任務(wù)應(yīng)分配給具體的責(zé)任人和執(zhí)行部門，明確任務(wù)的完成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限。

2.2執(zhí)行進(jìn)度跟蹤：會(huì)議發(fā)起人或主管部門應(yīng)定期跟蹤決策任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度，確保任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)。

2.3執(zhí)行情況反饋：責(zé)任人和執(zhí)行部門應(yīng)定期向會(huì)議發(fā)起人或主管部門報(bào)告決策任務(wù)的執(zhí)行情況，包括進(jìn)展、遇到的問題及解決方案。

三、會(huì)議決策的監(jiān)督與評(píng)估

3.1監(jiān)督機(jī)制：建立會(huì)議決策執(zhí)行的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)決策執(zhí)行情況進(jìn)行不定期的檢查和評(píng)估。

3.2評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)：制定明確的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)決策執(zhí)行的效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括任務(wù)完成情況、目標(biāo)達(dá)成情況等。

3.3評(píng)估結(jié)果的運(yùn)用：評(píng)估結(jié)果作為對(duì)相關(guān)部門和人員績(jī)效考核的依據(jù)，對(duì)執(zhí)行不力的情況進(jìn)行追責(zé)和整改。

四、會(huì)議紀(jì)要的更新與歸檔

4.1更新會(huì)議紀(jì)要：根據(jù)決策任務(wù)的執(zhí)行情況，對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行更新，確保紀(jì)要的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

4.2歸檔管理：完成更新的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的安全性和可追溯性。

五、會(huì)議紀(jì)要的查閱與利用

5.1會(huì)議紀(jì)要的查閱：公司內(nèi)部相關(guān)人員需查閱會(huì)議紀(jì)要時(shí)，應(yīng)按照公司保密規(guī)定和檔案管理要求進(jìn)行，嚴(yán)格控制查閱范圍。

5.2會(huì)議紀(jì)要的利用：會(huì)議紀(jì)要作為公司決策和執(zhí)行的依據(jù)，應(yīng)充分利用于指導(dǎo)工作、解決問題和持續(xù)改進(jìn)等方面。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.1預(yù)訂原則：會(huì)議室預(yù)訂遵循“先到先得”的原則，各部門應(yīng)提前預(yù)訂，避免沖突。

1.2預(yù)訂流程：預(yù)訂會(huì)議室需通過公司指定的預(yù)訂系統(tǒng)或向行政部門提出申請(qǐng)，填寫會(huì)議室申請(qǐng)表，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

1.3預(yù)訂確認(rèn)：行政部門在收到會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核確認(rèn)，并在預(yù)訂系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注。

二、會(huì)議室使用

2.1使用規(guī)范：會(huì)議室使用時(shí)應(yīng)保持整潔，愛護(hù)設(shè)施設(shè)備，遵守會(huì)議時(shí)間，不遲到、早退。

2.2會(huì)議服務(wù)：行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的布置、設(shè)備檢查、茶水服務(wù)等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

2.3會(huì)議保密：會(huì)議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的保密標(biāo)志，參會(huì)人員需遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

3.1設(shè)備維護(hù)：行政部門定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.2設(shè)備使用：參會(huì)人員應(yīng)按照操作規(guī)范使用會(huì)議室設(shè)備，如遇問題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政部門解決。

3.3設(shè)備借用：如需借用會(huì)議室設(shè)備，需向行政部門申請(qǐng)，填寫設(shè)備借用表，并在使用完畢后及時(shí)歸還。

四、會(huì)議室清潔與安全

4.1清潔衛(wèi)生：行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔工作，確保會(huì)議室衛(wèi)生狀況良好。

4.2安全檢查：定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患，確保會(huì)議環(huán)境安全。

五、會(huì)議室管理違規(guī)處理

5.1違規(guī)行為：對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，如擅自占用會(huì)議室、損壞設(shè)備等，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

5.2申訴渠道：如有異議或建議，可向行政部門提出申訴或建議，行政部門應(yīng)及時(shí)處理并反饋。

第五