廣西中醫(yī)學院各類檔案立卷歸檔制度

廣西中醫(yī)學院各類檔案立卷歸檔制度

黨群、行政類檔案立卷歸檔制度

為了加強和健全黨、政文件材料實行文書處理部門立卷歸

檔制度，根據國家教委《高等學校檔案工作規(guī)范》，結合本校的

具體情況，特制定本制度。

一、本校黨群、行政各部門及各直屬單位、教學單位均為

立卷單位，其下屬單位的文件材料均由上述單位統(tǒng)一立卷歸檔。

如有的下屬單位獨立性較大，產生的內部材料比較多，應該由主

管人員負責立卷，交至本部門的兼職檔案員移交校檔案室，經驗

收合格后歸檔。

二、各立卷單位領導要重視本部門的立卷歸檔工作，執(zhí)行

學校規(guī)定制度，支持立卷人員的工作，將立卷工作納入本部門工

作范圍，要求各單位在布置某項工作的同時，必須布置文件材料

的收集，督促承辦人將辦完的文件材料收集齊全，送立卷人員歸

檔。

三、凡學校職能部門在工作活動中形成的，具體保存價值

的文件材料，均由各部門進行整理立卷，按各類檔案的歸檔時間

交檔案室歸檔。各級領導人和承辦人辦理完畢后，注明處理結果,

進行初步整理，隨時或定期交立卷人員。各單位檔案員對本單位

材料的形成負有督促、檢查之責，應經常了解文件承辦情況，及

時收集整理文件材料，如遇到文件材料短缺或承辦手續(xù)不完備、

漏批及規(guī)格不符合要求等情況，應補辦齊全，以保證文憑材料準

確、完整，一定要堅持將立卷的大量工作做在平時，避免年終突

擊立卷，或因平時未及時收集材料，或造成文件材料散失。

四、各部門立卷歸檔的文件材料應以本單位形成的為主，

上級發(fā)來的材料，屬于本部門、單位的主管業(yè)務并要執(zhí)行的，也

要立卷歸檔。具體請參照歸檔范圍辦理。

五、各立卷單位的分工

1、中共中央、國務院、省、地、市黨委文件，國務院、自

治區(qū)政府、國家教育部、自治區(qū)教育廳、市政府及部、委、局等

綜合性文件，由黨委辦公室和院長辦公室立卷歸檔，屬專業(yè)性具

體業(yè)務性的文件（未經黨委辦公室和院長辦公室登記傳閱的）需

要歸檔的由承辦部門立卷歸檔。

2、以黨委、學校名義的發(fā)文，由黨委辦公室和院長辦公室

立卷歸檔（一般應保存兩分正文，一份底稿）。以部門名義的發(fā)

文，由各部門立卷歸檔，重要的也應有兩份以上。校內各單位向

黨委學校的請示報告正文及相應的批復，由報文單位立卷歸檔。

3、黨委和學校召開的全委會、常委會、擴大會、辦公會所

形成的材料，由黨委辦公室和院長辦公室立卷歸檔。職能部門以

黨委和學校名義召開的全院性專門會議、干部會議所形成的材

料，由主辦單位立卷歸檔。校黨、政領導參加上級召開重要會議

帶回的文件材料，黨委辦公室和院長辦公室立卷歸檔。

4、幾個單位聯(lián)合承辦的文件由主辦單位立卷歸檔，綜合性

材料，由黨委辦公室和院長辦公室立卷歸檔，重要的人民來信來

訪材料，由承辦單位立卷歸檔。

5、各臨時機構、撤銷機構形成的材料，應于機構撤銷前做

好整理工作，移交學校檔案室保存，任何人不得帶入其他單位。

6、為了便于材料集中，避免重復遺漏，各單位呈送學校有

關部門的請示報告等材料，凡校機關單位統(tǒng)一歸檔能包括了的材

料，本部門可不必再歸檔。

本校任免副處級以上干部及上級任免校級干部的文件材

料，由黨委組織部統(tǒng)一立卷歸檔，人員獎懲材料，凡報學校審批

處理的，或有各單位自行處理但需報學校備案的均由主管單位統(tǒng)

一歸檔。報國家部委、省、市批準表彰先進的材料，由人事處統(tǒng)

一立卷歸檔。

六、立卷歸檔具體要求

1、歸檔的文件材料應齊全完整。

2、將文件按其內容所反映的問題、事物分開立卷。

3、按年代分開立卷，一般文件歸入文件形成年度；跨年度

的請示與批復，歸入批復年度，跨年度的規(guī)劃、計劃，一般可歸

入文件內容針對的第一年年度；跨年度的總結、報告，歸入文件

內容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，一般可歸入會議

開幕的年度；跨年度的非訴訟案件材料，應歸入結案年度；按學

年處理的文件歸入專門年度。

4、按上下級文件分開立卷，上級對本校的批復在本校文件

卷內。

5、按保管期限分開立卷，將永久、長期、短期三種保管期

限的文件材料分開立卷。

6、卷內文件材料按重要程度或時間順序排列，單一問題的

文件按時間順序排列，幾個問題的文件按問題結合時間順序排

列。一份文件正本在前、定稿在后；上級批復，批示在前，本院

對上級的請示報告在后；有請示無批復的文件，用其它形式答復

或有處理結果的，要由承辦人員或有關人員在請示上加以注明。

7、排列完畢的文件材料，無論單面或雙面，只要有書寫文

字，均應一面編寫一個頁號；頁號的位置在每面材料非裝訂線一

側的下角。

8、填寫卷內文件目錄時，題名項既文件標題，應照實抄錄。

沒有標題或標題不能說明的文件內容的文件，可自擬標題，外加

“口”號；日期即文件的形成時間,填寫時省略“年”、“月”、

“日”字，在表示年、月、日數的右下角加”號。頁號項填

寫卷內文件起止之頁的編號。卷內備考表內填寫卷內文件缺損、

修改、補充、移出、銷毀等情況。立卷人：由組成本卷宗責任者

簽名。檢查人：由立卷單位負責人對案卷質量進行審核后簽名。

9、擬寫案卷標題，要求結構完整，應準確概括卷內文件上

主要責任者、內容、名稱（文種）。除會議文件外，不得用“x

XX文件材料“；除一般函件外，不得有“XXX來住文書”；

除了非拆訟材料外，不得用“XXX案件”。

10、各立卷單位應按照黨群、行政檔案的具體要求，于第

二年六月底前移交完畢，移交檔案時雙方根據移交目錄清點核

對，并履行簽字手續(xù)。

七、為了保證案卷質量，檔案室負責督促，協(xié)助各單位做

好黨群、行政類檔案的立卷工作，定期布置，總結、檢查、交流

經驗，獎勵先進。

教學類檔案立卷歸檔制度

高等學校的教學檔案，是高校教學管理部門、師生在教學

實踐活動中形成的，具有保存價值的，按一定分類集中保管起來

的文字材料、圖表、聲像、實物等文件材料的總體。是高校教學

活動真實記錄，也是廣大師生教學實踐不可少的信息源。它對人

才的培養(yǎng)，對教學與科研活動，對教學法和教學史的研究具有重

要參考價值，同時又是衡量院校教學管理水平和教學質量的重要

標志之一，也是教育評價及教師晉升的第一手憑證材料。

為了將我校在教學活動中形成的、具有保存價值的文件材

料能完整、準確、系統(tǒng)地歸檔保存，更好地向全校師生提供利用，

使教學檔案能真正反映我校教學質量及教學水平，特對教學檔案

歸檔制度，作如下規(guī)定：

一、本校教務處、學工處、研究生處、成教院等教學單位

均為立卷單位，其下屬單位的文件材料均由上屬單位統(tǒng)一立卷歸

檔。

二、教學檔案是教學管理的重要組成部分，應納入教學計

劃、規(guī)劃、納入教學管理制度，納入各級管理人員崗位職責，在

下達教學任務時，同時提出教學文件的歸檔要求，檢查教學工作

與檢查教學文件材料形成積累情況同步，確保教學文件材料的齊

全完整。

三、凡教學綜合管理、學科與實驗室建設、招生、學籍管

理，課堂教學與實踐、學位工作，畢業(yè)生工作，教材等方面的材

料，重點是本校在教學工作，特別是教學實踐各個環(huán)節(jié)活動中形

成的不同載體的文件材料，均由有關部門立卷歸檔。

四、上述歸檔的手寫文件材料，如手稿、實驗記錄、典型

教案等一律用碳素墨水或藍黑墨水書寫。嚴禁用圓珠筆、鉛筆書

寫或復寫，以利長久保存，裝訂時，一律用線繩，不能用訂書釘

裝訂；應歸檔的教學文件材料，根據規(guī)定進行分類組卷。

五、歸檔時間及歸檔方法：

1、根據教學檔案形成規(guī)律及特點，如學籍等材料可按學年

度進行立卷歸檔，教學綜合管理文件于次年6月底前歸檔。

2、各部門當年形成的教學檔案，應及時整理立卷，由歸檔

人員填寫好歸檔說明書，說明書放在第一卷內目錄之前。于次年

上半年移交校檔案室。

3、大學生優(yōu)秀畢業(yè)論文或設計，以專業(yè)教研室為單位，收

集（每班選兩名優(yōu)秀的）齊全后，由教研室主任或教研室秘書送

交各學院、教學部兼職檔案員，整理組卷后定期向檔案室移交。

科學研究類檔案立卷歸檔制度

科學研究檔案是指在科學研究過程中形成的具有保存價值

的文字、圖表、圖紙、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，

以及實物、樣品、標本等的總稱，科研檔案記述并反映學校科學

研究活動的真實歷史面貌和科學技術水平，因而，建立健全科研

檔案的歸檔工作的一項十分重要的工作，為了能使科研檔案完

整、準確、系統(tǒng)，便于更好的提供利用，制定本規(guī)定。

一、本校科技處、各研究所（中心）均為立卷單位。

二、科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科

研活動的重要環(huán)節(jié)，必須納入科研計劃、規(guī)劃、管理制度和有關

人員的職責范圍之中，與計劃管理、課題管理、成果管理等工作

密切結合，評審科技成果與檔案部門出具科研歸檔情況的證明材

料同步。

三、歸檔的內容包括綜合管理、科研準備、研究實驗、總

結鑒定、申報獎勵、推廣應用等方面。歸檔的重點是本校承擔的

科研項目（課題）各個階段形成的不同載體的文件材料，特別是

研究實驗階段形成的作為研究結果依據的原始材料。

四、科研文件材料歸檔要求及歸檔時間

1、實行由科研課題（項目）負責人向課題組布置平時積累

科研文件材料的任務和方法，科技處兼職檔案員深入課題組了解

情況，督促、指導科技人員做好文件材料的積累工作。

2、由課題組提出每個案卷的保管期限和密級劃分的具體意

見，密級分為絕密、機密、秘密三種，按《科學技術保密條例》

辦理。

3、凡歸檔的科研文件材料，要做到審查手續(xù)完備，制成材

料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂清潔，禁用字跡

不牢固的書寫材料。

4、幾個單位協(xié)作的科研項目，由主持單位歸檔保存一整套

檔案，協(xié)作單位保存自己的所承擔任務中形成的科研文件材料，

并將有關的復制件，送交主持單位。如確系涉及協(xié)作單位的合法

權益，應在協(xié)議，合同或委托書中明確其科研文件材料的歸屬，

但協(xié)作單位應將擔任課題部分的有關檔號及案卷目錄提供主持

單位。

5、每年完成并結束的科研項目，在鑒定驗收后兩個月內歸

檔，對暫不申報或中斷，停止的研究課題，在課題結束或中斷停

止后兩個月內歸檔。

6、歸檔時檔案部門應進行審查、驗收，凡歸檔不完整，不

齊全者，學校檔案部門拒絕在申報成果上蓋章。

五、科研項目研究結束，凡需要申請召開鑒定驗收會或報

科研成果的必須首先將科研過程中形成的，應歸檔的科研文件材

料整理好送交檔案部門驗收合格后，方可向科技處提出申請。對

已獲得獎勵或正在上報的研究成果，如檢查發(fā)現(xiàn)其檔案不合要

求，有權建議推遲或撤銷該項成果的獎勵。

產品生產與科技開發(fā)類檔案立卷歸檔制度

產品生產與科技開發(fā)類檔案是指學校設計、試制、生產、

經營和銷售產品過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖像、

聲像、載體材料等。產品檔案工作是辦好校辦工廠和實體的重要

基礎工作之一，也是衡量校辦工廠和實體的重要標準之一，為保

證該類檔案的完整、系統(tǒng)、準確、安全，方便開發(fā)利用，特制定

如下制度：

一、本校制藥廠、保健品廠等校辦企業(yè)均為立卷單位。

二、產品檔案工作必須與生產單位的計劃管理、質量管理

和崗位責任制工作緊密配合，在布置、檢查、驗收、總結產品工

作時，同時布置、檢查、驗收、總結產品檔案工作。

三、歸檔的主要內容包括綜合管理、經營、銷售、計劃、

準備、設計、試制與鑒定、規(guī)模生產等六個方面。歸檔的重點是

各經濟實體的申辦報告、審批材料、業(yè)務來往合同、經濟財務和

產品設計、試制、生產、營銷各個階段形成的不同載體，形式的

文件材料，特別是全套設計、工藝圖紙、關鍵性材料。

四、產品與科技開發(fā)類文件材料歸檔要求及時間

1、工廠技術管理部門和產品設計組按產品生產工作不同階

段分別積累和整理有關的文件材料。

2、歸檔材料必須字跡工整、圖像清晰、紙質優(yōu)良、圖紙幅

面大小要按國家統(tǒng)一格式，圖紙簽字手續(xù)完備。

3、歸檔材料一般歸檔一份（原件），重要和經常使用的可

酌加副本，藍圖、底圖應各存一份。

4、產品技術負責人在歸檔前提出劃定案卷保管期限和密級

的意見。

5、新產品在成型鑒定前，檔案部門會同技術管理部門對應

歸檔文件材料進行審查，并出具證明材料，沒有檔案部門的證明

材料，不能進行鑒定投入工作。

6、在產品定型鑒定（或驗收）后兩個月內歸檔。因某種原

因中斷的產品，應在中斷后兩個月內完成立卷歸檔工作。

7、管理性材料于次年六月底前歸檔。

基本建設類檔案立卷歸檔制度

高校的基本建設檔案是學校在進行基本建設（如教學樓、

實驗樓、宿舍樓、機庫、平房及其各種設施等）過程中形成的文

件材料，包括基建計劃、規(guī)劃、各種合同、基建報告、批復、指

示、工程施工、設計、預決算、施工圖紙、竣工說明以及工程驗

收報告等，它們主要來自學?；ü芾聿块T；施工單位及其個人,

這些材料反映了基本建設的整個過程。

做好基本建設項目的檔案工作，對于基本建設的順利進行

和項目建成后順利地交付生產，使用以及為工程項目將來的維

修、擴建等都有著十分重要的作用。

為加強基本建設檔案的管理，將我校在基建中形成的，具

有保存價值的文件材料、圖紙、資料能完整、準確、系統(tǒng)的立卷

歸檔，更好地為本校進行基建工程的檢查、維護、管理、使用、

改建、擴建提供依據和憑證，特對基建檔案歸檔制度，做如下規(guī)

定：

一、歸檔的基建文件必須反映基建管理和項目建設的全過

程，保證完整、準確、系統(tǒng)。

二、歸檔的主要內容包括綜合管理，可行性研究、設計基

礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件，生產

技術準備、試生產、基建預算，概算、決算器材管理等八個方面。

歸檔的重點是項目建設各個階段形成的不同載體，形成的文件材

料，特別是包括竣工圖在內的全套圖紙。

三、歸檔要求及時間：

1、基建進行過程中所形成的文件材料，基建部門必須以高

度負責的精神，做到隨時收集整理、登記編號、入袋保管，不得

散失。

2、必須及時對形成基建檔案文件材料進行鑒定，做好立卷

歸檔工作。

3、竣工圖是基建工程的實際反映，是工程的重要檔案資料。

對竣工圖及竣工文件的驗收是工程竣工驗收的內容之一。

4、凡需要歸檔的基建項目的文件材料，圖紙、資料一般應

歸檔一份（底圖和蘭圖各一份）。但是重要的和使用頻繁的可復

制幾份，歸檔兩份，其余保存在有關單位，以便使用。

5、基建項目在驗收后兩個月內歸檔。

6、基建項目由幾個單位分別承包的，各承包單位負責收集、

整理所承包工程的基建文件材料，交基建部門匯總。

儀器設備類檔案立卷歸檔制度

儀器設備檔案是指作為學校固定資產的儀器、設備，在其

購置、驗收、調試、運行、管理、維修、改革、報廢等活動過程

中直接形成的，具有保存價值的文字、圖、表、聲像載體材料以

及隨機材料等。

設備檔案是學校的重要技術儲備，是學校儀器設備管理工

作的組成部門和重要環(huán)節(jié)。設備檔案工作必須納入學校設備管理

工作之中。

一、歸檔的文件材料必須反映設備管理和儀器設備項目從

申購到改造的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)。

二、作為學校固定資產的各種國產、進口的高、精、尖、

新、稀的儀器設備，均需歸檔。

三、歸檔的主要內容包括綜合管理，儀器設備項目依據性

材料、開箱驗收、安裝調試、運行維修、隨機圖樣等六方面。歸

檔的重點是價值5萬元以上的儀器設備項目各個環(huán)節(jié)形成的不

同載體的文件材料，包括全套隨機圖樣。

四、本校自制，作為學校固定資產符合建檔條件的儀器設

備，除研制文件材料作為科研成果歸入科研類檔案外，其余均按

儀器設備類檔案要求處理。

五、歸檔要求及時間

1、儀器設備的全套隨機技術文件，說明書、樣本、圖紙、

技術操作規(guī)程，合格證及安裝調試等材料，留一份存檔，只有一

份的將原件存檔，復印件隨機使用。

2、儀器設備在管理、使用、維修和改進工程中形成的文件

材料隨時歸檔，不得隨意亂放，以免丟失。

3、重大設備的開箱驗收必須有檔案工作人員參加，以監(jiān)督、

檢查、指導設備文件材料和技術文件的清點、驗收工作，并在驗

收記錄簽字、蓋章，對文字材料和技術文件不全的設備，有權拒

絕簽字并通知財務部門暫緩結算，待設備定購部門讓廠家補齊

后，方可辦理相應手續(xù)。

4、在儀器設備驗收完畢投入使用后兩個月內歸檔，引進設

備為索賠期滿后兩個月內歸檔。

出版類檔案立卷歸檔制度

出版類檔案是指學校在編輯出版報紙、刊物、圖書、音像

出版物活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體

材料。

一、歸檔的出版文件材料必須反映編輯出版管理職能和出

版活動的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)。

二、歸檔的主要內容包括綜合管理、出版物的編審、出版

等方面的內容，歸檔的重點是出版活動各個階段形成的不同載

體，形式的文件材料，尤其是出版物本身。

三、歸檔要求及時間

1、出版物出版前，責任編輯應注意歸檔材料的積累和保管，

將全部材料收集整理放入材料積累袋內，并隨時檢查歸檔材料是

否完整、系統(tǒng)、準確，及時進行補救。

2、出版物出版后，責任編輯必須將檔案材料加以整理，按

彼此間的自然聯(lián)系進行系統(tǒng)排列，放入案卷內。

3、跨年的出版檔案，放在出版物的出版年度立卷。

4、出版物檔案于次年6月底前歸檔。

外事類檔案立卷歸檔制度

隨著外事工作的開展，形成和產生許多外事工作文件材料,

為保證外事檔案的齊全完整，做好立卷歸檔工作，更好地開發(fā)利

用外事檔案，特制訂本辦法：

一、外事檔案工作必須納入外事工作計劃、管理制度之中，

做到與布置、檢查、總結外事工作同步進行。

二、歸檔的主要內容包括綜合管理，出國（境）、來校任教、

講學、進修、訪問、考察、參加國際會議、國際合作、留學生工

作等方面，歸檔的重點是重大涉外和國際合作項目，留學生工作

活動中形成的不同載體的文件材料。

三、歸檔要求和歸檔時間

1、歸檔的外事文件材料齊全完整；

2、歸檔的文件材料，保持它們之間的內在聯(lián)系，區(qū)分保存

價值，分類整理立卷。

3、外事管理部門要進行歸檔前的鑒定工作，按規(guī)定提出每

個案卷內部文件保管期限和密級的意見。

4、外事檔案于次年6月底前歸檔。

財會類檔案立卷歸檔制度

為加強財會類檔案工作的業(yè)務建設，不斷提高會計檔案的

質量和科學管理水平，特制定本制度：

一、學校在財務管理和會計活動中直接形成的具有保存價

值的文字材料、憑證、帳薄、報表等材料均屬財會檔案。

二、財會檔案工作應納入財會部門管理制度，納入財會工

作計劃、規(guī)劃及有關人員的崗位責任制。

三、歸檔的主要內容包括綜合管理，會計憑證、會計帳簿、

會計報表、工資清冊等方面，歸檔的重點是會計活動中各個階段

形成的不同類型有具有長期保存價值的文件材料。

四、歸檔要求及時間

1、財會部門的檔案員，要督促會計承辦人員，做好平時材

料的收集、積累，注意材料的完整、系統(tǒng)和準確。

2、遵循會計核算材料的形成規(guī)律和特點，保持其有機聯(lián)系，

根據各類材料的時間順序、內容價值、數量、保管期限分別整理

組卷。

3、按照會計年度時間進行組卷，不同年度的會計核算材料

不能放在一起立卷。

4、當年財會檔案，在會計年度終了后可暫由財會部門保管

1年，期滿后的次年6月底前向校檔案室歸檔。

聲像類檔案立卷歸檔制度

為了提高聲像載體檔案工作的質量和管理水平，有效地為

學校各項工作服務，特制定本制度。

一、凡反映學校教育活動和歷史發(fā)展，具有保存價值和各

種以音響、畫面形象等方式記錄的專門載體及其相配套的文字材

料均屬聲像檔案。

二、聲像檔案工作必須納入黨政、教學、科研、外事等有

關部門的管理制度中，實行制作工作和建檔工作同步管理，即制

作人員接受任務與接受聲像材料的歸檔要求同步。

三、歸檔的主要內容包括綜合管理，制作工作和聲像載體

材料三個方面，歸檔的重點是本校各項活動中直接形成的聲像載

體材料，尤其是聲像載體的原件。

四、信息網絡中心、宣傳部和其他聲像材料形成部門，均

為立卷單位，分工歸口立卷。

五