酒店會議管理制度范文

酒店會議管理制度范文第一章總則

一、目的與依據(jù)

為加強(qiáng)酒店會議管理，提高會議效率，確保會議內(nèi)容的及時落實，根據(jù)《中華人民共和國公司法》、《中華人民共和國合同法》及酒店相關(guān)管理規(guī)定，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于酒店內(nèi)部各類會議的管理，包括但不限于董事會議、總經(jīng)理辦公會議、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。

三、會議原則

1.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實、節(jié)儉的原則。

2.會議組織應(yīng)注重會前準(zhǔn)備、會中討論、會后落實。

3.會議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律。

四、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期和議程召開的會議。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召開的會議。

五、會議組織與管理

1.會議的召開、延期、取消由會議主持人或負(fù)責(zé)人決定。

2.會議的組織工作由會議主持人指定專人負(fù)責(zé)。

3.會議通知應(yīng)明確會議時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容。

六、參會人員

1.與會議議題相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人及工作人員應(yīng)參加會議。

2.特殊情況下，會議主持人可邀請其他相關(guān)人員參會。

3.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。

七、會議記錄

1.會議應(yīng)由專人記錄，記錄內(nèi)容包括會議議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，并由會議主持人審核簽字。

3.會議記錄應(yīng)作為會議紀(jì)要的附件，一并存檔。

八、本制度的解釋權(quán)歸酒店總經(jīng)理辦公會所有。

九、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。后續(xù)章節(jié)內(nèi)容，請參照本制度總則執(zhí)行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)酒店工作計劃及實際需要，明確會議主題，確保會議的針對性和實效性。

2.制定會議議程：會議議程應(yīng)包括會議主題、討論事項、預(yù)計時間等內(nèi)容，并在會前分發(fā)至參會人員。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，明確參會人員范圍，確保相關(guān)部門和人員參會。

4.安排會議時間和地點：選擇合適的會議時間和地點，避免與參會人員其他工作沖突。

二、會議通知

1.發(fā)布會議通知：會議通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容，并在會前至少提前一天發(fā)送。

2.確認(rèn)參會人員：通知發(fā)布后，由會議組織者與參會人員進(jìn)行確認(rèn)，確保會議的參與度。

三、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作，確保會議記錄的完整性。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目的和預(yù)期目標(biāo)。

3.會議討論：按照議程安排，逐一討論會議事項，鼓勵與會人員積極發(fā)言，充分表達(dá)意見和建議。

4.會議決策：針對討論事項，形成會議決策，明確責(zé)任人、完成時限等要素。

四、會議記錄與整理

1.記錄會議內(nèi)容：專人負(fù)責(zé)記錄會議議程、討論過程、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.整理會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，并由會議主持人審核簽字。

3.發(fā)布會議紀(jì)要：將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，以便了解會議內(nèi)容和后續(xù)工作要求。

五、會議總結(jié)與反饋

1.會議主持人總結(jié)：會議結(jié)束后，會議主持人對會議成果進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決策的落實。

2.參會人員反饋：鼓勵參會人員就會議組織、會議內(nèi)容等方面提出意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

3.評估會議效果：會議組織者對會議效果進(jìn)行評估，為今后會議的召開提供借鑒。

六、會議資料的歸檔與保管

1.會議紀(jì)要和相關(guān)資料的歸檔：將會議紀(jì)要、會議記錄等資料整理歸檔，便于查閱和追溯。

2.保密管理：對于涉及敏感信息的會議資料，應(yīng)嚴(yán)格按照酒店保密規(guī)定進(jìn)行管理和使用。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要的審批：會議紀(jì)要完成后，由會議主持人審核批準(zhǔn)，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

2.發(fā)布會議紀(jì)要：通過郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等渠道，將會議紀(jì)要迅速傳達(dá)給所有參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

3.確保傳達(dá)到位：會議組織者應(yīng)確認(rèn)紀(jì)要接收情況，確保每一位應(yīng)知會的人員都能及時獲取信息。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.明確執(zhí)行責(zé)任：會議紀(jì)要中應(yīng)明確各項決策的執(zhí)行責(zé)任人，確保決策有明確的執(zhí)行主體。

2.制定執(zhí)行計劃：責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議決策，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，包括時間表、資源需求等。

3.監(jiān)督執(zhí)行進(jìn)度：會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)跟蹤決策的執(zhí)行進(jìn)度，確保按計劃推進(jìn)。

三、會議紀(jì)要的落實評估

1.定期檢查：設(shè)立固定的檢查周期，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保各項工作按期完成。

2.反饋機(jī)制：建立反饋機(jī)制，執(zhí)行過程中遇到的問題和困難可以及時反饋給會議組織者或相關(guān)部門。

3.評估與總結(jié)：對會議決策的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)會議提供參考。

四、未完成事項的處理

1.跟蹤未完成事項：對于未按期完成的決策事項，應(yīng)持續(xù)跟蹤，直至完成。

2.分析原因：深入分析未完成事項的原因，找出問題所在，制定改進(jìn)措施。

3.責(zé)任追究：對于因主觀原因?qū)е挛赐瓿傻氖马棧瑧?yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，確保會議決策的嚴(yán)肅性。

五、會議紀(jì)要的更新與歸檔

1.更新紀(jì)要內(nèi)容：隨著決策的執(zhí)行，應(yīng)及時更新會議紀(jì)要，記錄執(zhí)行情況及結(jié)果。

2.歸檔保存：會議紀(jì)要及其更新記錄應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備未來查詢和使用。

3.保密管理：對于涉及敏感信息的會議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保信息安全。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.收集改進(jìn)建議：鼓勵員工就會議紀(jì)要的跟蹤落實提出改進(jìn)意見和建議。

2.優(yōu)化流程：根據(jù)實際執(zhí)行情況，不斷優(yōu)化會議紀(jì)要的跟蹤落實流程，提高工作效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.預(yù)訂原則：會議室預(yù)訂應(yīng)遵循“先到先得”的原則，確保公平使用。

2.預(yù)訂流程：需使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前向行政部門提交會議室預(yù)訂申請，填寫相關(guān)信息，包括會議時間、人數(shù)、設(shè)備需求等。

3.審批流程：行政部門收到預(yù)訂申請后，根據(jù)會議室使用情況及申請內(nèi)容進(jìn)行審批。

二、會議室配置與維護(hù)

1.基本配置：會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會議桌椅等。

2.設(shè)備維護(hù)：定期對會議室設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.環(huán)境衛(wèi)生：保持會議室的整潔衛(wèi)生，提供良好的會議環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)定

1.合理使用：會議室主要用于召開各類會議，不得挪作他用。

2.使用時間：會議開始前，參會人員應(yīng)提前進(jìn)入會議室做好準(zhǔn)備；會議結(jié)束后，及時離開會議室，確保下一場會議的正常進(jìn)行。

3.會議紀(jì)律：會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持安靜，不隨意走動，不接打電話。

四、會議室安全與保密

1.安全管理：會議室使用期間，應(yīng)確保消防、安全通道暢通，遵守酒店安全規(guī)定。

2.保密要求：涉及敏感信息的會議，應(yīng)采取措施確保會議內(nèi)容保密，如使用保密會議室、簽署保密協(xié)議等。

五、會議室資源協(xié)調(diào)

1.資源共享：在確保不影響正常會議的前提下，會議室資源可在各部門之間共享。

2.緊急調(diào)配：遇特殊情況，行政部門有權(quán)對會議室資源進(jìn)行緊急調(diào)配，以滿足重要會議需求。

六、違規(guī)處理

1.違規(guī)預(yù)訂：對于違規(guī)預(yù)訂、惡意占用會議室的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。

2.設(shè)備損壞：對于因使用不當(dāng)導(dǎo)致的會議室設(shè)備損壞，應(yīng)照價賠償，并追究當(dāng)事人責(zé)任。

七、持續(xù)優(yōu)化

1.收集反饋：積極收集各部門對會議室管理及使用的意見和建議。

2.改進(jìn)措施：根據(jù)反饋，不斷優(yōu)化會議室管理規(guī)定，提高會議室使用效率。

第五