QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答

1QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)1關于組織機構與職能與職責1.1組織機構圖設置應符合哪些要求？1)各單位(地區(qū)空管局及直屬運行單位、分局站以及含科室的部門需要繪制行政組織機構圖和崗位機構圖，機構圖從上至下繪制；下一業(yè)務單元行政機構圖與上一單元行政機構圖保持協調一致；2)組織機構設置完整合理，排列與表述規(guī)范，建議用VISO繪制，用實方框體現；3)垂直實連接線表示指揮與報告關系，橫實連接線表示并列關系；組織架構圖要清晰明了，布局合理美觀；4)可以直接看清組織架構圖中的業(yè)務單元名稱(全稱)；5)體現業(yè)務單元領導分管的部門；6)相同職責權限的部門(科室、崗位)需要繪制在同一水平線上；7)如有特別說明的(如無法用圖體現領導分管部門)，需在左下角備注框內備注。1.2崗位機構圖應符合哪些要求？1)在行政組織機構圖基礎上用VISO繪制，并與其保持協調一致；2)崗位機構圖的從上至下是垂直指揮線，體現上下級之間關系；崗位機構圖從下至上是報告關系；該圖體現崗位間關聯關系-系統性，要協調一致，不能相互矛盾；3)體現相應各崗位名稱(全稱)，且名稱與崗位說明書中崗位名稱保持一致；4)下一業(yè)務單元崗位機構圖與上一單元崗位機構圖保持協調一致；5)崗位機構圖中沒有通過指揮線連接上下級，需要提供一份科室領導分工表，用文字補充說明領導分工；6)對兼職崗位(如部門秘書、預算管理員、固定資產管理員、合同管理員、部門考勤員、信息管理員、安全管理員、備件管理員等)，崗位機構圖中不體現兼職崗位，但為了確保這些工作有連續(xù)性有穩(wěn)定的專人負責，兼職崗位的崗位職責應當分解到實際履職人員的崗位說明書里。1.3職能與職責是什么關系?它們有什么區(qū)別？1)寬與窄(大專業(yè)與小專業(yè)，大范圍與小范圍)。在最小單元活動的基礎上，若以專業(yè)論，職能是基于過程對活動進行分解的，大專業(yè)，職責是小專業(yè)；若以范圍論，職能是大范圍，職責是小范圍；若以類論，職能是大類，職責是小類。?職能大項，職責小項，職責加起2QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)來=職能，職能至少分解為兩項或兩項以上職責，數量上不能相同。職能是所有活動的濃縮，是組織中最大的活動，其增值職能可構成組織的核心流程。2)強與弱?；顒訉^程，職責對應崗位，職能對應部門；活動強化會成為職責，職責強化會成為職能，職能強化會成為部門，部門強化會成為組織。反之亦然。3)外與內。職能對外具有功能。職責對內外都具有功能，但對外功能弱，當職責歸類疊加后就必然增加對外的功能，成為職能，故當職責增多時相應的職能就會產生。4)高與低、上與下。各崗位的活動存在共性且明顯時應上升為職責，各部門的職責存在共性且明顯時應上升為職能；反之，職責降為活動，職能降為職責。5)相對唯一性。職能針對的是部門，而部門是唯一的，所以職能在組織范圍內是唯一的；職責在部門范圍內部是唯一的；活動在崗位的范圍內是唯一的。1.4職能與職責編制的依據有哪些？1)“三定”文件中規(guī)定的職責(通常是職能，三定職責80%以上可以考慮作為職能，這就是為什么先使用三定的原因，三定可以把大范圍(工作大的專業(yè)類別，也就是職能)確定下來)；2)相關規(guī)章標準對某項工作職責的規(guī)定；3)某項工作的總流程(依據對復雜工作的流程分解，先分解和描述流程，再確定對應流程涉及的職責，職能職責體現主要流程活動，流程活動接口和展開職能職責)；4)來自于實際或實踐。1.5職能與職責通常應包括哪幾部分內容？1)職能與職責應包括業(yè)務單元(如一個單位-氣象中心、管制中心等，部門與科室)所有工作，分為三個部分：專業(yè)/業(yè)務/質量職能與職責、安全職責、行政綜合及通用職責，這3QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)三部分職能與職責盡量避免重要描述，相對獨立；2)“專業(yè)/業(yè)務/質量職能與職責”一般視為最核心的部門，即“XX部門(科室)職能與職責”的第一部分，該部分內容不包括安全職責、行政綜合及通用職責這兩部分內容；3)體系過程不僅僅是核心運行過程，還包括其他運行過程、支持過程和管理過程，這樣系統而全面的部門職能職責就策劃出來了。1.6如何界定專業(yè)/業(yè)務/質量職能與職責的范圍1)各部門(科室)的“三定”中的職責只描述“專業(yè)/業(yè)務”部分內容,不會包括安全職責、行政綜合及通用職責；2)綜合規(guī)章(如通常只會描述到某個專業(yè)的“專業(yè)/業(yè)務”部分內容。如《民用航空安全管理規(guī)定》、《民用航空空中交通管理運行單位安全管理規(guī)則》只會描述安全管理部門“專業(yè)/業(yè)務”(安全管理)部分職責；《中國民用航空氣象工作規(guī)則》只會描述氣象部門“專業(yè)/業(yè)務”部分職責；3)專業(yè)/業(yè)務職能與職責是相對的，如對于辦公室而言，其行政綜合職能與職責是其“專業(yè)/業(yè)務”，對于其他部門來說，行政綜合則不是“專業(yè)/業(yè)務”內容；對于安管部而言，安全管理職能與職責是“專業(yè)/業(yè)務”，對運行部門則是屬于“安全職責”。；1.7部門與科室的職能與職責是什么關系？1)部門職能與職責是總，科室職能與職責是分，前者包含后者，兩者是從屬關系，彼此存在密切對應關系；2)部門職能與職責需要分解到下屬所有科室，科室職能與職責在考慮適用性與相關性前提下，在部門職能與職責指導下，對應進行展開；3)先策劃和描述部門職能與職責，再展開描述科室職能與職責，科室職能與職責編寫時應對應和追溯至部門職能與職責。1.8職能與職責的策劃與描述有哪些核心要點？1)先描述職能，再展開為職責；2)同類職責或工作超過多項，可以匯總提煉上升到職能，這是職能從下至上的一個方法，如果很熟悉業(yè)務，也從上至下展開；3)每項職能職責歸類描述，先后順序排列合理；4)遵循“MECE”原則，各職能職責之間相對獨立，每項描述完整無缺漏，各項之間不存在重疊、交叉情況；4QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)5)職能職責強調歸類，兼顧流程。流程強調整體和邏輯順序，兼顧職責；6)每項職能與職責中盡量不過多描述參與、協助或配合職責，增加一項“其他工作”(配合與協作其他部門完成相關工作)。1.9對職能與職責排列先后順序有什么要求？1)先運行或業(yè)務職能后支持過程：描述順序先核心、重要或關鍵業(yè)務，后日常運行管理，然后專項運行或服務提供，再應急管理；最后是其他支持過程職責?！炯急：诵臉I(yè)務-設備使用、設備監(jiān)控與巡視、設備維護、設備維修】2)按PDCA邏輯安排職能職責順序。1.10部門(科室)職能與職責與每個文件中“5職責”章節(jié)這間是什么關系?3)少部分情況下，文件中“5職責”可以直接照搬部門(科室)職能與職責描述；4)大部分情況下，文件中“5職責”項目數量多于部門(科室)職能與職責描述，展開、具體化或更詳細，但范圍應相同5)部門(科室)職能與職責的梳理與優(yōu)化一定要參考和利用之前完成編寫的中心的管理辦法，同時修訂完善中心管理辦法中“5職責”；6)在相應部門與科室內部文件編寫過程中，凡涉及到“職責”描述的，都應與崗位職責保持相互對應關系。1.11部門(科室)職能與職責與崗位說明書中的“職責”是什么關系?1)先確定部門(科室)職能與職責，再針對每項職責對應分解到各相應崗位；2)部門(科室)各項職能與職責均應全部分解，分解到所有崗位，不能在崗位職責中找不到對應的分解，不能在下屬崗位職責中沒有承接；3)崗位職責與任務肯定需要與部門(科室)職能與職責(專業(yè)、安全、行政及通用三個部分)形成對應，但不是與所有某項具體職責完全一一對應，需要考慮與崗位的相關性；4)某個具體崗位的職責與任務一定對部門(科室)職責進行進一步展開，部門(科室)一項職責可能展開為崗位的兩項或兩項以上的職責；5)各崗位職責均應能追溯到部門(科室)某項職能與職責，不能無中生有；6)崗位職責應更詳細和具體，不能完全照抄部門(科室)職能與職責；7)最好的辦法利用部門(科室)職能與職責與崗位說明書職責與任務對應關系表來進行對應分解；部門(科室)職能與職責崗位說明書5QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)職能職責崗位職責崗位任務1.12對于職能與職責描述的詳細程度有什么要求？1)職能與職責的描述應簡練，每一項內容盡量不要超過一行半字；2)只寫職責內容(即做什么)，不寫履職流程或程序(即如何做)。1.13有關崗位說明書的問題1.13.1崗位說明書編寫應符合哪些要求？1)根據崗位設置，針對每個崗位需要單獨編寫一份崗位說明書；2)崗位說明書中的職責范圍應包括該崗位所從事所有工作事項(包括專業(yè)或業(yè)務工作、非專業(yè)或業(yè)務工作-行政工作、安全工作)；3)崗位說明書內容或要素應包括：崗位名稱、所屬部門/科室、崗位類別、崗位等級、直接上級、直接下屬、崗位設置目的(工作概述)、崗位主要職責與任務(活動)、崗位所涉及的相關方(內外部工作網絡關系)、工作條件、任職資格要求等(使用本單位統一的崗位說明書表格模板格式編寫，確保描述要素標準、完整與規(guī)范)；4)對于不在機構圖中體現的特定、臨時或兼職崗位不需要單獨編寫崗位說明書，該崗位職責在相應文件中描述；5)“職責”與“任務(或活動”為展開與支持關系，先描述“職責”再分解“任務(或活動”(使用《部門(科室)職能職責與崗位職責與任務展開對照表》進行策劃)；6)部門職能與職責分解部門正職、副職+助理；部門領導正職、副職+科室職能與職責)；科室職能與職責分解到科室領導正職、副職+其他崗位職責；7)科室職能與職責通常比部門職能與職責內容要詳細和具體；崗位說明書的職責比—科室職能與職責要詳細和具體。1.13.2一崗多人或一人多崗的崗位說明書怎么編寫？1)一崗多人，只編寫一份崗位說明書；一人多崗，針對每個崗位編寫崗位說明書；2)如果同崗位上每個人崗位職責基本相同，就寫一份崗位說明書，例如運行科室的某些一線席位；如果同崗位但每個人崗位職責分工明確且相對穩(wěn)定，則可編寫多份崗位說明書，6QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)3)對于具體崗位，如助理，助理之間有明確分工，通常視為兩個崗位，用助理A、助理B，或XX助理表達，需要需要提供一份科室助理分工表，用文字補充說明助理分工。1.13.3對于兼職崗位的崗位說明書是否需要編寫，如不編寫，則怎樣處理？對于兼職崗位(即在崗位機構圖中未體現的那些崗位)崗位職責通常在相應管理文件中的“5職責”描述職責；一般不會增設兼職崗位崗位說明書；為了確保這些專項工作具有連續(xù)性、穩(wěn)定性，而且滿足上級對該工作管理要求。1.13.4崗位說明書職責與任務與文件對應關系是怎樣的(崗位說明書中的“職責”與“任務”如何填寫)？1)來自部門(科室)職能與職責。先確定部門(科室)職能與職責，再針對每項職責對應分解到各相應崗位(先上后下，先總后分)；2)來自上位規(guī)章標準，示例1：《民航空管系統空中交通管制帶班主任管理規(guī)定》“第二章帶班主任的職責和權利第七條帶班主任應當具有下列職責”，帶班主任崗位說明書中的職責應滿足該規(guī)定第七條所規(guī)定“5項”職責要求；示例2：《民航空管系統通信導航監(jiān)視設備值班管理規(guī)定》：“第三章設備運行保障值班要求第十條設備運行保障值班崗位主要工作職責和任務”，XX運行崗位的崗位說明書應滿足其中“8項”職責要求”；3)來自實際或工作流程：科室質量管理體系過程(總表、總清單)、XX工作流程圖等；4)每一項職責與任務，都應當有相應的文件來支持；5)每一項職責與任務至少有一個文件或某個文件中的章節(jié)(兩項工作任務，用一個文件來支持；一個工作任務對應于一個文件；一個職責對應于一個文件)；(來自每個文件的“5職責”)6)某個文件可以于職責，一項任務或多項任務；7)兩項工作任務對應于一個管理文件或操作文件，這兩項任務應具有相關性。1.13.5崗位說明書中“任職資格要求”欄目沒有填寫依據，是否可以不填？不可以不填，當初選拔或任職文件中應該有表述,這是滿足“7.2b基于適當的教育、培訓或經驗，確保這些人員是勝任的”體系要求)。1.1崗位說明書中“權限”如何填寫？1)并不要求所有崗位都填寫權限(職責=權限)，要求部分崗位填寫；2)“權限”針對某一類有特殊職責的崗位填寫，如領導或管理崗位才會考慮需要填寫“權7QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)3)“權限”通常可以是：人事權，財權(獎懲權、考核權)【資源調動】，權限由上級來寫，帶班主任由科室領導編寫；副主任“權限”由主任來寫(授權，上級授予下級一定權限)；主任不打算分權，分配工作不分配權力。職責在前，權限在后；4)當職責=權限的時候不單獨編寫權限。1.13.6崗位說明書中的“崗位編號”如何填寫？崗位說明書編號規(guī)則類似于文件編寫，體現部門代號、崗位序列號，如果原來沒有此類編號，可以先暫時不編)。1.13.7崗位說明書中“相關方”關系如何理解與填寫(內部與外部相關方中的“內部與外部”如何區(qū)分)1)內部與外部是相對的，例如A科室相關方，內部是本科室，外部指本科室以外業(yè)務單元或崗位；某中心，本中心各部門與科室是內部，本中心以外的其他單位；對華東局，各中心屬于內部)。各單位需要自己進行規(guī)定，如某分局規(guī)定科室的內部范圍是部門，部門的內部范圍是分局，如預報室的內部是整個氣象臺范圍，氣象臺的內部是分局范圍；2)如在編寫科室文件時，描述職責只描述科室領導、科室崗位職責，科室以外的均作為接口處理。2關于文件策劃方面的問題2.1領導對手冊優(yōu)化的參與【Q】手冊優(yōu)化，一是手冊的形式結構按新要求規(guī)范重新梳理，書寫。二是手冊內容要有實質性的完整，規(guī)范及完善。我的問題是，現有的規(guī)章制度有些本身是存在不完善的，或受限于現有的內控管理手段及條件，暫時無法達到完善要求，那么咱們是不是要先修訂制度并按程序審議通過后，再優(yōu)化入手冊中？【A】1)手冊優(yōu)化最基本的首先要做到形式格式規(guī)范；最重要的結構、流程與內容等優(yōu)化，在編寫過程中(或編寫之間)相關領導與人員應以管理事項進行討論確定新管理重點、有哪些需要改變或調整的地方，而不是先寫完后，領導再參與。先優(yōu)化流程、優(yōu)化工作、優(yōu)化管理，然后再把優(yōu)化的成果用文字表達出來，符合我們結構化表達的要求。先理解業(yè)務再邏輯表達，先周密策劃再展開編寫，而不是相反。2)當發(fā)現管理中問題時，管理者需要先進行思考，考慮如何變更和優(yōu)化，初步確定后，寫入手冊，手續(xù)再對手冊文件按程序進行正式審批，各級領導參與手冊編寫不一定親自編寫8QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)每個文件，但對管理中的問題解決方案肯定由領導決策，然后根據領導意見，文件編寫者寫入文件中；3)非重要事項，文件編寫者也可以站位領導角色，拿出方案，寫入文件，再征求領導意見。從上至下或從下至上，領導對于管理關鍵環(huán)節(jié)都應參與其中；4)在不違反規(guī)章前提下，對于目前做不到的不要寫進去，如需要偏離規(guī)章，則需要與領導進行風險思維后決策確定，并有補充或替代措施，記錄偏離(讓步許可)的相關記錄。2.2調查策劃表為什么很重要，為什么必須先填寫調查策劃表?1)調查表的填寫是體系策劃與準備的重要工具與方法，確保科學、規(guī)范、充分、準確和高效地完成職能與職責策劃以及文件清單的策劃；2)先策劃后編寫，利用策劃指導編寫；邊編寫邊調整，通過文件編寫完善策劃，并作為手冊的一部分。2.3策劃文件清單/目錄策劃有哪些主要方法？1)利用職能職責策劃文件(每一項職能職責必有文件支持；有文件應追溯至相應文件或有文件必有職責)；2)利用過程清單策劃文件；3)利用新舊文件策劃文件；4)利用規(guī)章策劃文件；5)利用上下級別(層級)文件對比策劃文件；6)利用運行崗位崗位說明書中的職責與任務策劃崗位操作類文件；7)利用設備信息策劃設備操作類文件；8)利用事件類別策劃應急操作文件。9)利用風險點策劃管理與操作文件。2.4如何確定哪些文件需要編寫，哪些文件不需要編寫?1)凡是有職責(流程、工作事項)，必須編寫文件；凡是沒有職責(流程、工作事項)，與本單元無關，無須編寫文件；2)對于非固定、階段性文件(質量計劃、專項工作方案、紅頭文件：通知)。非固定(例行)、階段性、突發(fā)性、臨時性、創(chuàng)新性，無法形成一份固化文件，可以通過質量計劃、專項工作方案、工作通知等來代替固定性文件；3)對于已經外包出去的工作，只編寫外包工作的管理類文件，對于外包事項具體操作可9QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)以不編寫文件(如設備是不屬于本單位，本科室只負責使用，維護、故障處理均由外部單位負責，只要編寫應知應會、設備使用操作規(guī)程就可以了)；4)示例：技保部某科室，維修的工作已經全部外包了，還需要再寫故障處理規(guī)程嗎？：已外包的業(yè)務，外包范圍的工作需要寫管理文件，故障處理操作文件可以不寫，在策劃表中需要說明。2.5工作文件(管理規(guī)定、管理辦法、管理細則)目錄/清單策劃應符合哪些準則?1)利用調查策劃表，策劃各類文件；2)針對職能職責，對應策劃相應工作文件；3)針對上位規(guī)章標準化必對應策劃相應工作文件；4)對原有或舊文件重要考慮策劃新工作文件(新增、合并、分割、補充、修改等)；5)多個下級部門有同類工作的文件，上級部門考慮設定文件；6)對于重大風險考慮設定工作文件；7)對于多個部門的共性工作或同類管理工作合并策劃文件；8)對于不固定、不成熟、不重復出現或只在小范圍內發(fā)生的管理事項，不設定單位層面的工作文件。2.6運行部門手冊若分為“運行手冊”和“綜合管理手冊”，怎樣設置各手冊的目錄？三個運行部門的部門手冊內容，需要寫行政、黨群、安全方面的內容嗎？1)運行部門總手冊應包括運行管理手冊和行政綜合管理手冊，其中行政綜合管理手冊可以單獨編寫，也可以合并至綜合辦公室工作手冊(含部門層面行政綜合管理類文件)中【大部分單位選擇此方案】；作為部門層面文件名稱叫管理辦法，如果只適用于綜合辦公室內部使用，則叫管理細則(或工作流程表)。運行管理手冊已有統一的手冊目錄，部門行政綜合管理手冊，可與綜合辦公室(綜合業(yè)務室)工作手冊合并編寫，屬于部門層面的非運行類(運行類全部寫入運行管理手冊)文件，為管理辦法或非獨立文件(工作流程表)，屬于科室內部使用文件，叫管理細則或非獨立文件，手冊目錄結構與職能部門和科室的內部工作手冊相；2)根據有職責必須寫文件的原則，各部門包括專業(yè)、安全與行政，三個部分都需要編寫文件。安全內容是很重要的一部分，需要包括原來sns所有內容，根據分局安全管理類文件，展開編寫即可。行政管理類由各運行部門綜合辦公室編寫，主要在手冊支持過程部分章節(jié)。黨群類可以由黨辦統一組織黨支部、團支部以及工會小組等黨群分支機構編寫相應專項工作QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)手冊，如支部工作手冊、工會工作手冊等，由于這些黨群工作內容通用性強，而且是垂直管理，可以統一組織編寫(原來空管系統也下發(fā)過這類手冊或匯編文件)，這樣可以減少各部門壓力。安管與行政類各部門根據職責，結合分局文件，展開編寫。黨群類如黨辦不愿意統一組織編寫(盡量不要這樣)，則各部門自行編寫。2.7對于同一項工作，寫成操作文件還是管理文件？1)管理類盡量不寫操作內容；操作類盡量不寫管理內容；2)綜合管理手冊只寫管理類文件，不寫操作類文件；崗位手冊、設備手冊與應急手冊只寫操作文件，不寫管理文件；3)應急工作包括應急管理與應急操作。如應急演練管理屬于管理類(寫入綜合管理)，現場應急處置程序屬于操作類(寫入應急手冊之中)；4)培訓類文件包括培訓管理，也培訓大綱;業(yè)務或崗位培訓管理細則放到寫入綜合管理；某個具體崗位的培訓大綱，寫入培訓手冊的培訓大項之中；5)只要有工作(職責)，必須要寫文件，但文件策劃，可能有以下組合的選項：有些工作，只寫管理類，不寫操作類(如交接班管理)；有些工作，只寫操作類，不寫管理類(XX設備使用操作規(guī)程)；有些工作，先寫管理類，再寫操作類(如應急保障管理。2.8在什么情況下，可以策劃和編寫非獨立文件?(策劃工作流程表的必要因素有哪些？)1)對于同一工作事項，本單位內部上級部門已有一個相應完整的獨立文件可以使用；而且上級文件(管理規(guī)定或辦法)寫得很完整、通用性強、流程清晰、指導性與操作性強，好用；本部門(科室)該項工作差異性不大、需要補充和細化內容不多；2)運行部門與運行科室核心或關鍵業(yè)務盡量考慮編寫獨立文件，對于非核心或關鍵業(yè)務以及支持過程可考慮編寫非獨立文件；對于上層缺少管理文件、管理文件編寫不夠詳細或指導性不強、本部門與科室差異化管理事項較多等，也需要編寫獨立文件；3)單位層面不允許編寫非獨立文件，操作類文件不允許編寫非獨立文件(只在策劃管理類工作文件時考慮策劃流程表)；4)為減少本級文件的重復描述，簡化其內容描述而設立非獨立文件，該文件與上級獨立文件配套使用；5)非獨立文件不要求文件章節(jié)構成基本要素完整，基本只有正文內容(通常以工作流程表的方式(流程性強)、或其他段落或表格式章節(jié)描述(非流程性或信息類)；6)非獨立文件采用“工作流程表”的形式表現，對應上級文件(管理規(guī)定或辦法)，我QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)們可能會策劃兩份或兩份以上的工作流程表)；7)工作流程表編寫困難基本都是兩個原因：(1)第一次編寫，還沒有完全理解，動手親自做過一份，有一個適應或習慣的過程；上位文件沒有理解；上位文件質量不夠，沒有流程圖，會給工作流程表編寫極大的困難。2.9《適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標準文件清單》，是否是每一份文件中“規(guī)范性引用文件”的總和？雙向思維-從規(guī)章清單到規(guī)范性引用文件；從規(guī)范性引用文件到規(guī)范性引用文件，所有文件中的“3規(guī)范性引用文件”所引用或列舉規(guī)章標準，都應在《適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標準文件清單》；《適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標準文件清單》則不一定在“規(guī)范性引用文件”提到。部門(科室)應收集所有與本部門(科室)有關的規(guī)章標準，先引用內部上級(層)的管理文件，只要上級(層)完全符合上位規(guī)章標準，只引用上級(層)件就可以了，可以不引用《適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標準文件清單》中所有文件。2.10《工作記錄清單》，其中的工作記錄是包括本科室制定的工作記錄，還是使用的工作記錄也要？如何確保《工作記錄清單》填寫完整？1)在每個的“7相關記錄”或“6管理內容與要求”提到了需要使用到某個記錄表格，均需要在《工作記錄清單》列出，包括本科室設計和管理的表單、其他單位科室設計管理本科室僅僅使用的表單。清單里應當明確體現哪些是自己科室負責管理修訂的表格，哪些僅是使用關系?？偳鍐我欢ㄒw現所有表單，但不必把中心層級的樣表匯編進科室手冊)2)關于工作記錄清單的處理方法總結如下：a)收集目前正在使用的所有表單,包括本單位(部門或科室)設計的表單以及其他單位(部門或科室)設計表單而本單位(部門或科室)需要使用的；b)表單對應的文件清單(本科室的文件)，與“相關記錄”形成對應關系；c)在每個文件編寫過程中，“相關記錄”章節(jié)列舉的證據性材料需要利用“工作記錄清單”，并相互進行驗證和修訂，確保協調一致。2.11運行科室能否針對具體崗位策劃和編寫一份崗位操作文件(舉例說明)1)管制席工作程序，監(jiān)控席工作程序、軍方協調崗位工作程序，教員崗位工作程序；不能工作程序直接替換為操作規(guī)程，變?yōu)楣苤葡僮饕?guī)程、監(jiān)控席操作規(guī)程；2)所有崗位操作文件，禁止以崗位名稱作為前輟；QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)3)正確命名規(guī)則：崗位操作事項(操作活動、操作任務)，針對是具體操作事項而不是整個崗位；4)根據XX崗位的崗位說明書中的職責與任務來策劃崗位操作文件。管制席的操作規(guī)程應至少有兩個或兩個以上的文件(因為一個崗位不可能只有一項職責)；5)示例：《管制指揮席崗位說明書》的第一項職責中的“向下一管制單位實施電子移交和脫波航空器；扇區(qū)開放與合并的相關工作”，對應策劃的崗位操作文件可以是：《電子移交和航空器脫波操作規(guī)程》、《扇區(qū)開放與合并操作規(guī)程》；6)教員崗位工作程序》轉化為管理類文件，教員管理細則或教員管理工作流程表；7)不能編寫《帶班主任操作規(guī)程》，對于帶班主任管理細則；對于帶班主任的自身管理活動(如崗前準備、班后講評、現場運行管理等)，轉化為相應的科室管理文件，如崗前準備與班后講評管理細則、現場運行管理細則等。2.12三個運行部門部門層面的應急預案如何策劃，放在哪本手冊之中？1)分局(站)應急預案分為綜合應急預案(分局層面)、專項應急預案(分局層面、部門層面)、現場應急處置程序、崗位應急處置卡；2)部門層面專項應急預案不放在分局的應急手冊(應急預案匯編)，則XX部門專項應急預案(匯編)(部門應急手冊)；現場應急處置程序、崗位應急處置卡屬于科室應急手冊3)(分局級專項預案)基于大面積延誤專項應急預案(航空類)(適用于所有部門，綜合業(yè)務部、三個運行部門)；(部門級專項預案)基于大面積延誤專項應急預案(航空類)-由管制運行部(適用所有科室)；4)突發(fā)公共衛(wèi)生事件專項應急預案(由分局辦公室統一編寫，適用于所有部門)網絡與信息安全應急專項預案(非航空類)。2.13協議文件在文件策劃與編寫中如何處理？1)協議一是涉及合規(guī)；二是涉及到服務對象要求；2)服務協議清單作為正文附件或作為手冊附錄(協議文本可不放在手冊之中)，一份協議，三年期，協議文本另單獨保管(強制性)；3)協議的內容每年基本相同，相對固化了協議要求，將協議有關內容條融入手冊相應文件；協議內容每年都有較大變化，無法協議有關內容條融入手冊相應文件。4)協議要求必須進行傳達、培訓、掌握和理解，嚴格執(zhí)行協議要求。QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)2.14有關運行部門對于“內部審核”與“管理評審”等體系通用職能職責以及文件編寫如何處理？1)主管職能部門“內部審核”與“管理評審”職能職責必寫；2)運行部門如果本單位要求開展對各科室的內部審核，本單位的內審并不覆蓋所有科室，本單位采取抽查(部分科室)的方式，建議運行部門需要開展內審；分局的內審覆蓋運行部門所有科室，此時運行部門可以不開展內審(只接受審核，不開展審核，屬于參與、配合工作)，不要求編寫內審職能職責；3)職能部門不要求開展部門內部對崗位的內部審核，不要求編寫內審職能職責。4)管理評審不要求各部門編寫文件(不包括體系主管部門)，由體系主管部門負責，內審與管理評審都是他們職能與職責。2.15設備類操作文件包括哪幾種，在策劃上有哪些要點？1)每一種(套)設備或系統都包括四類文件，應知應會、使用操作規(guī)程、維護操作規(guī)程、故障處理操作規(guī)程(應用《主要空管設備及對應設備操作或使用文件調查表》)；2)應知應會、使用操作規(guī)程、維護操作規(guī)程、故障處理操作規(guī)程是否都寫全，與每個科室設備操作職責分工有關；3)對于輔助設備(可以不按每一種輔助設備)可以集中編寫應知應會、使用操作規(guī)程、維護操作規(guī)程、故障處理操作規(guī)程4)對于故障處理與現場應急處置程序都需要繪制流程圖，每類故障可以考慮單獨繪制流程圖，各類簡單故障可以寫一份通用的故障流程圖。3關于管理類文件編寫方面的問題3.1文件編寫前的哪些準備工作是必需要的?1)上位規(guī)章標準沒找到、找齊全；沒有閱讀、理解，不能寫文件；2)職能職責沒有完成編寫不能寫文件；3)沒有理解流程(流程表或流程圖)，不能寫文件；4)沒有策劃和準備不能寫文件；5)先確定文件正文的章節(jié)結構。3.2如何確定文件主題(標題)？1)根據職能與職責文件，與之相稱；2)根據相關專業(yè)規(guī)章；QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)3)考慮主題事項工作與總工作流程的關系；4)考慮主題事項工作的獨立性與其他工作的相關性；5)考慮主題事項工作與體系要素的對應關系，同一要素或直接關聯要素才可以組合在一份文件中；6)主題明確、簡潔，體現專業(yè)與專一，盡量避免范圍寬泛，實現工作的專業(yè)化與專門化(單位總手冊與程序文件除外)；7)考慮文件的篇幅，不能過多也能過少(合理考慮文件必要合并與分拆)；8)使用文件統一的基本命名規(guī)則：【示例】程序文件用“控制程序或管理程序；分局(站)層面工作文件用“管理規(guī)定”；局直各單位層面(中心運行管理手冊)、運行部門層面(部門運行管理手冊)以及各職能部門內部文件(部門工作手冊)用“管理辦法”；科室管理文件(綜合手冊或工作手冊)用“管理細則”或“工作流程表”；各類崗位操作與設備操作文件使用“操作規(guī)程”。個別特殊文件另遵循貫例。3.3文件編寫前需要建立幾個文件夾3.4哪些是屬于重大缺陷的文件(不合格文件)？1)結構不完整與邏輯不合理(結構未優(yōu)化)；2)無規(guī)章引用、不符合規(guī)章；3)無職責描述、缺漏項多；4)無流程描述、流程不完整或缺失5)無證據性材料策劃與引用。3.5如何做到文件編寫符合上位規(guī)章標準要求？1)找到上位規(guī)章標準；2)建立數據庫(適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標準文件清單)；QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)3)與內部文件或工作對照表(適用的主要法律法規(guī)、規(guī)章標準文件清單)；4)建立上位規(guī)章文件夾；5)非全文適用的(規(guī)章部分適用)，識別適用章節(jié)條款(摘錄)；6)整合至文件之中(融入、轉換、補充細化)(手冊文件合規(guī)幾個步驟)。3.6專業(yè)服務類控制程序由綜合業(yè)務部或運行部門編寫，在編寫方法與風格上有什么區(qū)別？(舉例說明)1)專業(yè)服務類控制程序由綜合業(yè)務部編寫或委托運行部門編寫都可以；2)由分局綜合業(yè)務部來編寫，通常寫到部門，引用單位層面的工作文件；3)由運行部門編寫，通過還要寫到科室，引用部門層面工作文件，如《通信導航監(jiān)視服務控制程序》由技術保障部編寫，通常要寫到科室=通信導航監(jiān)視服務管理辦法)；按此邏輯引用文件應到部門的管理辦法；符合這兩條要求時，在部門工作手冊中，保留章節(jié)標題，概述并引用程序文件。否則另單獨編寫《通信導航監(jiān)視服務管理辦法》。3.7文件編寫時，對于相關、相似的工作所需的文件是分開還是合并編寫？(舉例說明)a)上級規(guī)章對管理事項處理，作為一個還是兩個事項；(合并還是分開、文件的專業(yè)或專一性)；兩個管理對象相對獨立，可以分割或分開；編寫《防止疲勞管理辦法》、《防止錯忘漏管理辦法》；b)ISO9001-2015“8.5.1g)采取措施防止人為錯誤；”(防錯)；——ISO9001-2015“7.1.4過程運行環(huán)境”：“人為因素：b)心理因素(如減壓、預防過度疲勞、穩(wěn)定情緒)”；這分別屬于體系的兩個不同的過程，不具備合并編寫的基礎；c)《防止疲勞管理辦法》、《防止錯忘漏管理辦法》分別放在部門工作手冊兩個不同章節(jié)。2)設備管理辦法、設備維護管理辦法、設備維修管理辦法；不鼓勵合并在一起，如寫《設備維護與維護管理辦法》，設備維護與設備維修作為部門兩個職能處理。3.8運行部門與運行科室管理類文件對比策劃運行部門運行管理手冊(部門總冊)——所有的管理辦法，形成XXX管理辦法文件總清單科室管理類文件——科室綜合手冊——(1)根據《運行部門運行管理手冊(部門總冊)》；(2)根據科室職能與職責，對應策劃的管理細則+非獨立文件(XX工作流程表)——策劃管理細則清單+工作流程表清。技保部部門管理文件XX科室管理文件(綜合手冊)[管理細則+工作流程表]QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)設備操作使用管理辦法設備操作使用管理細則【設備操作使用管理工作流程表】中南電子值班系統使用管理辦法中南電子值班系統使用管理細則【中南電子值班系統管理使用工作流程表】運維平臺維護使用管理辦法運維平臺維護使用管理細則【運維平臺維護使用管理工作流程表】備用/應急設備測試使用管理辦法備用/應急設備測試使用管理細則【備用/應急設備測試使用管理工作流程表】通信導航監(jiān)視運行安全操作與防護管理辦法通信導航監(jiān)視運行安全操作與防護管理細則【信導航監(jiān)視運行安全操作與防護管理工作流程表】注：科室根據自己的職能與職責，考慮適用性(如無該項工作，則不寫文件)，方案1：編寫管理細則；方案2：編寫工作流程表；方案3：一部分編寫管理細則，另一部分編寫工作流程表。QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)3.9三個運行部門的部門手冊內容，需要寫行政、黨群、安全方面的內容嗎？1)根據有職責必須寫文件的原則，各部門包括專業(yè)、安全與行政，三個部分都需要編寫文件；2)安全內容是很重要的一部分，需要包括原來SMS所有內容，根據本單位安全管理類文件，展開編寫即可；行政管理類由各運行部門綜合辦公室編寫，主要在手冊支持過程部分章節(jié)；黨群類可以由黨辦統一組織黨支部、團支部以及工會小組等黨群分支機構編寫相應專項工作手冊，如支部工作手冊、工會工作手冊等，由于這些黨群工作內容通用性強，而且是垂直管理，可以統一組織編寫(原來空管系統也下發(fā)過這類手冊或匯編文件)，這樣可以減少各部門壓力。安管與行政類各部門根據職責，結合分局文件，展開編寫。黨群類如黨辦不愿意統一組織編寫(盡量不要這樣)，則各部門自行編寫。3.10運行管理手冊與部門工作手冊中“全面風險管理如何寫？可以不寫嗎？全面風險管理部分編寫有難度，在識別出部門管理過程和流程前，可以先保留標題，暫時不編寫風險框架和清單內容，但對于部分航空安全運行風險，廉政風險，內部財經風險等已有管理要求的部門，應當將風險點、風險管控措施編入手冊中。3.11如何界定文件策劃為操作類還是管理類(比如氣象資料匯交管理、電子資料存儲調用管理等？1)單位層級、機關或職能部門、職能科室基本沒有操作類文件，都是管理類文件；操作類文件只能存在于運行科室。運行科室的工作手冊中綜合手冊是管理類文件，其他部分是操作類文件；2)只要你把文件決定放在綜合管理部分來編寫，就是管理類，操作類只可能屬于操作部分的章節(jié)。管理類、操作類同時編寫，管理類與操作類選擇其中一種來編寫；如氣象資料管理屬于運行過程，是氣象資料室的運行崗位最核心的工作任務之一，考慮以崗位操作類文件編寫更合適；如果是技術業(yè)務室某個崗位管氣象資料，則可以考慮編寫管理類文件；3.12《交接班操作規(guī)程》這是管理類還是操作類文件？值班、交接班、班組資源管理、運行信息通報等屬于管理類文件，應寫入綜合手冊之中。交接班操作規(guī)程【屬于操作類】→交接班管理細則(交接班管理工作流程表)【管理文件】。3.13如何處理部門文件與科室文件之間的關系(科室是否可以)【科室文件就會有和很多和部門重復的。由于是常用重要文件，科室不想寫流程表，否則每次還要去看部門的文件?！縌SMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)1)如果部門編寫《交接班管理辦法》把空管系統相關交接班有關規(guī)章已全部符合，科室只要引用部門的管理辦法就可以，不需要再指向上位規(guī)章；如果部門文件寫得比較簡單，沒有全部覆蓋上位規(guī)章要求，則科室繼續(xù)使用未用完部分規(guī)章內容，則科室也還需要引用該規(guī)；2)這就是為什么我們要求部門文件從規(guī)章角度寫全寫細，部門文件確保全流程和符合規(guī)章，這樣科室就保持了規(guī)章使用的統一性，當然差異性大的內容，部門就可能無法將規(guī)章全部滿足了，只能通過科室繼續(xù)使用規(guī)章；3)一定要改變原來使用文件的習慣，做工作肯定要看部門文件與科室文件，部門文件已經編寫完整詳細的，科室可以簡化編寫；部門簡單編寫的，科室需要詳細編寫，兩者相輔相成的。大家不想去看部門文件，文件寫給論哪個看呢?4)科室工作必須在部門的規(guī)范與指導下進行，所以科室編寫文件，必須先看部門文件。原來大家的習慣不好，不愿意去先看上級文件，上級文件就是統一各科室，這樣各科室才能做到行動一致。5)部門文件與科室文件不會有太多的重復，如果有，肯定沒有按照我們的要求去編寫文件，原來編制文件就是存在這樣的問題，科室照搬部門文件(這樣就可以不用去看部門文件了)，這樣導致了部門與科室文件大量重復，科室沒有自己的內容，這樣的文件沒有什么意3.14對于監(jiān)督檢查、工作記錄管理等流程如何處理專項文件以及其他文件之間的關系？監(jiān)督檢查工作一般我們會通過一個大的文件(部門-質量安全監(jiān)督檢查管理辦法、科室-質量安全監(jiān)督檢查管理工作流程表)來完成對于監(jiān)督檢查類工作文件的編寫；2)其他文件(如崗位值班、交接班等)當上位專業(yè)規(guī)章提到了檢查要求(如值班監(jiān)督檢查、交接班監(jiān)督檢查)，則在值班與交接班等文件中需要策劃并編寫監(jiān)督檢查的章節(jié)條款；如專業(yè)規(guī)章無此項要求，對于監(jiān)督檢查可以不編寫【類似的處理包括記錄管理】。3.15在體系文件編寫中如何應用“金字塔結構”？1)組織機構設置；2)文件框架結構設計；3)文件(管理類文件與操作性文件)章節(jié)結構設計；4)應急預案管理體系設計。3.16什么是MECE(歸類分組)原則，舉例說明其應用QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)1)MECE指“相互獨立(無重疊，分清)完全窮盡(無遺漏，分盡)”。2)應用典型示例：職能與職責描述以及文件(含體系文件與公文)管理、信息管理、檔案(行政檔案、人事檔案、會計檔案、基建檔案)管理、資料管理以及數據統計管理文件在“靜態(tài)部分”對于分類描述的需要用到歸類分組。3.17如何策劃文件的章節(jié)邏輯順序？1)靜態(tài)與動態(tài)順序：動靜結構(動靜結合，動靜關系安排合理)；-先靜后動，靜中無動；動中有靜，以動為主；2)按流程順序(工作發(fā)展順序)、時間順序、空間順序、邏輯順序等編排；3)按編排生命周期法(按管理對象的從產生到結束)編排；4)按事前、事中與事后三階段控制編排；5)按PDCA閉環(huán)管理順序編排；6)按先重點/關鍵、后次要/一般，先運行/業(yè)務,后支持/保障的順序編排。3.18如何準確、規(guī)范和完整地描述文件“1目的”？文件“1目的”描述示例序號主題事項“目的”描述示例1印章管理確保印章安全、有效、合理和正確使用，杜絕違法行為，防范本單位運營風險,維護單位合法權益。2應急預案管理健全應急預案體系，增加應急預案的針對性、實用必一、可操作性和銜接性，確保迅速有效處置突發(fā)事件。4內部審核評價本單位管理體系運行是否符合策劃的安排、相關上位規(guī)章的要求、體系標準的要求以及體系文件的要求，是否得到有效地實施和保持，并識別體系持續(xù)改進的機會。5質量安全監(jiān)督檢查全面掌握空管安全管理和業(yè)務運行過程的主要情況，發(fā)現存在的問題，提出改進建議，確?？展苓\行持續(xù)安全，不斷提高空管質量安全管理水平。6議事規(guī)則維護決策民主性、保障決策科學性，規(guī)范決策行為、保證決策質量與效率。0QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)3.19如何準確、規(guī)范和完整地描述文件“2范圍”？文件“范圍”的描述示例序號文件名稱描述示例1電梯使用單位安全管理規(guī)范1)本規(guī)范規(guī)定了電梯使用單位安全管理的術語和定義、使用單位的界定、基本要求，以及安全使用管理等方面的要求；2)本規(guī)范適用于《特種設備目錄》中規(guī)定的曳引與強制驅動電梯、液壓驅動電梯、防爆電梯、消防員電梯、雜物電梯、自動扶梯與自動人行道的使用單位；3)本規(guī)范不適用于單個家庭或者個人自用電梯的使用單位。2物業(yè)服務通用規(guī)范1)本規(guī)范規(guī)定了物業(yè)服務企業(yè)提供綜合服務、建筑物共有部分維護、共用設施設備維護、公共保潔服務、園林綠化養(yǎng)護、公共秩序維護等的服務規(guī)范及要求；2)本規(guī)范適用于深圳市的住宅、商住樓、辦公樓、工業(yè)用房等物業(yè)服務活動。3行政機關合同審查指南1)本指南規(guī)定了行政機關合同審查指南的術語和定義、審查機構與方式、基本要求、審查要求、合同表述審查、審查意見和復審；2)本指南適用于本市各級政府、政府部門、政府派出機關和派出機構及法律、法規(guī)、規(guī)章授權的組織為一方的合同審查，包括但不限于合同的合法性審查。其他企事業(yè)單位可參照執(zhí)行。4崗位運行值班管理辦法本辦法適用于技術保障部各科室安全生產一線運行崗位的設備運行值班管理，包括值班紀律、排班、交接、值班工作內容與程序(含定期巡視、全面檢查、實時監(jiān)控和異常巡檢、協調聯動、設備維護、故障處理、特殊時段保障、信息通報、現場應急處置)、值班記錄和值班講評的管理。5應急管理控制程序本程序適用于分局各部門對突發(fā)事件預防、監(jiān)測、預警和應急準備、應急處置、善后處理等應急工作的控制。6人員招聘管理規(guī)定本規(guī)定適用于分局人力資源部、招聘機構及用人部門對應屆高校畢業(yè)生招聘工作的管理，包括招聘工作者基本原則、機構及人員組成、招聘人員條件以及招聘實施程序(含制定招聘計劃、發(fā)布招聘信息、簡1QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)序號文件名稱描述示例歷收集及資格審核、考核、檢驗、確定名單與公示、匯報及存檔以及紀律監(jiān)督等)。7通信導航監(jiān)視設備飛行校驗管理規(guī)定1)本規(guī)定規(guī)范了飛行校驗策劃、飛行校驗申請/安排、飛行校驗準備、飛行校驗實施、飛行校驗結論管理、飛行校驗結論評估和飛行校驗費用結算的管理要求；2)本規(guī)定適用于分局通信導航監(jiān)視設備的飛行校驗及開放工作，包括投產飛行校驗、特殊飛行校驗、定期飛行校驗、監(jiān)視性飛行校驗和無線電監(jiān)測飛行校驗，以及飛行校驗后的設備開放工作。3.20如何在編寫文件“5職責”時，對崗位或業(yè)務單元應描述到什么程度？1)對空管站文件(程序文件+管理規(guī)定)對于職責(“5職責”)只會寫站領導+職能部門+運行部門(通常不會寫到部門領導、部門具體崗位)；2)部門文件對于職責(“5職責”)只會寫部門領導+職能科室+運行科室(通常不會寫到科室具體崗位)；3)科室文件對于職責(“5職責”+“職責分配”)需要寫到科室領導+科室具體崗位。3.21涉及相關方接口關系處理的文件有哪些？絡”關系；4)每個文件的流程圖(體現內外部業(yè)務單元，外部相關方的接口)、文件通訊錄】；5)非獨立文件(工作流程表)中“接口關系”。4關于過程方法(流程設計與優(yōu)化)應用4.1如何處理上層總流程與下層子流程之間的關系？1)先確定管理體系過程清單(體系過程模式圖；2QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)2)先繪制上層次文件子流程，分確定分局(站)層面總流程，再展開編寫部門的子流程；總流程指導子流程策劃，子流程相加等到總流程；3)流程圖不像流程表，很難體現出三個級別的流程，它是二維的，把主要階段在垂直帶體現出來，所以有時需要把更具體的流程放到科室層面描述，這樣各層級流程圖才好描述。類似分局一項工作流程圖如果全部體現到科室，實質上這樣的全流程圖畫不出來。經常有人想把一個文件寫到底，結果全流程圖畫不出來，這時就會發(fā)現文件層級處理不當，分局(站)寫分局(站)層面該寫的，部門寫科室層面，科室寫到剛到崗位層面，分層分級編寫文件，總流程圖才好畫，總流程是否容易繪制實際也是驗證文件顆粒度與層級處理適當的一個方法；4)所有工作活動無法都在流程圖中都體現，一些更具體活動(如三級流程)在文件中描述，在本級流程圖中出現，可以在科室流程表或圖中體現，這可能是你容易糾結的地方；5)對外介紹某項工作流程時，把部門層面主要工作階段以及展開的主要二級流程說清楚，部門文件不建議寫到崗位，否則流程圖描述就出現麻煩和糾結。4.2在流程圖繪制上，如何處理各層級流程圖的關系？1)第一級：空管站所有的管理文件(程序文件+管理規(guī)定，只有適合配流程圖)都應配備附件：XX管理工作流程圖(空管站某項工作的總流程圖)2)第二級：各運行部門文件(運行管理手冊中的“管理辦法”，只有適合配流程圖)都應配備附件：XX管理工作流程圖(展開部門層面某項工作的子流程圖)3)第三級：各科室文件(職能科室工作手冊+運行部門綜合手冊中的“管理細則”，只有適合配流程圖)應配備附件：XX管理工作流程圖(展開科室層面某項工作的子子流程圖)。4)第一級流程，包括所有第二級流程，第二級流程包括第三級流程。5)舉例：1.專業(yè)技術職務聘任管理工作流程圖(空管站總流程圖)→專業(yè)技術職務考核與推薦管理工作流程圖→專業(yè)技術職務考核與推薦管理工作流程表。4.3流程圖(工作流程圖與操作流程圖)如何表達？1)最好的方法就是根據流程寫文件，大大提高文件基礎質量；2)不繪制流程先不要寫文件，充分利用流程圖編寫文件【文件或修訂文件前，先畫總流程，文件結構在流程圖基礎上確定，需要標題分級，再考慮提煉，確定分幾個級別標題，這樣圖文肯定會有利機結合，做到無縫對接】；3)先繪制總(全)流程圖，(需要時)再繪制子流程圖；先確定高階流程，再繪制低階流程(管理規(guī)定、管理辦法、管理細則，在正式文件中，不需要附流程表，需要附流程圖【先3QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)流程表-準備工作，再寫流程圖】)；4)文圖一定要一致，先圖后文，用文驗證圖；圖中的流程描述簡潔(文中提煉標題(約等于圖的框文字的提煉)，正文展開具體化，圖中做什么，文中如何做；不相互矛盾，協調一致；5)流程圖與文件結構圖保持一致；6)流程中的業(yè)務單元涉及活動一定要與職責保持對應；7)流程活動與證據性材料形成對應關系。4.4應用過程方法編制文件的幾個核心步驟？1)先用《流程分析表》梳理分析工作流程，建立流程清單；2)再用VISIO繪制工作流程圖(體現職能帶、流程帶，縱向與橫向流程結構)(作為“附件”)3)再轉換成文件章節(jié)結構圖(8個章節(jié))；4)最后用“5W1H”填充各章節(jié)具體內容(根據上位規(guī)章、原有或現有文件、工作實際與領導要求，必要時借鑒參考文件等)。4.5如何理解一個過程核心構成要素(活動、輸入、輸出)(以會議工作流程為例加以說明)一個單一過程構成都會包括活動、輸入、輸出，過程必備要素?；顒?流程節(jié)點)輸入輸出會議通知上級要求(通知)、本單位要求下發(fā)的會議通知會議簽到下發(fā)的會議通知、會議管理中對通知的要求會議簽到記錄4QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)考勤要求編發(fā)會議紀要會議表簽到、會議記錄(錄音錄像)正式下發(fā)的會議紀要會議決議跟蹤落實正式下發(fā)的會議紀要會議決議落實情況的反饋5關于操作文件編寫的問題5.1舉例說明操作文件編寫的邏輯推導思維崗位XX操作規(guī)程編寫前準備與策劃邏輯圖崗位手冊目錄文件清單的策劃推導三步法1)第1步：崗位說明書(職責與任務)；5QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)2)第2步：職責與任務與手冊文件對照清單；3)第3步：崗位手冊中文件清單。5.2當兩個文件既可以寫成崗位操作文件，又可以寫成設備操作文件時，如何處理？1)兩個文件，設備(系統)使用操作規(guī)程(針對設備)；XX操作活動(任務)的崗位操作規(guī)程(針對活動、針對任務)，兩個文件各有側重，可以相對獨立；兩個文件內容基本相同，不可以分割)，合并寫成一份文件，電子進程單使用操作規(guī)程。2)方案1：電子進程單系統使用操作規(guī)程。電子進程單使用操作規(guī)程；方案2：電子進程單使用操作規(guī)程。5.3設備操作類文件策劃，對于不同運行科室是否有區(qū)別對待？1)設備保障科室-設備手冊-包括設備應知應會+設備使用操作+設備維護操作+設備故障處理操作；2)非設備保障科室(如預報室、飛行服務報告室等)-設備使用操作手冊-設備使用操作【如果設備較多，則單獨將《設備使用操作手冊》成冊】，【如果設備較少，則可考慮合并至崗位手冊之中】；3)中南空管局管制運行監(jiān)控管理系統使用操作編寫風格有三種方案——方案1：中南空管局管制運行監(jiān)控管理系統使用操作規(guī)程——方案2：中南空管局管制運行監(jiān)控管理系統使用操作指引——方案3：中南空管局管制運行監(jiān)控管理系統使用步驟與要求合并《航班統計操作規(guī)程》【以上對于設備使用操作文件與崗位操作文件的關系處理方式，同樣適用氣象臺預報室與觀測室?！?.4與“領班主任”有關文件的處理1)領班主任管理辦法(領班主任選聘、使用、培訓與考核等)；2)領班主任如何發(fā)揮自己作用，需要現場管理工作，不編寫操作文件【排班工作、交接班監(jiān)督、班前班后講評、現場巡視監(jiān)督等，作為管理類文件，納入綜合手冊】；3)領班主任在崗位操作與應急操作過程中發(fā)揮作用，領班主任在操作中所需的文件，寫入相應崗位的操作規(guī)程之中?！静粏为毦帉戭I班主任個人使用的任何崗位操作文件】。5.5崗位手冊策劃原則與準則方法6QSMS手冊優(yōu)化培訓指導常見問題與解答(Q&A)1)崗位手冊策劃原則：對于崗位操作規(guī)程，絕不可以寫成XX具體崗位操作規(guī)程，如：不允許寫成《塔臺管制席位管制員操作規(guī)程》、《流量管理席位管制員操作規(guī)程》；2)策劃方法與準則，只能選擇其中一個——針對崗位類別策劃崗位手冊中的操作文件章節(jié)(推薦方法)；——針對操作事項、活動、任務、場景或情景的類別來進行策劃崗位手冊中的操作文件章節(jié)(允許使用)。3